Participatienota 2014

1.1 Aanleiding en functies van de participatienota

De aanleiding voor deze nota is tweeledig. In de eerste plaats vragen de ontwikkelingen in de samenleving erom. De relatie tussen burger en overheid is aan het veranderen met een grotere nadruk op de invloed van burgers en organisaties en meer ruimte voor het benutten van de eigen kracht van de burgers. Het is belangrijk dat overheden dichter bij de maatschappelijke dynamiek komen te staan en meer samen optrekken met burgers en organisaties. Tweede aanleiding ligt binnen de gemeente zelf: de gemeente Uithoorn organiseert veel op het gebied van participatie, echter zonder eenduidigheid in keuzen en aanpak. Dat komt door het ontbreken van heldere afspraken en beleidsregels voor participatie. Voor burgers en externe partijen is niet transparant wat van hen verwacht wordt en wat ze vice versa van de gemeente kunnen verwachten: wanneer mogen we meedenken? Wanneer worden we alleen geïnformeerd? Waarover mogen we mee beslissen? Binnen de gemeentelijke organisatie zelf leidde dit vacuüm tot (tijdrovende) discussies en ad hoc handelen.

Met de onderhavige Participatienota Uithoorn 2014-2017 zetten we opvattingen, richtingen en werkwijzen helder neer, zowel voor beleidsparticipatie en participatie in beheer en uitvoering, als voor burgerparticipatie. We vinden het belangrijk dat tegelijkertijd flexibel ingespeeld kan (blijven) worden op concrete situaties. De nota timmert dus niet alle situaties van te voren dicht; dat zou haaks staan op de in deze nota geformuleerde visie. Heldere opvattingen en spelregels geven wel richting aan de invulling per situatie. De participatienota vervult daarom de volgende functies:

• -

  Kader voor het ontwerp van participatie in concrete situaties: verwoorden van de gemeentelijke visie en de beoogde doelen. Dan gaat het zowel om participatie door de gemeente geïnitieerd als om de houding ten aanzien van initiatieven van burgers.

• -

  Helderheid bieden over de speelruimte en de spelregels. Wat mag de burger verwachten van de gemeente en wat niet? Wat verwacht de gemeente van burgers?

• -

  Richtlijnen geven voor de gemeentelijke organisatie (wanneer, waarom, wat), als basis voor besluiten over participatie in verschillende situaties en handvatten bieden bij het vormgeven van participatie in de praktijk (hoe).

• -

  Richting geven aan experimenteren, innoveren, leren en verbeteren.

2.1 Ontwikkelingen in de relatie burger - overheid

De maatschappij verandert onmiskenbaar. Burgers en organisaties nemen steeds meer het heft in eigen handen. De gedachte dat de overheid het beste het belang van de burgers kan dienen wordt steeds meer bediscussieerd. Deze beweging wordt versterkt door de transformatie van de Nederlandse verzorgingsstaat. Op tal van terreinen zien we decentralisatie tot op gemeentelijk niveau waarbij tegelijk de benadering waarin de burger op wet gebaseerde aanspraken heeft wordt vervangen door die van publieke voorzieningen waarbij lokaal wordt bepaald of er behoefte bestaat aan ondersteuning en zo ja, welke dan nodig is. Deze bewegingen nopen tot het verkleinen van de afstand tussen overheid en burger. In deze situatie neemt de overheid een bescheidener rol aan en werkt meer samen met burgers en organisaties. Dit vergt een andere rol en houding van gemeenten; niet alleen voor de ambtenaren die in de wijken werken, maar voor de hele organisatie inclusief bestuur en gemeenteraad. Het aantal burgerinitiatieven zal toenemen en een grote variëteit kennen. Het is nodig dat we daarbij een passende houding en effectieve werkwijzen ontwikkelen. Te beginnen met de herkenning en erkenning van initiatieven en van het gegeven dat dit een structurele en groeiende tendens is die de hele gemeentelijke organisatie raakt.

2.2 Evaluatie participatie-praktijk in Uithoorn

Belangrijke basis voor deze nota is een terugblik op de participatie in Uithoorn van de afgelopen jaren. Dit biedt inzicht in de kracht en de verbeterpunten. In dit hoofdstuk staan de belangrijkste bevindingen.

De evaluatie is tot stand gekomen via gesprekken met participanten, gesprekken met medewerkers van de gemeente en via bestaande evaluaties (de evaluatie van Buurtbeheer en het rekenkameronderzoek Communicatie uit 2010). Daarin zijn verschillende projecten onder de loep genomen, onder meer VSP De Kwakel, de Amsterdamseweg, Europarei en het Thamerlint.

Er gebeurt veel aan participatie in Uithoorn en vaak succesvol. Het kan echter naar het idee van betrokkenen transparanter, doelgerichter en efficiënter. Daarmee kan het succes worden vergroot. Uit de gesprekken blijkt ook dat het belangrijk is om voor ogen te houden dat participatie niet alleen gaat om ‘iedereen tevreden te stellen’. Dat is onmogelijk. Transparantie en een degelijke argumentatie en uitwerking waarin rekening wordt gehouden met bezwaren is eveneens belangrijk voor draagvlak / acceptatie.

Waardevol

Participatie staat op eenieders netvlies. Er gebeurt veel, zowel bij beleid als in projecten en beheer. Belanghebbenden worden vaak al vroeg betrokken. Dat wordt door veel participanten gewaardeerd.

Participatie leidt tot aanvullende kennis en tot nieuwe ideeën. Dit geeft zicht op wat mensen belangrijk vinden en leidt tot creativiteit.

Participatie leidt tot het snel ontdekken van meningsverschillen. Participatie leidt er niet per definitie toe dat die meningsverschillen verdwijnen. Wel ontstaat er meer begrip voor elkaar. Betrekken van participanten vooraf betekent niet dat er geen protest meer zal zijn of dat er geen bezwaren meer worden ingediend.

Participatie biedt de kans om te netwerken. Van de gemeente (ambtenaren, college, raad) met externen, maar zeker zo waardevol is het netwerken tussen participanten (burgers en organisaties). Dat helpt in het bundelen van krachten.

Vooral informeren en raadplegen

Participatie in Uithoorn is tot op heden voornamelijk gericht op informeren en raadplegen. Er worden ook adviezen gegeven, maar de verschillen tussen deze (drie) vormen worden nauwelijks expliciet gemaakt.

Het lijkt een paradox maar (verdergaande) participatie vraagt om heldere kaders: wat staat al vast? Wat is de ruimte waarbinnen we mogen adviseren, meewerken of meebeslissen? Dat geeft houvast aan de participanten. Het voorkomt ook teleurstellingen achteraf. Participanten realiseren zich terdege dat niet alles zomaar kan en dat er zeker grenzen zijn. Helderheid vooraf voorkomt dat participatie uiteindelijk voor niets is geweest. Beter beperkt en daarin serieus genomen, dan ruim maar uiteindelijk aan de kant gelegd.

Te beperkt aandacht voor terugkoppeling: wat is met de inbreng gedaan

Belangrijk aandachtspunt dat gestaafd wordt door de evaluatie-bevindingen is dat het altijd belangrijk is om vervolg te geven aan participatieactiviteiten door (minimaal) aan te geven wat er met de resultaten is gedaan. Zeker in het geval van adviezen is het belangrijk dat de gemeente ook motiveert hoe er met de adviezen omgegaan wordt en of ze (geheel of gedeeltelijk) overgenomen worden. Ook in het geval van raadplegen is dit overigens van groot belang (wat is er met de input gebeurd).

Op dit moment is er nauwelijks aandacht voor zo’n terugkoppeling. Dat leidt ertoe dat participanten afhaken. Terugkoppelen wat is opgehaald, uitleggen (motiveren) wat er wel en niet mee gedaan is, helder maken als iets anders loopt dan gedacht, zijn belangrijke vervolgstappen. Neem de participanten mee in het traject en in het denkproces!

