Regeling jaargesprekken en personeelsbeoordeling

Artikel 1. Begripsbepaling

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• .

  College: burgemeester en wethouders van Vlissingen;

• .

  Algemeen directeur: de functionaris als bedoeld in het “Organisatiebesluit gemeente Vlissingen 2009” dan wel zijn plaatsvervanger;

• .

  Afdeling: de organisatorische eenheid zoals bedoeld in het “Organisatiebesluit gemeente Vlissingen 2009“;

• .

  Beoordelaar: de manager van de afdeling en de algemeen directeur ten aanzien van de manager;

• .

  Leidinggevende: de manager van de afdeling of operationeel leidinggevende van de afdeling en de algemeen directeur ten aanzien van de manager;

• .

  Flexibele beloning: bevordering naar de functie- of uitloopschaal, het toekennen van een periodieke verhoging of een extra periodieke verhoging in de salarisschaal, het niet toekennen van een periodieke verhoging, het toekennen van een arbeidsmarkttoelage of een employabilitytoelage of het toekennen van een gratificatie of een attentie;

• .

  Medewerker: degene die op grond van de CAR/UWO in tijdelijke of vaste dienst bij de gemeente Vlissingen is aangesteld;

• .

  Competentie: een combinatie van kennis, vaardigheden en gedrag;

• .

  Competentieboek: de verzameling van alle door het college vastgestelde organisatie- en functiegerelateerde competenties;

• .

  Functie: het geheel aan taken waarmee de medewerker gedurende het te bespreken/beoordelen tijdvak in feite was belast;

• .

  Functievervulling: het totaal aan prestaties en competenties van de medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie;

• .

  Personeelsbeoordeling: de vastlegging van het oordeel van de beoordelaar over de functievervulling door de medewerker;

• .

  P&O-adviseur: een functionaris met die functie bij de cluster P&O van de afdeling Bedrijfsvoering.

Artikel 2. De jaargesprekkencyclus

• 1.

  Het doel van de jaargesprekkencyclus is de kwaliteit van de organisatie te verbeteren op een gerichte en gestructureerde wijze. De jaargesprekkencyclus is een instrument om te investeren in de kwalitatieve ontwikkeling van medewerkers en deze te begeleiden zodat zij ieder jaar efficiënter en effectiever gaan functioneren.

• 2.

  De cyclus voor jaargesprekken is gekoppeld aan een kalenderjaar en bestaat uit minimaal de volgende gesprekken:

  • a.

    een planningsgesprek (januari-april),

  • b.

    een voortgangsgesprek (mei-augustus)

  • c.

    een evaluatie- en beoordelingsgesprek (oktober-december).

HOOFDSTUK 2 HET PLANNINGSGESPREK

Artikel 3. Doel planningsgesprek

• 1.

  Het doel van het planningsgesprek is het maken van concrete afspraken over te behalen resultaten in het komende jaar. Hiermee is vooraf duidelijk waarop de medewerker aan het einde van het jaar beoordeeld zal worden.

Artikel 4. Frequentie en deelnemers planningsgesprek

• 1.

  De leidinggevende en de medewerker voeren eenmaal per kalenderjaar een planningsgesprek in de periode van januari tot april.

• 2.

  De leidinggevende kan deze taak delegeren naar de coördinator.

• 3.

  De leidinggevende en de medewerker kunnen afspreken dat andere personen bij het planningsgesprek aanwezig zijn.

Artikel 5. Inhoud planningsgesprek

• 1.

  In het planningsgesprek wordt in ieder geval aandacht besteed aan de door de medewerker te bereiken werkresultaten zowel op individueel- als op teamniveau, het functioneren, de competenties, de opleiding, de loopbaanperspectieven, de werktijden en de arbeidsomstandigheden van de medewerker en de ondersteuning door de leidinggevende.

• 2.

  De leidinggevende en de medewerker maken in het planningsgesprek voor een periode van een kalenderjaar afspraken over de te bereiken werkresultaten, de ontwikkeling van de voor de functie geldende competenties en de eventuele daartoe benodigde middelen en faciliteiten.

