Regeling vervallen per 01-01-2009

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provincie Overijssel 2003

Geldend van 25-04-2007 t/m 31-12-2008

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provincie Overijssel 2003

Algemene toelichting

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en haar leden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Opvallend in de verordening is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan Statenleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, voorzover nodig in samenspraak met de secretaris.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het ook de verhouding raakt tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans immers voor Gedeputeerde Staten. De wijziging van artikel 100 van de Provinciewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering provinciebestuur bepaalde dit artikel dat de griffier (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) Provinciale Staten terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris Gedeputeerde Staten terzijde (artikel 100, Provinciewet, nieuw) en worden Provinciale Staten bijgestaan door de griffier (artikel 104a, Provinciewet, nieuw). Dat Provinciale Staten nu beschikken over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische, inhoudelijke hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen e.d. zal een beroep op deze organisatie dan ook mogelijk moeten blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. De verordening vormt de uitwerking van dit recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele Statenleden, dus ook die behorend tot een minderheid in Provinciale Staten, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle Statenleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Hoofdstuk 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1

  • 1. De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om bijstand.

  • 2. Zij voeren daartoe overleg zo vaak als nodig is.

Artikel 2

  • 2

  • 1. Een lid van Provinciale Staten wendt zich tot de griffier of een medewerker van de provincie Overijssel met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de medewerker twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, stelt hij de secretaris van die twijfel in kennis. De secretaris beslist.

  • 3. Een lid van Provinciale Staten wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend verzoekt de griffier de secretaris, één of meer medewerkers aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3

  • 3

  • 1. Een medewerker verleent op verzoek van de griffier of de secretaris bijstand tenzij:

    • a.

      het lid van Provinciale Staten niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten;

    • b.

      dit het belang van de provincie Overijssel kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid van Provinciale Staten dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4

4

Indien het verzoek om bijstand van een medewerker door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten beslissen, het presidium gehoord, zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 5

  • 5

  • 1. Indien een lid van Provinciale Staten niet tevreden is over door een medewerker verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan Gedeputeerde Staten. Artikel 4, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6

  • 6

  • 1. Indien Gedeputeerde Staten of leden van het College van Gedeputeerde Staten informatie wensen over een verzoek om bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe recht­streeks tot het betrokken lid van Provinciale Staten.

  • 2. Een lid van Provinciale Staten kan aangeven dat een verzoek om bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

  • 3. In een geval als bedoeld in het vorige lid informeert het betrokken lid de griffier of de secretaris over de beweegredenen achter de opgelegde geheimhouding.

Hoofdstuk 2. Fractieondersteuning

Artikel 7

  • 7

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. De tegemoetkoming, bedoeld in het eerste lid van dit artikel bedraagt ten hoogste € 2.951,-- voor elk tot die fractie behorend Statenlid vermeerderd met € 24.543,-- per fractie.

  • 3. De in het eerste lid genoemde bedragen wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van het door Provinciale Staten vastgestelde prijsindexcijfer.

Artikel 8

  • 8

  • 1. Fracties besteden de bijdragen om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    – uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    – betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van gespecificeerde, reële declaraties;

    – giften;

    – uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechts–positiebesluit Staten- en commissieleden toekomen;

    – opleidingen voor Staten- en commissieleden.

Artikel 9

  • 9

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Staten plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3. Het voorschot wordt verrekend met te veel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de Provinciale Staten de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 12, derde lid.

Artikel 10

  • 10

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie tengevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt;

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie herberekend en verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11

  • 11

  • 1. Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van het jaarlijks aan haar toekomende bedrag te reserveren ter besteding in volgende jaren.

  • 2. Het aan het eind van de zittingsperiode resterende bedrage wordt door de fractie, onder aflegging van een laatste verantwoording en overlegging van een verslag, binnen drie maanden teruggestort in de provinciekas.

  • 3. Bij splitsing van de fractie wordt, onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording afgelegd waarin wordt aangegeven hoe een eventuele reserve over de nieuw ontstane fracties is herberekend en wordt verdeeld.

Artikel 12

  • 12

  • 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 11 legt elke fractie, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een verslag.

  • 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan Provinciale Staten.

  • 3. Provinciale Staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve;

    • d.

      de verrekening tussen de in onderdeel a genoemde uitgaven en het ontvangen oorschot en, voorzover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 13

Deze verordening treedt in werking met ingang van de 22ste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van Provinciale Staten is geplaatst en werkt terug tot 20 maart 2003.

