Regeling vervallen per 01-01-2018

Organisatiebesluit gemeente Druten

Geldend van 09-10-2014 t/m 31-12-2017 met terugwerkende kracht vanaf 01-10-2014

Intitulé

Organisatiebesluit gemeente Druten

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Druten;

gelet op artikel 103, lid 2 en artikel 160 eerste lid onder c van de Gemeentewet, alsmede het collegeadvies van 26 augustus 2014 inzake de bepaling van de structuur van de ambtelijke organisatie;

BESLUIT

vast te stellen het Organisatiebesluit gemeente Druten

Hoofdstuk 1 STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 1

  • 1 De ambtelijke organisatie bestaat uit de bij dit besluit gevoegde bijlage van het organogram van de organisatie. Toekomstige wijzigingen in het organogram worden door het college vastgesteld en aan dit besluit toegevoegd.

  • 2 Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris.

  • 3 Aan de in lid 1 genoemde organisatieonderdelen worden de hoofdtaken opgedragen, zoals deze zijn omschreven in het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde functieboek.

Hoofdstuk 2 MANAGEMENTSTRUCTUUR

Paragraaf 1 De gemeentesecretaris

Artikel 2 Algemeen

  • 1 De gemeentesecretaris handelt overeenkomstig hetgeen t.a.v. hem is bepaald in de Gemeentewet of in enig ander wettelijk voorschrift.

  • 2 De gemeentesecretaris vertegenwoordigt de gemeente in opdracht van het college van burgemeester en wethouders en draagt zorg voor een goede behartiging van het algemeen belang.

Artikel 3 Verhouding tot het college van B

  • 1 De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college van burgemeester en wethouders. Hij adviseert het college bij het nemen van besluiten en bevordert mede een goed functioneren van het college.

  • 2 De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede voorbereiding van de collegevergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

  • 3 De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de vastlegging van college besluiten.

  • 4 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de bewaking van procedures en afspraken tussen college en ambtelijke organisatie, alsmede voor een snelle en adequate afhandeling van vragen van het college aan de ambtelijke organisatie.

  • 5 De gemeentesecretaris bevordert dat besluiten van het college doelmatig en doeltreffend worden uitgevoerd.

Artikel 4 Verhouding tot de burgemeester

  • 1 De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de burgemeester ten aanzien van de aan hem opgedragen wettelijke taken. Hij adviseert de burgemeester bij het nemen van besluiten.

  • 2 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de bewaking van procedures en af-spraken tussen burgemeester en ambtelijke organisatie, alsmede voor een snelle en adequate afhandeling van vragen van de burgemeester aan de ambtelijke organisatie.

  • 3 De gemeentesecretaris bevordert dat besluiten van de burgemeester doelmatig en doeltreffend worden uitgevoerd.

Artikel 5 Verhouding tot de ambtelijke organisatie

  • 1 Onder verantwoordelijkheid van het college is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeel- en organisatiebeleid.

  • 2 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de noodzakelijke samenhang en bevordert de samenwerking tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

  • 3 Hij draagt zorg voor een doelmatig en doeltreffend proces van besluitvorming en uitvoering t.b.v. de bestuursorganen en de dienstverlening aan de burgers.

  • 4 De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid aanwijzingen te geven die van belang zijn voor een doelmatig en doeltreffend functioneren van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6 Verhouding tot de ondernemingsraad

De gemeentesecretaris is, als bestuurder in de zin van de WOR, de overlegpartner van de ondernemingsraad van de gemeente Druten.

Artikel 7 Verantwoording

De gemeentesecretaris legt door middel van een schriftelijk verslag omtrent zijn taken tenminste tweemaal per jaar verantwoording af aan het college.

Paragraaf 2 De managers

Artikel 8 Verhouding tot de teams

  • 1 Met inachtneming van het bepaald in artikel 5 heeft de manager de leiding over de onder hem ressorterende teams.

  • 2 De manager van de onder hem vallende teams is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de onder hem vallende teams, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de advisering aan het gemeentebestuur.

  • 3 De manager ziet toe op een goede taakverdeling tussen de medewerkers.

  • 4 De manager ziet toe op een goede communicatie van, naar en binnen de onder hem vallende teams.

  • 5 De manager ziet toe op een goed functionerend overleg van, naar en binnen de onder hem vallende teams.

  • 6 De manager heeft de zorg voor het personeel van de onder hem vallende teams en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om medewerkers te stimuleren, te instrueren en zo nodig te corrigeren, alsmede om met de medewerkers van de onder hem vallende teams gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Tevens houdt hij beoordelingsgesprekken, binnen de door het college hiervoor gestelde regels. 

Artikel 9 Vervanging

De manager wordt bij afwezigheid vervangen door een collega manager, aangewezen door de gemeentesecretaris. Dit is geregeld in de mandaatregeling.

Paragraaf 3 Het managementteam

Artikel 10 Taken managementteam

  • 1 Het managementteam staat onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris. Deelnemers zijn de controller, de managers en afhankelijk van het onderwerp de personeelsadviseurs.

