Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014

Ondertekening

Hoofdstuk Bijlagen

Paragraaf

Artikel

Overheidsarchief

Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering bij de overheid is een voorwaarde om alle andere taken goed te kun­nen uitoefenen. De overheidsarchieven vormen de basis van de rechtstaat, want rechten en plichten van overheid en burgers tegenover elkaar liggen daarin vast. Een goed beheer van de overheidsarchieven is daarom een maatstaf voor de integriteit van het bestuur.

Om dit te waarborgen is er de Archiefwet 1995. Daarin is vastgelegd dat alle overheidsinstellingen (waaronder de waterschappen) verplicht zijn hun archiefbescheiden (lees informatie in welke vorm dan ook) in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (artikel 3). Als de informatie die de overheid heeft gebruikt bij haar werk twintig jaar oud is, moet hij vrij beschikbaar worden gesteld aan iedere belangstellende burger. Dat gebeurt door overbrenging van het archief naar een openbare archiefbewaarplaats. De burger kan zo achteraf controleren wat de overheid heeft gedaan.

Hoe zit de Archiefwet in elkaar?

De Archiefwet maakt een onderscheid tussen ‘zorg’ voor en ‘beheer’ van archiefstukken/informatie. ’Zorg’ houdt in de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het kunnen uitvoeren van een efficiënt en effectief beheer, zoals voldoende en geschikte huisvesting/opslagruimte voor het archief (papier of digitaal), voldoende en deskundig personeel en het vaststellen van beheersvoorschriften. Dit betekent vooral ook het beschikbaar stellen van voldoende financiële middelen. De zorg voor het archief berust bij het dagelijks bestuur van de overheidsorganisatie, bij een waterschap bij dijkgraaf en heemraden.

Het beheer van de informatie die nog in gebruik is bij de organisatie zelf, wordt uitgevoerd onder de ambtelijke verantwoordelijkheid van de beheerder, de secretaris of een andere (hoge) ambtenaar die daartoe is aangewezen door het dagelijks bestuur. In de praktijk wordt dit werk gedaan door de afdeling of het team Documentaire Informatievoorziening (DIV).

De wet gaat ervan uit dat het beheer wordt opgedragen aan een archivaris, als de informatie is overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. De archivaris moet gekwalificeerd zijn voor dit werk. Om zeker te stellen dat de informatie bij overbrenging naar de openbare archiefbewaarplaats ook bruikbaar is voor de burger, is de archivaris tevens belast met het toezicht op het beheer van de nog bij de organisatie zelf berustende informatie. Om dit toezicht onafhankelijk te kunnen

uitoefenen kent de wet een bijzondere positie toe aan de archivaris. Hij wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het Algemeen bestuur. De benoeming van een archivaris is wenselijk, maar niet verplicht.

Het Archiefconvenant

Minister Bussemaker (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben in 2012 afspraken gemaakt om het archief van de overheid toegankelijker en duurzamer te maken. Voor burgers betekent dit dat overheidsinformatie beter vindbaar is en sneller openbaar wordt. Tevens wordt de historische archief­informatie beter toegankelijk via een landelijke portal. De afspraken zijn vastgelegd in het Archiefconvenant 2012-2016. Ook de waterschappen nemen hieraan deel.

Wat doet de archivaris?

De taak van de archivaris is tweeledig:

• 1.

  Hij/zij verzorgt de informatievoorziening voor de eigen organisatie en voor iedere belangstellende burger vanuit het door hem beheerde openbare archief. Juist bij waterschappen blijft oudere informatie vaak nog lang belangrijk voor de organisatie (denk aan langlopende vergunningen)[i][1].

• 2.

  Hij/zij houdt toezicht op de vorming en het beheer van de dynamische en semistatische informatie die nog in dagelijks gebruik is bij de organisatie zelf, om zoveel mogelijk zeker te stellen dat die informatie later bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats direct bruikbaar zal zijn, zoals de wet dat voorschrijft.