Noot
1

[Toelichting: In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg]

Noot
2

[Toelichting: De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan Statenleden bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, danwel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een lid van Provinciale Staten contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De huidige werkwijze van ambtelijke ondersteuning door informanten wordt voortgezet. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Provinciewet. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden naar aanleiding van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. Aan leden van Provinciale Staten wordt in het eerste lid de mogelijkheid geboden, om zich in de daar bedoelde gevallen rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. Daarbij wordt er vanuit gegaan, dat de betreffende medewerker regulier het ingekomen verzoek aan het hoofd van zijn eenheid meldt. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.]

Noot
3

[Toelichting: Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehou­den aan Gedeputeerde Staten, het presidium gehoord. Het ligt in de rede dat daarbij overleg plaatsvindt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken Statenlid). Uiteraard kunnen Provinciale Staten, via de gebruikelijke weg, Gedeputeerde Staten verzoeken over de genomen beslissing verantwoording af te leggen.]

Noot
4

[Toelichting: Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehou­den aan Gedeputeerde Staten, het presidium gehoord. Het ligt in de rede dat daarbij overleg plaatsvindt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken Statenlid). Uiteraard kunnen Provinciale Staten, via de gebruikelijke weg, Gedeputeerde Staten verzoeken over de genomen beslissing verantwoording af te leggen.]

Noot
5

[Toelichting: Ook indien – naar de mening van het lid van Provinciale Staten – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om bijstand gehoor wordt gegeven, kan de kwestie op dezelfde wijze als onder artikel 4 aan Gedeputeerde Staten worden voorgelegd.]

Noot
6

[Toelichting: Indien een lid van Provinciale Staten om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert ten opzichte van Gedeputeerde Staten. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. Het eerste lid van dit artikel is opgenomen om te verzekeren dat een ambtenaar niet door leden van Gedeputeerde Staten onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een lid van Provinciale Staten; leden van Gedeputeerde Staten wenden zich voor informatie direct tot het betrokken lid van Provinciale Staten en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. Hoewel het verlenen van ambtelijke bijstand normaliter niet omgeven zal zijn met geheimhouding, wordt in het tweede lid wel expliciet de mogelijkheid geopend voor een lid van Provinciale Staten om aan te geven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim worden gehouden. Uiteraard zal een lid daarom slechts verzoeken als daarvoor naar zijn oordeel bijzondere aanleiding is. Het derde lid (verplicht informeren van griffier of secretaris) beoogt een zekere drempel op te werpen voor het te gemakkelijk opleggen van geheimhouding.]

Noot
7

[Toelichting: Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.]

Noot
8

[Toelichting: De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieonder­steuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan statenwerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegde in het Rechtspositiebesluit Staten- en com­missieleden) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor Statenleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politiek ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschik­baar stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fractie eventueel ondersteunen.

Als grondslag voor het vergoeden van de gemaakte kosten voor de fracties en de individuele Statenleden zijn binnen de provincie Overijssel twee regelingen van belang, te weten:

1. Verordening rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2007 ;

2. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2003.

Ad 1. Verordening Rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2007

Op grond van deze regeling hebben de (individuele) Statenleden aanspraak op de volgende (on)kostenvergoedingen:

- maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden als Statenlid gebaseerd op een door het Ministerie van BZK vastgesteld bedrag. Dit betekent dat Statenleden niet op andere wijze een vergoeding (al dan niet ten laste van het fractiebudget) kunnen ontvangen wegens het verrichten van deze werkzaamheden als Statenlid (al dan niet t.b.v. de fractie);

- maandelijkse onkostenvergoeding. Uit deze onkostenvergoeding dienen - o.g.v. een circulaire van het Ministerie van BZK de onderstaande kostencomponenten bestreden te worden. Deze onkosten mogen dus niet op een andere wijze worden vergoed dan wel ten laste worden gelegd:

¿ excursies;

¿ contributies en lidmaatschappen;

¿ abonnementsgelden;

¿ zakelijke giften;

¿ zakelijke telefoonkosten;

¿ bureaukosten en porti;

¿ bijdrage aan fractiekosten;

¿ ontvangsten;

¿ representatiekosten;

- reis- en verblijfskosten worden onderverdeeld in drie categorieën

1. Reis- en verblijfskosten gemaakt voor het bijwonen van vergaderingen van Provinciale Staten of commissies van Provinciale Staten, dan wel reizen die op initiatief van de provincie Overijssel worden gemaakt, wordt op declaratiebasis vergoed onder overlegging van de noodzakelijke bewijsstukken. De stukken worden ter controle en paraferen aangeleverd bij de Griffie en vervolgens uitbetaald door de eenheid Middelen. Dit betekent dat deze onkosten niet ten laste van het fractiebudget gebracht kunnen worden.

