Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015

1. De jaarcyclus betreft een periode van één jaar en bestaat minimaal uit een afsprakengesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek.

2. De beoordeling en het maken van resultaatafspraken kunnen, als noch medewerker noch leidinggevende daartegen bezwaar heeft, in één gesprek plaatsvinden, maar worden wel als twee onderdelen onderscheiden.

3. Aan één of meer informanten kan informatie worden gevraagd die van nut kan zijn voor het te houden beoordelingsgesprek. Over het inschakelen van een informant wordt de medewerker of leidinggevende vooraf geïnformeerd.

1. In het afsprakengesprek stelt de medewerker samen met de leidinggevende jaarlijks resultaatafspraken vast over werk, opleiding en competentieontwikkeling van de medewerker.

2. De resultaatafspraken in het afsprakengesprek worden gemaakt tegen de achtergrond van de functie, de aanvullende taken voor bijvoorbeeld een project of klus, de competenties en de kernwaarden en kernkwaliteiten van de organisatie.

3. De medewerker is verantwoordelijk voor het realiseren van de gemaakte resultaatafspraken.

4. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de coaching en het beschikbaar stellen van faciliteiten bij het realiseren van resultaatafspraken.

5. De leidinggevende is verantwoordelijk voor dat er jaarlijks resultaatafspraken worden gemaakt.

6. De resultaatafspraken (en de eventuele bijstellingen hierop die zijn afgesproken in het voortgangsgesprek) over werk, te volgen opleidingen en professionele ontwikkeling (gedrag) zijn input voor de beoordeling.

1. Het voortgangsgesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker over de voortgang van de resultaatafspraken.

2. De leidinggevende en de medewerker gaan na of er bijstelling noodzakelijk is om de vastgelegde resultaatafspraken te realiseren.

3. In het voortgangsgesprek worden de volgende onderwerpen besproken:

• ·

  evaluatie en eventuele bijstelling van de resultaatafspraken;

• ·

  voortgang Persoonlijk Ontwikkelplan (POP);

• ·

  ontwikkeling in de huidige functie;

• ·

  evaluatie en waardering van de medewerker voor de coaching en beschikbaar stellen van faciliteiten door de leidinggevende;

• ·

  samenwerking in het team;

• ·

  werksfeer en werkomstandigheden;

• ·

  balans werk privé;

• ·

  duurzame inzetbaarheid (toekomst, loopbaan);

• ·

  vitaliteit, verminderde inzetbaarheid (verzuimverlof).

4. De gemaakte afspraken in het voortgangsgesprek worden betrokken bij het opstellen van de beoordeling.

5. Voortgangafspraken staan niet open voor bedenking/bezwaar/beroep.

1. De leidinggevende vermeldt de aanleiding voor de beoordeling op het formulier beoordelingsgesprek.

2. Het oordeel van de leidinggevende over de manier waarop de medewerker gedurende de beoordelingsperiode heeft gefunctioneerd wordt uitgedrukt in één van de volgende gradaties:

a. Onvoldoende (onder niveau): heeft de resultaatafspraken aantoonbaar niet in volle omvang en naar behoren gerealiseerd. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat zijn niet op het afgesproken niveau. Vertoont tekortkomingen en functioneert (ver)beneden het geheel aan eisen die zijn gesteld in de planningsafspraken.

b. Goed (op niveau): heeft de resultaatafspraken aantoonbaar in volle omvang en naar behoren gerealiseerd. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat zijn duidelijk op het afgesproken niveau. Het functioneren voldoet zonder meer duidelijk aan de eisen die zijn gesteld in de resultaatafspraken.

c. Uitstekend (boven niveau): heeft de resultaatafspraken aantoonbaar meer dan naar behoren gerealiseerd. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat liggen over de hele linie duidelijk (ver) uit boven de eisen die zijn gesteld in resultaatafspraken.

3. Voor elke resultaatafspraak geeft de leidinggevende één waardering (score), ondersteund door een motivering. De leidinggevende onderbouwt de motivering met concrete feiten (naar tijd, plaats, voorval, omstandigheden etc.).

4. De leidinggevende overweegt bij het opstellen van de conceptbeoordeling ook welke acties mogelijk zijn om het functioneren van de medewerker te beïnvloeden (gericht op inzetbaarheid, continuïteit, mobiliteit etc.).

5. De leidinggevende formuleert een slotconclusie. Daarin worden de afzonderlijke prestaties afgezet tegen de resultaatafspraken. De leidinggevende geeft in de slotconclusie van de conceptbeoordeling helder en ondubbelzinnig weer wat zijn/haar eindoordeel is over het functioneren van de medewerker en welke (rechtspositionele) gevolgen de beoordeling voor de medewerker heeft. De medewerker ontvangt minimaal één week voor het geplande beoordelingsgesprek een kopie van de conceptbeoordeling van de leidinggevende.

6. Tijdens het beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende de medewerker een toelichting op de inhoud en slotconclusie van de conceptbeoordeling. De leidinggevende geeft de medewerker de gelegenheid zijn/haar zienswijze over de inhoud van de beoordeling te geven. De leidinggevende kan naar aanleiding van de besproken argumenten de inhoud van de conceptbeoordeling wijzigen.

1. De medewerker kan binnen twee weken na de datum van het beoordelingsgesprek – ondanks de besproken argumenten - zijn schriftelijke bedenkingen over de beoordeling melden aan de leidinggevende en de naast hogere leidinggevende. De medewerker moet concreet aangeven waarom het oordeel over zijn/haar functioneren onjuist is.

2. De naast hogere leidinggevende nodigt binnen twee weken na ontvangst van de schriftelijke bedenkingen de medewerker en de leidinggevende uit voor een gesprek.

3. Als de naast hogere leidinggevende na het gesprek vindt dat de beoordeling niet volgens de bepalingen uit deze regeling tot stand is gekomen, dan wel als hij/zij twijfelt aan de inhoudelijke juistheid, moet de leidinggevende binnen twee weken na het gesprek over de schriftelijke bedenkingen een nieuw evaluatiegesprek plannen en de beoordeling daarin bespreken.

1. Als een medewerker in de slotconclusie/het eindoordeel van de beoordeling een onvoldoende (onder niveau) score haalt, stelt de leidinggevende in overleg met de medewerker – binnen een maand na het gesprek - een verbeterplan op.

2. De medewerker is verplicht aan het verbeterplan mee te werken.

3. In het plan staat onder andere:

a. de aanleiding om het verbeterplan op te stellen;

b. de rol en benodigde houding en gedrag van de medewerker om de gewenste verandering te bereiken;

c. afspraken over randvoorwaarden, scholing, coaching en zelfreflectie;

d. afspraken over voortgangsgesprekken en het volgen van verbeteringen;

e. de consequenties wanneer geen verbetering optreed.

4. De naast hogere leidinggevende krijgt het verbeterplan ter kennisname.

1. In die gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, neemt het college een beslissing in de geest van deze regeling.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling personeelsgesprekken en beoordelen gemeente Hoorn 2015.

3. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015.

4. Per deze datum komt het WEP instrument met betrekking tot Werk Evaluatie en Planning te vervallen.

5. Dit besluit wordt gepubliceerd op het Intranet van de gemeente Hoorn.

Aldus vastgesteld op 19 augustus 2014,

de secretaris,                    de burgemeester,

Bijlage 1 Regeling personeelsgesprekken