Bij follow up gaat het ook om de vraag hoe de resultaten en inzichten van een participatietraject gedeeld worden en hun doorwerking krijgen binnen de gemeentelijke organisatie. Er wordt beperkt uitgewisseld, er wordt nauwelijks geëvalueerd en/of resultaten gedeeld, het is voor individuele medewerkers moeilijk om inzicht te krijgen in welke participatietrajecten nú lopen, gelopen hebben en wat daarvan de resultaten zijn. Er is geen databank of toolkit waarin succesvolle participatiemethoden verzameld worden.

Structureren en organiseren

Niet altijd is vooraf goed nagedacht over doel, status en aanpak van participatie. Er was geen helder participatiebeleid, geen eenduidig beeld over de doelen van participatie (wat willen we ermee bereiken) en over de bestuurlijke ruimte. De verwachtingen lopen uiteen, zowel binnen de organisatie als bij participanten/ belanghebbenden.

• -

  Vooraf aangeven wat de grenzen zijn en hoe het traject eruit ziet wordt door participanten erg belangrijk gevonden. Duidelijkheid! Begrip is er voor eventuele veranderingen gedurende het proces, mits tijdig gecommuniceerd en gemotiveerd.

• -

  Er worden verschillende methoden gekozen en verschillende aanvliegroutes gevolgd. Er is weinig afstemming van en tussen trajecten. De indruk bestaat dat dit efficiënter kan (niet telkens opnieuw het wil uitvinden, combinatie van activiteiten) en dat veel kennis en ervaring gebundeld kan worden, over aanpak, maar ook over wat belanghebbenden vinden en verwachten van participatie.

• -

  Het is onduidelijk wie op welke manier bepaalt hoe participatie ingevuld moet worden, wat de rol van de raad is, wat voor eisen er worden gesteld en wat de rol van de afdeling ondersteuning is. Bijzonder aspect is de relatie met partijen waarmee de gemeente samen werkt. Een voorbeeld is de woningcorporatie in het traject Europarei. Het is uitermate belangrijk helder te maken wie waarover besluit en waar welke participatie op gericht is.

• -

  Mensen die meegewerkt hebben aan de evaluatie (zowel belanghebbenden, als ambtenaren) benadrukken met klem het belang van een gemeente die bereid is om te luisteren en door te vragen (oprechte interesse). Dat geldt niet alleen voor de ambtenaren, ook voor het college en de raad.

• -

  Evaluatie van de samenwerking, niet alleen aan het eind maar ook gaandeweg, is waardevol voor verbeteren van de samenwerking en belangrijk in het serieus nemen en waarderen van de inzet van participanten.

Netwerken en persoonlijke aandacht

Een effectieve en efficiënte participatie vergt persoonlijke aandacht (interesse, aansprekende werkvormen) en investeren in netwerken (elkaar kennen). ”Ken de participanten en ken de historie.”

In de evaluatiegesprekken is aangegeven dat de thematiek van beleidsparticipatie vaak abstract is en ver weg ligt van de directe leefwereld van burgers. Vormen van participatie (vaak vergaderen) zijn te weinig aansprekend. Voor de gemeente kost het heel veel tijd om mensen überhaupt te bereiken. De meeste burgers gaan pas participeren als het onderwerp letterlijk dichtbij de eigen leefwereld komt en niet bij abstracte visies, terwijl daar de basis wordt gelegd voor de uitvoering. Aanpak van dit dilemma vergt wat van de aanpak van strategische processen (aansprekend) en van de formulering van de strategische kaders (flexibiliteit).

Participanten geven aan dat ambtenaren de gemeente onvoldoende kennen en zich onvoldoende mengen in bestaande netwerken van scholen, verenigingen, bedrijfsleven enzovoort. De participatie rond het Jeugdbeleid laat zien dat ook het betrekken van scholen niet per definitie tot een succes leidt. Selectiviteit en doelgerichtheid zijn sleutelwoorden.

Bestaande overlegorganen

Er zijn verschillende overlegorganen in Uithoorn die (onder andere) gericht zijn op de bevordering van participatie van burgers bij beleid en/of hun leefomgeving. Heel divers wat betreft thematiek, samenstelling en werkwijze. Onderstaand een (niet uitputtend) overzicht.

De breed gedeelde conclusie is dat dit waardevolle organen zijn, maar niet de enige of belangrijkste participatie instrumenten kunnen zijn. Waardevol omdat de continuïteit zorgt voor een kader (ook te benutten door anderen) en voor een bekend aanspreek- en toetspunt voor de gemeente. Waardevol ook vanwege de opbouw van kennis bij participanten over niet alleen de inhoud maar ook de manier waarop de gemeente werkt.

Tegelijkertijd is de representativiteit beperkt, simpelweg omdat dit soort structurele vormen van participeren (met vaak veel vergaderen) voor slechts een klein deel van de bevolking aantrekkelijk en mogelijk is. Een echt vertegenwoordigende structuur is onmogelijk en onwenselijk. Als voorbeeld wordt de Wmo-raad genoemd: de thematiek is uitermate breed en het is onmogelijk om mensen te vinden voor de Wmo-raad die gezamenlijk de volle breedte aan doelgroepen en thema’s kunnen vertegenwoordigen.

Gewaarschuwd wordt voor institutionalisering in de zin van beperken tot deze raden of het opwerpen van barrières voor andere burgers die willen participeren. De gemeente beperkt zich tot op heden bij beleidsparticipatie vaak tot de bestaande organen. Tegelijkertijd constateert de gemeente dat de gesprekken met bestaande organen alles bij elkaar veel inzet (capaciteit, geld) van de gemeente vergen.

Daar waar de gemeente het gesprek breder wil inzetten, blijkt het vinden van een bredere vertegenwoordiging van burgers weerbarstig. Advies uit de klankbordbijeenkomsten is de kennis en ervaring van deze organen te benutten én te verbinden met andere mensen en participatieactiviteiten. De gemeente zou daarvoor veel meer aansluiting moeten zoeken bij bestaande netwerken in de samenleving zelf (kom naar school, geef gastles, kom naar verenigingen enzovoort). “nodig jezelf uit!”. Ook wordt het belangrijk gevonden dat bestuurders en raadsleden komen luisteren.

Burgerinitiatieven als kans

• -

  Burgerinitiatieven worden door de gemeente kritisch tegemoet getreden/met argwaan bekeken: vooral nee, tenzij. Niet zozeer omdat de vragen zo vreemd zijn, maar vooral om het ‘gedoe’ en de regels waar je als gemeente mee te maken krijgt. Ambtenaren merken dat er bij burgers vaak (te) hoge verwachtingen zijn ten aanzien van de bijdrage van de gemeente.

• -

  Burgerinitiatieven bieden een kans om mensen te betrekken bij de leefomgeving. Het is zelfs een doel om de burger meer verantwoordelijk te maken. Dan moet de basis op orde zijn, namelijk open staan voor vragen en initiatieven waar burgers en organisaties zelf mee komen.

• -

  Naar aanleiding van dit punt is ook aangegeven dat het niet alleen om initiatieven moet gaan, maar ook dat de vragen en klachten die binnen komen serieus behandeld moeten worden. De gemeente kan niet alles oplossen, maar moet ten minste luisteren en de klachten meenemen in bijvoorbeeld afspraken met bedrijven die in de openbare ruimte aan de slag gaan (over informatievoorziening richting de betreffende bewoners bijvoorbeeld).

• -

  Initiatieven en vragen/ klachten geven een schat aan informatie over wat er bij burgers en organisaties leeft.

Communicatie en informatie

Uiteindelijk draait veel om de communicatie: helderheid, toon en benadering zijn van grote betekenis. Op gelijke voet en geïnteresseerd, niet alleen van ambtenaren, maar ook van bestuurders en raadsleden. Voor een goede dialoog is het uitermate belangrijk om in een vroeg stadium in gesprek te gaan met belanghebbenden. Een gedeeld beeld van de problemen is een goede basis voor een gesprek over oplossing. De basishouding moet er een van samen werken zijn.

Het is een kwestie van cultuur: de participatienota is er voor de burgers! Zo zien belanghebbenden dat. Het biedt ons de gelegenheid mee te denken en mee te doen.

