Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2013

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Subsidie Onder subsidie wordt op grond van artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht verstaan: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

Voldoende is dat een aanspraak op financiële middelen wordt verstrekt. Dit is allereerst van belang, omdat bij subsidies het tijdstip waarop de aanspraak op financiële middelen wordt gevestigd, en het tijdstip waarop die middelen daadwerkelijk worden verstrekt, ver uit elkaar kunnen liggen. Het komt met regelmaat voor dat voorafgaand aan een voorgenomen activiteit toegezegde subsidie pas na afloop van die activiteit daadwerkelijk (volledig) worden verstrekt. Het cruciale moment in het proces van subsidiëring is in zo'n geval niet de daadwerkelijke verstrekking, maar de beslissing dat de voorgenomen activiteit gesubsidieerd zal worden indien zij inderdaad plaatsvindt.

Met de term aanspraak wordt voorts benadrukt dat de beslissing om subsidie te verstrekken niet vrijblijvend is. Ook de verlening van een subsidie voorafgaand aan de gesubsidieerde activiteit vestigt een rechtens afdwingbare, zij het voorwaardelijke, aanspraak op financiële middelen. De subsidieverlening is voor het bestuursorgaan bindend. Indien de subsidie-ontvanger de gesubsidieerde activiteiten verricht en zijn overige verplichtingen nakomt, is het bestuursorgaan gehouden tot nakoming van de subsidieverlening, dat wil zeggen tot het overeenkomstig de verlening vaststellen van de subsidie en het uitbetalen van het subsidiebedrag.

De clausule “anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten” houdt commerciële transacties waarbij de overheid partij is buiten het subsidiebegrip. Onder betaling dient te worden verstaan het leveren van een tegenprestatie die is afgestemd op de waarde van de verkregen goederen of diensten in het economisch verkeer. Dat wil vanzelfsprekend niet zeggen dat iedere betaling die, gelet op de geldende marktprijs, wellicht aan de hoge kant is, nu ineens als een subsidie moet worden aangemerkt. De waarde in het economisch verkeer is immers lang niet altijd exact vast te stellen, zodat ook de overheid een zekere vrijheid bij het bepalen van de prijs die zij wil betalen niet kan worden ontzegd. Slechts wanneer die prijs onmiskenbaar zozeer boven de marktprijs ligt, dat redelijkerwijs niet meer van betaling kan worden gesproken, is, indien aan de overige elementen van de definitie is voldaan, sprake van een subsidie.

Subsidieverlening en betaling voor goederen of diensten kunnen in de praktijk soms dicht tegen elkaar liggen. Wanneer een bestuursorgaan gelden verstrekt ten behoeve van het verrichten van een bepaald onderzoek, zal soms sprake zijn van subsidiëring, soms van een commerciële transactie waarbij de overheid eenvoudig een noodzakelijk geacht onderzoek uitbesteedt. De aard van de rechtsverhouding moet dan aan de hand van de omstandigheden van het concrete geval worden vastgesteld.

De provincie Fryslân kent de volgende vormen van aanspraak op financiële middelen die vallen onder bovengenoemde definitie van subsidie:

- projectsubsidies - per boekjaar verstrekte subsidies - incidentele subsidies - kredietsubsidies - garantiesubsidies

De algemene subsidieverordening De Algemene subsidieverordening (hierna: ASV) is een door Provinciale Staten vastgesteld wettelijk voorschrift dat, in lijn met de kaderstellende rol van Provinciale Staten, beleidsmatige en budgettaire buitengrenzen formuleert met betrekking tot subsidieverstrekking. Daarnaast leggen Provinciale Staten met de vaststelling van de ASV belangrijke procedurele spelregels vast, waar Gedeputeerde Staten bij de subsidieverstrekking aan gebonden zijn.

De ASV kan niet los worden gezien van titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), waarin bepalingen over subsidieverstrekking zijn opgenomen. De bepalingen in de ASV kunnen deels als een aanvulling, deels als een uitwerking van deze subsidietitel worden gezien. Uitgangspunt is dat hetgeen reeds in de Awb is geregeld niet ook in de ASV wordt opgenomen. Er is derhalve geen ruimte om een andere lezing te geven aan reeds in de Awb bepaalde artikelen en begrippen.

De ASV moet worden onderscheiden van de wettelijke voorschriften waarin meer specifiek de activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt staat beschreven. De Awb hanteert als uitgangspunt dat subsidieverlening op een wettelijke grondslag berust. Bij wettelijk voorschrift kan duidelijkheid worden gegeven over rechten en plichten van de subsidieverlener en subsidie-ontvanger. Dit bevordert niet alleen de rechtszekerheid, maar, mede daardoor, ook de doelmatige afwikkeling van de subsidieverhouding. De noodzaak een wettelijk voorschrift tot stand te brengen dwingt het bestuursorgaan zich terdege af te vragen, welke doeleinden met de subsidieverstrekking worden nagestreefd, en welke voorschriften en bevoegdheden noodzakelijk zijn om dat doel te bereiken. Het wettelijk voorschrift moet aan een tweetal minimumeisen voldoen om de beoogde doelmatigheid en rechtszekerheid te bereiken. Allereerst wordt een omschrijving verlangd van de activiteiten waarvoor de subsidie kan worden verleend. Dit is essentieel om de reikwijdte van de wettelijke basis voor de subsidiëring te kunnen bepalen. In de tweede plaats moet de wettelijke regeling een grondslag bieden voor de verplichtingen die het bestuursorgaan aan de subsidieverlening kan verbinden, voor zover die grondslag niet reeds in de Awb zelf is neergelegd.

Op het vereiste van een wettelijke grondslag bestaan een aantal uitzonderingen:

• Indien op een nieuw terrein de behoefte aan subsidieverlening ontstaat, kan niet altijd de totstandkoming van een wettelijk voorschrift worden afgewacht. Artikel 4:23, derde lid, onderdeel a van de Awb biedt dan ook de mogelijkheid dat, indien de voorbereiding van een wettelijk voorschrift ter hand is genomen, met de subsidiëring kan worden begonnen, ook al heeft deze nog geen grondslag in een wettelijk voorschrift. Deze mogelijkheid bestaat gedurende ten hoogste een jaar. Een jaar is in het algemeen voldoende om een wettelijk voorschrift tot stand te brengen.

• Het komt voor, dat op Europees niveau subsidieprogramma's tot stand komen, waarvan de uitvoering aan nationale instanties wordt overgelaten, maar die niet het karakter van een verbindende regeling hebben. Nu in dergelijke programma's de voorwaarden waaronder de subsidies kunnen worden verstrekt veelal wel zijn uitgewerkt, zou een wettelijke regeling daarvan slechts een doublure kunnen zijn. Daarom is ook voor deze gevallen een uitzondering op het vereiste van een wettelijke grondslag opgenomen.

• De mogelijkheid bestaat dat de ontvanger en het bedrag van een subsidie uitdrukkelijk in de begroting worden genoemd. Dat gebeurt met name bij subsidies die slechts aan één of enkele ontvangers worden verstrekt. Bij een dergelijk gering aantal ontvangers zou het tot stand brengen van een wettelijk voorschrift dat als grondslag voor de subsidie kan dienen een relatief zware last voor de bevoegde wetgever betekenen, terwijl anderzijds de noodzaak daartoe in mindere mate aanwezig is indien de begroting de ontvanger vermeldt. De vermelding in de begroting maakt immers publieke controle op de subsidieverstrekking mogelijk; in de meerderheid van de gevallen waarin de begroting door een vertegenwoordigend orgaan wordt vastgesteld, stelt de vermelding in de begroting dat orgaan in staat zich rechtstreeks uit te spreken over de wenselijkheid en de hoogte van de subsidie, zodat de democratische controle afdoende is gewaarborgd. Om deze reden is voor dergelijke begrotingssubsidies gevallen een wettelijk voorschrift niet vereist. Bepaald is, dat geen wettelijke grondslag is vereist indien zowel het maximale bedrag als de ontvanger van de subsidie in de begroting zijn vermeld. Dit behoeft niet perse in de begroting zelf te gebeuren. De beoogde kenbaarheid en mogelijkheid tot democratische controle zijn evenzeer verzekerd, indien de vermelding in de toelichting bij de begroting wordt opgenomen, hetgeen praktisch gezien vaak aantrekkelijker is.