2. Reis- en verblijfskosten gemaakt voor fractieactiviteiten komen ten laste van het fractiebudget. Wij merken nog op dat - onder overlegging van de noodzakelijke bewijsstukken - alleen de fiscaal toegestane kilometervergoeding gedeclareerd mag worden (€ 0,19 onbelast 2006).

3. Reis- en verblijfskosten gemaakt voor partijpolitieke activiteiten (bijvoorbeeld een partijcongres of bijeenkomst) blijven voor eigen rekening van het Statenlid;

- op jaarbasis wordt op verzoek en onder overlegging van de nota (ingediend bij de eenheid Middelen) de gemaakte abonnementskosten voor internet tot een maximum van € 24,50 per maand ( onbelast) vergoed . Deze kosten kunnen niet ten laste van het fractiebudget worden gebracht;

- kosten voor cursussen, seminars en congressen welke dienen voor de behoorlijke vervulling van het Statenlidmaatschap komen (tot een maximum per fractie) voor vergoeding in aanmerking. Dit budget is gebaseerd op het aantal fractieleden. Declaraties worden uitbetaald door de eenheid Middelen op basis van een fractiebesluit, ondertekend door de fractievoorzitter. Ook de hiermee gemoeide reis- en verblijfskosten worden vergoed - op declaratiebasis onder overlegging van de bewijsstukken.

Ad 2. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2003

Op grond van deze regeling ontvangen fracties een vast basisbedrag en een bijdrage per fractielid. Dit basisbedrag aan fractieondersteuning valt in twee onderdelen uiteen, te weten: secretariële/ facilitaire ondersteuning en inhoudelijke ondersteuning. Doelstelling van deze bijdrage is om kosten verbonden aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties te bestrijden. In de regeling zijn in algemene bewoording grenzen gesteld aan de uitgaven. Zo mag het bedrag niet worden besteed voor uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en goederen) geleverd t.b.v. de fractie op basis van gespecificeerde, reële declaraties; giften; uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit toekomen; opleidingen voor Staten- en commissieleden. 

Richtlijnen:

1. rente, verkregen uit het budget fractieondersteuning moet als opbrengst worden verantwoord;

2. kosten voor vergaderingen inclusief een lunch, diner of catering kunnen ten laste van het budget fractieondersteuning gebracht worden indien onderwerpen van de vergadering een relatie hebben met haar fractieactiviteiten;

3. bijeenkomsten met een overwegend sociaal karakter kunnen, voor zover het Statenleden en ondersteuners betreft, ten laste van het budget fractieondersteuning worden gebracht, indien de fractie van oordeel is dat een dergelijke bijeenkomst bijdraagt aan het functioneren van de fractie;

4. de telefoon en internetkosten - indien gemaakt t.b.v. fractieactiviteiten - door de fractieondersteuners kunnen ten laste van het budget fractieondersteuning gebracht worden;

5. voor het vergoeden van gemaakte kosten dienen altijd de noodzakelijke facturen, bewijsstukken en/of bonnen overgelegd te worden anders komen de gemaakte kosten niet voor vergoeding in aanmerking;

6. loonbelasting kan niet als kostenpost worden verantwoord en als zodanig ook niet opgevoerd worden;

7. in de verantwoording dienen de verstrekte onkostenvergoeding aan steunfractieleden of fractieondersteuners onderbouwd te worden met concrete werkzaamheden en/of gemaakte kosten. Bij het verstrekken van een vaste vergoeding ontbreekt de onderbouwing en controle van werkelijk gemaakte kosten, en is daarom niet geoorloofd.

3. Huisvestingskosten

Als derde financiële stroom voor de fracties is er een bedrag beschikbaar voor huisvestingskosten (30% van de personeelsgebonden kosten +/- € 7.000,-- per jaar - 2006). Deze kosten dienen ter voldoening van gemaakte kosten inzake huisvesting (huur, verlichting, verwarming, inrichtingskosten e.d.) en worden op declaratiebasis vergoed. Dit betekent dat de fractie hierover met nota de declaratie bij de eenheid Middelen moeten overleggen voordat tot betaling over kan worden gegaan. Deze kosten kunnen niet ten laste van het budget fractieondersteuning worden gebracht. ]

Noot
9

[Toelichting: De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de Staten. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.]

Noot
10

[Toelichting: Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan de veranderende verhoudingen in de Provinciale Staten. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe Staten voor het eerst vergaderen de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan als nog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.]

Noot
11

[Toelichting: De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien en wordt aan het einde van de zittingsperiode (4 jaar) teruggestort. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het derde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties]

Noot
12

[Toelichting: De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de Staten verdwijnt, zullen de Staten het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.]