Besluit vervanging archiefbescheiden provincie Drenthe 2014

Artikel 1

1.       Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

2.       De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden, versie 1.0, hetgeen onlosmakelijk deel uitmaakt van voorliggend besluit.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Provinciaal Blad.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden provincie Drenthe 2014.

Toelichting

Het besluit tot vervanging is van toepassing op alle archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 van de provincie Drenthe. Het betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden van processen die zijn ingericht volgens de principes van digitaal werken en worden ondersteund met behulp van het DMS.

De belangrijkste overwegingen van de provincie Drenthe om over te gaan tot vervanging zijn het voorkomen van een hybride situatie en de risico's voor de informatievoorziening en de kosten die dit met zich meebrengt.

Vervangen, fysieke archiefbescheiden worden na drie maanden vernietigd.