Bij de provincie Fryslân worden boekjaarsubsidies als begrotingssubsidie verstrekt.

• Bij min of meer incidentele subsidies is het niet altijd reëel een wettelijk voorschrift te eisen, omdat de met de voorbereiding daarvan gemoeide lasten in die gevallen onevenredig hoog kunnen worden in verhouding tot de met strikte handhaving van het vereiste van een wettelijke grondslag gediende belangen. Daarom is in de Awb bepaald dat in incidentele gevallen zonder grondslag in een wettelijk voorschrift subsidie kan worden verleend, mits de subsidie voor ten hoogste vier jaren wordt verstrekt. Daarmee is tot uitdrukking gebracht, dat deze uitzondering slechts van toepassing is indien de voorgenomen subsidie in twee opzichten van beperkte betekenis is: zowel het aantal ontvangers als het tijdvak waarvoor de subsidie wordt verstrekt dienen beperkt te zijn. Een eenmalige startsubsidie voor een subsidie-ontvanger voor ten hoogste vier jaar kan derhalve zonder grondslag in een wettelijk voorschrift worden verstrekt, tenzij zij deel uitmaakt van een algemener startersbeleid gericht op een in algemene termen omschreven doelgroep. In het laatste geval kan de subsidie immers niet meer incidenteel genoemd worden. De ASV is in beginsel van toepassing op alle hierboven genoemde subsidieverstrekkingen, dus ook op subsidieverlening die niet een wettelijke grondslag vereist. Dat is tot uitdrukking gebracht in artikel 1.2 van de ASV.

DereguleringAdministratieve lasten voor burgers, bedrijven en instellingen worden veroorzaakt door informatieverplichtingen die de overheid oplegt. Vermindering van administratieve lasten en vereenvoudiging van regelgeving wordt als een voortdurende opgave van het provinciaal bestuur gezien. Met deze ASV vindt dat zijn vertaling in minder regels, door een eenvoudiger bouwwerk van provinciale regelgeving en een reductie van informatieverplichtingen, zowel bij het aanvragen van subsidie als bij het verantwoorden daarvan. Daarvoor is aansluiting gezocht bij de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, van 15 december 2009, nr. 3086451, houdende vaststelling van Aanwijzingen voor subsidieverstrekking). Dit is een ministeriële regeling die beoogt het verstrekken van subsidies door de rijksoverheid, en met name de verantwoording daarover, te vereenvoudigen. Deze regeling wordt informeel ook wel het uniform of rijksbreed subsidiekader genoemd.

De verantwoordingssystematiek van subsidie is, geheel in lijn met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking, gebaseerd op de uitgangspunten: • proportionaliteit; • sturing op prestaties en hoofdlijnen; • uniformering en vereenvoudiging, en • verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie.

Deze uitgangspunten zijn uitgewerkt in de volgende met elkaar samenhangende maatregelen: a. drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag; b. uniformering en vereenvoudiging van begrippen en verplichtingen in het subsidieproces en c. beleid om misbruik en oneigenlijk gebruikt te voorkomen waarbij door middel van risicoanalyses toezicht en controle wordt gehouden..

ProportionaliteitDe ASV gaat uit van proportionaliteit tussen het subsidiebedrag en de administratieve lasten. Hoe lager het subsidiebedrag, hoe eenvoudiger de aanvraagprocedure en de verantwoording is ingericht. Aan dit proportionaliteitsbeginsel is invulling gegeven door het invoeren van drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag:

• tot een bedrag € 25.000 wordt de subsidie in beginsel direct of ambtshalve vastgesteld; • vanaf € 25.000 tot € 125.000 vindt verantwoording over de prestatie plaats en • vanaf € 125.000 wordt verantwoording afgelegd over kosten en prestaties

Voor kleine subsidiebedragen wordt uitgegaan van een meer risicogerichte aanpak waarbij wordt uitgegaan van vertrouwen. Dit betekent dat bij kleine subsidies niet standaard om een verantwoording zal worden gevraagd. In plaats daarvan geldt een actieve meldingsplicht voor de ontvanger bij niet nakoming van de verplichtingen. Achteraf kan een risicogeoriënteerde controle plaatsvinden bij de ontvanger. Een meer risicogeoriënteerde aanpak betekent ook een zekere risicoacceptatie; belangrijk hierbij is dat incidenten niet gelijk tot een systeemaanpassing zouden moeten leiden. De verantwoordingsfocus bij kleine subsidies ligt op het leveren van de prestatie in plaats van op de kosten. Hierdoor kan zich de situatie voordoen dat de werkelijke kosten uiteindelijk lager zijn dan het verstrekte subsidiebedrag.

Sturing op prestaties en hoofdlijnen Verantwoording van de meeste subsidies was in het verleden vaak gericht op een verantwoording over de kosten. Hierbij werd zekerheid gezocht in complexe administratieve verplichtingen waarmee hoge administratieve en uitvoeringslasten gepaard gaan. Voorbeelden hiervan zijn gedetailleerde kostenverantwoordingen en verplichtingen met betrekking tot het bijhouden van een urenadministratie. Door het afrekenen op basis van prestaties en het vervallen van de gedetailleerde financiële verantwoording bij kleine subsidies worden de administratieve lasten fors verminderd. Bij deze wijze van subsidiëren wordt geaccepteerd dat – zolang de subsidie-ontvanger de prestatie/activiteit verricht – het subsidiebedrag hoger kan zijn dan de werkelijke kosten. Een dergelijke situatie leidt niet tot terugvordering. De nadruk bij de subsidieverlening komt te liggen op het vooraf vaststellen en definiëren van de prestatie/activiteit waarvoor de subsidie wordt verstrekt tegen een vooraf afgesproken prijs. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van instrumenten zoals referentielijsten en normbedragen.

Uniformering en vereenvoudiging In de ASV zijn processtappen, begrippen en verplichtingen die bij iedere subsidie terugkeren vereenvoudigd en geüniformeerd. Het gaat hierbij om gestandaardiseerde termijnen, conform het Rijkssubsidiekader die betrekking hebben op zowel de subsidie-ontvanger als de subsidieverlener, en het toepassen van uniforme berekeningswijzen voor de berekening van uurtarieven en kostenbegrippen. Daarnaast worden de informatieverplichtingen voor de subsidie-ontvangers verminderd. Tussentijdse rapportages voor kortlopende subsidies vervallen. Ook de procedure voor het ontvangen van een voorschot is vereenvoudigd.

Verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie Het vierde uitgangspunt is het werken vanuit vertrouwen in plaats van wantrouwen. Aan dit vertrouwensprincipe wordt vormgegeven door niet meer alle subsidie-ontvangers in alle gevallen te belasten met verantwoordingen, rapportages en controles. De aandacht in de uitvoering verschuift naar de risicogebieden en -groepen, en naar de uitzonderingen. Dit betekent ook meer eigen verantwoordelijkheid van de subsidie-ontvanger. Zo zal de subsidie-ontvanger direct schriftelijk moeten melden wanneer de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet zullen worden verricht, of dat niet aan subsidieverplichtingen zal worden voldaan. Werken vanuit vertrouwen betekent dat een zeker risico dat de prestatie niet of niet geheel conform de aan de subsidie verbonden verplichtingen wordt uitgevoerd wordt geaccepteerd. Om op verantwoorde wijze een deel van de huidige sturing los te kunnen laten, moet aan randvoorwaarden worden voldaan om misbruik te voorkomen. Deze randvoorwaarden worden verankerd in beleid om misbruik te voorkomen waar risicomanagement, strikte handhaving en registratie van misbruik deel van uitmaken. Risicomanagement houdt in dat mogelijke risico’s voorafgaand aan de subsidieverlening in beeld worden gebracht, goed worden afgewogen en dat hierop wordt geanticipeerd, met name bij het inrichten van een steekproefsgewijze verantwoording of controle. Bij de risicoanalyse kunnen onder meer de doelgroep van subsidie-ontvangers, het type regeling en de hoogte van het subsidiebedrag in beschouwing worden genomen. Met de invoering van de vereenvoudigde verantwoordingssystematiek wordt ook beleid geïntroduceerd om misbruik en oneigenlijk gebruik te bestrijden. Doordat meer wordt uitgegaan van vertrouwen is het van belang dat er voldoende checks and balances in het systeem worden ingebouwd om te borgen dat deze aanpak niet leidt tot misbruik en oneigenlijk gebruik. Meer vertrouwen gaat ook hand in hand met een strikte handhaving. Bij constatering van misbruik zal dan ook consequent worden bestraft op basis van de beschikbare sanctiemogelijkheden (o.a. terugvorderen inclusief wettelijke rente). Onderdeel van de aanpak is ook het opzetten van een registratie van misbruik. Deze registratie kan input geven voor de risicoanalyse die ten grondslag ligt aan de totstandkoming van een subsidieregeling, de afweging bij een individuele subsidieverstrekking (of eventuele weigering) en ten behoeve van de inrichting van de steekproefsgewijze verantwoording. Door op deze manier invulling te geven aan het principe vertrouwen worden goedwillende bedrijven, instellingen en burgers minimaal belast.

 Artikelsgewijs

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Paragraaf 1 Algemene regels

Artikel 1.1 Begripsbepalingen activiteitenverslag Het activiteitenverslag is in feite het spiegelbeeld van het activiteitenplan, overigens niet te verwarren met het financieel verslag. Uit het verslag moet genoegzaam blijken dat de gesubsidieerde activiteit is uitgevoerd en aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan. Dat kan ook door bepaalde bewijsstukken aan het activiteitenverslag toe te voegen. Het begrip aantonen houdt in dat meer gevraagd wordt dan aannemelijk maken. Gedeputeerde Staten dienen ervan overtuigd te zijn dat daadwerkelijk uitvoering is gegeven aan de activiteiten en dat is voldaan aan de verplichtingen.

boekjaarsubsidie Per boekjaar verstrekte subsidies zijn met name budget- en exploitatiesubsidies die op structurele basis aan subsidie-ontvangers worden verstrekt. Alleen rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid kunnen een jaarsubsidie ontvangen. De eis van volledige rechtsbevoegdheid is opgenomen in verband met artikel 30 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waarin een beperkte rechtspersoonlijkheid wordt verleend aan verenigingen waarvan de statuten niet zijn opgenomen in een notariële akte. Het betreft hier de zogenoemde informele vereniging. Voor de oprichting van dit type rechtspersoon is geen notariële akte vereist, zodat de statuten - indien al aanwezig - niet aan toetsing door de notaris ingevolge artikel 27, vijfde lid, van Boek 2 BW onderworpen zijn. De organisatie en de bevoegdheidsverdeling van dit type rechtspersoon zal daardoor niet steeds even doorzichtig zijn, zodat het minder voor de hand ligt om dergelijke verenigingen middels een jaarsubsidie te subsidiëren.

Aan de eis van volledige rechtsbevoegdheid is niet voldaan indien een subsidieaanvraag wordt gedaan door een rechtspersoon in oprichting. In een dergelijke situatie ligt het in de rede dat de aanvrager in overleg treedt met Gedeputeerde Staten om (enige) zekerheid te verkrijgen over de vraag of zijn aanvraag voor inwilliging in aanmerking komt. Het is vervolgens aan de aanvrager om te beslissen of de uitkomst van dat overleg hem voldoende zekerheid biedt om de te subsidiëren rechtspersoon metterdaad op te richten.

projectsubsidie Een projectsubsidie is een subsidie voor een eenmalig project, die naar zijn aard tijdelijk is. Een projectsubsidie kan ook een incidentele- of begrotingssubsidie zijn waar geen wettelijk voorschrift voor is vereist.

Artikel 1.2 Toepassingsbereik Uitgangspunt is dat de ASV van toepassing is op alle door Gedeputeerde Staten te verstrekken subsidie. De bevoegdheid daartoe is in artikel 1.3 aan Gedeputeerde Staten geattribueerd. Dat neemt niet weg dat Provinciale Staten, als materiële wetgever, bij verordening kunnen bepalen dat de ASV of onderdelen daarvan niet van toepassing zijn.

Artikel 1.3 Bevoegdheid De ASV kent de bevoegdheid tot subsidieverstrekking toe aan Gedeputeerde Staten. Het begrip subsidieverstrekking omvat alle besluiten en handelingen in de subsidieketen, van subsidieverlening tot subsidievaststelling, met inbegrip van onder andere, weigering, bevoorschotting, betaling, terugvordering, wijziging, intrekking en het voeren van bezwaar- en beroepsprocedures.

De bevoegdheid tot subsidieverstrekking geldt niet onverkort. Met het vaststellen van de ASV bakenen Provinciale Staten de buitengrenzen van deze bevoegdheid af. In de eerste plaats wordt die begrenzing gevonden in het provinciaal beleid, waarin de kaderstellende rol van Provinciale Staten ligt besloten. Subsidie kan volgens het tweede lid van deze bepaling uitsluitend worden verstrekt ter realisering van de in de begroting opgenomen beleidsprogramma’s. In de tweede plaats wordt de bevoegdheid begrensd door het exclusieve budgetrecht van Provinciale Staten. Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt indien Provinciale Staten daarvoor middelen beschikbaar hebben gesteld. Dat betekent dat subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld uitsluitend kan worden verleend onder het uitdrukkelijke voorbehoud dat Provinciale Staten op die begroting voldoende middelen beschikbaar stellen.

Op grond van het vierde lid kunnen Gedeputeerde Staten, krachtens delegatie van regelgevende bevoegdheid, nadere regels stellen ten behoeve van activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt. Hierdoor kunnen een vijftal delegatieverordeningen worden ingetrokken, hetgeen bijdraagt aan de vermindering van regels.

Het is binnen de provincie Fryslân gebruikelijk dat de ontvanger van een boekjaarsubsidie, alsmede de hoogte van het bedrag waarop het subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld, in de provinciale begroting wordt opgenomen. Een afzonderlijke wettelijke grondslag is dan niet langer vereist, zoals in het algemeen deel van de toelichting uiteen is gezet.

Artikel 1.4 Specifieke gelden Soms krijgt de provincie geld van het rijk voor een specifiek doel waarbij het bedoeling is dat de provincie dit geld als subsidie verstrekt. Dit artikel biedt hiervoor dan een grondslag zonder dat een aparte subsidieregeling vastgesteld hoeft te worden. Bij de uitoefening van deze bevoegdheid kunnen Gedeputeerde Staten afwijken van de ASV. Indien Gedeputeerde Staten wel veel beleidsvrijheid hebben om het geld te besteden kan het wenselijk zijn dat alsnog een subsidieregeling wordt gemaakt waaruit blijkt waarvoor de middelen kunnen worden aangevraagd.

Artikel 1.5 Subsidieplafond Onder subsidieplafond wordt, op grond van het tweede lid van artikel 4:25 van de Awb, verstaan: “het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift”. Bij de uitvoering van subsidieregelingen doet zich soms het probleem voor dat enerzijds de begroting waaraan het betrokken bestuursorgaan gebonden is geen ruimte biedt om een subsidie te verstrekken of voort te zetten, terwijl anderzijds de wet of de algemene beginselen van behoorlijk bestuur weigering of intrekking van de subsidie niet zonder meer toelaten.