De archivaris streeft ernaar om de wettelijk vereiste bruikbaarheid en toegankelijkheid van de onder zijn beheer vallende informatie zo groot mogelijk te maken. Daarvoor is een uitgebreide kennis van de archieven en van de organisaties die ze gevormd hebben, noodzakelijk. Er gaat dus veel voorstudie aan vooraf. Oudere papieren archieven werden vroeger geordend en beschreven in een inventaris, waarmee de archiefstukken op een systematische manier konden worden opgezocht. In het digitale tijdperk gaat het opzoeken van de stukken echter op een andere manier, voornamelijk door het zoeken met trefwoorden in een database op de website van de archiefdienst. Oudere inventarissen bevatten echter weinig trefwoorden. Bij het beschikbaar komen van nieuwe digitale zoektechnieken moet informatie daarom soms opnieuw geordend worden om met die technieken te kunnen worden gebruikt. Bij uitgebreid onderzoek door een archiefgebruiker is meestal persoonlijke hulp van de archivaris nodig om zeker te zijn dat alle relevante informatie boven water komt.

Daarnaast zorgt de archivaris voor de materiële conservering van archiefstukken. Hij beoordeelt of en wanneer een stuk gerestaureerd moet worden om de houdbaarheid op lange termijn zeker te stellen. Ook ziet hij toe op de juiste verpakking en berging van de stukken om ze in goede staat te kunnen bewaren.

Om het gebruik en de toegankelijkheid van de archieven te vergroten kan de archivaris zijn kennis benutten voor het schrijven van publicaties en het geven van lezingen of presentaties. Dit vergroot de herkenbaarheid van de archiefvormende instelling bij een publiek dat anders niet zo gemakkelijk wordt bereikt.

Digitale Archivering

Digitale archivering staat nog in de kinderschoenen. Fouten die daarbij gemaakt worden, zijn veel lastiger achteraf op te sporen dan bij papieren archief. Het is van cruciaal belang dat de digitale archiefstukken direct bij hun vorming de noodzakelijke en juiste metadata meekrijgen, die nodig zijn om ze te kunnen terugvinden. In tegenstelling tot wat algemeen gedacht wordt, is dit meer werk dan bij analoge archiefvorming op papier.

Bovendien vraagt het meer kennis van en inzicht in de werking van de organisatie. DIV-medewerkers hebben daarvoor meer competenties nodig dan zij nu veelal bezitten. Zij moeten daarvoor worden opgeleid. Om de eenvormigheid van de digitale archiefvorming veilig te stellen kan dit werk niet volledig worden overgelaten aan de medewerkers die zelf stukken vormen, want zij missen de nodige competenties helemaal.

Hoewel de aanstelling van een archivaris niet wettelijk verplicht is, is een aan de wettelijke eisen voldoend archief/informatiebeheer dat wel. Voor een waterschap wordt dit achteraf getoetst door de algemene toezichthouder, de provincie. Verwaarlozing van de archiefzorg wordt aangemerkt als taakverwaarlozing, juist omdat goedwerkende en transparante overheidsarchieven zo belangrijk zijn voor de rechtstaat. Maar zo’n sanctie komt pas als het kwaad al is geschied. Archieven zijn de neerslag van het handelen van degenen die ze vormen en de spiegel van de integriteit waarmee zij handelen. Een onbetrouwbaar en slecht toegankelijk archief roept vragen op over de integriteit van de organisatie die dat archief vormt. De praktijk leert ook dat een goed en volledig archief meer geld oplevert dan dat het kost. Voor goed archief/informatiebeheer is de aanwezigheid binnen de organisatie van de vereiste vakkennis noodzakelijk.

Bijlage 2: De Archieven

Waterschap Vallei en Veluwe draagt zorg voor verschillende archieven. Dit zijn de overgebrachte archieven van Vallei & Eem en die van Veluwe (statische archief). Daarnaast zijn er nog sporadisch geraadpleegde archieven (semi-statisch) van Vallei & Eem en Veluwe in het pand aan de Steenbokstraat. Ook het dynamische archief van de nieuwe organisatie Vallei en Veluwe bevindt zich in het pand aan de Steenbokstraat.

De bestaande toestand van de overgebrachte archieven van Vallei en Veluwe

• 1.

