Gemeenschappelijke regeling samenwerking Werk en Inkomen Baarn, Bunschoten en Soest

Geldend van 01-07-2014 t/m 01-01-2017

Intitulé

Gemeenschappelijke regeling samenwerking Werk en Inkomen Baarn, Bunschoten en Soest

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest, handelend met toestemming van de respectieve gemeenteraden ingevolge de raadsbesluiten nummer RV-14-05

Overwegende;

  • -

    Dat de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest met de samenwerking ten doel hebben het reduceren van de kwetsbaarheid van de eigen organisatie, het verhogen van de efficiency en het verhogen van de output- en proceskwaliteit;

  • -

    Dat het met het oog op de behartiging van het belang, genoemd in artikel 3 van deze regeling, wenselijk is dat de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest in samenwerking de uitvoering van bepaalde taken in het kader van Werk en, dan wel enig andere in de toekomst voor deze wetten eventueel in de plaats komende regelingen vorm geven;

  • -

    Dat zij ten behoeve van de samenwerking een gemeenschappelijk orgaan wensen in te stellen;

  • -

    Dat de jaarlijks door de drie gemeenten vast te stellen beleidsplannen bepalend zijn voor de te verrichten activiteiten en het takenpakket in het kader van deze samenwerking.

Gelet op het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen;

BESLUITEN:

De hiernavolgende Gemeenschappelijke regeling samenwerking Werk en Inkomen Baarn, Bunschoten en Soest, verder te noemen "het samenwerkingsverband" voor onbepaalde tijd aan te gaan.

Artikel 1 Definities

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2 Het gemeenschappelijk orgaan

  • 1.

    Voor de uitvoering van het samenwerkingsverband is er een gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in artikel 8 lid 2 van de Wgr ingesteld, genaamd “Gemeenschappelijk Orgaan Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen BBS”.

  • 2.

    Het gemeenschappelijk orgaan bestaat uit het bestuur. Zij benoemt uit hun midden een voorzitter. Het bestuur wordt bijgestaan door een uitvoeringsorganisatie.

  • 3.

    Het gemeenschappelijk orgaan is gevestigd te Soest.

Artikel 3 Doel en belang

  • 1.

    Het samenwerkingsverband heeft ten doel de gezamenlijke uitvoering van de gemeenschappelijke taken en het afstemmen van beleid ter zake van de uitvoering van de in deze regeling benoemde wet- en regelgeving en het bevorderen van de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening.

  • 2.

    Het gemeenschappelijk belang betreft de uitvoering van de primaire en secundaire processen van de gemeenschappelijke taken.

Artikel 4 Bevoegdheden en uitvoeringsorganisatie

  • 1.

    De medewerkers van de uitvoeringsorganisatie zijn in dienst van de gemeente Soest. De medewerkers van de uitvoeringsorganisatie verrichten hun werkzaamheden in Soest dan wel op locaties in Baarn en Bunschoten overeenkomstig gewenste dienstverlening.

  • 2.

    De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten bepalen bij mandaatbesluit welke bevoegdheden die samenhangen met de gemeenschappelijke taken, gemandateerd worden aan de uitvoeringsorganisatie.

  • 3.

    Het management is bevoegd om namens de afzonderlijke colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten besluiten te nemen over met name genoemde zaken in het mandaatbesluit. Het management krijgt hiermee tevens de bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat.

Artikel 5 Gemeenschappelijke taken

De gemeenschappelijke taken betreffen de uitvoering van de primaire en secundaire processen van de wet- en regelgeving Werk en Inkomen en het minimabeleid en de bijzondere bijstand. De taken die in het gemeenschappelijk orgaan worden en op termijn nog zullen worden uitgevoerd zijn:

  • a.

    Het op basis van de WWB bieden van ondersteuning gericht op arbeidsinschakeling (re- ïntegratietrajecten);

  • b.

    Het behandelen van aanvragen ingevolge wet- en regelgeving Werk en Inkomen en het minimabeleid en de bijzondere bijstand, en het verrichten van hercontroles en beëindigingsonderzoeken ingevolge genoemde wet- en regelgeving;

  • c.

    Op het terrein van vluchtelingen het verzorgen van huisvesting aan vluchtelingen ten einde te kunnen voldoen aan de gemeentelijke taakstelling;

  • d.

    Alle werkzaamheden inzake terugvordering en verhaal op grond van de taken zoals genoemd onder voorgaande leden, inclusief besluitvorming en administratieve afwikkeling daarvan;

  • e.

    De volledige administratieve verwerking van de taken zoals genoemd onder de voorgaande leden, alsmede het applicatiebeheer in verband met deze verwerking;

  • f.

    Alle juridische uitvoerende werkzaamheden voor bezwaar en beroep op grond van de taken zoals genoemd onder de voorgaande leden. Overigens neemt het college van burgemeester en wethouders van de desbetreffende gemeente het formele besluit op ingediende bezwaarschriften;

  • g.

    Het op grond van een jaarlijks door het bestuur vast te stellen intern controleplan uitvoeren van controles op de uitvoering.

Artikel 6 Beleid

  • 1.

    De beleidsbepalende bevoegdheden behoren toe aan de afzonderlijke gemeenteraden respectievelijk colleges van burgemeester en wethouders, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, van de deelnemende gemeenten.

  • 2.

    Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de sturing op budget en resultaat.

Artikel 7 Regie

  • 1.

