Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Bladel

1 Inleiding

Bij besluit van 30 september 2004 heeft de gemeenteraad aan PriceWaterhouseCoopers Accountants NV opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW voor de gemeente Bladel uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole moet de gemeenteraad nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Objecten van controle zijn de respectievelijke jaarrekeningen vanaf het boekjaar 2009 en daarmede tevens het financieel beheer over deze jaren zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bladel. Het controleprotocol blijft geldig tot het moment van wijziging en hoeft, als daar geen aanleiding toe bestaat, niet jaarlijks opnieuw vastgesteld te worden.

1.1. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekeningen vanaf 2009 van de gemeente Bladel.

De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

1.2.Wettelijk kader

De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is.

De gemeenteraad heeft op 11 december 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Bladel vastgesteld. In het raadsbesluit van 11 december 2003 is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die van toepassing zijn vanaf het controlejaar 2009.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art. 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentwet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• ·

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• ·

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen);

• ·

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• ·

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• ·

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen. Deze komen overeen met het wettelijke minimum.

4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen het juridische begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole is een minder omvattend begrip. Deze is limitatief gericht op de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen of kunnen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Hiertoe is in het normenkader (bijlage 1) alle, voor de rechtmatigheidcontrole, relevante wet- en regelgeving opgenomen bestaande uit externe wetgeving en interne regelgeving, welke weer is onder te verdelen in verordeningen en collegebesluiten. Uiteraard is enkel wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen.

Met de dualisering is een scherpere grens getrokken tussen bevoegdheden die de raad en bevoegdheden die het college toebehoren. Voor de rechtmatigheidtoets betekent dit dat verordeningen wel en de voorschriften die het college uitvaardigt niet onder het rechtmatigheidoordeel vallen. Deze voorschriften hebben immers betrekking op de relatie college - ambtenaren. Hierop zijn echter twee uitzonderingen:

• 1.

  wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidtoets moet worden uitgevoerd. Dit doet zich met name voor bij specifieke uitkeringen;

• 2.

  kaderstellende collegebesluiten die de raad aanvullend opneemt in het normenkader.

5 Communicatie en periodiek overleg

In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen:

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de controller danwel het hoofd financiën.

In artikel 7 lid 4 van de controleverordening is ook nog het communicatiemoment benoemd tussen de raad en de accountant na afloop van de jaarrekeningcontrole. In de dienstverleningsovereenkomst met de accountant is het communicatietraject nader uitgewerkt. Volledigheidshalve en ter informatie is de communicatiematrix bijgevoegd (bijlage 2).

6 Rapportering accountant

Ook de rapportagestructuur tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden is vastgesteld in de dienstverleningsovereenkomst met de accountant. Volledigheidshalve en ter informatie is de rapportagestructuur bijgevoegd (bijlage 3).

Interim-controles

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht, de managementletter. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd.

Verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole

Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van Burgemeester en Wethouders.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).

Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als van de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Bijlagen

Bijlagen:

• 1.

  Normenkader voor de rechtmatigheidscontrole

• 2.

  Communicatie en periodiek overleg

• 3.

  Rapportagemomenten

Bijlage 1: Normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Bladel

In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole relevante, interne en externe wet- en regelgeving. De eerste kolom bevat een algemene omschrijving van programma´s en/of producten. In de tweede kolom is e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder zo´n programma/product vallen. In de kolom wetgeving extern is de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De vierde kolom bevat de eigen verordeningen en/of beleidsregels waarmee een nadere invulling is gegeven aan de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer.

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijnde volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Bijlage 3: Rapportagemomenten

De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: