Reglement van orde rekenkamer Zeeland

1. De rekenkamer bestaat uit een voorzitter en twee leden.

2. De rekenkamer is verantwoordelijk voor de taken zoals op grond van de verordening nadere inrichting rekenkamer Zeeland aan haar zijn toegekend.

3. Bij of krachtens dit reglement kan de rekenkamer één of meer van haar taken mandateren aan de voorzitter, de secretaris of de onderzoeker(s).

4. Eén van de leden is aangewezen als plaatsvervangend voorzitter.

5. Tot de verantwoordelijkheden van de plaatsvervangend voorzitter behoren het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid en wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van belangenverstrengeling.

6. De voorzitter en leden van de rekenkamer maken openbaar welke overige functies zij vervullen.

1. De ambtelijk medewerkers zijn bevoegd beslissingen van de rekenkamer voor te bereiden en uit te voeren. Zij zijn met het oog daarop gemandateerd tot het uitoefenen van de bevoegdheden die blijkens het bepaalde in artikel 184 en 185 Provinciewet aan de rekenkamer zijn toegekend.

2. De secretaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de rekenkamer.

3. Indien de rekenkamer besluit tot het doen uitvoeren van onderzoek door een ander dan de ambtelijk medewerkers, vindt zodanig onderzoek plaats onder de verantwoordelijkheid van de secretaris.

1. De vergaderingen van de rekenkamer zijn niet openbaar, tenzij de rekenkamer anders beslist.

2. De ambtelijk medewerkers wonen de vergaderingen van de rekenkamer bij. De voorzitter kan oordelen dat onderwerpen vanwege hun aard noodzakelijkerwijs buiten aanwezigheid van de ambtelijk medewerkers wordt besproken.

3. De secretaris zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden en ambtelijk medewerkers een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering alsmede de agenda en bijbehorende stukken.

4. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de secretaris in overleg met de voorzitter de agenda van de vergadering vast.

5. De vergaderingen van de rekenkamer worden geleid door de voorzitter.

6. Van iedere vergadering van de rekenkamer worden notulen opgesteld onder verantwoordelijkheid van de secretaris.

1. Om in aanmerking te komen voor onderzoek spelen de volgende criteria een rol bij de onderwerpselectie:

• a.

  Er is sprake van een grote maatschappelijke relevantie.

• b.

  Het onderwerp heeft een hoog (potentieel) leereffect.

• c.

  Er is sprake van een aanmerkelijk financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang.

• d.

  Resultaten van onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van de informatievoorziening aan Provinciale Staten.

• e.

  Resultaten van onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de doeltreffendheid, doelmatigheid en/ of rechtmatigheid.

2. De rekenkameronderzoeken dienen te voldoen aan de volgende randvoorwaarden:

• a.

  Het moet haalbaar zijn in de tijd.

• b.

  Het moet haalbaar zijn binnen het budget.

• c.

  Het draagt bij aan de variatie in onderwerpen en de provinciale sectoren die betrokken zijn bij het onderwerp van onderzoek.

• d.

  De rekenkamer is geschikt om onderzoek te doen naar het onderwerp op basis van haar bevoegdheden, kennis of vaardigheden.

3. De rekenkamer kan aanvullende criteria en randvoorwaarden benoemen voor de selectie van onderwerpen.

1. De rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksplan op. Dit onderzoeksplan wordt uiterlijk 31 december van het jaar hieraan voorafgaand aan Provinciale staten en het College van Gedeputeerde Staten gezonden en openbaar gemaakt. In het onderzoeksplan staan de onderzoeken die de rekenkamer voornemens is uit te gaan voeren.

2. De ambtelijk medewerkers houden op basis van hun kennis en ervaring met de provinciale organisatie gedurende het jaar een groslijst bij van potentiële onderzoeksonderwerpen. Zij kunnen onder verantwoordelijkheid van de secretaris met het oog op de opneming van onderwerpen in het onderzoeksplan een inventariserend vooronderzoek uitvoeren.

3. De rekenkamer houdt bij haar werkzaamheden rekening met de onderzoeken die zijn of worden ingesteld door het College van Gedeputeerde Staten en/ of Provinciale Staten van de provincie Zeeland.

4. De rekenkamer kan gedurende het jaar besluiten onderzoeken te starten in aanvulling op het onderzoeksplan.

1. Voorafgaand aan een onderzoek wordt onder verantwoordelijkheid van de secretaris een startnotitie opgesteld met daarin de onderzoeksvraag, de onderzoeksmethode en onderzoeksplanning. In de startnotitie kan de rekenkamer besluiten af te wijken van de standaardprocedure zoals beschreven in dit reglement van orde.

2. De startnotitie wordt vastgesteld door de rekenkamer.

3. De rekenkamer informeert Provinciale Staten en het College van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland over de start van een onderzoek.

1. De rekenkamer heeft krachtens de Provinciewet en verordening nadere inrichting rekenkamer provincie Zeeland recht op alle informatie voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Voor de uitoefening van dit recht worden de ambtelijk medewerkers geacht op te treden met mandaat van de rekenkamer.