Cruciaal is de informatie voor belanghebbenden. In de eerste plaats over voornemens (beleidstrajecten, planvorming enzovoort) zodat belanghebbenden weten waar de gemeente mee bezig is en desgewenst actie kunnen ondernemen. Informeren ook in bredere zin. Informatie die relevant is bij gedachtenvorming, advisering enzovoort. De kwaliteit van de informatie bepaalt mede de kwaliteit van de inbreng van belanghebbenden. In de gesprekken is aangegeven dat een grotere transparantie dan nu noodzakelijk is.

Ook de interne informatie uitwisseling is van groot belang: “we moeten vaak hetzelfde vertellen op bijeenkomsten met steeds verschillende mensen vanuit de gemeente”. Er liggen kansen in het benutten van elkaars netwerk en informatie en in het combineren van participatieactiviteiten. Ook binnen een participatietraject is uitwisseling van belang zodat met belanghebbenden gemaakte afspraken voor iedereen helder zijn.

Uit de evaluatiegesprekken blijkt dat er nog grote kansen liggen in ICT: zowel in het uitwisselen van informatie als in het benaderen van belanghebbenden. Een voorbeeld daarvan is een internetpanel.

Visie

We zien dat burgers steeds meer zelf invloed willen hebben (en nemen) op de eigen woon- en leefsituatie. We zien ook een maatschappelijke trend van afnemend vertrouwen of wellicht ‘gezond wantrouwen’ van burgers in de overheid en in instituties. Tegelijkertijd treedt de overheid ook daadwerkelijk terug op veel beleidsterreinen en wordt er een beroep gedaan op (meer) betrokkenheid van burgers bij hun eigen samenleving (afnemende verzorgingsstaat - toenemende participatiemaatschappij). Een route met een omkering van perspectief: van burgers betrekken voor doelen van de gemeente naar het bieden van mogelijkheden aan burgers voor eigen initiatief[1].

In de Visie op het Sociale Domein Uithoorn –een belangrijk kader voor deze participatienota- staat zelfredzaamheid van burgers centraal. We vinden dat inwoners van Uithoorn in beginsel zelf verantwoordelijk zijn om mee te doen aan de samenleving en, en daarmee ook om (al dan niet via netwerken) het gesprek met de gemeente aan te gaan. In de Visie op het sociale domein kiezen we voor een terughoudende rol van de gemeente, aanvullend op de eigen kracht van burgers en organisaties.

We realiseren ons dat we burgers hard nodig hebben om onze gemeente leefbaar te houden. We hebben zelf als lokale overheid beperkt middelen en creatiemacht om dingen te verwezenlijken. Onze rol is voor een belangrijk deel richting geven, kaders stellen, faciliteren en voorkomen van ongewenste ontwikkelingen.

We vinden dat we bewoners en maatschappelijke organisaties moeten betrekken bij ons denken en handelen, eenvoudigweg omdat het gaat over hun woon- en werksituatie (omgeving). De rol en invloed van de belanghebbenden verschilt per situatie. We hebben als gemeente eigenstandig een verantwoordelijkheid in de afweging van verschillende belangen en kunnen niet zomaar alles loslaten (denk aan veiligheid).

We vinden dat burgers en (maatschappelijke) organisaties ook zelf verantwoordelijkheid moeten nemen voor de woon- en leefsituatie. We willen daarom meer ruimte geven aan initiatieven van burgers en (maatschappelijke) organisaties: een responsievere houding en meer loslaten.

Met deze nota drukken we uit dat we burgers en organisaties meer ruimte willen geven om te participeren in gemeentelijke trajecten en om zelf initiatief te nemen. Dat zal altijd binnen kaders gebeuren. Meer ruimte, betekent dat we die kaders kritisch bezien: welke kaders zijn echt (gemotiveerd) nodig, waar kunnen we meer loslaten? We kunnen in deze nota niet precies aangeven hoeveel we loslaten en welke kaders we perse vasthouden. Die afweging moet per thema / per situatie worden gemaakt. Het gaat om de beweging (meer ruimte) en kritische blik (minder of andere regels), en uiteindelijk het oordeel van onze belanghebbenden.

Deze nota beschrijft wat we met participatie willen bereiken en op welke manier we daarmee aan de slag gaan de komende jaren. We willen met deze Participatienota het volgende bereiken:

• -

  Meer ruimte voor inbreng van belanghebbenden

• -

  Eenduidigheid en doelgerichtheid in beleids- en projectparticipatie.

• -

  Heldere afwegingen in de keuzen t.a.v. participatie.

• -

  Transparantie van de gemeente in informatie en afwegingen.

• -

  Een goed beeld krijgen van de omgeving, de wensen en opvattingen (van buiten naar binnen kijken).

• -

  Responsiviteit van de gemeente ten aanzien van burgerinitiatieven.

We vinden dat we naar de burger open moeten zijn over de afwegingen die we maken ten aanzien van participatie.

De maatstaf voor succes is uiteindelijk de mate van tevredenheid van burgers en andere belanghebbenden. Zijn zij gehoord? Voelen zij zich serieus genomen? Deze participatienota kent geen harde indicatoren waarmee het succes gevolgd kan worden. We zouden aantallen trajecten kunnen benoemen, maar dat behoort per definitie de beleidsagenda te volgen. Per traject worden doelen geformuleerd voor de participatie. Elk traject wordt geëvalueerd waarbij ook gekeken wordt naar de doelen in deze participatienota. We maken daarvan periodiek een totaaloverzicht om te leren en om het succes van deze nota in beeld te brengen. Daarbij kijken we niet alleen naar wat we gedaan hebben, maar ook (vooral) naar of dat past bij de doelen in deze nota.

We volgen de tevredenheid van de burgers over de relatie met de gemeente in de wetenschap dat participatie een van de aspecten is die deze tevredenheid beïnvloeden.

Doelen participatie

Met beleids- en projectparticipatie beogen we het volgende:

• -

  Bijdragen aan de kwaliteit van beleid en uitvoering. Door bewoners en organisaties te raadplegen krijgt de gemeente meer inzicht in feiten, beleving, achtergronden en in mogelijke oplossingen (creativiteit losmaken). Dit versterkt de bestuurskracht en draagt bij aan de realisatie van het beleid.

• -

  Creëren van draagvlak / begrip voor keuzen. Participanten krijgen inzicht in de problematiek en kunnen daardoor makkelijker over het eigen belang heen stappen. De gemeente krijgt in een vroeg stadium een beeld van opvattingen en argumenten, waarmee in de (motivatie van) besluiten rekening gehouden kan worden.

• De gemeente is in veel gevallen verantwoordelijk voor de afweging van soms tegenstrijdige belangen. Doel van participatie is niet om iedereen achter de keuze te krijgen (volledig draagvlak is vaak een illusie), maar om meer begrip voor de keuze te krijgen. Participatie geeft zicht op de achtergronden van mogelijk tegenstrijdige belangen en daarmee input voor onderbouwing van keuzen.

• -

  Creëren van betrokkenheid van belanghebbenden en het besef van belanghebbenden dat ze invloed kunnen uitoefenen en zelf initiatieven kunnen ontplooien. Deze betrokkenheid is van belang, ook omdat we meer een beroep doen op de zelfredzaamheid van burgers en organisaties.

• -

  Bijdragen aan de sociale cohesie en het ontstaan van netwerken. Een neveneffect van participatie is dat mensen met elkaar in contact komen, kennis uitwisselen en samenwerking aangaan. Dit is niet het hoofddoel van beleids- en projectparticipatie. Bij het uitwerken van concrete participatietrajecten is het belangrijk te kijken hoe dit zodanig kan dat ook een bijdrage wordt geleverd aan sociale cohesie.

• -

  Dit geldt ook voor een effect van participatie op de relatie tussen burger en bestuur. In de basis moet participatie ertoe leiden dat de burger serieus genomen wordt en dat wordt bijgedragen aan een goede relatie tussen burger en bestuur. Dit is echter geen hoofddoel voor afzonderlijke participatietrajecten. Participatie betekent soms immers ook de confrontatie aangaan.

Het is belangrijk per participatietraject vooraf scherp te formuleren wat het doel van dat specifieke traject is, dat is immers bepalend voor de vormgeving van de participatie (zie hoofdstuk 4).

