Gemeenschappelijke Regeling MER

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    De Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen.

  • b.

    Deelnemende gemeenten: De gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen.

  • c.

    De regeling: Gemeenschappelijke Regeling MER.

  • d.

    Taakvelden: De gemeentelijke back office dienstverlening en de bedrijfsvoering.

  • e.

    Gemeenschappelijke Regeling MER: Het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van deze regeling.

Artikel 2 Openbaar lichaam

• 1. Er is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, eerste lid van de Wet, met de naam Gemeenschappelijke Regeling MER.

• 2. Het openbaar lichaam is gevestigd te Echt.

Artikel 3 Belangen en uitgangspunten/kaders

• 1. Gemeenschappelijke Regeling MER behartigt de gemeenschappelijke en afzonderlijke belangen van de deelnemende gemeenten op back office dienstverlening en de bedrijfsvoering. De deelnemende gemeenten werken daarbij vooralsnog samen op het gebied van Omgevingsrecht, Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en bijzondere wetgeving. De gemeenten hebben de intentie om de samenwerking naar meer terreinen uit te breiden.

• 2. Bij de behartiging van de belangen uit het voorgaande lid handelt Gemeenschappelijke Regeling MER volgens de uitgangspunten en kaders zoals vastgesteld in het door de drie colleges afgesloten “Convenant samenwerking gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen” van 12 juli 2011.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

• 1. Gemeenschappelijke regeling MER verricht alle uitvoerende taken en verzorgt ofondersteunt het operationeel beleid van Gemeenschappelijke regeling MER en/of de deelnemende gemeenten op de taakvelden back office dienstverlening en bedrijfsvoering. Ter uitvoering hiervan zijn de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten bevoegd om taken en bevoegdheden over te dragen aan Gemeenschappelijke regeling MER.

• 2. Voorts is Gemeenschappelijke regeling MER belast met:

  • a.

    Het opstellen van verweerschriften tegen bezwaar- en beroepschriften. Het beslissen op bezwaarschriften voor zover het betrekking heeft op het werkgebied van Gemeenschappelijke regeling MER vindt plaats door de afzonderlijke colleges van de deelnemende gemeenten.

  • b.

    Afhandeling van klachten voor zover deze betrekking hebben op Gemeenschappelijke regeling MER.

  • c.

    Registratie, afhandeling, voortgangsbewaking en archivering ten aanzien van (digitale)aanvragen, verzoeken, correspondentie en overige post ten aanzien van de werkzaamheden voortvloeiende uit de taken en bevoegdheden.

• 3. Gemeenschappelijke regeling MER draagt zorg en is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de taken genoemd onder het eerste en tweede lid en doet daartoe voorstellen aan de colleges of als de gemeenteraden de beslissingsbevoegdheid hebben, via de colleges aan de gemeenteraden.

• 4. De specificatie en wijze van uitvoering van de taken en bevoegdheden als genoemd in het eerste lid en de daaraan verbonden kosten per deelnemer worden in 'Jaarwerkplannen', ex artikel 18 van deze regeling, tussen ieder van de deelnemers en het Algemeen Bestuur van Gemeenschappelijke regeling MER vastgelegd in een (deel)overeenkomst van opdracht.

• 5. Het Algemeen Bestuur kan besluiten dat Gemeenschappelijke Regeling MER, bij samenwerkingsovereenkomst en onder door hem te stellen voorwaarden, één van de in het eerste lid genoemde taken verricht ten behoeve van andere instanties of van buiten het verzorgingsgebied van deze regeling gelegen gemeenten die daartoe een verzoek doen.

Artikel 5 Samenstelling

• 1. Het Algemeen Bestuur bestaat uit de 3 colleges van de deelnemende gemeenten (maximaal 19 leden), maximaal 7 leden per deelnemende gemeente, waaronder de voorzitter.

• 2. Het lidmaatschap van het Algemeen Bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college afloopt.

• 3. Het lidmaatschap eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van het college waaruit het lid is aangewezen.

• 4. Indien tussentijds een zetel van een lid van het Algemeen Bestuur vacant komt, wijst het college van de betreffende gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw collegelid aan.

• 5. Bij het bestaan van een vacature blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 6 Werkwijze

• 1. Het Algemeen Bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht of als de meerderheid van de deelnemende gemeenten in het Algemeen Bestuur daarom vragen onder schriftelijke opgave van de te behandelen onderwerpen.

• 2. In het Algemeen Bestuur heeft elke deelnemende gemeente één stem.

• 3. Het Algemeen Bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast.

Artikel 7 Taken en bevoegdheden

• 1. Alle taken en bevoegdheden die in het kader van deze regeling niet zijn opgedragen aan het Dagelijks Bestuur, behoren aan het Algemeen Bestuur.