• 3.

  De leidinggevende en de medewerker kunnen in het planningsgesprek ook andere, aanvullende afspraken maken.

Artikel 6. Procedure planningsgesprek

• 1.

  De medewerker bereidt het planningsgesprek voor door een individueel werkplan te maken. Hiervoor wordt het formulier planningsgesprek gebruikt met de daarbij behorende toelichting.

• 2.

  Het planningsgesprek wordt gevoerd aan de hand van het formulier zoals genoemd in het vorige lid.  

• 3.

  De in artikel 5 bedoelde afspraken worden vastgelegd in het formulier planningsgesprek. De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het formulier voor akkoord.

• 4.

  Als de leidinggevende en de medewerker het niet eens worden over de te maken afspraken beslist de leidinggevende en kan de medewerker zijn zienswijze vermelden op het formulier. In dat geval tekent de medewerker voor gezien.

• 5.

  De leidinggevende draagt zorg voor verzending naar P&O voor archivering.

HOOFDSTUK 2 HET VOORTGANGSGESPREK

Artikel 7. Doel en inhoud voortgangsgesprek

• 1.

  Het voortgangsgesprek heeft tot doel de realisering van de in het planningsgesprek gemaakte afspraken te volgen en te ondersteunen. Zo nodig worden de afspraken nader ingevuld, aangevuld dan wel bijgesteld.

Artikel 8. Frequentie en deelnemers voortgangsgesprek

• 1.

  De leidinggevende en de medewerker voeren ten minste eenmaal per kalenderjaar een voortgangsgesprek (in de periode tussen mei en augustus) .

• 2.

  De leidinggevende kan het voeren van het gesprek delegeren aan de coördinator.

• 3.

  Indien het nodig is, of wanneer de medewerker dit verzoekt, worden er meerdere voortgangsgesprekken gevoerd.  

• 4.

  Met medewerkers in tijdelijke dienst bij wijze van proef wordt gedurende de proefperiode minimaal één voortgangsgesprek gevoerd.

• 5.

  De leidinggevende en de medewerker kunnen afspreken dat andere personen bij het voortgangsgesprek aanwezig zijn.

Artikel 9. Procedure voortgangsgesprek

• 1.

  Afspraken over nadere invulling, aanvulling of bijstelling van de gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd in het daarvoor bestemde formulier.

• 2.

  De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het formulier voor akkoord.

• 3.

  De leidinggevende draagt zorg voor verzending naar P&O voor archivering.

HOOFDSTUK 3 HET EVALUATIE- EN BEOORDELINGSGESPREK

Artikel 10. Doel evaluatie- en beoordelingsgesprek

• 1.

  Het doel van de beoordeling is de prestaties van de medewerkers te meten op basis van de gemaakte afspraken in het planningsgesprek.

• 2.

  Het doel van het evaluatiegesprek is om de medewerker inzicht te geven in zijn of haar functioneren zodat deze de mogelijkheid krijgt zich te verbeteren.

Artikel 11. Uitgangspunten evaluatie- en beoordelingsgesprek

• 1.

  Een personeelsbeoordeling over het functioneren van een medewerker betreft de wijze waarop deze medewerker zijn functie gedurende een tijdvak van een kalenderjaar heeft vervuld.

• 2.

  Een personeelsbeoordeling wordt opgemaakt met inachtneming van de aan een doelmatige functievervulling redelijkerwijs te stellen eisen en de van kracht zijnde richtlijnen tegen de achtergrond van de functie, waarmee de medewerker in het beoordelingstijdvak was belast. Deze specifieke eisen en afspraken zijn met name beschreven in het planningsgesprek en het voortgangsgesprek.

Artikel 12. Frequentie en deelnemers evaluatie- en beoordelingsgesprek

• 1.

