Archiefverordening gemeente Lelystad 2014

Toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee delen, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).

Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

De gemeente Lelystad neemt deel aan de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, maar blijft zelf verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. Bij de instelling van het openbaar lichaam Erfgoedcentrum Nieuw Land zijn de volgende taken en bevoegdheden door de gemeente aan het openbaar lichaam overgedragen:

• 1.

  het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, lid 3 Archiefwet 1995);

• 2.

  het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, lid 2 Archiefwet 1995);

• 3.

  het ter beschikking stellen voor raadpleging of gebruik, het afwijzen van verzoeken daartoe, en het ter beschikking stellen van reproducties (art. 17 Aw 1995);

• 4.

  het uitlenen van in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, het afwijzen van verzoeken daartoe, en het ter beschikking stellen van reproducties (art. 18 Aw 1995);

• 5.

  het in rekening brengen van kosten voor reproducties en uitlening (art. 19 Aw 1995);

• 6.

  de bevoegdheid om afschriften van akten te verstrekken (art. 20 Aw 1995);

• 7.

  het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (art. 31 Aw 1995);

• 8.

  het benoemen, schorsen en ontslaan van de gemeentearchivaris (artikel 32, lid 3, Archiefwet 1995);

• 9.

  het toezicht houden op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, lid 2, Archiefwet 1995).

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

De onder 1 sub c genoemde gemeenschappelijke regeling is gepubliceerd in de Staatscourant nr. 252, 31 december 2003. De onder 1 sub d en 1 sub f genoemde taken en bevoegdheden (aanwijzing gemeentelijke archiefbewaarplaats en benoemen, schorsen en ontslaan van de gemeentearchivaris) zijn op basis van deze gemeenschappelijke regeling overgedragen aan het algemeen bestuur van de GR Erfgoedcentrum Nieuw Land.

Artikel 2

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Lelystad 2014.

Artikel 8

Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste vier maal wat er op

het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past in het vernieuwde interbestuurlijke toezicht.

Artikel 11

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 13

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

Artikel 14

De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.