• 2. Tot de taken en bevoegdheden van het Algemeen Bestuur, als bedoeld in het eerste lid, behoren in ieder geval:

  • a.

    Het aanwijzen en zo nodig ontslaan van de leden van het Dagelijks Bestuur.

  • b.

    Het instellen van een commissie.

  • c.

    Het besluiten over zaken waarin het Dagelijks Bestuur niet eensgezind is.

  • d.

    Het vaststellen van het jaarwerkplan.

  • e.

    Het vaststellen van de begroting.

  • f.

    Het vaststellen van de jaarrekening.

Artikel 8 Samenstelling

• 1. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit drie leden, één lid per gemeente, waaronder de voorzitter.

• 2. De leden van het Algemeen Bestuur wijzen uit hun midden één lid per en uit een deelnemende gemeente aan om zitting te nemen in het Dagelijks Bestuur.

• 3. Bij afwezigheid kan een lid van het Dagelijks Bestuur worden vervangen door een ander lid van het Algemeen Bestuur van dezelfde deelnemende gemeente.

• 4. Het lidmaatschap van het Dagelijks Bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college afloopt.

• 5. De leden van het Dagelijks Bestuur blijven na het verstrijken van de in het vierde lid bedoelde termijn hun functie waarnemen tot het tijdstip dat de nieuwe leden zijn aangewezen.

• 6. Het lidmaatschap eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van het college waaruit het lid is aangewezen.

• 7. Bij het bestaan van een vacature blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 9 Werkwijze

• 1. Het Dagelijks Bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een ander lid van het Dagelijks Bestuur dit nodig acht, zulks onder opgave van de te behandelen onderwerpen.

• 2. Het Dagelijks Bestuur besluit bij consensus. Indien wordt geconstateerd dat geen consensus mogelijk is besluit het Dagelijks Bestuur in een volgende vergadering bij meerderheid van stemmen.

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden opdragen aan een of meer leden van dat bestuur.

• 4. De opgedragen bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur uitgeoefend.

• 5. Het Dagelijks Bestuur kan te dien aanzien alle aanwijzingen geven die het nodig acht.

• 6. Het Dagelijks Bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast.

Artikel 11 Aanwijzing, taken en bevoegdheden

• 1. De voorzitter van het Algemeen Bestuur is ook voorzitter van het Dagelijks Bestuur.

• 2. De voorzitter wordt door het Algemeen Bestuur aangewezen uit de leden van het Dagelijks Bestuur.

• 3. Bij verhindering van de voorzitter wordt deze vervangen door een ander lid van het Dagelijks Bestuur aan te wijzen door het Algemeen Bestuur.

• 4. De voorzitter tekent de stukken die van het Algemeen Bestuur of het Dagelijks Bestuur uitgaan, tenzij hij het tekenen van bepaalde stukken aan andere personen heeft opgedragen.

• 5. De voorzitter vertegenwoordigt Gemeenschappelijke Regeling MER in en buiten rechte. De voorzitter kan de vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen gemachtigde.

Artikel 12 Naar de gemeenten

• 1. Het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur verstrekken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen acht weken, schriftelijk aan de raden van de deelnemende gemeenten de door hen, of de door een of meer van hun leden, gevraagde inlichtingen, in aanmerking genomen de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

• 2. Het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur geven daarnaast aan de raden en colleges ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur gevoerde beleid nodig is.

• 3. Een lid van het Algemeen Bestuur verschaft de raad van de gemeente waar dat lid als zodanig functioneert alle inlichtingen die door die raad, een of meer leden daarvan, of door het college worden verlangd.

• 4. Een lid van het Algemeen Bestuur is aan de raad, een of meer leden daarvan, en het college van de gemeente waar dat lid functioneert verantwoording verschuldigd voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

Artikel 13 Interne verantwoording

• 1. De leden van het Dagelijks Bestuur, zijn samen en ieder afzonderlijk, aan het Algemeen Bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur.

• 2. De leden van het Dagelijks Bestuur geven gevraagd en ongevraagd aan het Algemeen Bestuur of aan een of meer leden daarvan alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het Dagelijks Bestuur te voeren en gevoerde bestuur nodig is.

• 3. Een lid van het Dagelijks Bestuur kan door het Algemeen Bestuur worden ontslagen, als dit lid niet meer het vertrouwen van het Algemeen Bestuur bezit.

• 4. De leden 1 tot en met 3 zijn van overeenkomstige toepassing op de voorzitter.

Artikel 14 Personeel

• 1. Bij Gemeenschappelijke Regeling MER kan personeel werkzaam zijn voor de uitvoering van de aan Gemeenschappelijke Regeling MER opgedragen taken.

• 2. Op het personeel is de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor het gemeentepersoneel, te weten de CAR/UWO, van toepassing.