Vooral bij projectsubsidies kan zich het probleem voordoen dat het aantal aanvragen niet vooraf bekend is. Bij een onverwacht hoog aantal voor toewijzing vatbare aanvragen kan dan blijken dat het op basis van ramingen beschikbaar gestelde bedrag niet toereikend is. Er kan zich dan een spanning voordoen tussen enerzijds de noodzaak de aanvragers van de subsidie zoveel mogelijk rechtszekerheid te bieden en anderzijds de evenzeer noodzakelijke begrotingsdiscipline.

Uit oogpunt van rechtszekerheid is het aantrekkelijk de voorwaarden waaronder een aanvraag gehonoreerd kan worden zoveel mogelijk neer te leggen in wettelijke voorschriften of beleidsregels. Zonder nadere voorziening kunnen aanvragen die aan de gestelde voorwaarden voldoen dan al gauw niet meer worden geweigerd, ook al zijn de beschikbare middelen uitgeput. Naar Nederlands recht ontslaat het enkele ontbreken van een toereikende begrotingspost de overheid immers nog niet van haar plicht haar financiële verplichtingen jegens burgers na te komen (vgl. reeds HR 4-11-1849, W. 1058 (De Bourbon/Naundorff)). Er ontstaat dan een zogenaamde open-einde-regeling, die tot onaanvaardbare overschrijdingen van de begroting kan leiden.

Het subsidieplafond moet hetzij in een wettelijk voorschrift zelf zijn opgenomen, hetzij zijn vastgesteld door een bestuursorgaan dat de bevoegdheid daartoe aan een wettelijk voorschrift ontleent. Het eerste zal overigens slechts bij uitzondering kunnen geschieden, omdat het beschikbare bedrag veelal van jaar tot jaar zal variëren. daarom wordt in de ASV Gedeputeerde Staten aangewezen als bestuursorgaan dat het subsidieplafond kan vaststellen. De Awb bepaalt dat, indien bij of krachtens wettelijk voorschrift een subsidieplafond is vastgesteld (hetgeen impliceert dat het subsidieplafond ook is bekendgemaakt!), de subsidie bij overschrijding van dat plafond moet worden geweigerd. Een wettelijke verplichting tot weigering ontslaat Gedeputeerde Staten van de verplichting telkens in concreto te motiveren waarom het belang van begrotingsdiscipline zwaarder moet wegen dan de belangen van de aanvrager.

Artikel 1.6 Misbruik en oneigenlijk gebruikIn dit artikel wordt aan Gedeputeerde Staten de opdracht gegeven misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan. Gedeputeerde Staten hebben de in dit artikel genoemde verplichtingen voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies uitgewerkt in een beleidsregel (M&O-beleid). Het M&O-beleid vormt een belangrijk onderdeel van de nieuwe subsidiesystematiek en ziet op een sluitend systeem van eigen verantwoordelijkheid, (steekproefsgewijze) verantwoording, risicogerichte controle en een actieve en consistente handhaving. Daarnaast maken ook de risicoanalyses vooraf, steekproefsgewijze controles (achter het bureau en in het veld), een misbruikregister en de periodieke evaluatie van alle subsidieregelingen deel uit van dit beleid.

Artikel 1.7 Overzicht subsidieverlening Gedeputeerde Staten verlenen Provinciale Staten periodiek, (één keer per jaar), een overzicht van de subsidies die zijn verleend over een aangeduid tijdvak.

Artikel 1.8 Doeltreffendheid In artikel 4:24 van de Awb staat dat tenminste éénmaal per vijf jaar een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk wordt gepubliceerd. In de verordening is bepaald dat Gedeputeerde Staten éénmaal in de vier jaar voor Provinciale Staten een verslag publiceren over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk. Een regelmatige evaluatie van beleid en regelgeving kan bijdragen aan de beheersing van overheidsuitgaven. En zo ook kan de formulering van heldere doelstellingen voor een subsidieregeling en het gebruik daarbij van duidelijke prestatie-indicatoren - ingegeven door het RSK - daar een bijdrage aan leveren. Als uit de evaluatie blijkt dat subsidiëring niet doelmatig is, of het doel van de subsidie is bereikt, kan het subsidiebeleid worden aangepast. Ten einde extra werkdruk te voorkomen zal deze evaluatie aan Provinciale Staten samenvallen met de beleidscyclus.

Artikel 1.9 Formulieren en modellen Gedeputeerde Staten kunnen formulieren en modellen vaststellen, zoals een aanvraagformulier voor subsidieverlening of –vaststelling. Het formulier bevat een overzicht van de gegevens die van de subsidieaanvrager benodigd zijn om een subsidieaanvraag goed te kunnen beoordelen. Het kan bestaan uit een algemeen deel met algemene gegevens, zoals naam, adres, woonplaats en een bijzonder deel waarin gevraagde gegevens specifiek zijn afgestemd op de desbetreffende subsidieregeling. Het aanvraagformulier geeft ook aan welke overige bescheiden moeten worden ingediend. Gedeputeerde Staten kunnen op grond van artikel 4:5 van de Awb besluiten een aanvraag niet te behandelen indien niet voldaan is aan een voorgeschreven vereiste. De aard en de hoeveelheid van de gevraagde gegevens moeten op basis van het proportionaliteitsbeginsel altijd in redelijke verhouding staan tot de aard en de omvang van de gevraagde subsidie. Indien de ingediende gegevens onvoldoende zijn voor de beoordeling van een aanvraag mogen Gedeputeerde Staten op basis van artikel 4:2 Awb die gegevens vragen die voor de beslissing op de aanvraag nodig zijn en waarover subsidieaanvrager redelijkerwijs de beschikking kan krijgen.

Artikel 1.10 Niet subsidiabele kosten De in het artikel onder a genoemde kosten zijn niet subsidiabel aangezien zij zijn gemaakt in strijd met de subsidieverlening. De onder b genoemde kosten zijn niet subsidiabel om te voorkomen dat een subsidie-ontvanger bij het verrichten van een activiteit buitensporig hoge kosten maakt. De onder c genoemde kosten zijn niet subsidiabel omdat de subsidie-ontvanger deze kosten kan verrekenen of compenseren, zodat deze uiteindelijk toch niet voor zijn rekening komen. De onder d genoemde kosten zijn niet subsidiabel omdat het om kosten gaat die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteit.

Artikel 1.11 Kostenbegrippen en uurtarievenEen veelgebruikte methode voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag is de berekening van de (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten. Hierbij is een belangrijke basis voor de financiering/subsidie (kostengrondslag) de inzet van personeel. De subsidie-ontvanger moet zich dan verantwoorden over het aantal subsidiabele uren en de totstandkoming van de uurtarieven. Dit brengt hoge lasten met zich mee. Vooral de verschillende uitgangspunten en definities per subsidie ten aanzien van de berekening van de uurtarieven leggen een grote (lasten)druk op de administratieve systemen van subsidie-ontvangers. Forfaitaire elementen zijn een hulpmiddel om de bepaling van de subsidiabele kosten, en daarmee van het subsidiebedrag, te vereenvoudigen en te uniformeren. Voorbeelden van forfaitaire elementen zijn: de urenbasis, het uurtarief voor kosten van eigen arbeid (niet zijnde loonkosten) en het uurtarief voor categorieën van loonkosten. Gedeputeerde Staten stellen ten behoeve van subsidiabele uurtarieven de standaardberekeningswijzen vast, alsmede de definities bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven.

Artikel 1.12 Reservevorming bij boekjaarsubsidies Gedeputeerde Staten kunnen bij de subsidieverlening bepalen dat een deel van het verleende subsidiebedrag wordt aangewend om reserve te vormen. Het specifieke doel ten behoeve waarvan reservevorming plaatsvindt wordt door Gedeputeerde Staten bepaald. Voorbeelden hiervan zijn een egalisatiereserve, een reorganisatiereserve of een verbouwingsreserve. Het vierde lid bepaalt dat een subsidie lager kan worden vastgesteld indien de algemene reserve te groot wordt.