Via burgerparticipatie krijgen burgers én organisaties de gelegenheid om zelf ideeën of zorgen in te brengen en om zelf initiatief te nemen om iets te realiseren in de samenleving. We hebben er belang bij om het probleemoplossend vermogen van de maatschappij aan te boren en te versterken. De informatie en contacten die we daarmee opdoen zijn uitermate relevant voor onze ‘eigen’ beleidstrajecten. Met burgerparticipatie hebben we dan ook dezelfde doelen voor ogen als hiervoor beschreven bij beleids- en projectparticipatie. Bij burgerparticipatie ligt extra nadruk op het volgende:

• -

  Ruimte geven aan eigen kracht en eigen verantwoordelijkheid van burgers en organisaties.

• -

  Creëren van betrokkenheid van burgers en organisaties bij een thema of een ontwikkeling. Bijvoorbeeld bij het verbeteren van de leefbaarheid of inrichten van een braak liggend stuk grond.

• -

  Achterhalen van wensen en behoeften.

Het bijdragen aan de kwaliteit van beleid is geen expliciet doel van burgerparticipatie. Tegelijkertijd zijn we ervan overtuigd dat de informatie die we via burgerparticipatie tot ons krijgen daarvoor wel benut kan worden. We volgen wat er gebeurt en vertalen dat naar aandachtspunten voor het betreffende strategische thema.

Houding en werkwijze

We realiseren ons dat we de hiervoor genoemde doelen niet verwezenlijken door alleen zaken op papier te zetten en processen te structureren. Het heeft vooral te maken met houding en gedrag. Het is echt belangrijk dat wij…

• -

  … transparant zijn over wat we voornemens zijn, welke informatie we hebben en welke keuzen we maken (en waarom). Om goed te kunnen participeren of een initiatief te nemen, is het noodzakelijk dat participanten goed geïnformeerd zijn.

• -

  … de participant echt serieus nemen. Dat is niet alleen ruimte bieden, maar ook heldere randvoorwaarden stellen. Dat is de realiteit en dus ook onze verantwoordelijkheid. Daarbinnen moeten we bereid zijn te luisteren naar de inbreng en dit mee te nemen in de besluitvorming. We weten het heus niet altijd beter. Participatie is geen ‘gedoe’, maar een versterking van ons denken en werken! Belangrijk daarbij is dat we niet streven naar zo veel mogelijk participatie, maar om inbreng en invloed op het moment dat het voor ons en/of de burgers en organisaties echt relevant is.

• -

  … beïnvloedbaar zijn op zowel inhoud als keuze voor

• -

  … werken in processen en afwegingen, in plaats van vaste structuren en regels.

• -

  … investeren in netwerken en contacten binnen Uithoorn, zodat we daar al veel informatie opdoen en dit kunnen benutten bij specifieke participatietrajecten. Op deze manier hopen we gaandeweg steeds makkelijker specifieke groepen mensen te bereiken.

4.1 Ruimte voor participatie

Deze paragraaf bevat vragen om te kunnen bepalen of en zo ja in welke mate een vraagstuk zich leent voor participatie. De vragen zijn niet eenduidig te beantwoorden en moeten worden gezien als input voor de afweging en argumentatie per situatie[2]. Onderstaande vragen maken duidelijk dat ook (gemotiveerd) gekozen kan worden om geen participatietraject te starten.

• 1.

  In welke mate leent het beleidsvraagstuk zich voor beleids- en projectparticipatie?

• a.

  In hoeverre is het onderwerp geschikt? Is er bij belanghebbenden vermoedelijk behoefte om actief te participeren en zo ja waarom?

Hebben belanghebbenden directe raakvlakken met het onderwerp? Hebben belanghebbenden kennis en/of ervaring op dit beleidsonderwerp? Is er bij de belanghebbenden vermoedelijk voldoende animo om te participeren? Het gaat dan doorgaans om thema’s die dichtbij de directe leefwereld van burgers liggen of bij de verantwoordelijkheid van (maatschappelijke) organisaties. De geschiktheid hangt sterk af van het specifieke onderwerp en de categorie burgers of organisaties. Ruimtelijke thema’s lenen zich vaker voor brede participatie van burgers (iedereen heeft daar mee te maken), specifiekere thema’s (cultuur, ouderenbeleid) lenen zich meer voor participatie via afgebakende groepen. Het gaat niet alleen om het thema, ook om het niveau: strategisch, lange termijn versus operationeel gedetailleerd. In het eerste geval is bredere participatie meer vanzelfsprekend. Tegelijkertijd spreekt het minder tot de verbeelding, waardoor de bereidheid om actief te participeren beperkter zal zijn.

Aparte aandacht vergen de zogenoemde NIMBY (not in my back yard) dossiers. Het gaat dan om in beleidsvorming gewenste maar in uitwerking naar locatie sterk omstreden voorzieningen. Goede informatie en transparantie over afwegingen is noodzakelijk. Invloed geven op keuze ligt minder voor de hand. Wel kan participatie inzicht geven in randvoorwaarden waaronder de keuze acceptabeler kan worden gemaakt. Dan is het nodig zicht te krijgen op zorgen die leven bij belanghebbenden.

• b.

  Welke beleidsruimte is er (nog)?

Is er ruimte in de afweging om iets met de resultaten van de interactie te doen? Wat staat al vast en wat staat nog ter discussie? Dat hangt af van politieke wil en is mede afhankelijk van bestaand beleid en bestaande projecten.

Is er voldoende juridische ruimte: is bestaande wet- en regelgeving geen belemmering of beleid van hogere overheden? Valt er daadwerkelijk iets te kiezen?

Als er geen ruimte is, volstaat informeren, in combinatie met wettelijke inspraakmogelijkheden. Het is dus mogelijk te kiezen voor geen of beperkte participatie, mits voldoende gemotiveerd.

• 2.

  Welke noodzakelijke randvoorwaarden zijn vervuld?

• a.

  Is er voldoende tijd beschikbaar gezien het noodzakelijke moment van besluitvorming? Zit daar nog rek in of niet?

• b.

  Zijn het college en de raad bereid om zich te committeren aan het proces en de uitkomsten? In welke mate willen ze deelnemers daadwerkelijk ruimte geven voor invloed? Welke randvoorwaarden gelden daarbij? Is helder wie uiteindelijk een besluit moet nemen?

• c.

  Is er voldoende geld en ambtelijke capaciteit beschikbaar? Zijn college en raad bereid (meer) tijd en (meer) budget ter beschikking te stellen?

4.2 Vraagstelling en afbakening participatie

Het is uitermate belangrijk om per situatie de deelvragen te ontleden en om per vraag scherp te verwoorden wat de gemeente beoogt met de participatie. Het is daarvoor nodig te weten welke harde randvoorwaarden of kaders er zijn.

Als gemeente moeten we het lef hebben om randvoorwaarden intern ter discussie te stellen en om binnen de uiteindelijke randvoorwaarden ook echt mee te gaan met de wensen van betrokkenen. Ook al zijn we soms misschien een andere mening toegedaan. We weten het niet altijd beter dan onze burgers en partners.

De participatieactiviteiten tot nu toe in Uithoorn laten zien dat we daar wel degelijk stappen in zetten. Tegelijkertijd laat de evaluatie zien dat we daar nog beter gevolg aan kunnen geven: daadwerkelijk mee laten wegen in de uiteindelijke afweging.

4.3 Belanghebbenden: wie zijn dat en welke rol krijgen ze

Identificeren belanghebbenden

Belanghebbenden zijn partijen en personen baat hebben bij of last hebben van voorliggende keuzen.

Wie gaan we benaderen? Welke personen en partijen zijn belanghebbend? Wie zijn mogelijke woordvoerders? De selectie verschilt per situatie. Dat hangt af van:

• -

  Het doel van het traject en van de participatie

• -

  Het moment: doel van die participatie-activiteit. Breed informeren of creativiteit ophalen bijvoorbeeld vergt andere capaciteiten en een andere delegatie.

• -

  Verwachte wensen van belanghebbenden zelf.

• -

  De omvang van het gezelschap: vuistregel is dat naarmate de trede op de participatieladder hoger is het aantal betrokkenen kleiner is (zie de latere paragrafen in dit hoofdstuk over de participatieladder).