• 3. Naast het bepaalde in het tweede lid kan het Dagelijks Bestuur een aanvullende rechtspositieregeling vaststellen.

Artikel 15 Directie

• 1. Aan het hoofd van de werkorganisatie Gemeenschappelijke Regeling MER staat een directie die bestaat uit de 3 gemeentesecretarissen/algemeen directeuren van de deelnemende gemeenten.

• 2. De directie staat het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur, de voorzitter en de door het bestuur ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 3. De directie kan de uitoefening van een of meer van zijn taken opdragen aan een van de gemeentesecretarissen/algemeen directeuren.

• 4. De directie zorgt voor een organisatiemodel dat ter besluitvorming aan het Dagelijks Bestuur wordt voorgelegd.

• 5. De directie ondertekent mede alle stukken die van het Algemeen en Dagelijks Bestuur uitgaan.

Artikel 16 Archief

• 1. Het Dagelijks Bestuur is belast met de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van Gemeenschappelijke Regeling MER overeenkomstig een door het Algemeen Bestuur met inachtneming van artikel 41, lid 2 van de Archiefwet vast te stellen regeling.

• 2. De directie is belast met de bewaring van de archiefbescheiden als bedoeld in het vorige lid overeenkomstig de door het Dagelijks Bestuur vast te stellen nadere regels.

• 3. Bij opheffing van de regeling worden de archiefbescheiden geplaatst in een door het Dagelijks Bestuur aan te wijzen archiefbewaarplaats.

Artikel 17 Financiën algemeen

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt de nodige voorschriften vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het geldelijk beheer van Gemeenschappelijke Regeling MER.

• 2. Met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de controle zijn de artikelen 212 tot en met 215 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 3. De begroting, jaarrekening en jaarverslag dienen te voldoen aan het bepaalde in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 18 Jaarwerkplan

• 1. Het Dagelijks Bestuur bereidt ten behoeve van het Algemeen Bestuur jaarlijks voor 1 maart een concept jaarwerkplan voor, waarin voorstellen over de bedrijfsvoering per taakveld als aangegeven in artikel 1 onder d zijn opgenomen. Het jaarwerkplan bevat tevens een op de toekomst gericht meerjarenplan.

• 2. Het Dagelijks Bestuur legt het concept jaarwerkplan ter informatie voor aan de deelnemende raden en colleges in het jaar voorafgaande aan het betreffende uitvoeringsjaar.

• 3. De deelnemende raden reageren voor 1 juni op het concept jaarwerkplan.

• 4. Het Algemeen Bestuur stelt het jaarwerkplan voorafgaand aan het jaar waarvoor het plan geldt uiterlijk op 15 juni vast en stuurt het door aan de colleges.

• 5. Het vaststellen van een jaarwerkplan maakt onderdeel uit van de begrotingsprocedure zoals genoemd in artikel 19 en verder van deze regeling en leidt tot een juridische overeenkomst van opdracht tussen de individuele deelnemende gemeenten en Gemeenschappelijke Regeling MER.

Artikel 19 Begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting op voor het volgende kalenderjaar en zendt deze, voorzien van een toelichting, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De ontwerpbegroting is gebaseerd op jaarwerkplannen die de deelnemende gemeenten met Gemeenschappelijke Regeling MER afspreken. De ontwerpbegroting bevat tevens een meerjarenraming. Het bepaalde in artikel 190, eerste lid, van de Gemeentewet is van toepassing.

• 2. De raden van de deelnemende gemeenten geven het Dagelijks Bestuur voor 1 juni hun zienswijze over de ontwerpbegroting.

• 3. Het Dagelijks Bestuur zendt zo spoedig mogelijk na 1 juni doch uiterlijk 15 juni de opmerkingen van de raden en eventueel een nota van wijzingen aan het Algemeen Bestuur.

• 4. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting voor 10 juli vast en zendt terstond afschriften aan de gemeenten.

• 5. Het Dagelijks Bestuur zendt de begroting in ieder geval voor 15 juli aan gedeputeerde staten.

• 6. Artikel 186 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

• 7. De inkomsten van Gemeenschappelijke regeling MER bestaan uit de door de deelnemende gemeenten te betalen vergoeding voor de uitvoering van de basistaken van Gemeenschappelijke regeling MER en uit de vergoeding voor de uitvoering van de aanvullende dienstverlening.

• 8. Het Algemeen Bestuur stelt een reglement op dat aangeeft hoe de kosten voor het leveren van basistaken in rekening worden gebracht.

• 9. Voor zover de kosten voor de aanvullende dienstverlening nog niet in rekening zijn gebracht via de systematiek van dit hoofdstuk, worden deze rechtstreeks in rekening gebracht bij die gemeente waarvoor de aanvullende dienstverlening is verricht.