  De manager maakt jaarlijks éénmaal voor iedere medewerker een beoordeling op, tenzij in het planningsgesprek of voortgangsgesprek andere afspraken worden gemaakt of bijzondere omstandigheden het noodzakelijk dan wel gewenst maken dat een beoordeling achterwege moet blijven.

• 2.

  Er vindt in ieder geval geen beoordeling plaats wanneer het beoordelingstijdvak korter is dan 6 maanden en indien de organisatie heeft verzaakt een planningsgesprek te voeren.

• 3.

  Bij een functiewisseling wordt de medewerker beoordeeld door de manager waaronder de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak het langst heeft geressorteerd.

• 4.

  De manager kan het voeren van het gesprek delegeren naar de operationeel leidinggevende, maar de manager blijft verantwoordelijk voor de beoordeling.

• 5.

  Naast de bepalingen in het eerste lid, wordt bij de volgende situaties een beoordeling opgemaakt:

  • a.

    ter onderbouwing van een te nemen beslissing over een mogelijke omzetting van een tijdelijke aanstelling bij wijze van proef in een vaste aanstelling;

  • b.

    ter onderbouwing van een te nemen beslissing over een mogelijke bevordering naar functie- of uitloopschaal;

  • c.

    ter onderbouwing van een te nemen beslissing in het kader van flexibele beloning, voorzover het niet gaat om een employabilitytoelage of het toekennen van een gratificatie of een attentie;

  • d.

    ter onderbouwing van een te nemen beslissing over het niet toekennen van een periodieke salarisverhoging of het niet bevorderen naar functie- of uitloopschaal;

  • e.

    wanneer daartoe naar de mening van de beoordelaar aanleiding is;

  • f.

    op verzoek van de medewerker.

Artikel 13. Voorbereiding evaluatie- en beoordelingsgesprek

• 1.

  De beoordeling wordt voorafgaand aan het evaluatie- en beoordelinggesprek opgemaakt door de beoordelaar.

• 2.

  De beoordelaar vraagt overeenkomstig de afspraken in het planningsgesprek dan wel op eigen initiatief andere medewerkers binnen de organisatie die in een functionele verhouding tot de medewerker staan om hun zienswijze over (onderdelen van) het functioneren van de medewerker te geven. Uitgangspunt is een schriftelijke vastlegging. Bij de beoordeling van medewerkers wordt in ieder geval de operationeel leidinggevende of de coördinator geraadpleegd. De beoordelaar blijft eindverantwoordelijk voor de beoordeling.

• 3.

  De beoordelaar zorgt voor transparantie en verifieerbaarheid over de wijze waarop de beoordeling tot stand is gekomen.

Artikel 14. Procedure evaluatie- en beoordelingsgesprek

• 1.

  In het evaluatiegesprek evalueren de beoordelaar en de medewerker de ontwikkeling van de voor de functie geldende competenties en de werkresultaten (zowel individueel- als teamresultaat), alsmede andere afspraken welke zijn neergelegd in het formulier planningsgesprek en eventueel nader zijn ingevuld, aangevuld of bijgesteld in het voortgangsgesprek.

• 2.

  De beoordelaar beoordeelt de medewerker op twee aspecten: kwaliteit en kwantiteit van het werk en (onderdelen van) het competentieprofiel. Voor beide aspecten geeft de beoordelaar een score van minimaal 1 en maximaal 5 punten.

Artikel 15. Rechtspositionele gevolgen

• 1.

  De gemeente Vlissingen hanteert een flexibel beloningsbeleid. Dit wil zeggen dat de beoordeling van de medewerker invloed heeft op de toe te kennen beloning. De rechtspositionele gevolgen van de beoordeling zijn opgenomen in de ‘beleidslijn beoordelen en flexibel belonen’ zoals vastgesteld door het college d.d. ……..

• 2.

  De totaalscore van de beoordeling heeft direct invloed op het al dat niet toekennen van een (extra) periodiek. Deze gevolgen zijn per totaalscore opgenomen in de tabel welke als bijlage is toegevoegd aan deze regeling.