Wie/ welke partij in meer of mindere mate belanghebbend is, hangt af van verschillende kenmerken. Het gaat in de eerste plaats om de aanleiding voor de participatie en de mate waarin het betreffende thema de belanghebbende raakt.

Het is daarnaast belangrijk te kijken naar de macht en zichtbaarheid van de belanghebbende: in hoeverre is de belanghebbende in staat om de gemeente te beïnvloeden of de wil op te leggen? In welke mate is de belanghebbende zelf al in de gelegenheid om zichzelf onder de aandacht te brengen van de gemeente? Deze laatste vragen zijn relevant voor de te kiezen strategie.

Representativiteit

Het blijkt in de praktijk vaak niet eenvoudig om mensen te vinden die bereid zijn zich actief in te zetten voor beleids- en projectparticipatie en/of een gezelschap samen te stellen dat een representatieve afspiegeling vormt van de belanghebbenden. Bij het identificeren en selecteren van belanghebbenden hanteren we de volgende uitgangspunten:

• -

  We spreken zoveel mogelijk met de mensen waarover het gaat. Bij Jeugdbeleid proberen we dus ook daadwerkelijk met de jeugd in dialoog te gaan en niet alleen met partijen die met jeugd werken of met ouders.

• -

  We realiseren ons dat een representatief gezelschap doorgaans niet of moeilijk haalbaar is. Belangrijk is dat we gevoel krijgen bij wat er leeft (bij verschillende groepen mensen). Dat is eerder een thermometer dan een wetenschappelijke toets. Vanzelfsprekend wisselt dat per situatie.

• -

  Houden we een enquête, dan is representativiteit een hard vertrekpunt.

• -

  Gaan we in gesprek met de buurt dan moeten we zorgen dat we een variëteit aan geluiden horen, zonder dat we perse streven naar een evenredige vertegenwoordiging van verschillende bevolkingsgroepen.

Representativiteit is dus altijd een onderwerp van gesprek bij het ontwerp van participatietrajecten, zonder dat we vooraf hard stellen dat het te benaderen gezelschap representatief moet zijn. We spannen ons in om alle belanghebbenden te betrekken, ook diegenen die zich niet in eerste instantie zelf melden.

Het is belangrijk een goed netwerk op te bouwen en te onderhouden. Daarmee worden we als gemeente voor belanghebbenden toegankelijker en doen we veel kennis op over de belanghebbenden en hun belangen, kennis en opvattingen. Het is belangrijk dat we als gemeente weten met wie en waarover we praten (kennis hebben van de Uithoornse samenleving).

5.1 Ruimte voor initiatief, enkele principes

Burgers laten zich bij hun behoefte aan participatie en zeggenschap niet altijd leiden door een door de overheid voorgeschreven thematische afbakening en procesmatige sturing. Zij participeren in toenemende mate naar aanleiding van issues die hen raken vanwege de nabijheid in de woonomgeving of vanwege maatschappelijke betrokkenheid, en nemen daartoe zelf het initiatief. Er zijn twee belangrijke beweegredenen voor burgers om in actie te komen: (1) verzet tegen verandering of omdat een situatie voor hen niet langer acceptabel is en (2) initiatief voor verbetering en het benutten van nieuwe mogelijkheden, innovatie (bijvoorbeeld het starten van een coöperatie voor het opwekken eigen energie). In het actuele landelijke debat is er veel aandacht voor de manier waarop overheden bewoners daartoe meer ruimte kunnen geven. Daarin wordt bevestigd dat voor het op peil houden van het vertrouwen tussen burger en overheid het voorbereid zijn op dergelijke initiatieven van groot belang is. Het kan zelfs een bewuste strategie zijn om eigen initiatief van burgers leidend te laten zijn en de inzet van de gemeente daarop mee te laten bewegen (omkering in de verhouding).

• -

  We vinden het belangrijk open te staan voor initiatieven van burgers. Waar we tot op heden vaak reageerden met ‘nee, tenzij’, willen we dat omdraaien naar een ‘we gaan kijken of en onder welke condities dat kan’.

• -

  Het is daarbij belangrijk te denken in oplossingen in plaats van regels. In de wetenschap dat we het initiatief niet over moeten nemen, maar juist bij de burger laten.

• -

  Uit de evaluatie blijkt dat geld vaak een barrière is. Dan moeten we duidelijk maken dat we geen financiële bijdrage zullen leveren. Onze bijdrage kan ook uit hele andere zaken bestaan, bijvoorbeeld afwijken of aanpassen van regels.

• -

  Natuurlijk zijn er kaders en regels die te maken hebben met onze verantwoordelijkheden op het gebied van bijvoorbeeld openbare orde. We blijven kritisch t.a.v. het stellen van regels. De noodzaak moet duidelijk zijn. We handelen ‘in de geest van’ en kijken naar wat er wel kan.

• -

  We willen burgerinitiatieven promoten, conform onze principes zoals we die in de Visie op het Sociale Domein hebben geformuleerd en passend bij de ontwikkeling in de maatschappij dat burgers meer verantwoordelijkheid krijgen en de ruimte vragen om die verantwoordelijkheid in te vullen.

5.3 Voorwaarden en valkuilen

Om burgerinitiatieven tot een succes te maken zijn de volgende voorwaarden van belang en proberen we de volgende valkuilen te vermijden:

• -

  Initiatiefnemers moeten zelf voldoende (financiële) steun weten te krijgen om het initiatief tot een succes te maken. Steun van de gemeente is afhankelijk van het betreffende initiatief en de mate waarin het bijdraagt aan realisatie van gemeentelijke doelstellingen. De gemeente heeft in (facet)beleid (zoals de Visie op het Sociaal Domein of de Woonvisie) neergelegd voor welke doelen en onder welke voorwaarden initiatieven gefaciliteerd worden.

• -

  Initiatiefnemers moeten een lange adem hebben. Vaak moeten wettelijke procedures doorlopen worden. We moeten initiatiefnemers daarover tijdig informeren en tegelijkertijd ons inspannen om deze tijd te bekorten. Door de procedures snel op te starten en door het aantal regels tot een minimum te beperken.

• -

  We vinden het belangrijk dat niet alleen een beperkte groep bewoners de weg naar de gemeente weten te vinden. In de eerste plaats is dat een verantwoordelijkheid van de burgers zelf. We gaan hier niet bij voorbaat actie op ondernemen. Bij de evaluatie van de participatienota kijken we in welke mate we met deze manier van werken een afspiegeling van de samenleving bereiken.

• -

  Zo veel mogelijk loslaten betekent dat we ervoor moeten waken om het initiatief van burgers over te nemen.

We hebben er als gemeenschap en dus ook als gemeente belang bij dat er burgerinitiatieven komen en dat deze succesvol zijn. Dat betekent voor de gemeentelijke organisatie dat we burgerinitiatieven de ruimte geven (zoals ook uit voorgaande blijkt) en dat we zorgdragen voor een adequate benadering van burgerinitiatieven:

• -

  Elke initiatief wordt beantwoord, met een “Ja, tenzij”.

• -

  We benoemen participatiemakelaars die als ingang fungeren voor initiatiefnemers en zorgdragen voor het (zo efficiënt mogelijk) doorlopen van de benodigde procedures binnen de gemeente. Op deze manier is de verantwoordelijkheid voor het goed afhandelen van eventueel benodigde procedures concreet belegd.

6.1 Uitgangspunten structurele overleg organen

Zoals in hoofdstuk 2 aangegeven zijn er diverse overlegraden waar we bij beleids- en projectparticipatie mee spreken en die op eigen initiatief met ons in gesprek gaan. We onderkennen het belang van structurele netwerken of raden:

• -

  Het biedt belanghebbenden de gelegenheid tot het opbouwen van een kader (kennis, contacten met de gemeente) en continuïteit.

• -

  Voor de gemeente is het een van de bronnen om voeling te houden met wat er speelt in de samenleving.

• -

  Het zijn voor burgers ingangen bij de gemeente of fora om kennis en steun te halen.