Artikel 1.13 Schakelbepaling Afdeling 4.2.8 van de Awb is bedoeld als uitwerking van en aanvulling op de overige afdelingen van titel 4.2 van de Awb. Zij bevat facultatief recht, dat wil zeggen dat een subsidieverstrekkende overheid haar kan toepassen, maar zij is daartoe niet verplicht. Met dit artikel wordt bepaald dat afdeling 4.2.8 van toepassing is op boekjaarsubsidies vanaf € 125.000. Deze grens vloeit voort uit hoogte van het hoogste arrangement. De toepassing kan desgewenst geheel of gedeeltelijk achterwege blijven. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen indien de verplichtingen die een subsidie-ontvanger heeft op grond van artikel 4:71 van de Awb als te vergaand worden beschouwd of dat de subsidie niet na ieder boekjaar moet worden vastgesteld, zoals voortvloeit uit artikel 4:73 van de Awb.

Hoofdstuk 2 Subsidieverlening  

Paragraaf 2.1

Artikel 2.1 Algemene bepalingen over de indiening van de aanvraag Het tweede lid geeft aan dat de actuele statuten moeten worden overgelegd bij privaatrechtelijke rechtspersonen, voor zover zij nog niet bekend zijn bij de provincie. Gedeputeerde Staten kunnen wel afwijken van laatstgenoemde vereiste. De overige bepalingen zien op het overleggen van de jaarrekening of financieel jaarverslag en de verplichting om melding te maken van subsidieaanvragen die bij Gedeputeerde Staten (bijvoorbeeld bij een andere afdeling) of bij andere bestuursorganen voor dezelfde activiteit zijn aangevraagd.

Artikel 2.2 Aanvragen van een boekjaarsubsidie Voor boekjaarsubsidies is in deze verordening de uiterste indieningstermijn bepaald op 1 oktober van het jaar, voorafgaand aan het jaar waarop de subsidie betrekking heeft. In het tweede lid wordt voor een activiteitenplan verwezen naar artikel 4:62 van de Awb. Dit artikel bepaalt dat een activiteitenplan een overzicht behelst van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd en de daarmee nagestreefde doelstellingen en vermeldt per activiteit de daarvoor benodigde personele en materiële middelen. Het tweede onderdeel geeft aan dat eveneens een begroting is vereist.

Artikel 2.3 Aanvragen van een projectsubsidie Een aanvraag voor subsidie kan in principe het hele jaar door worden ingediend, tenzij in nadere regels een indieningstermijn of een uiterste indieningsdatum voor een aanvraag wordt bepaald. Indien geen aanvraagformulier is vastgesteld door Gedeputeerde Staten moet een aanvraag minimaal voldoen aan de vereisten die in het tweede lid zijn opgesomd. Voor de toelichting op deze bepaling wordt voorzover van toepassing aansluiting gezocht bij de toelichting op artikel 2.2.

Paragraaf 2.2

Artikel 2.4 Beslistermijn boekjaarsubsidie Indien de aanvraag een per boekjaar verstrekte subsidie betreft wordt er voor 1 januari beslist voor de aanvragen die voor 1 oktober zijn binnengekomen. Voor de aanvragen die later binnenkomen gaat de termijn van 13 weken lopen op de dag nadat de aanvraag is binnengekomen. De in dit artikel genoemde termijnen kunnen op basis van artikel 4:15 van de Awb worden opgeschort met de duur van een eventuele reactietermijn voor de aanvrager voor het aanleveren van door Gedeputeerde Staten gevraagde informatie om de aanvraag te completeren.

Artikel 2.5 Beslistermijn projectsubsidie De hier genoemde beslistermijnen betreffen maximumtermijnen. Uiteraard wordt er naar gestreefd de beslistermijn conform de wens van Provinciale Staten te houden op acht weken. Indien een beschikking niet binnen de termijn van 13 weken kan worden gegeven, wordt dit aan de aanvrager medegedeeld en wordt daarbij een zo kort mogelijke termijn genoemd, waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien (artikel 4:14 van de Awb). De in dit artikel genoemde termijnen kunnen op basis van artikel 4:15 van de Awb worden opgeschort met de duur van een eventuele reactietermijn voor de aanvrager voor het aanleveren van door Gedeputeerde Staten gevraagde informatie om de aanvraag te completeren. Het tweede en derde lid geeft aan wanneer de beslistermijnen 22 weken, respectievelijk 40 weken bedragen. Met het inwinnen van advies in het tweede lid wordt bedoeld het inwinnen van extern advies.

Artikel 2.7 Algemene weigeringsgronden In welke gevallen een subsidie geweigerd kan worden, wordt in het algemeen bepaald door de concrete subsidierege¬ling. De weigeringsgronden hangen immers nauw samen met aard en doel van de betreffende subsidie. Aan een beperkt aantal weigeringsgron¬den bestaat echter bij vrijwel iedere subsidie behoefte. Artikel 4:35 Awb voorziet daarin. De in deze bepaling neergelegde weigeringsgronden zijn aanvullend: zij gelden naast de eventueel in de concrete subsidieregeling neergelegde weigeringsgronden. Dit is in de aanhef van zowel het eerste als het tweede lid tot uitdrukking gebracht door de woorden - in ieder geval -. Op grond van artikel 4:35 Awb kan de subsidieverlening in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat: a. de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden; b. de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen; c.de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. 2. De subsidieverlening kan voorts in ieder geval worden geweigerd indien de aanvrager: . in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid, of b. failliet is verklaard of aan hem surséance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend Naast de weigeringsgronden die voortvloeien uit de artikelen 4:25 en 4:35 van de Awb kent de ASV ook een aantal aanvullende algemene weigeringsgronden. De weigeringsgronden in het eerste lid hebben een imperatief karakter waardoor bij weigering volstaan kan worden met de verwijzing naar het artikelonderdeel dat van toepassing is. Van de onder a tot en met c genoemde weigeringsgronden kan gelet op het fundamentele karakter hiervan niet worden afgeweken. Van de onder d tot en met g genoemde weigeringsgronden kan met toepassing van het vijfde lid slechts worden afgeweken indien dit specifiek in een subsidieregeling is bepaald. Van de onder d genoemde weigeringsgrond kan daarnaast, met toepassing van het zesde lid, ook nog worden afgeweken zonder dat hiervoor een wettelijke grondslag is gecreëerd. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen indien het politiek gezien wenselijk is een incidentele subsidie te verstrekken voor een activiteit die reeds is verricht. Het tweede lid voorziet in de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om bij een boekjaarsubsidie te weigeren in verband met de hoogte van de bezoldiging bij de betrokken rechtspersoon. Voor de toepassing van het derde lid zal een onderzoek op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur uitgevoerd moeten worden. Op grond van het vierde lid kan een subsidie worden geweigerd indien de aanvrager is opgenomen in het Subsidieregister misbruik en oneigenlijk gebruik. Een aanvrager kan hierin alleen opgenomen indien deze zich bij de verlening van een eerdere subsidie niet heeft gehouden aan opgelegde verplichtingen of andere vormen van misbruik of oneigenlijk gebruik zijn geconstateerd.

Artikel 2.9 Voorschotten Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvraag voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven en inkomsten te overleggen. De subsidie-ontvanger is verplicht te melden indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten), uitgekeerd aan de subsidie-ontvanger.