  De archieven van voormalig waterschap Vallei & Eem

Het beheer van de oude archieven van waterschap Vallei & Eem is sinds dertig jaar verzorgd door een archivaris. De archieven zelf zijn ondergebracht in de archiefbewaarplaats van Archief Eemland in Amersfoort. De meeste archieven zijn geordend en beschreven en de inventarissen zijn te raadplegen op de website van het Archief. Wel zou aan de kwaliteit van de (oudere) inventarissen nog veel te verbeteren zijn, maar in het algemeen vinden gebruikers, al dan niet met hulp van de archivaris, wat zij zoeken. Een aandachtstrekker op de website is de kaartencollectie. Ruim 2000 oude kaarten zijn gedigitaliseerd en kunnen op schermgrootte door bezoekers worden bekeken. Ruim 1500 daarvan zijn waterschapskaarten. Belangstellenden kunnen reproducties bestellen. De archiefdienst streeft ernaar om met moderne digitale middelen zoals apps de belangstelling voor geschiedenis en natuurlijk met name voor het archiefgebruik, te stimuleren. De waterschapsarchieven profiteren daarvan mee.

• 1.

  De archieven van voormalig waterschap Veluwe

Waterschap Veluwe heeft de functie van archivaris niet gehad en deze rol bij de gemeentearchivaris van de gemeente Apeldoorn belegd. In de praktijk werd deze rol (te) summier ingevuld. Deze oude archieven zijn geïnventariseerd. Zij berusten voor het grootste deel bij CODA Apeldoorn, een museum waar ook het gemeentearchief van Apeldoorn bij is aangesloten. Volgens het contract worden zij daar alleen bewaard, niet beheerd. Dat wil zeggen dat bij het terug vinden van relevante stukken er geen assistentie verleend kan worden door medewerkers van CODA. Er is geen inhoudelijke kennis over de waterschapsarchieven aanwezig. De inventarissen zijn na aandringen van de archivaris pas sinds kort te raadplegen op de website van CODA. De waterschapsarchieven blijken moeilijk te vinden. Een klein deel van de oudere archieven is in bewaring gegeven aan het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. In de praktijk worden deze archieven met enige regelmaat door waterschapsmedewerkers geraadpleegd. Voor het publiek zijn deze archieven echter zeer slecht toegankelijk.

De bestaande toestand van de dynamische en semi-statische archieven van Vallei en Veluwe

Het Waterschap Vallei en Veluwe beheert in eigen huis ook dynamische (frequent geraadpleegd) en semi-statische (minder frequent geraadpleegd) archieven.

• 1.

  De archieven van voormalig waterschap Vallei & Eem

Hoewel de organisatie enige jaren geleden digitaal is gaan werken, is voor de archiefvorming papier leidend gebleven. Het archief bestaat dus uit papieren dossiers die via een inventaris toegankelijk zijn. Het tekeningenarchief is grotendeels gedigitaliseerd zonder dat duidelijk is of daar een betrouwbare toegang voor bestaat. Maar de papieren tekeningen zijn formeel gezien de archiefstukken. Deze moeten nog beter worden beschreven.

• 1.

  De archieven van voormalig waterschap Veluwe

De organisatie van waterschap Veluwe is in 2004/2005 digitaal gaan werken zonder voldoende maatregelen te nemen om de archiefvorming veilig te stellen. Als gevolg daarvan is het archief nu ‘hybride’, d.w.z. dat onduidelijk is welke archiefstukken op papier bestaan en welke digitaal zijn en welke misschien in beide vormen aanwezig zijn. Ook hier is papier leidend gebleven, want er is geen machtiging gevraagd aan Gedeputeerde Staten van Gelderland om digitaal te mogen archiveren. Er zijn echter vanaf 2005 geen fysieke dossiers meer gevormd, maar de op papier afgedrukte stukken zijn in een numerieke serie opgeborgen. Zij zijn destijds opgeslagen in het postregistratieprogramma Docbase, dat (mede door de gekozen inrichting) minder geschikt is voor digitale archivering. Inmiddels zijn de bestanden geconverteerd naar het huidig in gebruik zijnde Document Management Systeem Verseon. Daarmee zijn wel de individuele stukken terug te vinden, maar niet de onderlinge verbanden.