Naar aanleiding van deze participatienota kijken we kritisch naar de samenwerking met deze raden, in het bijzonder naar onze rol als gemeente. Dat doen we in gesprek met de betreffende raden. Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten:

• -

  Conform onze visie op het sociale domein leggen we de verantwoordelijkheid voor het organiseren en onderhouden van netwerken (raden) bij de burgers zelf. Zij bepalen op welke manier ze zichzelf willen organiseren.

• -

  Een terughoudende rol van de gemeente. Deze raden of netwerken zijn in de eerste plaats belangrijke instrumenten voor belanghebbenden om de krachten te bundelen. Wij faciliteren waar nodig (zie verder), maar nemen niet het voortouw en bepalen niet wat de juiste vorm is.

• -

  Denken vanuit doelen en belangen en niet vanuit bestaande structuren. Bij beleids- en projectparticipatie gaan we het gesprek met de samenleving aan. Keuze voor te benaderen belanghebbenden hangt af van het betreffende onderwerp. We gaan op zoek naar kritisch tegengeluid vanuit belanghebbende burgers en organisaties. We kijken ook, maar niet exclusief, naar bestaande raden.

• -

  Daarmee willen we ook voorkomen dat ‘nieuwe instituten’ ontstaan tussen de gemeente en burgers. Burgers moeten rechtstreeks bij de gemeente aan kunnen kloppen en de gemeente moet ook rechtstreeks andere burgers aan kunnen spreken.

• -

  Ontschotten / integrale aanpak. Op dit moment benaderen we de raden doorgaans individueel, terwijl doel en belangen vaak overlap vertonen. We vinden het belangrijk te ontschotten om op die manier niet alleen efficiënter te kunnen werken, maar ook een meerwaarde te realiseren door de integrale kijk.

• -

  Creativiteit en vernieuwing. We streven naar een open dialoog die niet uitgaat van wij-zij, maar van een gemeenschappelijk belang. We hebben elkaar nodig om tot nieuwe creatieve gedachten te komen.

• -

  We respecteren vanzelfsprekend de wettelijke voorschriften ten aanzien van het raadplegen van belanghebbenden bij specifieke thema’s.

• -

  Beperken van de inzet van de gemeente in capaciteit en financiële middelen. De inzet is maatwerk. Daarbij stellen we onszelf de volgende vragen:

  • ?

    Wat is het belang ervan voor de samenleving en voor het werk van de gemeente?

  • ?

    Fungeert het voor bewoners als herkenbaar aanspreekpunt? Worden signalen bij belanghebbenden opgehaald?

  • ?

    Leidt het tot een bundeling van kennis en ervaring voor belanghebbenden? Wordt dat ook met belanghebbenden gedeeld?

  • ?

    Biedt het de gemeente een platform voor debat en informatie over wat er bij belanghebbenden leeft rondom het betreffende thema?

  • ?

    Is het orgaan voldoende zelf-organiserend?

6.2 Buurtbeheer

We onderhouden al jaren nauwe contacten met bewoners via Buurtbeheer. Buurtbeheren fungeren als ogen en oren in de wijk waar het gaat om de leefbaarheid. We halen informatie op (over wat er in de buurt speelt bijvoorbeeld) en we vragen input voor onze activiteiten en projecten in de betreffende buurt. Buurtbeheer is er ook (in toenemende mate) ten behoeve van burgerinitiatieven. Het is voor verschillende bewoners een steun om een initiatief onder de aandacht te brengen of te realiseren. Buurtbeheer ontwikkelt zich steeds meer richting een forum voor en door bewoners.

Het is belangrijk dat we als gemeente voeling hebben met wat er leeft in de verschillende buurten en dat we plannen kunnen spiegelen aan de wensen en opvattingen van bewoners. Doel van buurtbeheer is gelegen in het volgende:

• -

  Een aanspreekpunt in de buurt voor de gemeente bij beleids- en projectparticipatie omtrent leefbaarheid. Een aanspreekpunt waar kennis is opgebouwd over thematiek en over de manier van werken bij de gemeente (een volwassen gesprekspartner).

• -

  (Onder meer) via Buurtbeheer ontstaat een netwerk met ogen en oren in de buurt, voor de gemeente en voor andere professionals.

• -

  Een integrale aanpak doordat bewoners en professionals elkaar ontmoeten en zo situaties in de buurt gezamenlijk vanuit verschillende invalshoeken belichten.

• -

  Bewoners serieus nemen, door ze ook als collectief te horen.

Conform de opmerkingen in 6.1 is het nodig te waken voor een extra ‘laag’ tussen bewoners en de gemeente, voor te hoge verwachtingen bij participerende burgers over de inzet van de gemeente en voor een te grote inzet van de gemeente (en andere professionals) terwijl de representativiteit van buurtbeheer niet altijd sterk is. Bijzonder aandachtspunt voor buurtbeheer is de overlap tussen het overleg met professionals in buurtbeheer en de afstemming tussen de accountmanagers van de gemeente en professionele partners (zoals de politie).

In voorgaande gebruiken we telkens de term ‘een’ of verschillende: de betekenis van buurtbeheer voor de buurtsamenleving en de gemeente verschilt per buurt. Ook de mogelijke valkuilen doen zich niet over al (in dezelfde mate) voor. Buurten zijn anders en datzelfde geldt voor de bewoners en de leefbaarheidssituatie.

De werkwijze binnen Buurtbeheer is in overleg met partners en bewoners herijkt[5]. Deze herijking heeft de notitie ‘Buurtbeheer op Eigen Kracht’ opgeleverd. De notitie is gebruikt als input voor de Participatienota en is toegevoegd als bijlage. Veel uitgangspunten zijn daarom ook terug te vinden in de Participatienota. Het gaat om maatwerk, om het beperken van ondersteuning vanuit de gemeente en om het doorzetten van de beweging richting ‘voor en door bewoners’, met de eigen verantwoordelijkheid en eigen kracht van bewoners als fundament van Buurtbeheer. Voor dat maatwerk is het belangrijk te weten wat er speelt in de wijken. Ter onderbouwing van keuzen is bij de doorontwikkeling daarom aangegeven dat we een leefbaarheidsbarometer ontwikkelen, die wordt aangevuld met gegevens over de ontwikkelingen in de komende periode en de aanwezige sociale structuren. Daarbij betrekken we (ook) Buurtbeheer. Buurtbeheer is op basis van de notitie ‘Buurtbeheer op Eigen Kracht’ al van start gegaan met de doorontwikkeling van Buurtbeheer en geeft ook zelf verder invulling aan de uitvoering van de uitgangspunten.

Deze participatienota (en de visie op het sociale domein) stelt bij de verdere ontwikkeling de volgende uitgangspunten.

We vinden goede contacten met bewoners per buurt essentieel en we zien dat buurtbeheer daar een belangrijke functie in kan vervullen. We blijven in contact met buurtbeheer, leggen de verantwoordelijkheid voor de vormgeving en intensiteit in handen van de bewoners zelf en nemen als gemeente een terughoudender rol aan.

We blijven in contact met buurtbeheer en wel om twee redenen: in de eerste plaats kan buurtbeheer voor de gemeente en voor de samenleving nuttige functies vervullen. In de tweede plaats zijn er veel betrokken bewoners die de afgelopen periode actief hebben meegedacht over de verandering van buurtbeheer. De gemeente neemt een veel terughoudender rol aan. Onze rol hangt samen met de belangen van buurtbeheer in een situatie voor de gemeente/ de buurtsamenleving en kan per buurt en per situatie verschillen.

De functies (die hieronder aan de orde komen) bepalen of en zo ja op welke manier de gemeente zich tot buurtbeheer verhoudt.

• -

  Bij beleids- en projectparticipatie in het kader van leefbaarheid kan buurtbeheer een deelnemende partij zijn. Of dat zo is, welke bewoners en partners nog meer betrokken worden en wat de status van de betrokkenheid is, hangt af van het betreffende traject en wordt volgens de vragen in deze nota (hoofdstuk 4) afgewogen.

