Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2012

Geldend van 15-08-2013 t/m 27-12-2018

Intitulé

Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2012

(regeling betreffende de zorg van het college van dijkgraaf en heemraden voor de archiefbescheiden van het Waterschap Rijn en IJssel en zijn rechtsvoorgangers, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats)

Het algemeen bestuur van Waterschap Rijn en IJssel stelt met inachtneming van het bepaalde in de Waterschapswet en de Archiefwet 1995 met bijbehorende ministeriële regelingen de Archiefverordening vast.

Hoofdstuk I - Algemene bepalingen

Artikel 1.

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.

Wet Archiefwet 1995

b.

Besluit Archiefbesluit 1995

c.

Waterschapsorganen de overheidsorganen bedoeld in artikel 1 sub b van de wet, voor zover behorende tot het waterschap

d.

College het college van dijkgraaf en heemraden

e.

Archiefbewaarplaats de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

f.

Archivaris de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris

g.

Beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

h.

Beheerseenheid het door het college van dijkgraaf en heemraden als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel

i.

Informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II - De zorg van het college voor archiefbescheiden

Artikel 2.

De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het Waterschapsgebouw van Waterschap Rijn en IJssel te Doetinchem.

Artikel 3.

Het college draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4.

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 5.

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6.

  • 1. Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op een zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbewaarplaats voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7.

Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8.

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 9.

Het college doet eenmaal per twee jaar verslag aan het algemeen bestuur omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.

Hoofdstuk III – Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 10.

Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 11.

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan zijn.

Artikel 12.

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem / haar beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 13.

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen.

Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Eventuele kosten kunnen in rekening worden gebracht.

Artikel 14.

De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV – Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 15

De archivaris heeft het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden. Hij doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder en indien hij /zij dit nodig vindt aan het college.

Artikel 16

  • 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris heeft toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 17

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt of indien hij hiertoe verzocht wordt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 18

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

a.

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon

b.

bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c.

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d.

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e.

voorbereiding, invoering of wijziging van ordeningssystemen.

Hoofdstuk V – Slotbepaling

Artikel 19

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na zijn bekendmaking.

  • 2. Bij inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening Rijn en IJssel van 20 maart 1997.

Toelichting algemeen

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van dijkgraaf en heemraden draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging, Stcrt. 2010, nr. 17967).

Hoofdstuk III bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle waterschappen aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze.

Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede lid, van de wet.

Artikelsgewijze toelichting

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.

Artikel 3

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Rijn en IJssel 2011, omdat het algemeen bestuur ook de archivaris aanstelt.

Artikel 9 – Artikel 14 en Artikel 18

Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur op die manier twee (of: vier) maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. ‘Twee’ staat tussen haakjes omdat dit een modelverordening is. Een jaarlijkse verslaglegging wordt tegenwoordig in veel waterschappen wenselijk geacht.

Artikel 11

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

Artikel 12

De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 13

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.

Artikel 17

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term ‘archiefbescheiden’. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van ‘archiefbescheiden’ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als ‘beheer’. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.