Verordening op de raadscommissies

Geldend van 29-01-2004 t/m 31-12-2014

Intitulé

VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIES

Hoofdstuk 1: Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    lid: lid of burgerlid van een raadscommissie;

  • b.

    voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens vervanger;

  • c.

    griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

  • d.

    raadsadviseur: secretaris van een raadscommissie of diens vervanger;

  • e.

    vergadering: vergadering van een raadscommissie.

Hoofdstuk 2: Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling raadscommissies

  • 1.

    De raad stelt aan het begin van elke nieuwe zittingsperiode de raadscommissies in.

  • 2.

    Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat wordt het onderwerp in de regel alleen behandeld in de raadscommissie die het het meest aangaat.

  • 3.

    Indien toch een gezamenlijke vergadering van raadscommissies noodzakelijk wordt geacht, vervult de voorzitter van de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

Artikel 3 Taken

Een raadscommissie heeft de volgende taken:

  • a.

    het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de aan die commissie toebedeelde onderwerpen;

  • b.

    het uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;

  • c.

    het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 4 Samenstelling

  • 1.

    Een raadscommissie bestaat uit voorzitter, secretaris en ten minste één en maximaal drie leden per fractie naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad.

  • 2.

    De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

  • 3.

    Elke partij, ongeacht de grootte, mag in totaal maximaal drie burgerleden voor benoeming voordragen.

  • 4.

    De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een burgerlid van een raadscommissie.

  • 5.

    De commissie benoemt op voordracht van een fractie voor iedere raadscommissie tenminste een plaatsvervangend lid per fractie, die zitting in een raadscommissie heeft bij verhindering of ontstentenis van een lid als bedoeld in het eerste lid.

Artikel 5 Voorzitter

  • 1.

    De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

  • 2.

    De voorzitter is geen lid van de raadscommissie.

  • 3.

    De voorzitter is belast met:

    • a.

      de voorbereiding en de nazorg van de vergadering

    • b.

      het leiden van de vergadering;

    • c.

      het handhaven van de orde;

    • d.

      het doen naleven van deze verordening;

    • e.

      hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

  • 1.

    De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2.

    Een lid en zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn van een raadscommissie indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen.

  • 3.

    De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

  • 4.

    De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

  • 5.

    Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 6.

    Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4 en 5.

  • 7.

    Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 7 Griffier en raadsadviseur

  • 1.

    De raad benoemt de raadsadviseurs ter ondersteuning van de raadscommissies.

  • 2.

    De raadsadviseur is in iedere vergadering aanwezig.

  • 3.

    Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door daartoe door de griffier aangewezen raadsadviseur van de griffie.

  • 4.

    De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn en het woord voeren.

Hoofdstuk 3: Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Artikel 8 Burgemeester en wethouders

  • 1.

    De voorzitter kan de burgemeester en één of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

  • 2.

    Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

  • 3.

    De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.

  • 4.

    De raadscommissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen.

Artikel 9 Gemeentesecretaris

De raadscommissie kan het college verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn in de vergadering en het woord te voeren.

Hoofdstuk 4: Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen

Artikel 10 Vergaderfrequentie

1.In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissies plaats in de week voorafgaand aan de raadsvergadering:

De vergaderingen van de raadscommissies vinden plaats in het stadhuis.

  • 2.

    Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

  • 3.

    De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de secretaris.

Artikel 11 Oproep

  • 1.

    De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

  • 2.

    De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

  • 3.

    Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 13, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 12 De agenda

  • 1.

    Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast.

  • 2.

    In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

  • 3.

    Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

  • 4.

    Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

  • 5.

    Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder bij de stadsbalie in stadskantoor I ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

  • 2.

    Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

  • 3.

    Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

Artikel 14 Openbare kennisgeving

  • 1.

    De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in de Stadskrant en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

  • 2.

    De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

    • b.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien c.q. kan opvragen;

    • c.

      de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 15 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 16 Opening vergadering; quorum

  • 1.

    De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 2.

    Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

  • 3.

    Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 17 Spreekrecht burgers

  • 1.

    Degene, die bij een bepaald agendapunt spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit vóór de aanvang van de vergadering aan de raadsadviseur. Hij vermeldt daarbij zijn naam en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

  • 2.

    Het woord kan niet gevoerd worden over:

    • a.

      een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

    • b.

      benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

    • c.

      een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

  • 3.

    De voorzitter geeft, óf aan het begin van de vergadering óf voorafgaand aan de behandeling van het onderwerp, eerst het woord aan de bezoeker(s) die van het spreekrecht gebruik willen maken.

  • 4.

    Elke aangemelde bezoeker krijgt maximaal drie minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

Artikel 18 Verslaglegging

  • 1.

    Het conceptverslag van de vergadering wordt, na overleg met de voorzitter, zo spoedig mogelijk aan de leden toegezonden.

  • 1.

    Bij het begin van elke vergadering wordt het conceptverslag van de vorige vergadering vastgesteld.

  • 2.

    Het verslag moet inhouden:

    • a.

      de namen van de voorzitter, de secretaris, de griffier, de leden van het college vergadering, allen voorzover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.

    • b.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest.

    • c.

      een zakelijke samenvatting van het besprokene.

    • d.

      een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de fracties die zich (nog) niet uitgelaten hebben;

    • e.

      bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 23 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

  • 5.

    Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

  • 6.

    Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de raadsadviseur ondertekend.

Artikel 19 Spreekregels

  • 1.

    De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in de regel in drie fasen:

    • -

      Fase 1 is een informatieve ronde; elke fractie krijgt desgevraagd één spreektermijn;

    • -

      Fase 2 is een meningsvormende ronde; er is gelegenheid voor het voeren van een politiek debat tussen de leden onderling;

    • -

      Fase 3 is besluitvorming; elke fractie krijgt één spreektermijn.

  • 2.

    Elke fase wordt door de voorzitter afgesloten.

Artikel 20 Spreektijd

De voorzitter of een lid kunnen een voorstel doen over de spreektijd van de leden.

Betreft het een voorstel dat als bespreekpunt voor de raad wordt geagendeerd, dan kan de voorzitter de spreektijd van de leden aanmerkelijk bekorten.

Artikel 21 Handhaving orde; schorsing

  • 1.

    Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

    • b.

      een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

  • 2.

    Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

  • 4.

    De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 22 Beraadslaging

  • 1.

    De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2.

    Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 23 Deelname aan de beraadslaging door anderen

  • 1.

    De raadscommissie kan bepalen dat anderen, waaronder hospitanten en ambtenaren, mogen deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2.

    Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen door de commissie alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 24 Advies

  • 1.

    Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2.

    Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

  • 3.

    Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

  • 4.

    In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.

Hoofdstuk 5: Besloten Vergadering

Artikel 25 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 26 verslaglegging

  • 1.

    Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier.

  • 2.

    Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de raadsadviseur ondertekend.

Artikel 27 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 28 Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 6: Toehoorders en pers

Artikel 29 Toehoorders en pers

  • 1.

    De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2.

    Het verstoren van de orde is verboden.

  • 3.

    De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 30 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 31 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het standby houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.

Hoofdstuk 7: Slotbepalingen

Artikel 32 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 33 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op 29 januari 2004.

  • 2.

    Op dat tijdstip vervalt hoofdstuk IX van het Reglement van orde van de raad van de gemeente Maastricht vastgesteld bij raadsbesluit van 8 februari 1994.