Artikel 2.10 Vermelding wijze verantwoording In beginsel worden subsidies onder de € 25.000 vastgesteld zonder dat daar een verleningsbeschikking aan voorafgaat. Nu bij deze mogelijkheid in beginsel geen verleningsbeschikking is, maar alleen een vaststellingsbeschikking, wordt in de vaststellingsbeschikking net als in de verleningsbeschikking aangegeven welke eisen er worden gesteld ten behoeve van een inhoudelijke controle, die dan steekproefsgewijs achteraf plaatsvindt. Het tweede lid ziet op de wijze van subsidieverstrekking. Subsidies in het laagste arrangement worden verstrekt voor een vast bedrag voor een activiteit en zijn dus niet meer afhankelijk van een verantwoording. Het derde lid heeft betrekking op subsidies tussen de € 25.000 en € 125.000. De hoofdregel is dat het subsidiebedrag een vast bedrag is voor een prestatie of prestatie-eenheid. In tegenstelling tot subsidie van minder dan € 25.000,- wordt hier wel steeds verantwoording afgelegd. Uit het vierde lid blijkt dat subsidies vanaf € 125.000 in beginsel worden vastgesteld op basis van daadwerkelijk gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Daarnaast blijven ook de gerealiseerde prestaties van belang, deze kunnen aanleiding vormen de subsidie toch niet vast te stellen op het maximaal verleende bedrag.

Artikel 2.11 Melding Europese Commissie Een meldingsprocedure bij de Europese Commissie kan lang duren. Uit oogpunt van een effectieve subsidieverstrekking is het niet altijd wenselijk om zolang te wachten met subsidieverstrekking. Met dit artikel wordt mogelijk gemaakt de subsidie snel te kunnen verstrekken onder de opschortende voorwaarde dat de Commissie de melding goedkeurt. De subsidie-ontvanger kan desgewenst op eigen risico een aanvang maken met de subsidiabele activiteiten.

Artikel 2.13 Meldings- en mededelingsplicht In het eerste lid is voorzien in een meldingsplicht van de subsidie-ontvanger. Zodra het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteiten niet geheel, niet tijdig of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zullen worden verricht, moet de subsidie-ontvanger dit zo snel mogelijk melden bij Gedeputeerde Staten. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 van de Awb alsnog de subsidie worden ingetrokken omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Het op nihil stellen van de subsidies en dus terugvordering inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag kan in een dergelijk geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan, door niet te melden, misbruik maakte van de hoge mate van vertrouwen, die ten grondslag ligt aan het subsidiekader.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht uiteraard niet geldt voor wijzigingen waarmee de subsidieverlener op verzoek van de ontvanger eerder schriftelijk heeft ingestemd.

Wanneer er sprake is van aanmerkelijke verschillen, waarvan mededeling gedaan moet worden, is niet in algemene zin aan te geven. Dit zal in het bijzonder afhankelijk zijn van de hoogte van de subsidie, mede bezien in het licht van de andere inkomsten van de subsidie-ontvanger. Indien nodig kan het bestuursorgaan op grond van artikel 4:37, eerste lid, onderdeel c, van de Awb over dit onderwerp nadere voorschriften opleggen.

Gezien het voorgaande is het antwoord op de vraag of compensatie tussen verschillende begrotingsposten is toegestaan vooral afhankelijk van de vorm van de desbetreffende subsidie. Zo bestaat tegen compensatie in beginsel geen bezwaar waar het gaat om budgetsubsidiëring. In dat geval gaat het er immers om dat een gewenst activiteitenniveau wordt gerealiseerd tegen een vooraf vastgesteld totaalbedrag of een bepaald genormeerd bedrag per prestatie-eenheid. Het maakt in die situatie in wezen niet uit of binnen de verschillende componenten waaruit het subsidiebedrag is opgebouwd, verschuivingen optreden. Waar het om gaat is slechts of het gewenste activiteitenniveau wordt gehaald. Wel kunnen, zoals gezegd, eventuele overschrijdingen of tekorten een rol spelen bij de beoordeling van de subsidieaanvraag voor een volgend boekjaar.

Dit is anders als een exploitatietekort wordt gesubsidieerd. Omdat de hoogte van het tekort dan rechtstreeks bepalend is voor de hoogte van de subsidie, is het voor het bestuursorgaan van belang te weten wat de oorzaak is van de overschrijding van een bepaalde begrotingspost. Indien dan bijvoorbeeld blijkt dat de overschrijding het gevolg is van onverantwoorde uitgaven in de materiële sfeer, kan dat aanleiding zijn om compensatie te weigeren.

Artikel 2.14 Algemene verplichtingen Het tweede lid geeft Gedeputeerde Staten de bevoegdheid om doelgerichte verplichtingen aan de subsidie te stellen. Artikel 4:38 van de Awb stelt allereerst buiten twijfel dat aan de subsidie ook andere dan de in artikel 4:37 van de Awb bedoelde verplichtingen kunnen worden verbonden. In de tweede plaats behelst de bepaling de norm, dat de verplichtingen moeten strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Alleen die verplichtingen kunnen worden opgelegd, die redelijkerwijs noodzakelijk en geschikt zijn om het met de subsidie nagestreefde doel te verwezenlijken. Naar hun inhoud kunnen de verplichtingen sterk variëren. Zij kunnen rechtstreeks betrekking hebben op de gesubsidieerde activiteiten. Men denke bijvoorbeeld aan de aan een instelling opgelegde verplichting om bepaalde activiteiten ten behoeve van derden (cursussen o.i.d.) uitsluitend te laten verzorgen door personen die aan bepaalde opleidingseisen voldoen. De verplichtingen kunnen ook een meer afgeleid en ondersteunend karakter hebben. Dat is bijvoorbeeld het geval bij verplichtingen met betrekking tot de wijze, waarop de subsidie-ontvanger haar administratie moet voeren of de wijze, waarop aan de subsidieverlener moet worden gerapporteerd over de verrichte activiteiten. Uitgangspunt van het derde en vierde lid is dat de subsidie-ontvanger binnen twee maanden na de bekendmaking van het besluit tot subsidieverlening een aanvang maakt met de uitvoering van de activiteit en binnen een jaar na de bekendmaking van het besluit tot subsidieverlening de activiteit afrond. In een subsidieregeling of de beschikking tot subsidieverlening kan een andere termijn zijn opgenomen Het vijfde lid geeft Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om indien sprake is van vermogensvorming door de subsidie-ontvanger als gevolg van de verstrekte subsidie, te bepalen dat de subsidie-ontvanger een vergoeding is verschuldigd, zoals is bedoeld in artikel 4:41 van de Awb. Deze vergoeding is alleen verschuldigd indien zich een geval voordoet als genoemd in het tweede lid van artikel 4:41 van de Awb. In al deze gevallen komt de subsidie niet meer ten goede aan de activiteiten waarvoor deze is verstrekt. De waardering van de onroerende zaak wordt vastgesteld aan de hand van de actuele WOZ-waarde van de onroerende zaak. Het zevende lid ziet op een verzoek aan de subsidie-ontvanger, aangezien het gelet op artikel 4:39 van de Awb niet is toegestaan om niet-doelgebonden verplichtingen op te leggen die niet zien op de wijze waarop of de middelen waarmee de gesubsidieerde activiteit wordt verricht. Het verzoek heeft ook betrekking op publicaties via email of internet.

Artikel 2.15 Administratieve verplichtingen Bij subsidie tot € 125.000 wordt niet de verplichting opgelegd om en administratie bij te houden van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten als bedoeld in artikel 4:37, eerste lid, onderdeel b, van de Awb. Indien de subsidie € 125.000 of meer bedraagt en voorts in de gevallen als bedoeld in artikel 3.6 voert de subsidie-ontvanger een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de uitgaven en inkomsten kunnen worden nagegaan. Tenzij in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald, bewaart de subsidie-ontvanger de in het eerste lid genoemde gegevens tenminste 5 jaar na vaststelling van de subsidie.

Artikel 2.16 Medewerking controleAls logische aanvulling op de meldingsplicht bevat dit artikel de verplichting voor de subsidie-ontvanger om desgevraagd kosteloos medewerking te verlenen aan een door of vanwege Gedeputeerde Staten gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang kunnen worden geacht. Deze controle behelst mede de controle die in het kader van een steekproef wordt gehouden.