• -

  Buurtbeheer kan een functie vervullen als ‘ogen en oren’ voor de gemeente in de wijk. Dat kan een reden zijn dat de gemeente in een buurt zo nu en dan contact zoekt met buurtbeheer. Of en zo ja in welke mate, is afhankelijk van wat er in de buurt speelt. Als er op fysiek of sociaal gebied opgaven liggen en de organisatie van buurtbeheer in die buurt is zodanig dat het daadwerkelijk een goede informatiebron is, ligt het voor de hand dat we (ook) buurtbeheer raadplegen. Wat betreft de vorm sluiten we aan bij werkwijzen van Buurtbeheer (en andere bewoners) in die buurt.

• -

  Buurtbeheer kan daarnaast een belangrijke functie vervullen in burgerparticipatie (initiatieven van burgers zelf). Vanuit buurtbeheren ontstaan steeds vaker initiatieven, en voor andere initiatiefnemers kan buurtbeheer een rol spelen door de kennis die is opgebouwd en het netwerk van buurtbeheer bij de gemeente. Een terughoudende rol van de gemeente betekent dat wij als gemeente dit niet meer organiseren. Dat doen de bewoners in principe zelf. Indien nodig zullen we (maximaal) faciliteren.

• -

  Bij de keuze voor de vorm en intensiteit van faciliteren stellen we onszelf de volgende vragen:

  • ?

    Kunnen de bewoners het zelf of kunnen ze zelf andere steun organiseren? Zo nee, is er een belang in het geding waar we van vinden dat het een faciliterende rol van de gemeente rechtvaardigt?

  • ?

    Deze lijn is vergelijkbaar met de benadering van anderen die met een initiatief komen. Bijzonder aspect is echter dat buurtbeheer zelf een functie kan vervullen in het versterken van de rol van buurtbewoners (en daarmee de mogelijkheid van de gemeente om meer los te laten).

  • ?

    Is de functie van gesprekspartner in deze buurt van belang (bijvoorbeeld omdat daar de komende jaren ontwikkelingen plaats gaan vinden)? Is faciliteren nodig om de kwaliteit ervan te borgen?

  • ?

    We maken een basale keuze per buurt en realiseren ons dat deze ook in de tijd zal variëren (jaarlijks tegen het licht houden).

• -

  Om buurtbeheer meer los te kunnen laten en tegelijk de functies te kunnen vervullen (daar waar nodig), is het belangrijk dat bij contacten intern eventueel benodigde acties of procedures ook efficiënt geregeld worden (net zoals we dat belangrijk vinden bij burgerinitiatieven in het algemeen, zie de functie van participatiemakelaar).

• -

  Ook is het belangrijk dat er bestuurlijke aandacht is voor de buurten (serieus nemen).

• -

  Minder bemoeienis van ons als gemeente heeft het risico dat in bepaalde buurten het buurtbeheer uitsterft. Afhankelijk van de buurt accepteren we dat (als er beperkt opgaven zijn of als er andere groepen zijn die de functies vervullen) of zullen we (tijdelijk) intensiever faciliteren om te voorkomen dat er gaten vallen in de hiervoor genoemde functies.

In 2014 gaan we op deze manier werken, waarbij we ons realiseren dat de geschetste verandering een proces is waarbij we in gesprek moeten blijven over de uitgangspunten, wat we daar onder verstaan en hoe dat in de praktijk tot uitdrukking komt, met het doel (belang voor de samenleving en de gemeente) voor ogen. Over de invulling in 2014 zijn al afspraken gemaakt met de projectgroep en de verschillende buurtbeheren.

7.1 Houding en gedrag

Ruimte geven

Ruimte voor invloed van belanghebbenden in beleid en projecten, en voor burgerinitiatief, vergt loslaten binnen duidelijke kaders.

• -

  We verlaten waar mogelijk het streven naar gedetailleerd uitgewerkt beleid en regelgeving. Dat betekent niet dat we al het beleid en alle regelgeving direct moeten veranderen. Het betekent wel dat we kritisch kijken naar de regels, vanuit de blik van ruimte geven, door de bril van de participant: past het initiatief niet in de regels (naar de letter bezien), maar is het niet in strijd met achterliggende doelen, dan moet er ruimte zijn. Bij strijdigheid kunnen we meedenken over alternatieven. Echter zonder het initiatief over te nemen.

• -

  Het kritisch kijken naar de regels doen we per situatie, maar ook bij actualisatie van bestaand beleid en bij het formuleren van nieuw beleid.

• -

  Het is niet voor iedereen binnen de organisatie eenvoudig om deze afwegingen te maken. De participatiemakelaar zal daarbij helpen (zie 6.2)

• -

  Belangrijker is de cultuurverandering (meedenken). Bij ambtenaren én bij het bestuur. Maar ook bij burgers: ruimte geven betekent niet dat we het als gemeente ook doen of oplossen. Een duidelijke grens van de gemeente kan ook leiden tot creativiteit bij initiatiefnemers om het anders op te pakken.

Communicatie

Samenhangend met de definitie van participatie is niet alleen de inhoud maar ook de vorm van de communicatie cruciaal voor het succes ervan. Tijdig, gelijkwaardig, helder en open zijn daarbij sleutelwoorden die in dit hoofdstuk regelmatig terugkeren.

Belangrijk hierin is dat de basis op orde is. Met de basis wordt bedoeld de behandeling van vragen, klachten en initiatieven. Dat bepaalt mede hoe belanghebbenden aankijken tegen de gemeente en de mate waarin ze zich serieus genomen voelen. Vragen en klachten bieden de gemeente waardevolle informatie over wat er onder de burgers van Uithoorn leeft. We verbeteren de behandeling van vragen en klachten en destilleren daaruit de belangrijkste aandachtspunten voor de vakafdelingen.

Kernwaarden

• -

  Responsief: we werken van buiten naar binnen, luisteren naar belanghebbenden en zoeken bewust het geluid op.

• Dat betekent bijvoorbeeld adequaat reageren op vragen en klachten en bij burgerinitiatieven een open antwoord: laten we kijken wat er kan!

• -

  Geïnteresseerd: we zijn oprecht geïnteresseerd in hetgeen belanghebbenden naar voren brengen en we laten dat merken.

• Dat betekent bijvoorbeeld bij kritiek van belanghebbenden op voorstellen van gemeenten (in beleids- of projectparticipatie) niet direct in de verdediging, maar doorvragen wat de belanghebbende bedoeld, welke motieven en waarnemingen er achter zitten. ‘Kritisch’ beschouwen we als waardevol en niet als lastig.

• -

  Meedenkend, flexibel en duidelijk: we denken mee, zonder de kaders uit het oog te verliezen. Over die kaders zijn we duidelijk.

• Dat betekent bijvoorbeeld dat we bij een initiatief voor een feest op een plein midden in een woonwijk streng zijn als dat teveel overlast zal veroorzaken, maar ook meedenken over oplossingen (al dan niet op een andere locatie).

• -

  Verantwoordelijk, met lef om dingen los te laten (en daar ook voor te gaan staan).

• Dat betekent bijvoorbeeld dat ook het college bereid moet zijn om eerder geformuleerde regels ter discussie te stellen en dat uit te leggen.

7.2 Inbedding in de organisatie

Initiatief tot beleids- en projectparticipatie bij de vakafdeling

Participatie is een vast onderdeel van elk besluitvormingstraject. De intensiteit en vorm verschillen per situatie. Bij elk traject wordt bij het maken van een plan van aanpak stil gestaan bij participatie. De vragen en uitgangspunten uit voorgaande hoofdstukken dienen daarbij als checklist en geven richting aan de uitwerking.

• -

  Bij beleids- en projectparticipatie neemt de vakafdeling het initiatief.

• -

  Deze afdeling is verantwoordelijk voor een gemotiveerde afweging omtrent participatie, de vertaling ervan in een plan van aanpak en voor de uitvoering ervan.

• -

  Wie het daadwerkelijk uitvoert, kan per traject verschillen.

• -

  Aan het eind van elk participatietraject vindt een evaluatie plaats, waarbij ook belanghebbenden om hun beleving wordt gevraagd.

De afdeling communicatie kan een rol spelen in de informatievoorziening en in de ondersteuning van de vakafdelingen bij de participatietrajecten. De precieze invulling ervan wordt per traject bepaald.

