Instructie voor de griffier van de gemeente Menterwolde 2014

1 De griffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, de door de gemeente-raad ingestelde commissies en het Presidium.

2 De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitter van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

3 De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

4 De griffier is mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren aansturen en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad.

1 De griffier heeft periodiek overleg met het door de raad als werkgever aangewezen raadslid, dan wel met het Presidium over de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie.

2 De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3 De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en col-lege.

4 De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

1 De griffier ondersteunt de Agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

2 De griffier adviseert de Agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda.

3 De griffier adviseert de Agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de gemeenteraad en controleert daartoe of de voorstellen aan de gemeenteraad alle noodzake-lijke elementen bevatten.

4 De griffier adviseert de Agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raadscommissie(s) en controleert daartoe of de voorstellen alle noodzakelijke elementen bevatten.

5 De griffier draagt zorg voor de tijdige verzending van de voorlopige raadsagenda, de agenda voor de commissievergadering, agenda’s voor de Agendacommissie en het Presidium, notulen en overige stukken (volgens het reglement van orde) naar de raadsleden c.q. commissieleden.

1 De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2 De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3 De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

4 De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

5 De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendemen-ten, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

1 De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeente-raad kan instellen op grond van artikel 155a lid 1 Gemeentewet.

2 De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de gemeenteraad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a lid 1Gemeentewet.

1 De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

2 De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht.

3

• De griffier begeleid en adviseert een initiatiefnemer van een burgerinitiatief gedurende de procedure.