  • 2 Het managementteam heeft een voorwaardenscheppende rol, tot uiting komende in de volgende taken:

    -  formulering en toewijzing van de uit het beleid af te leiden werkzaamheden;

    -  centrale coördinatie en centrale bewaking van de voortgang van het opstellen of bijstellen van het beleid;

    -  het aanwijzen van een primaathouder bij gemeentebrede overstijgende vraagstukken;

    -  het adviseren over het te voeren functionele beleid (financiën, personeel, orga¬nisatie, informatisering, e.d.);

    -  het aanwijzen van coördinatoren van werk- of projectgroepen wanneer zich tijdelijke en multidisciplinaire vraagstukken voordoen.

Paragraaf 4 De teamontwikkelaar

Artikel 11 Verhouding tot het team

Teamontwikkelaar is geen permanente functie. Het is een rol die tijd- en vraagafhankelijk bij elke medewerker kan liggen.

1. De teamontwikkelaar is samen met het team verantwoordelijk voor het organiseren van het inhoudelijke overleg met bestuurders.

2. De teamontwikkelaar is samen met het team verantwoordelijk voor het organiseren van een systeem van inhoudelijke sparring-partners voor medewerkers.

3. De teamontwikkelaar is samen met het team verantwoordelijk voor het maken van uitvoeringsplanningen binnen het team.

4. De teamontwikkelaar is verantwoordelijk voor het aanjagen van de permanente verdere ontwikkeling van (de werkzaamheden van) het team.

Hoofdstuk 3 COMMUNICATIE EN OVERLEGSTRUCTUUR

Artikel 12 Overlegstructuur

Er zijn de volgende gestructureerde vormen van overleg:

a. portefeuillehouderoverleg

b. managementteamoverleg

c. teamoverleg

d. overleg secretaris - manager

e. overleg manager – teamontwikkelaar

f. overleg manager en/of teamontwikkelaar – medewerker

ad a. Het portefeuillehouderoverleg is een regelmatig terugkerend en gepland overleg tussen portefeuillehouder en medewerkers.

ad b. Het managementteamoverleg is het overleg binnen het managementteam zoals bedoeld in artikel 10.

ad c. Teamoverleg is het overleg tussen de medewerkers van een team. Dit overleg richt zich met name op de inhoudelijke afstemming van zaken en de voortgang van de werkzaamheden.

ad d. Tussen gemeentesecretaris en de manager vindt planmatig en gestructureerd overleg plaats, waarin met name de voortgang van de permanente ontwikkeling van de organisatie.

ad f. Tussen manager en teamontwikkelaar vindt planmatig en gestructureerd overleg plaats, waarin met name de permanente ontwikkeling van het team aan de orde komt.

ad g. Het overleg tussen manager en/of teamontwikkelaar en individuele medewerker krijgt vorm door functionerings- en beoordelingsgesprekken en de spontane gesprekken.

Hoofdstuk 4 MANDAAT, VOLMACHT EN MACHTIGING

Artikel 13 Aanwijzing/bevoegdheid

  • 1 Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën van zaken de gemeentesecretaris, manager of een andere door burgemeester en wethouders of de burgemeester aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen, voor zover de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen niet verzet.

  • 2 De besluiten tot het verlenen van de in lid 1 bedoelde bevoegdheid worden in een afzonderlijke regeling/besluit vastgelegd.

Hoofdstuk 5 FINANCIEEL MANAGEMENT

Artikel 14 Financiële verordeningen

  • 1 Op grond van de artikel 212 en 213 van de Gemeentewet worden in een afzonderlijke verordening in elk geval de volgende aangelegenheden geregeld:

    a. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de organisatie van planning en control;

    b. de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de beheerder gemeente-financiën, de administrateurs, de kassier en subkassiers en de deurwaarder;

    c. de administratief-organisatorische voorschriften;

    d. het beheer van de geldmiddelen;

    e. het betalingsverkeer;

    f.  de gemeentebegroting en -rekening;

    g. de budget- en kredietbewaking;

    h. de controle op de financiële administratie, de bedrijfsadministratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen.

  • 2 Burgemeester en wethouders geven ten aanzien van de in het vorige lid bedoeld besluit nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor de functionarissen, belast met financiële zaken.

Hoofdstuk 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 15 Onvoorziene gevallen

In gevallen, waarin dit besluit niet voorziet, wordt door het college van burgemeester en wethouders een regeling getroffen.

Artikel 16 Citeertitel en inwerkingtreding

  • 1 Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit gemeente Druten" en treedt in werking daags na bekendmaking conform artikel 142 van de Gemeentewet met ingang van 1 oktober 2014.

  • 2 Met ingang van de datum als bedoeld in het eerste lid, zal de Organisatieverordening gemeente Druten 1999, door de gemeenteraad worden ingetrokken.

  • 3 Dit organisatiebesluit doet alle eerdere besluiten aangaande de organisatiestructuur vervallen.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van de gemeente Druten op 25 september 2014.
Het college voornoemd,
de secretaris,                                de voorzitter
 
H.G.A.M. Cornelissen MSM (l.s.)  drs. L.J.E.M. van Riswijk
 

Toelichting 1 Organisatiestructuur

Bekijk het organogram van de gemeente Druten