Participatiemakelaars

Het organiseren van een participatieproces en het communiceren met belanghebbenden is een vak. De competenties die daarbij horen zijn niet vanzelfsprekend bij iedereen aanwezig. In elke vakafdeling krijgt iemand de taak van participatiemakelaar.

• -

  De participatiemakelaar fungeert bij beleids- en projectparticipatie als klankbord (want veel kennis van en vaardigheden), vervult eventueel een rol in de uitvoering (dat valt per project te bezien), zorgt voor verankering ervan in de participatiebank en verwijst naar andere initiatieven en voorbeelden uit de participatiebank.

• -

  Bij burgerparticipatie is de participatiemakelaar er verantwoordelijk voor dat het eigenaarschap snel ergens wordt belegd. Dat kan de participatiemakelaar zelf zijn, maar ook iemand anders. Deze eigenaar is vervolgens verantwoordelijk voor het verloop van hetgeen binnen de gemeente moet gebeuren (organisatie/ afstemming van noodzakelijke procedures en afwegingen) en voor de terugkoppeling met de initiatiefnemers. Het gaat in beginsel alleen om de eventueel benodigde procedures binnen de gemeente (loslaten, niet overnemen). Alleen als de gemeente er een groter belang bij heeft kan (gemotiveerd) gekozen worden voor faciliteren of een hogere trede op de ladder voor burgerparticipatie.

• -

  De participatiemakelaars zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het borgen van de kwaliteit van participatie en het verspreiden van kennis en kunde over participatie in de organisatie (de participatiebank).

• -

  De participatiemakelaar heeft in elk geval de volgende competenties: kan goed luisteren, weet mensen en belangen te verbinden, geniet vertrouwen binnen de gemeentelijke organisatie, heeft een stevig netwerk in Uithoorn of de potentie om dat op te bouwen.

Participatiebank: leren en ontwikkelen

Duidelijke conclusie van de evaluatie was dat de kennis en kunde van participatie intern te versnipperd is. Gewenst is een centraal verzamelpunt, makkelijk bereikbaar, voor iedereen binnen de gemeente beschikbaar. Dat is cruciaal om elkaars kennis en ervaring te benutten en nieuwe werkwijzen te ontwikkelen: bij wijze van Uithoornse participatie academie. Deze participatiebank of participatie academie heeft de volgende functies (de manier waarop deze functies organisatorisch worden ingebed is later te bepalen):

• -

  Bijhouden van de ‘participatie-agenda’: alle participatie op initiatief van de gemeente en burgerparticipatie op een rij.

• -

  Opzetten en bijhouden van een handboek waarin de kennis en ervaring over gehanteerde participatievormen wordt gebundeld.

• -

  Organiseren van gemeenschappelijke activiteiten (bijvoorbeeld cultuurverandering, training, intervisie, uitwisseling t.b.v. leren en verbeteren).

• -

  Bewaken eenduidigheid in keuzen en werkwijze en in de communicatie (herkenbaar voor participanten).

• -

  Periodiek beschouwen van het succes van participatie (en evalueren van deze nota).

We hebben geen hele harde meetpunten voor succes benoemd in termen van tevredenheid belanghebbenden enzovoort. De komende jaren bouwen we inzichten op door elk traject te evalueren (soms uitgebreid, soms eenvoudig, ter beoordeling van de verantwoordelijken van het betreffende traject), en de resultaten met elkaar te delen. Werkende weg ontstaat zo meer inzicht in wat voor ons en voor belanghebbenden echt relevant is, wat er werkt en wat niet, wat succes- en faalfactoren zijn.

Versterken informatievoorziening voor belanghebbenden

Goede informatie is essentieel voor belanghebbenden. Dan gaat het over het participatieproces zelf, maar ook over alles dat de gemeente initieert en om achtergrondinformatie over onderwerpen zodat bewoners in staat worden gesteld (gefundeerd) ergens iets van te vinden. De gemeente heeft daar direct belang bij omdat het de kwaliteit van de inbreng van belanghebbenden ten goede komt. We benutten daarbij de mogelijkheden van ICT.

We kijken ook naar ICT in het raadplegen van mensen. Bijvoorbeeld om meer mensen te bereiken en zo de representativiteit van meningspeiling te verhogen. Ander voorbeeld is een internetpanel wat de gelegenheid biedt om heel gericht en zonder te vergaderen meningen te horen en voorstellen te toetsten.

In 2014 bezien we op welke manier we ICT kunnen benutten om informatievoorziening te ondersteunen. Participatietools die gebruik maken van internet en social media nemen we op in het Handboek participatievormen.

7.3 College van B&W en Gemeenteraad

Het college van B&W is verantwoordelijk voor de (beleids)voorbereiding en de uitvoering ervan, en daarmee ook voor de participatie. Dit binnen door de raad vastgestelde kaders. De leden van het MT zijn verantwoordelijk voor de verwezenlijking van de vertrekpunten in deze nota en voor de uitvoering van de organisatorische verandering.

Naast verantwoordelijkheden vraagt deze nota ook wat van het gedrag en van de communicatie tussen bestuur en ambtelijk apparaat. Van het ambtelijk apparaat wordt verwacht dat ze ruimte geven en kritisch kijken naar regels (wat is gemotiveerd nodig en waar kunnen we meer loslaten, handelen in de geest in plaats van naar de letter). Dat kan alleen succesvol zijn als daar voldoende steun voor is in het college. Het college moet de ambtelijke organisatie de ruimte bieden en gesprek over de kaders aangaan. Dienstverlening, responsiviteit toetsen in plaats van alleen strakke prestatie-indicatoren.

“Bestuurders met lef zitten burgers niet in de weg als ze het zelf wel aankunnen, maar zijn er als het echt nodig is.”

(VNG-commissie Talent! Februari 2010)

Voor de gemeenteraad biedt participatie waardevolle informatie over de wensen en opvattingen van de burgers die zij vertegenwoordigen. Tegelijkertijd wordt met participatie ook ruimte (weg-)gegeven aan participanten. Dat is niet terugtreden, maar actief luisteren naar de samenleving en dit meewegen in het eigen handelen.

• -

  Bij stukken die nu ook al naar de raad gaan (projectplannen of visies) wordt aandacht besteed aan participatie (en de afwegingen die daarbij zijn gemaakt).

• -

  In strategische visies wordt aandacht besteed aan participatie bij de uitvoering ervan.

• -

  Bij zwaarwegende trajecten kan het college besluiten om een plan van aanpak participatie vóóraf bij de raad neer te leggen voor wensen en bedenkingen.

• -

  De participatiebank staat ook open voor raadsleden, zodat ze zelf kunnen volgen wat er gebeurd.

7.4 Financiële paragraaf

Participatie vergt tijd en middelen. We zijn ervan overtuigd dat werkende-weg de efficiency en effectiviteit kan toenemen. Doordat we netwerken opbouwen, informatie en geluiden beter registreren en in onze dagelijkse contacten steeds meer informatie ophalen die we kunnen benutten in beleidstrajecten.

Enkele uitgangspunten:

• -

  Per traject wordt een participatieplan gemaakt, waarin de activiteiten worden begroot. Dat betekent dat per traject een afweging wordt gemaakt of de inzet de moeite waard is. Kosten voor specifieke participatietrajecten komen ten laste van de desbetreffende programma’s en projecten.

• -

  Bijdragen aan bestaande adviesraden (zoals Wmo-raad, Buurtbeheer enzovoort) zijn geen onderwerp van deze nota, maar vallen onder de verantwoordelijkheid van de inhoudelijk portefeuillehouder, waarbij de investering ook wordt bezien in relatie tot andere participatie activiteiten. De uitgangspunten in h. 6 zijn daarbij leidend.

• -

  Interne kosten (inzet van de gemeente zelf) voor het gesprek met bestaande adviesraden worden door de betreffende vakafdeling bezien en beoordeeld. Omdat we meer loslaten, zijn besparingen mogelijk.

• -

  Deze besparingen kunnen worden benut om de activiteiten voor de participatiemakelaar en de participatiebank (deels) mogelijk te maken.

• -

  De algemene activiteiten die gemoeid zijn met de verwezenlijking van deze nota (training, intervisie, participatiebank enzovoort) worden zo veel mogelijk binnen de huidige formatie opgepakt.