Mandaat- en volmachtregeling sociaal domein 2015 gemeente Buren

Ondertekening

Nota-toelichting

Inhoud Mandaat- en volmachtregeling

• 1.

  Doel mandaat- en volmachtregeling

• 2.

  Definities

• 3.

  Karakter mandatering

• 4.

  Verantwoording

• 5.

  Vervanging gemandateerde

• 6.

  Mandaatregister met toelichting

• 7.

  Volmacht en machtiging

1. Doel mandaat- en volmachtregeling

Deze regeling beoogt met betrekking tot de uitoefening van mandaat en volmacht een duidelijk vastgelegd kader te geven voor het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de ambtelijke organisatie. Het uiteindelijke doel van deze regeling is dat er slagvaardiger kan worden gehandeld, waardoor burgers snel kunnen worden geholpen.

2.Definities

Om mogelijke spraakverwarring te voorkomen is het nodig om hier enkele begrippen nader te omschrijven, waarbij aansluiting is gezocht bij hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht.

Besluit : een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een

publiekrechtelijke rechtshandeling;

Mandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

Mandaatgever : het bestuursorgaan dat het mandaat geeft;

Gemandateerde : degene die het mandaat ontvangt;

Afdoeningsmandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen in

combinatie met de ondertekeningsbevoegdheid;

Ondertekeningsmandaat:de bevoegdheid een besluit, genomen door het bevoegde organ, te

ondertekenen;

Ondermandaat : het opdragen van een gemandateerde bevoegdheid aan een ander (met

toestemming van mandaatgever).

Het gaat bij mandaat om een opdracht van een bestuursorgaan (mandaatgever) aan een ander (gemandateerde) om de aan het bestuursorgaan toegekende bevoegdheid in naam en onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan uit te oefenen. De besluiten worden dan dus genomen namens het bevoegde bestuursorgaan door de gemandateerde zelf.

Dit betekent dat, hoewel aan de gemandateerde de uitoefening van een bevoegdheid is opgedragen , het bestuursorgaan aanspreekbaar blijft. Ook blijft het bestuursorgaan bevoegd om zelf besluiten te nemen, ook al is deze bevoegdheid gemandateerd.

Verder gaat mandaat in beginsel uit van een hiërarchische verhouding tussen mandaatgever en gemandateerde. Dit komt neer op een opdracht binnen een dienstverband of (arbeids)overeenkomst. Hierbij blijft de mandaatgever bevoegd om de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.

In de gemeente Buren is het mandaat beperkt tot afdoeningsmandaat. Ondertekeningsmandaat is uitgesloten (zie onder punt 4, onderdeel m, van het Mandaatbesluit). Wel is ondermandaat mogelijk gemaakt, waarover het afdelingshoofd Inwonerszaken voor dit mandaatbesluit beslist.

3.Karakter mandatering

Met betrekking tot de mandatering kunnen we de volgende criteria formuleren als richtinggevend bij de vraag wat wel en wat niet kan worden gemandateerd:

• -

  door de mandatering moet de effectiviteit, de klantgerichtheid en de motivatie in de organisatie

  worden bevorderd;

• -

  de te mandateren beslissing moet op dat niveau worden gelegd waarbij eventuele coördinatie

  met andere afdelingen en/of teams nog goed mogelijk is;

• -

  er moet een duidelijk, onomstreden en helder beleid of (gedetailleerde) regelgeving aanwezig zijn;

• -

  de te nemen beslissing komt regelmatig terug;

• -

  de beslissing past binnen het daarvoor vastgestelde budgettaire kader en laat onverlet de werking van de comptabiliteitsvoorschriften;

• -

  de beslissing kan achteraf adequaat worden gecontroleerd;

• -

  beslissingen met beleidsconsequenties komen niet voor mandatering in aanmerking.

Verder is mandaat gekoppeld aan de functie (afdelingshoofd, teamleider of medewerker). Uiteraard blijft de leidinggevende van een functionaris, vanuit de hiërarchische relatie, altijd verantwoordelijk en dat betekent dat hij moet nagaan of de betrokkene in alle opzichten (al) in staat is om de bevoegdheden te kunnen uitoefenen en dat hij, in de periode direct na de mandatering, extra aandacht moet besteden aan controle op het gebruik van de mandaten door bijvoorbeeld aan betrokkene een beknopte heldere rapportage te vragen en dit eventueel te betrekken bij het beoordelingsgesprek.