Om aan de eisen van de Archiefwet te kunnen voldoen, moet het papieren archief van waterschap Veluwe worden bewerkt. Dit is een omvangrijk project, waarvoor externe hulp zal moeten worden ingehuurd.

Hiertoe zal een separaat projectvoorstel worden opgesteld.

Het (oude) tekeningenarchief verkeert in dezelfde toestand als bij Vallei & Eem.

De huidige kosten

Op dit moment worden de oude archieven van waterschap Veluwe bewaard bij CODA Apeldoorn. Deze instelling is zowel een museum als een archiefdienst.

CODA heeft geen voorziening voor archiefinspectie en de functie van archiefinspecteur is bij de gemeente Apeldoorn wegbezuinigd. Daar komt bij dat het door CODA in rekening gebrachte bewaarloon hoog is. De kosten voor CODA bedragen in 2013 € 78.076,23 exclusief btw.

De oude archieven van waterschap Vallei & Eem zijn in 1997 ondergebracht bij Archief Eemland in Amersfoort. Het beheer is daar (nog) opgedragen aan de eigen waterschapsarchivaris. Behalve de bewaring en het beschikbaar stellen van stukken in de studiezaal biedt het contract hulp bij de materiële verzorging van de archieven en vooral een ruime aanwezigheid van de waterschapsarchieven op de website, waar een groot deel van de waterschapskaarten schermgroot te raadplegen is. Bovendien is de huur van ruimte voor een werkplek voor de waterschapsarchivaris inbegrepen. Archief Eemland huurt voor de archiefinspectie voor de aangesloten gemeenten hulp in bij het Utrechts Archief, maar daarvan heeft het waterschap tot nu toe geen gebruik gemaakt, omdat het zijn eigen archivaris had. De kosten voor het gebruik van 298 m1 planklengte in het depot van Archief Eemland bedroegen inclusief de andere genoemde faciliteiten in 2012 € 20.490,81 exclusief btw (€ 68,76 per strekkende meter). Omdat Archief Eemland in 2014 zal verhuizen naar een nieuw gebouw zal de prijs volgend jaar worden verhoogd tot circa € 120,00 per m1.

Op dit moment wordt er nog 408 meter bewaard bij M&R te Kampen (een commerciële partij). Dit zijn op termijn vernietigbare archieven. De kosten hiervan bedragen momenteel € 13,50 per m1 (exclusief btw). Voor de Ruimte Voor de Rivier projecten is er nog opslag in Epe. Dit kan daar tot einde project blijven.

Bij M&R te Kampen staan tevens 17 tekeningkasten. Ook deze tekeningkasten kunnen onder worden gebracht in Arnhem.

Als resultaat van dit voorstel mag verwacht worden dat na volledige

overbrenging (2017) een bedrag van ruim € 30.000 euro per jaar worden bespaard op de geëxtrapoleerde kosten. De huidige contracten met Archief Eemland en CODA lopen door tot 31 december 2014 en zijn inmiddels opgezegd.

Bijlage 3: Programma van eisen voor archiefzorg en archiefbeheer van Waterschap Vallei en Veluwe

• 1.

  De archiefdienst moet zelfstandig functioneren en niet gebonden zijn aan een culturele instelling.

Toelichting: Een archiefdienst is in de eerste plaats een dienst die een wettelijk voorgeschreven overheidstaak moet uitoefenen. Archiefdiensten die zijn aangesloten bij een culturele instelling, worden in de praktijk daaraan budgettair ondergeschikt gemaakt en kunnen zich minder goed ontwikkelen.

• 1.

  De archiefdienst moet onder leiding staan van een archivaris in bezit van het diploma Archivistiek A, die is benoemd in de zin der wet.

Toelichting: Het waterschap heeft nu ook een archivaris, benoemd in de zin der wet, die in het bezit is van een diploma Archivistiek A.

• 1.

  De archiefbewaarplaats moet aan alle wettelijk voorgeschreven eisen voldoen en voldoende capaciteit bieden voor de komende 20 jaar.