• 3.

  Indien een medewerker, bezoldigd in zijn functie- of uitloopschaal, bij de personeelsbeoordeling een score haalt lager dan 4 punten wordt onder verantwoordelijkheid van de beoordelaar binnen een maand na het evaluatiegesprek in overleg met de medewerker een verbeterplan opgesteld. De medewerker is verplicht aan het verbeterplan zijn medewerking te verlenen.

• 4.

  In het verbeterplan komen de volgende punten aan de orde:

  • a.

    beschrijving van de aanleiding om te komen tot het opstellen van het verbeterplan;

  • b.

    de rol en houding van de medewerker om tot verandering te komen;

  • c.

    afspraken over randvoorwaarden, scholing, coaching en zelfreflectie;

  • d.

    afspraken t.a.v. voortgangsgesprekken en het monitoren van verbeteringen;

  • e.

    de consequenties wanneer geen verbetering optreedt.

• 5.

  Het verbeterplan wordt altijd opgesteld onder begeleiding van de P&O-adviseur, wordt ter kennisname aangeboden aan de algemeen directeur en vertrouwelijk opgeborgen in het personeelsdossier.

• 6.

  De rechtspositionele gevolgen worden tijdens het evaluatiegesprek besproken met de medewerker.

Artikel 16. Procedure evaluatie- en beoordelingsgesprek

• 1.

  De datum en het tijdstip van het evaluatiegesprek worden in overleg tussen beoordelaar en medewerker bepaald, maar liggen in ieder geval voor 1 januari van het volgende kalenderjaar. Op verzoek van de medewerker c.q. de beoordelaar kan het evaluatiegesprek worden gevoerd in aanwezigheid van anderen.

• 2.

  Indien de medewerker weigert deel te nemen aan het evaluatiegesprek of daaraan niet kan deelnemen terwijl uitstel naar het oordeel van de beoordelaar niet verantwoord is, kan de beoordelaar besluiten de beoordeling zonder gesprek uit te brengen. De beoordelaar stelt de medewerker hiervan tijdig schriftelijk en gemotiveerd in kennis.

• 3.

  Tijdens het evaluatiegesprek overhandigt de beoordelaar de personeelsbeoordeling die door hem is vastgelegd op het formulier evaluatiegesprek en licht deze toe. Als hij de mening van andere medewerkers binnen de organisatie die in een functionele verhouding tot de medewerker staan heeft gevraagd, meldt hij dit aan de medewerker.

• 4.

  Functionele of persoonlijke omstandigheden die naar de mening van de beoordelaar of de medewerker van invloed zijn op de functievervulling worden vermeld op het formulier.

• 5.

  Het verslag van het evaluatiegesprek inclusief de daarin opgenomen personeelsbeoordeling wordt binnen één week na het evaluatiegesprek overhandigd of toegestuurd aan de medewerker.

• 6.

  Het formulier wordt voor “akkoord” ondertekend door de beoordelaar en de medewerker. Indien de medewerker een afwijkende mening of kanttekening heeft, wordt dit door de beoordelaar op het formulier vermeld waarna de medewerker het formulier tekent voor “gezien”.

• 7.

  De beoordelaar overhandigt de medewerker direct na ondertekening van het formulier een kopie van dit formulier.

• 8.

  De personeelsbeoordeling is door ondertekening door de beoordelaar en na ommekomst van de in artikel 17, lid 1, genoemde termijn van twee weken formeel vastgesteld.

Artikel 17. Bedenkingen kenbaar maken

• 1.

  De medewerker kan binnen twee weken na de datum van het evaluatiegesprek dan wel na de datum waarop hij kennis heeft kunnen nemen van de personeelsbeoordeling zijn schriftelijke bedenkingen hierover kenbaar maken aan de algemeen directeur.

• 2.

  De algemeen directeur nodigt binnen twee weken na ontvangst van de schriftelijke bedenkingen de medewerker, de beoordelaar en de P&O-adviseur uit voor een gesprek. De medewerker kan zich in dit gesprek laten bijstaan door een raadsman.