• 10. Het bepaalde in dit artikel is voor wat betreft de procedurele gang van zaken van overeenkomstige toepassing op de besluiten tot wijziging van de begroting.

Artikel 20 Jaarrekening

• 1. Het Dagelijks Bestuur legt over elk kalenderjaar verantwoording af over de inkomsten en uitgaven onder overlegging van de daarbij behorende bescheiden.

• 2. Het Dagelijks Bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar het getrouwe beeld van de baten en lasten en van een onderzoek naar de rechtmatigheid daarvan, ingesteld door een door het Algemeen Bestuur ingestelde deskundige overeenkomstig artikel 213 van de Gemeentewet

• 3. Het Algemeen Bestuur stelt de jaarrekening van het voorafgaande jaar voor 10 juli vast. Het Dagelijks Bestuur stuurt deze jaarrekening in ieder geval voor 15 juli aan gedeputeerde staten. Van de vaststelling doet het Dagelijks Bestuur ook direct mededeling aan de raden van de gemeenten.

• 4. De vaststelling van de jaarrekening verleent aan het Dagelijks Bestuur décharge, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden.

• 5. In de jaarrekening wordt voor elk van de deelnemende gemeenten het bedrag opgenomen dat voor rekening van de desbetreffende gemeente komt, onder verrekening van vergoedingen van eventuele diensten, die gemeenten aan Gemeenschappelijke Regeling MER heeft geleverd.

• 6. Artikel 186 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 21 Batig en nadelig saldo

• 1. Het Algemeen Bestuur beslist of een batig saldo van de begroting of jaarrekening:

  • a.

    niet meer dan in het uiterste geval noodzakelijk voor Gemeenschappelijke Regeling MER zal worden toegevoegd aan reserves; en/of

  • b.

    geheel of gedeeltelijk aan de deelnemers zal worden uitgekeerd.

• 2. Het Algemeen Bestuur beslist of een nadelig saldo van de begroting of jaarrekening:

  • a.

    geheel of gedeeltelijk ten laste van het volgende dienstjaar zal worden gebracht; en/of

  • b.

    geheel of gedeeltelijk ten laste van bestaande reserves zal worden gebracht; en/of

  • c.

    geheel of gedeeltelijk ten laste van de deelnemers zal worden gebracht.

Artikel 22 Financiering

• 1. Voorschotten voor de dienstverlening van het basispakket worden voor de aanvang van elk kwartaal door Gemeenschappelijke Regeling MER aan de gemeenten gefactureerd. De basis hiervoor vormt de begroting van het betreffende jaar.

• 2. Facturering van de aanvullende dienstverlening geschiedt achteraf per kwartaal.

• 3. De deelnemers zullen er steeds voor zorgdragen dat Gemeenschappelijke Regeling MER over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

• 4. Indien het Algemeen Bestuur blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, doet het onverwijld aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 Gemeentewet.

Artikel 23 Toetreding

• 1. Toetreding door andere gemeenten vindt plaats indien alle deelnemende gemeenten in het Algemeen Bestuur daarmee instemmen, na verkregen toestemming van de raden.

• 2. Het Algemeen Bestuur regelt de gevolgen van toetreding.

• 3. Aan de toetreding kunnen door de deelnemende gemeenten voorwaarden worden verbonden.

Artikel 24 Uittreding

• 1. Een deelnemende gemeente kan tot uittreding besluiten.

• 2. De uittreding kan slechts plaatsvinden met ingang van de eerste januari van een jaar. Hierbij wordt een opzegperiode van drie jaar in acht genomen.

• 3. Het Algemeen Bestuur regelt de financiële en andere gevolgen van de uittreding.

Artikel 25 Wijziging

• 1. De regeling inclusief taken en bevoegdheden kan worden uitgebreid/gewijzigd indien de meerderheid van de deelnemende gemeenten in het Algemeen Bestuur daarmee instemmen, na verkregen toestemming van alle raden.

• 3. De bij de wet voorgeschreven toezending van de wijziging aan gedeputeerde staten, geschiedt door het Dagelijks Bestuur.

Artikel 26 Liquidatie

• 1. De regeling kan worden opgeheven bij een unaniem besluit van de colleges van de deelnemende gemeenten, na verkregen toestemming van de raden.

• 2. In geval van opheffing stelt het Algemeen Bestuur een liquidatieplan vast, de colleges van de deelnemende gemeenten gehoord.

• 3. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.

• 4. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen van de opheffing voor het personeel.

• 5. Het Dagelijks Bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

• 6. De organen van de regeling blijven ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

Artikel 27 Inwerkingtreding en duur

• 1. De regeling treedt met ingang van 15 oktober 2012 in werking en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 2. Het college van Echt-Susteren draagt zorg voor de in artikel 26 van de Wet bedoelde inzending van de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Limburg.