Toelichting: De waterschapsarchieven moeten voor de lange termijn op de gekozen locatie kunnen worden ondergebracht. Bij aanvang is de omvang circa 650 meter met een verwachte groei van 50 meter per jaar.

• 1.

  De archiefdienst moet beschikken over een eigen archiefinspecteur in het bezit van een diploma Archivistiek A of B en met kennis van zaken op het gebied van digitaal werken en archiveren.

Toelichting: Het waterschap heeft de ambitie om de archieven blijvend op orde te hebben. De archiefdienst moet het waterschap hierbij van advies dienen in de rol van archiefinspectie. Dit advies kan het beste gedaan worden door een “onafhankelijke” archiefinspecteur. Deze archiefinspecteur moet gediplomeerd archiefambtenaar zijn en uitgebreide kennis hebben van digitale archivering, zowel voor de korte als de lange termijn. De archiefinspecteur dient in dienst te zijn van de archiefdienst en niet “ingehuurd”.

• 1.

  De dienst moet actief betrokken zijn bij de landelijke ontwikkeling van een E-depot.

Toelichting: Het waterschap werkt en archiveert nu al geheel digitaal en heeft direct ondersteuning hierbij nodig. Hierbij is het belangrijk dat de laatste ontwikkelingen gevolgd kunnen worden.

• 1.

  De archiefdienst moet goed ingebed zijn in het landelijke netwerk van archieven en archivarissen blijkend uit een lidmaatschap van BRAIN en een lidmaatschap van medewerkers van de beroepsvereniging KVAN.

Toelichting: Om actief te kunnen meewerken aan de laatste ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) archiefbeheer is een uitgebreid netwerk van landelijke en internationale contacten nodig.

• 1.

  De archiefdienst moet ruim voldoende gediplomeerde archiefambtenaren (diploma Archivistiek A of B) in dienst hebben, zodat deze elkaar zo nodig kunnen vervangen. Eén van hen moet gespecialiseerd zijn of zich op korte termijn specialiseren in het beheer van waterschapsarchieven. Van deze medewerker wordt verwacht dat hij in staat zal zijn de kennis over de waterschapsgeschiedenis actief uit te dragen en de belangstelling daarvoor te bevorderen. Daarnaast moet hij de waterschapsorganisatie zelf bij vragen snel en efficiënt kunnen helpen.

Toelichting: Om een goed beheer te verzekeren en het gebruik van de waterschapsarchieven te bevorderen is het noodzakelijk binnen de archiefdienst een specialist op dit gebied te hebben.

• 1.

  De archiefdienst moet goede voorzieningen hebben voor het deskundig beheer en behoud van kaartmateriaal en (bewegend) beeldmateriaal.

Toelichting: Het waterschap beschikt over een uitgebreide collectie historisch kaart­materiaal (ruim 1500 kaarten en tekeningen van vóór 1988 en circa 16 tekeningkasten van na die datum) dat deskundig beheerd moet worden. Er is ook een fotocollectie.

• 1.

  Voor behoud en restauratie van archiefstukken moet de archiefdienst het liefst beschikken over een eigen restauratie- en conserveringsatelier.

Toelichting: Bij schade aan archiefstukken, waaronder kaarten, is het praktisch als deze direct in eigen huis hersteld kan worden. Dit bespaart kosten.

• 1.

  De archieven die bij de archiefdienst berusten en die van het waterschap moeten elkaar inhoudelijk aanvullen.

Toelichting: De waterschapsarchieven zijn gevormd over een breed gebied dat loopt van de Utrechtse Heuvelrug tot aan de Gelderse IJssel. Voor gebruikers is het praktisch als de archiefdienst waar zij beheerd worden, zoveel mogelijk ook dat gebied bestrijkt.

• 1.

  De archiefdienst moet beschikken over een website die het belangstellenden mogelijk maakt op eenvoudige wijze hun onderzoek te doen of een bezoek aan de studiezaal voor te bereiden. In de studiezaal moet deskundige hulp van gediplomeerde medewerkers aanwezig zijn voor alle soorten belangstellenden, van genealogen tot wetenschappers. In het gebouw moet een digitaliseringsstraat zijn om scanning on demand mogelijk te maken. De archiefdienst moet voorzieningen hebben die het mogelijk maken om desgewenst informatie als ‘open data’ ter beschikking te stellen.