Artikel 2.17 Voortgangsrapportage Om de administratieve lasten verder terug te dringen wordt de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om een voortgangsverslag te vragen beperkt. Indien met de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten meer dan 12 maanden is gemoeid, mag, anders dan bij subsidies lager dan € 25.000, een tussentijds voortgangsverslag worden gevraagd, maar niet vaker dan één keer per periode van 12 maanden. Bij een uitvoeringsduur van subsidiabele activiteiten van bijvoorbeeld 19 maanden mag dan maximaal één maal een voortgangsverslag worden gevraagd (bij voorbeeld over de eerste 12 maanden). Daarnaast is er dan alleen nog ruimte voor de eindverantwoording, inhoudende dat de subsidie-ontvanger dient aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.

Hoofdstuk 3 Subsidievaststelling

Paragraaf 3.1 Aanvraag tot subsidievaststelling

Artikel 3.1 Aanvraag tot vaststelling van een boekjaarsubsidie De subsidie-ontvanger van een boekjaarsubsidie, die een verleningsbeschikking heeft ontvangen dient binnen 26 weken na afloop van het boekjaar een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in.

Artikel 3.2 Aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie De subsidie-ontvanger van een projectsubsidie of een incidentele subsidie dient in beginsel zelf de vaststelling bij Gedeputeerde Staten aan te vragen, de termijn is binnen 13 weken na afloop van de activiteiten of na afloop van het tijdvak waarvoor de verlening gold.

Paragraaf 3.2 Beslissing op de aanvraag

Artikel 3.3 Beslistermijn Gedeputeerde Staten De termijn waarbinnen Gedeputeerde Staten gehouden zijn te beslissen op een aanvraag voor subsidievaststelling is bepaald op 22 weken. Indien door de subsidieaanvrager niet alle gegevens zijn overlegd om op de aanvraag te kunnen beslissen, wordt de termijn met toepassing van artikel 4:15 van de Awb opgeschort tot alle noodzakelijke gegevens door de subsidie-ontvanger zijn overgelegd. Het tweede lid ziet op het ambtshalve vaststellen. Gelet op het bepaalde in artikel 4:47 van de Awb is de termijn waarbinnen Gedeputeerde Staten de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld, bepaald op 22 weken.

Artikel 3.4 Verantwoording van subsidies tot € 25.000 In beginsel worden subsidies onder de € 25.000 vastgesteld zonder dat daar een verleningsbeschikking aan voorafgaat. In beginsel betekent dit dat indien geen toepassing is gegeven aan artikel 3.6 de ontvanger van een beschikking tot subsidieverlening van minder dan € 25.000 geen verplichting heeft om een verzoek tot vaststelling in te dienen. Gedeputeerde Staten moeten dan desgevraagd wel inzicht kunnen krijgen in de activiteiten die zijn verricht. Deze verplichting rust daarom standaard op de subsidie-ontvanger. Bij toepassing van de mogelijkheid die genoemd is onder b, wordt de subsidie verleend met een verleningsbeschikking en wordt er voor 100% voorschot verleend. Dit voorschot kan in termijnen worden verstrekt. De subsidie wordt vervolgens na afloop van de activiteit ambtshalve vastgesteld door de provincie. De keuze voor directe of ambtshalve vaststelling hangt af van de aard van de activiteiten en de risico’s die hieraan zijn verbonden. De keuze hiervoor kan zowel in een subsidieregeling als in een beschikking worden gemaakt. Het tweede lid ziet er op dat de gewenste bewijsstukken die nodig zijn om de prestatie te verantwoorden, in de verleningsbeschikking worden opgenomen. De mogelijkheid bestaat om steekproefsgewijs aanvullende informatie op te vragen of ter plekke te controleren of de prestatie is verricht.

Artikel 3.5 Verantwoording van subsidies van € 25.000 tot € 125.000 De ontvanger van een beschikking tot subsidieverlening van € 25.000 tot € 125.000 hoeft indien geen toepassing wordt gegeven aan artikel 3.6 en indien bij de subsidieverlening niet is aangegeven dat de subsidie ambtshalve vastgesteld zal worden, geen financiële verantwoording af te leggen, maar kan volstaan met een activiteitenverslag. Daarnaast kunnen in de beschikking tot subsidieverlening of bij de subsidieregeling nog andere middelen worden aangewezen waarmee kan worden aangetoond dat de activiteiten zijn verricht en dat aan de verplichtingen is voldaan.

Artikel 3.6 Verklaring inzake werkelijke kosten Soms blijkt het niet mogelijk om vooraf de uitgaven en inkomsten van de prestatie realistisch te begroten. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij innovatieve activiteiten, als er nog geen standaard voor de daarmee samenhangende uitgaven en inkomsten voorhanden is, maar ook indien de uitgaven en inkomsten ter zake van de te verrichten activiteiten onvoldoende in te schatten zijn. Daarnaast kan het bij boekjaarsubsidies van minder dan € 125.000 wenselijk zijn om zicht te houden op de werkelijke kosten die met een activiteit gemoeid zijn. In dergelijke gevallenis het mogelijk om vast te stellen op basis van een opgave van de totale werkelijke uitgaven en inkomsten. De vaststelling vindt plaats op basis van een verklaring van de subsidie-ontvanger over de totaal gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Bij toepassing van deze variant komt een afzonderlijke prestatieverantwoording te vervallen. Tevens kan een verklaring inzake werkelijke kosten gevraagd worden in het kader van een uit te voeren doelmatigheidscontrole. De opgave van de gerealiseerde uitgaven en inkomsten vormt de grondslag voor de berekening van het subsidiebedrag. Hierdoor worden detaildiscussies over onderliggende financiële posten voorkomen. Indien de subsidiabele kosten, na aftrek van de gerealiseerde opbrengsten (inclusief gerealiseerde bijdragen van derden) en de gerealiseerde eigen bijdrage, lager zijn dan begroot wordt de subsidie lager vastgesteld, tenzij rekening dient te worden gehouden met een in de van toepassing zijnde regelgeving geboden mogelijkheid tot het vormen van een egalisatiereserve. Indien de subsidiabele kosten hoger uitvallen dan begroot, wordt ten hoogste het verleende subsidiebedrag uitgekeerd. Steekproefsgewijs kunnen Gedeputeerde Staten de opgegeven totalen controleren.

Artikel 3.7 Verantwoording van subsidie vanaf € 125.000Bij een subsidieverlening vanaf € 125.000 wordt bij een verzoek tot vaststelling naast een activiteitenverslag ook een financieel verslag gevraagd. Gedeputeerde Staten hebben wel de mogelijkheid hiervan af te wijken. Dit kan bijvoorbeeld indien op grond van een risico-analyse de keuze voor een ander lichter verantwoordingsarrangement kan worden gemaakt.

Artikel 3.8 Afwijkende verantwoordingsprocedure Een afwijkende verantwoordingsprocedure kan verplicht zijn indien een subsidie op grond van een wettelijke bepaling verantwoordt moet worden met toepassing van artikel 17a van de Financiële-verhoudingswet. Het betreft dan een verantwoording op grond van de uitgangspunten van “single input, single audit” (SiSa), waarbij de subsidie wordt verantwoord door middel van een (goedgekeurde) jaarrekening van een gemeente of waterschap. Op grond van deze bepaling kunnen Gedeputeerde Staten ook zelf subsidies aanwijzen die op deze wijze verantwoord moeten worden.

Hoofdstuk 4 Krediet- en garantiesubsidiesArtikel 4.1 Toepassingsbereik Krediet- en garantiesubsidies vallen ook onder het subsidiebegrip zoals dit is bepaald in artikel 4:21 van de Awb. Om te bepalen of het verstrekken van geld onder dit begrip valt is het met name van belang of de middelen worden verstrekt om activiteiten van de ontvanger mogelijk te maken. Gelet op het specifieke karakter van krediet- en garantiesubsidies zijn een aantal voorafgaande bepalingen niet van toepassing op de verlening hiervan. Aangezien het subsidiebedrag uiteindelijk weer wordt terugbetaald of in geval van een garantie, een subsidie- ontvanger nadat deze de activiteit heeft verricht blijft zitten met een eventueel eigen financieel tekort of met een schuld aan een, hoeven er geen subsidiabele kosten bepaald te worden. Ook de verleningsarrangementen van het RSK zijn niet van toepassing. Er is geen voorschotbetaling in de bij de subsidies gebruikelijke zin, aangezien het in de regel juist de bedoeling zal zijn dat het hele beschikbare bedrag direct door de subsidie-ontvanger gebruikt kan worden voor het verrichten van de activiteiten. Het is wel denkbaar dat dit totale subsidiebedrag in tranches beschikbaar wordt gesteld.