2. De rekenkamer verkrijgt deze informatie door eigen onderzoek, eventueel met behulp van externen, of krijgt deze op verzoek aangeleverd door betrokkenen.

3. De rekenkamer kan tot aan de afronding van het onderzoek rechtstreeks contact onderhouden met de betrokkenen.

4. De rekenkamer gaat zorgvuldig om met al hetgeen haar bij de uitvoering van haar taak als geheim of vertrouwelijk ter kennis is gekomen. De rekenkamer maakt van deze gegevens alleen gebruik voor zover de vervulling van haar taak dat vereist en deze niet naar hun aard vertrouwelijk zijn.

1. Elk onderzoek wordt afgerond met een voorlopige nota van bevindingen die wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Deze nota omvat de onderzoeksresultaten en de voorlopige conclusies.

2. De voorlopige nota van bevindingen wordt na bespreking door de rekenkamer voor wederhoor naar de betrokkenen gestuurd. De rekenkamer bepaalt wie als betrokkenen worden aangemerkt. Zij krijgt de gelegenheid om te reageren op de juistheid en volledigheid van de resultaten.

3. Voor wederhoor geldt een termijn van vijftien werkdagen. Vooraf kunnen tussen ambtelijk medewerkers en betrokkenen afspraken gemaakt worden over aanpassing van de termijn.

4. Verzoeken om correctie of aanvulling dienen vergezeld te gaan van voldoende onderbouwing en documentatie.

5. De rekenkamer beoordeelt de verzoeken en beslist of de nota van bevindingen wordt aangepast.

6. De nota van bevindingen wordt, na verwerking van de wederhoor, door de rekenkamer vastgesteld.

7. De rekenkamer informeert de betrokkenen over de resultaten van de wederhoor en stuurt hen de vastgestelde nota van bevindingen ter kennisneming.

8. De wederhoor kan worden afgerond met een bespreking waarbij de rekenkamer een toelichting geeft op de nota van bevindingen.

1. Nadat de nota van bevindingen is vastgesteld stelt de rekenkamer haar voorlopig eindrapport op. Naast de bevindingen zijn hier de conclusies en aanbevelingen in opgenomen.

2. Het rapport wordt vertrouwelijk voor bestuurlijk commentaar aan het College van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland gestuurd. Het College krijgt de gelegenheid om zijn bestuurlijke visie te geven op de conclusies en aanbevelingen.

3. Voor bestuurlijk commentaar geldt een termijn van twintig werkdagen. Na afronding van de wederhoor kunnen afwijkende afspraken betreffende het bestuurlijk commentaar worden gemaakt.

4. Nadat het bestuurlijk commentaar is ontvangen of de termijn van bestuurlijk commentaar zoals genoemd in het vorige lid is verstreken stelt de rekenkamer een naschrift op.

5. Het bestuurlijk commentaar en het naschrift zijn onderdeel van het eindrapport.

6. Het eindrapport wordt, na toevoeging van het bestuurlijk commentaar en het naschrift, door de rekenkamer vastgesteld.

1. Na vaststelling gaat de rekenkamer over tot publicatie van het rapport.

2. Het rapport wordt aangeboden aan Provinciale Staten van de provincie Zeeland en direct daarna openbaar gemaakt.

1. Na het afronden van het rapport evalueert de rekenkamer de gang van zaken tijdens het onderzoek.

2. De rekenkamer monitort de mate waarin gevolg gegeven wordt aan de conclusies en aanbevelingen van rekenkameronderzoeken. Dit kan aanknopingspunten opleveren voor nieuw c.q. aanvullend onderzoek.

1. Per onderzoek wordt door de rekenkamer bepaald hoe het onderzoek extern gecommuniceerd wordt, waarbij in ieder geval het volgende geldt:

• a.

  Bij het verschijnen van het onderzoeksrapport maakt de rekenkamer de resultaten met een persbericht openbaar.

• b.

  De voorzitter is woordvoerder en verstrekt informatie over het verloop en de uitkomsten van het onderzoek. Hij kan hiervoor ook één van de leden of ambtelijk medewerkers aanwijzen.

• c.

  Externen onthouden zich in de media van uitspraken over bevindingen, conclusies en aanbevelingen aangaande het onderwerp van onderzoek door de rekenkamer.

2. De rekenkamer maakt haar producten zoals onderzoeksplan, onderzoeksrapporten, reglement van orde en jaarverslag openbaar.

1. De secretaris stelt ieder jaar een verslag op van de werkzaamheden (inclusief de bestedingen) over het voorgaande jaar. Dit verslag bevat:

• a.

  Verantwoording over de verrichtingen met toetsing aan het onderzoeksplan.

• b.

  Eventuele aanpassingen in de werkwijze en/ of dit reglement van orde van de rekenkamer.

2. De rekenkamer stelt het verslag voor 1 april vast en biedt dit uiterlijk in april aan Provinciale Staten van de provincie Zeeland aan.