Tot slot zal ter waarborging van de politieke alsmede de hiërarchische verantwoordelijkheid in bepaalde gevallen terug moeten worden gekoppeld. Terugkoppeling kan plaatshebben in het werkoverleg of in overleg met de portefeuillehouder en/of gemeentesecretaris.

4.Verantwoording

Ongeacht de mandaatverlening blijft de verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan. Dit betekent dat er ook een bepaalde vorm van controle zou moeten zijn. Té formele controlesystemen werken echter verstarrend op de onderlinge omgang tussen bestuur en ambtelijke organisatie. De flexibilisering en betrokkenheid van functionarissen wordt daardoor juist tegengewerkt.

De controle rust daarom op de volgende pijlers:

• -

  als waarborg van de politieke verantwoordelijkheid loopt zij als een rode draad door de geformuleerde criteria en clausuleringen in de mandaat- en volmachtregeling (punt 4);

• -

  daarnaast wordt zij ingebed in de (interne) communicatie- en overlegstructuur.

5. Vervanging gemandateerde

Om de beoogde praktische werkwijze te garanderen is het noodzakelijk dat de gemandateerde kan worden vervangen. Voor de wijze waarop dit plaatsvindt is de geldende interne vervangingsregeling maatgevend.

6.Mandaatregister met toelichting

Bij de mandaatregeling sociaal domein behoort een mandaatregister sociaal domein.

Het register moet aan de volgende eisen voldoen:

• -

  het register moet gezien de werkbaarheid, maar zeker ook gezien de rechtszekerheid, duidelijk zijn zodat interpretatieverschillen zoveel mogelijk worden voorkomen;

• -

  het register moet ook flexibel zijn, zodat het niet voortdurend behoeft te worden aangepast aan veranderingen in beleid en wet- en regelgeving.

Hoewel er tussen deze eisen in beginsel een spanningsveld aanwezig is, hoeft dit in de gemeentelijke praktijk niet tot problemen aanleiding te geven. De besluitvorming bij gemeenten vindt namelijk doorgaans plaats binnen duidelijke, al dan niet van hogerhand opgelegde beleidskaders of regelgeving. Bovendien neemt een gemeente reeksen van beslissingen met directe rechtsgevolgen. In beroep beoordeelt de onafhankelijke rechter de beslissingen onder andere op het aspect van de rechtszekerheid en de rechtsgelijkheid.

In aansluiting hierop wordt doorgaans aan een tweetal systemen gedacht. Het eerste system gaat uit van een zogenaamde positieve lijst met een limitatieve opsomming van de gemandateerde bevoegdheden. Het nadeel van deze lijst is de beperkte flexibiliteit.

Het tweede system gaat uit van een open formulering die niet verder gaat dan het formuleren van een aantal algemene criteria. Het nadeel van een dergelijk system is dat het niet altijd geheel duidelijk is wat de gemandateerde bevoegdheid omvat.

In deze regeling is gekozen voor een system dat het midden houdt tussen beide varianten. Zo is getracht de positieve elementen van beide systemen te behouden, terwijl de negatieve kanten juist ondervangen worden. Deze regeling gaat uit van de benoeming van de regeling waarop de bevoegdheden zijn gebaseerd.

De mandaatlijst is onderverdeeld in vijf kolommen. Hierbij bevat de eerste kolom het volgnummer, de tweede kolom het betrokken team, de derde kolom de gemandateerde bevoegdheden, de vierde kolom de wettelijke/juridische grondslag en de vijfde kolom de gemandateerde.

Volgens de mandaatregeling (zie punt 5) krijgt het hoofd van de afdeling Inwonerszaken de bevoegdheid om ondermandaat te verlenen aan andere interne en extern ingehuurde medewerkers.

Deze mandaatregeling geldt als aanvulling op de bevoegdheden en hiervoor geldende voorwaarden, zoals vermeld in de Mandaatregeling gemeente Buren 2012.

7.Volmachtverlening

Mandaat vindt plaats binnen de regels van het bestuursrecht. Voor privaatrechtelijke rechtshandelingen (bijv. het aangaan van overeenkomsten) spreken we niet alleen van mandaat maar ook van volmacht. Daarnaast zijn e rook andere handelingen denkbaar dan privaatrechtelijke rechtshandelingen. In dat geval noemen we dat machtiging.

Volmachtverlening is ook geïntegreerd in deze regeling en het bijbehorend register.

Mandaat- en volmachtregister sociaal domein 2015 gemeente Buren

Afdeling Inwonerszaken