• 3

  Van het gesprek wordt een verslag gemaakt door de P&O-adviseur. Dit verslag wordt binnen twee weken aan de beoordelaar en medewerker uitgereikt.

• 4.

  Indien de algemeen directeur na het gesprek van mening is dat de personeelsbeoordeling niet overeenkomstig de bepalingen van dit reglement tot stand is gekomen, dan wel indien hij twijfelt aan de inhoudelijke juistheid van de personeelsbeoordeling vraagt hij de beoordelaar een nieuwe personeelsbeoordeling te maken en binnen twee weken na het gesprek over de schriftelijke bedenkingen een nieuw evaluatiegesprek te plannen en de personeelsbeoordeling daarin te bespreken.

• 5.

  Artikel 16 is verder van overeenkomstige toepassing op het nieuw te voeren evaluatiegesprek, met dien verstande, dat de medewerker bij resterende bedenkingen tegen de nieuwe personeelsbeoordeling binnen zes weken na de datum van het nieuwe evaluatiegesprek c.q. na de datum waarop hij kennis heeft kunnen nemen van de nieuwe personeelsbeoordeling een bezwaarschrift kan indienen bij het college op grond van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 18. Verwerking en archivering gegevens

• 1.

  De vastgestelde personeelsbeoordeling en eventuele verdere bijbehorende stukken worden bewaard in het persoonsdossier van de medewerker.

• 2.

  De P&O-adviseur kan gegevens uit de personeelsbeoordelingen, mits niet herleidbaar naar de medewerker, aanwenden ten behoeve van het generen van managementinformatie of het verder ontwikkelen en actualiseren van het HRM-beleid.

• 3.

  De P&O-adviseur mag geen gegevens uit de personeelsbeoordeling aan derden verstrekken zonder toestemming van de medewerker.

• 4.

  Aan de medewerker moet schriftelijk duidelijk worden gemaakt om welke gegevens, voortvloeiend uit lid 3, het gaat en aan welke derden verstrekking plaats vindt.

• 5.

  De cluster P&O bewaart uitsluitend de vastgestelde personeelsbeoordeling van de laatste 5 jaar. Na het vijfde jaar worden opgemaakte personeelsbeoordelingen vernietigd.

• 6.

  De cluster P&O draagt zorg voor vernietiging van alle vastgestelde personeelsbeoordelingen bij uitdiensttreding van de medewerker.

• 7.

  Ingeval de vastgestelde personeelsbeoordelingen op dat moment nog van belang zijn voor lopende bezwaar- of beroepszaken vindt de vernietiging daarvan eerst plaats nadat de uitspraken terzake onherroepelijk zijn geworden.

HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 19. De algemeen directeur

• 1.

  Hoofdstuk 3 (artikel 10 t/m 18) van deze regeling is zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing op de algemeen directeur.

• 2.

  De personeelsbeoordeling voor de algemeen directeur wordt door de portefeuillehouder P&O opgemaakt en besproken met de algemeen directeur.

• 3.

  Definitieve vaststelling van de personeelsbeoordeling van de algemeen directeur vindt plaats door het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 20. Onvoorziene gevallen

In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet of niet in redelijkheid voorziet, beslist het college.

Artikel 21. Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling Jaargesprekken en personeelsbeoordeling gemeente Vlissingen’ en treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

• 2.

  De ‘Regeling jaargesprekken gemeente Vlissingen’, alsmede het ‘Reglement personeelsbeoordeling’, beide vastgesteld door het college op 2 november 2009, worden met ingang van 1 januari 2015 ingetrokken.

Vlissingen, 15 december 2014

Burgemeester en wethouders van Vlissingen

de secretaris, de burgemeester,

Bijlage 1 Rechtspositionele gevolgen

Rechtspositionele gevolgen van de personeelsbeoordeling zoals genoemd in artikel 15 van de regeling Jaargesprekken en Personeelsbeoordeling.