Toelichting: bevragingen en onderzoek van de medewerkers van het Waterschap moeten mogelijk zijn zonder een fysiek bezoek aan de archiefdienst om redenen van efficiency. Een medewerker van de archiefdienst assisteert bij het zoeken en vinden, scant het betrokken document of dossier en verstrekt dit aan de waterschapsmedewerker. Steeds meer (externe) archiefgebruikers verrichten hun onderzoek vanuit een digitale werkplek en zij bereiden hun bezoek aan de studiezaal thuis voor om hun tijd zo efficiënt mogelijk te kunnen gebruiken. Scanning on demand en andere digitale faciliteiten zijn daarbij onmisbaar.

• 1.

  Op de website van de archiefdienst moeten de waterschapsarchieven en hun inventarissen direct kunnen worden gevonden. De gedigitaliseerde waterschapskaarten moeten daar schermgroot kunnen worden getoond. Ook de fotocollectie moet digitaal raadpleegbaar zijn.

Toelichting: Van de archiefdienst wordt verwacht dat de kennis en het gebruik van de waterschapsarchieven actief bevorderd worden. Een prominente plaats van die archieven op de website is daarvoor een vereiste.

• 1.

  De archiefdienst moet goede voorzieningen hebben voor vrijwilligers en in staat zijn hen deskundig te begeleiden.

Toelichting: Veel werk voor de ontsluiting van oude archieven vraagt precisie en geduld, maar niet voor alle archieven is dezelfde kennis nodig. Veel mensen vinden er voldoening in om archiefdiensten te helpen hun bronnen beter te ontsluiten door indexen te maken en registers van trefwoorden te voorzien, zodat ze digitaal doorzoekbaar worden. Dit versterkt de band tussen publiek en archiefdienst. De dienst moet in staat zijn deze vrijwilligers goed te begeleiden en hun werk te controleren.

• 1.

  Deze voorzieningen heeft het waterschap op korte termijn nodig, omdat de huidige waterschapsarchivaris per 1 januari 2014 met pensioen gaat.

Toelichting: Om het gat in het deskundig beheer van de archieven zo klein mogelijk te houden wordt verwacht dat de gekozen archiefdienst de gevraagde voorzieningen per direct kan aanbieden.

• 1.

  Volledige dienstverlening inbegrepen in de prijs voor bewaring per strekkende meter per jaar ex btw.

Toelichting bij de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014

Algemene toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit vier gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van dijkgraaf en heemraden draagt voor de archieven van de waterschaps­organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging, Stcrt. 2010, nr. 17967).

In hoofdstuk 3 is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats geregeld. Conform artikel 36 van de Archiefwet vindt deze plaats door het Algemeen Bestuur.

Hoofdstuk 4 regelt het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede lid, van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revita­lisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

Artikelsgewijze toelichtinG

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Voor zover de wet spreekt over “bestuur” wordt bedoeld het Algemeen Bestuur.

Artikel 2

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en archiefruimten moeten voldoen. Voor de overbrenging in de zin van de wet van digitale archiefbescheiden wordt een E-depot voorbereid.

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8, artikel 14 en artikel 20

Het Algemeen Bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaardere rol wordt toegekend aan de horizontale verantwoording.

Artikel 10 en artikel 11

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

Artikel 13

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.

Artikel 17

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enige wijze vastgelegde informatie te laten vallen, inclusief informatie die slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, hoewel sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine-leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering over de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 19

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

[1] Soms kan hiermee veel geld bespaard worden. Een voorbeeld daarvan was het aantonen van de ongegrondheid van een aanzienlijke claim tot schadevergoeding wegens vervuiling van een perceel door in de jaren 1970 uit de Lunterse Beek gebaggerde grond. Uit het archief bleek dat het betrokken perceel destijds geen bagger had ontvangen. Of het terugvinden van oude onderzoeksresultaten in het archief, zodat het onderzoek niet hoeft te worden overgedaan.

https://cvdr.overheid.nl/cvdr/Algemeen/Xopus/xopus/xopus.html#_ednref1