Artikel 4.2 Kredietsubsidies In het eerste lid worden imperatief de gegevens genoemd die opgenomen moeten worden in de subsidieregeling of de subsidieverleningsbeschikking. Een rentevergoeding kan - naast een beleidsmatige wens - mede van belang zijn om te voorkomen dat er sprake is van ongeoorloofde staatssteun. Indien geen sprake is van een rentevergoeding kan dit percentage vastgesteld worden op 0%. In het tweede lid worden niet limitatief overige gegevens genoemd die aanvullend kunnen worden opgenomen. Om meer zekerheid te hebben over de terugbetaling van de lening kan het gewenst zijn dat de subsidie-ontvanger zekerheid verschaft. Dit kan eventueel door het vestigen van een pand- of hypotheekrecht. Ook is het denkbaar dat al bij de verlening duidelijk is dat de lening onder bepaalde omstandigheden niet terugbetaald hoeft te worden. Een uitvoeringsovereenkomst kan van belang zijn om naast de verplichting om de lening terug te betalen ook verplichtingen op te leggen omtrent de daadwerkelijke uitvoering van de activiteiten.

Artikel 4.3 Garantiesubsidies In het eerste lid worden imperatief de gegevens genoemd die opgenomen moeten worden in de subsidieregeling of de subsidieverleningsbeschikking. Een vergoeding kan - naast een beleidsmatige wens - mede van belang zijn om te voorkomen dat er sprake is van ongeoorloofde staatssteun. Indien geen sprake is van een vergoeding kan deze worden vastgesteld op € 0.

Hoofdstuk 5 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 5.1 Verrekening Het bestuursorgaan kan het terug te vorderen bedrag verrekenen met een aan dezelfde subsidie-ontvanger voor dezelfde activiteiten verstrekte subsidie voor een ander tijdvak

Artikel 5.2 Wettelijke rente bij terugvordering Deze bepaling vormt de grondslag om wettelijke rente in rekening te brengen indien met toepassing van artikel 4:57 van de Awb onverschuldigd betaalde subsidiebedragen worden teruggevorderd. Het doel is subsidie-ontvangers te stimuleren de door hen verschuldigde bedragen snel te voldoen.

Artikel 5.3 Afwijkingsbevoegdheid Deze bepaling beschrijft een drietal situaties waarin Gedeputeerde Staten mogen afwijken van de ASV. Het eerste lid betreft de situatie waarin ook andere bestuursorganen subsidie verstrekken. In dat geval kan zich de situatie voordoen dat een subsidie-ontvanger te maken krijgt met voorwaarden of verplichtingen die strijdig aan elkaar zijn dan wel leiden tot onaanvaardbare administratieve lasten vanwege en stapeling van verplichtingen. Voor dergelijke niet voorzienbare gevallen kan een afwijkingsbevoegdheid niet worden gemist. Het tweede en derde lid ziet op het voorkomen van strijdigheid tussen bepalingen van de ASV en Europese regelgeving, in die gevallen waarin de subsidieverstrekking, vanwege het voorkomen van ongeoorloofde staatssteun, een kennisgeving of een melding aan de Europese Commissie vereist, respectievelijk in het geval van cofinanciering van een Europees programma.

Artikel 5.4 Hardheidsclausule De ASV legt rechten en verplichtingen vast ten behoeve van de subsidieverstrekking. Het geeft daarmee houvast, zowel aan Gedeputeerde Staten als subsidieverlener als aan de aanvragers van subsidie. Het is echter niet doenlijk om alle denkbare omstandigheden die zich gedurende het proces van subsidieverstrekking kunnen openbaren te voorzien. De (rechts)zekerheid die met het codificeren van de subsidiespelregels is beoogd, zou in een voorkomend geval tot onbillijke resultaten kunnen leiden. De hardheidsclausule kan in die gevallen de onbillijkheid redresseren. Niet elke onbillijkheid kan met toepassing van de hardheidsclausule worden ondervangen. Er moet sprake zijn van zwaarwegende redenen. Gedeputeerde Staten zullen toepassing van de hardheidsclausule uitdrukkelijk en steeds in voldoende mate voor ieder concreet geval moeten motiveren. Er valt daarom niet in algemene termen aan te geven wanneer er sprake is van zwaarwegende redenen.

Artikel 5.6 Toezichthouders Onder toezichthouder wordt in de Awb verstaan: een persoon, bij of krachtens wettelijk voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. De toezichthouders worden individueel aangewezen. Bij een individuele aanwijzing worden personen met toezicht belast door hen met name te noemen of door middel van de aanduiding van hun functie. In de tekst van artikel 5:11 van de Awb is tot uitdrukking gebracht dat het toezicht niet alleen betrekking heeft op de naleving van wettelijke voorschriften, maar ook op de naleving van hetgeen krachtens wettelijk voorschrift anderszins is bepaald. Daarbij valt met name te denken aan in een subsidiebeschikking opgenomen verplichtingen. De Awb bevat enkele bepalingen over legitimatie. De Awb bepaalt ook dat een toezichthouder van zijn bevoegdheden slechts gebruik maakt voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is. Zo wordt buiten twijfel gesteld dat de beginselen van evenredigheid en subsidiariteit gelden ten aanzien van de uitoefening van alle aan een toezichthouder toekomende bevoegdheden. Het evenredigheidsbeginsel brengt in ieder geval met zich mee dat een bevoegdheid slechts mag worden uitgeoefend jegens de personen die betrokken zijn bij activiteiten waarop moet worden toegezien ingevolge de wettelijke regeling op grond waarvan de toezichthouder met toezicht is belast. Hetzelfde geldt voor het object van de uitoefening van een bevoegdheid. Het is een eis van zorgvuldigheid dat een toezichthouder bij de uitoefening van een hem verleende bevoegdheid aan de betrokkene de reden meedeelt waarom hij van zijn bevoegdheid gebruik zal maken.   Ook zal een toezichthouder in de regel niet tot de uitoefening van een hem toegekende bevoegdheid kunnen overgaan als de betrokkene reeds (desgevraagd) te kennen heeft gegeven vrijwillig medewerking te verlenen. Bij wettelijk voorschrift (of bij besluit van het bestuursorgaan dat de toezichthouder als zodanig aanwijst) kunnen de aan de toezichthouder toekomende bevoegdheden worden beperkt. Dat is hier ingevuld door te bepalen dat aan de toezichthouder niet de bevoegdheid toekomt vervoermiddelen te onderzoeken met betrekking waartoe hij een toezichthoudende taak heeft (artikel 5:19 Awb). Deze bevoegdheid is niet passend bij de aard van de toezichthoudende taak.

Artikel 5.7 Intrekking en Overgangsrecht Aanvragen die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn ingediend, worden volgens de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2006 behandeld. Dit geldt ook voor alle besluiten die samenhangen met dergelijke aanvragen, zoals besluiten omtrent weigering, verlening, wijziging, intrekking, bevoorschotting en vaststelling. Indien tegen deze besluiten bezwaar is gemaakt of (hoger) beroep ingesteld, geldt ook de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2006.

Artikel 5.8 Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking op een door Gedeputeerde Staten bepaald tijdstip. Hierdoor hebben Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om de inwerkingtreding goed af te stemmen op de inwerkingtreding van subsidieregelingen. Ook het besluit tot inwerkingtreding moet officieel bekend worden gemaakt.