Verordening op de Auditcommissie gemeente Zutphen 2014

Geldend van 01-12-2014 t/m heden

Intitulé

Verordening op de Auditcommissie gemeente Zutphen 2014

De raad van de gemeente zutphen,

gelezen het voorstel van het presidium van 6 oktober 2014 met nummer ;

Gelet op:

  • 1.

    de artikelen 2 en 4 van de Controleverordening gemeente Zutphen ex artikel 213 Gemeentewet;

  • 2.

    artikel 82 Gemeentewet;

  • 3.

    artikel 149 Gemeentewet.

b e s l u i t :

  • 1.

    de bijgevoegde Verordening op de Auditcommissie gemeente Zutphen 2014 vast te stellen;

  • 2.

    de volgende vertegenwoordigers namens de raad als leden van de Auditcommissie te benoemen:

    • 1.

      mevrouw M.M.M. Moester;

    • 2.

      de heer A.R. Nijenhuis

    • 3.

      de heer P. Reeuwijk

    • 4.

      mevrouw A. Verwoort

    • 5.

      de heer G.J.H. Pelgrim

Verordening op de Auditcommissie gemeente Zutphen 2014

Vastgesteld bij raadsbesluit van 3 november 2014

Inwerkingtreding 1 december 2014

Afdeling 1 Instelling en samenstelling
Artikel 1 De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de Auditcommissie.

Artikel 2 Samenstelling Auditcommissie
  • 1. De Auditcommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf raads- dan wel forumleden die door de raad worden benoemd;

  • 2. De raad bevordert bij de benoeming van de leden van de Auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties;

  • 3. De benoeming van de leden van de Auditcommissie geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de raad;

  • 4. Het lidmaatschap van de Auditcommissie eindigt door:

    • a.

      het verlies van hoedanigheid van raadslid of forumlid;

    • b.

      het nemen van ontslag;

    • c.

      een met redenen omkleed besluit van de raad;

  • 5. In tussentijds in de Auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien;

  • 6. De Auditcommissie kan zich voor advies laten bijstaan door de wethouder Financiën, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering, de concerncontroller, de accountant en de (vice-) voorzitter van de Rekenkamercommissie Zutphen;

  • 7. Ter ondersteuning van haar werkzaamheden kan de Auditcommissie desgewenst een beroep doen op ambtelijke organisatie.

Artikel 3 Voorzitter
  • 1. De Auditcommissie wijst uit zijn midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan;

  • 2. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie;

  • 3. Onder de in het tweede lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:

    • a.

      het voorbereiden van de agenda;

    • b.

      het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;

    • c.

      het leiden van de vergaderingen;

    • d.

      het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

    • e.

      het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden.

Artikel 4 Secretariaat

De griffier wijst een medewerker van de griffie aan die het secretariaat van de Auditcommissie verzorgd.

Afdeling 2 Taken en bevoegdheden
Artikel 5 Taken Auditcommissie
  • 1. De Auditcommissie is belast met het aansturen en het toezicht houden op de accountant namens de raad door:

    • a.

      het begeleiden van de aanbestedingsprocedure van de controlewerkzaamheden van de jaarstukken;

    • b.

      het geven van een aanbeveling aan de raad inzake de benoeming van de accountant;

    • c.

      het voeren van overleg met de accountant inzake het controleprotocol inclusief normenkader;

    • d.

      het verstrekken van opdrachten aan de accountant voor het leggen van accenten in de controlewerkzaamheden;

    • e.

      het bespreken van de uitkomsten van de accountantscontrole zoals Boardletter, eventueel managementletter en Rapport van Bevindingen controle jaarrekening;

    • f.

      het evalueren van de kwaliteit/uitvoering van de werkzaamheden van de accountant.

  • 2. De Auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de collegeonderzoeken en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

  • 3. De Auditcommissie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer, alsmede maatregelen op het terrein van integriteit en fraude.

Artikel 6 Bevoegdheden Auditcommissie
  • 1. De Auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 5 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over aan de raad voorgelegde besluiten.

  • 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 5 bedoelde taken is de Auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant.

  • 3. De Auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

  • 4. De Auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en selectie van of het beëindigen van de relatie met, dan wel het ontslag van de accountant.

  • 5. De Auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, de externe accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

  • 6. Indien de Auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij vooraf het college hierover.

Afdeling 3 Werkwijze
Artikel 7 Vergaderingen
  • 1. De Auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht en wanneer ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen;

  • 2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

  • 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden beschikbaar gesteld;

  • 4. De vergaderingen van de Auditcommissie zijn niet openbaar;

  • 5. De Auditcommissie kan bij meerderheid besluiten tot de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de Auditcommissie zijn opgesteld;

  • 6. Artikel 25 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Geheimhouding op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan worden opgelegd door de voorzitter. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat de Auditcommissie haar opheft.

Artikel 8 Besluitvorming
  • 1. De Auditcommissie neemt besluiten bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; waarbij alleen de leden van de Auditcommissie stemrecht hebben;

  • 2. De Auditcommissie kan slechts tot besluitvorming overgaan, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is;

  • 3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen;

  • 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Afdeling 4 Slotbepalingen
Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie gemeente Zutphen 2014”

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 december 2014.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen,
gehouden op: 3 november 2014
De voorzitter, de griffier,

Toelichting:

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Algemeen

Bij de raad bestaat de behoefte om de tot nog toe ad hoc werkzaamheden van de auditcommissie van een meer formeel fundament en meer structuur te voorzien.

Ook de verhouding tot de werkzaamheden van de rekenkamercommissie en dan meer specifiek het onderzoek dat deze doet naar de gemeentelijke jaarstukken, is een aanleiding om de basis voor de auditcommissie te formaliseren.

Artikel 1:

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2:

Het kader voor de in lid 3 geformuleerde taak ligt in de financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet

Artikel 3:

Het bewaken van de uitgangspunten betreft het door de voorzitter bewaken van de werkzaamheden van de commissie binnen de kaders van de afgesproken taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Gelet op het belang van het a-politieke karakter van de auditcommissie is dit uitgangspunt nog eens expliciet genoemd.

Artikel 4:

Dit artikel behoeft geen toelichting

Artikel 5:

Het verstrekken van opdrachten voor het leggen van extra accenten aan de accountant dient uiteraard binnen bestaand controlebudget te gebeuren.

Artikel 6:

Om zijn werkzaamheden te kunnen uitoefenen is de Auditcommissie bevoegd om, in het kader van haar adviserende werkzaamheden, bij direct betrokkenen inlichtingen in te winnen.

De bevoegdheid om handelingen te verrichten die van doen hebben met de werkrelatie van de accountant, richten zich op advies en niet op besluitvorming door de raad laat staan op de bevoegdheid van het college ter uitwerking van een raadsbesluit om een privaatrechterlijke overeenkomst met de aangewezen accountant te sluiten.

Artikel 7:

Het niet openbare karakter van de vergaderingen van de Auditcommissie vindt zijn reden in de aard van de te bespreken onderwerpen.

Artikel 8:

Alleen de vertegenwoordigers namens de raad in de Auditcommissie hebben stemrecht. De overige deelnemers adviseren dan wel ondersteunen de Auditcommissie

Artikel 9:

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 10:

Dit artikel behoeft geen toelichting.