    Onverminderd hun afzonderlijke autonome verantwoordelijkheden voeren de deelnemende gemeenten gezamenlijk regie over de (kwaliteit van de) bedrijfsvoering en taakuitvoering van de uitvoeringsorganisatie.

  • 2.

    Hiertoe vindt periodiek ambtelijk overleg plaats in de bedrijfsvoeringsraad en het management.

Artikel 8 Personeel en personeelsbeleid

  • 1.

    De medewerkers van de uitvoeringsorganisatie zijn in dienst van de gemeente Soest en werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Soest. De rechtspositie van de gemeente Soest is van toepassing.

  • 2.

    Vacatures worden door het college van burgemeester en wethouders van Soest op voordracht van het management opgevuld. Het college van Soest besluit inzake vervulling van managementvacatures nadat het bestuur bij de werving en selectie is betrokken en deze in de gelegenheid is gesteld een advies inzake vervulling van die vacature(s) aan het college voor te leggen.

Artikel 8a Overgangsregeling Personeel en personeelsbeleid

  • 1.

    Voor medewerkers die voor de inwerkingtreding van deze regeling in dienst zijn bij een andere gemeente dan Soest gelden vanaf het moment van indiensttreding bij Soest de arbeidsvoorwaarden van Soest.

  • 2.

    Indien er gevolgen optreden bij een medewerker van de uitvoeringsorganisatie die voor inwerkingtreding van deze regeling werkzaam waren bij een deelnemende gemeente en deze gevolgen voortvloeien uit een handelen en/of nalaten voorafgaand aan inwerkingtreding van deze regeling van de gemeente van herkomst van de desbetreffende medewerker, dan:

    • a.

      worden de (financiële, rechtspositionele en overige) gevolgen toegerekend voor de periode tot aan inwerkingtreding van deze regeling aan de directe kosten als bedoeld in artikel 12 en worden derhalve rechtstreeks toegerekend aan de betreffende deelnemende gemeente.

    • b.

      worden de (financiële, rechtspositionele en overige) gevolgen toegerekend vanaf de inwerkingtreding van deze regeling aan de indirecte kosten als bedoeld in artikel 13.

  • 3.

    Tot de gevolgen als bedoeld in het voorgaande lid worden de gevolgen van arbeidsongeschiktheid door ziekte van de desbetreffende medewerker gerekend.

  • 4.

    De gemeente van herkomst is verantwoordelijk voor de in het kader van het sociaal plan of het sociaal statuut te maken overgangsafspraken met medewerkers van de uitvoeringsorganisatie die voor inwerkingtreding van deze regeling werkzaam waren bij een deelnemende gemeente en zij draagt hiervoor de eventuele kosten.

Artikel 9 Financiële administratie

  • 1.

    Het bestuur stelt voorschriften vast voor het financiële en administratieve beheer van de uitvoeringsorganisatie;

  • 2.

    Ten aanzien van de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding is het bepaalde in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 Begrotingsprocedure

  • 1.

    Het bestuur stelt jaarlijks een ontwerpbegroting op van de baten en lasten voor het volgende boekjaar en zendt deze, vergezeld van een memorie van toelichting, twee maanden voordat de begroting door het bestuur wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten;

  • 2.

    De raden van de deelnemende gemeenten kunnen omtrent de ontwerpbegroting het bestuur van hun standpunt/gevoelen doen blijken. Het management voegt de commentaren waarin de standpunten/gevoelen van de raden zijn vervat, bij de ontwerpbegroting, zoals deze door het bestuur is opgesteld;

  • 3.

    De begroting met het bijbehorende werkplan van het gemeenschappelijk orgaan wordt uiterlijk 15 juni voorafgaande aan het jaar waarvoor deze geldt door het bestuur vastgesteld;

  • 4.

    Nadat deze is vastgesteld zendt het bestuur binnen een maand de begroting aan de raden der deelnemende gemeenten die ter zake Gedeputeerde Staten hun gevoelen kunnen doen blijken. Gelijktijdig verzendt het bestuur de begroting aan Gedeputeerde Staten.

  • 5.

    Aan de begroting wordt een meerjarenraming toegevoegd;

  • 6.

    Aan de begroting worden resultaatverplichtingen toegevoegd;

  • 7.

    Het bepaalde in het eerste, tweede, en vierde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken.

Artikel 11 Bijdragen van de deelnemende gemeenten

  • 1.

    In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke deelnemende gemeente verschuldigd is voor de uitvoering van de taken van de uitvoeringsorganisatie.

  • 2.

    De kosten die de uitvoeringsorganisatie aan de gemeenten toerekent, bestaan uit directe en indirecte kosten.

Artikel 12 De directe kosten

  • 1.

    De directe kosten zijn de kosten die rechtstreeks worden toegerekend aan de gemeente waarvoor de kosten zijn gemaakt en waartoe behoren:

    • a)

      uitkeringskosten, kosten van leningen en andere verstrekkingen die voortvloeien uit de uitvoering van de gemeenschappelijke taken en bevoegdheden, onder aftrek van ontvangsten uit vorderingen;

    • b)

      kosten voor de uitvoering van re-integratietaken waarbij wordt uitgegaan van een gelijkwaardige dienstverlening die wordt gelijkgesteld aan de dienstverlening van de deelnemende gemeente met het laagste gemiddelde re-integratiebudget per klant;

    • c)

      alle extra uitvoeringskosten van de uitvoeringsorganisatie die worden veroorzaakt door gemeentelijk beleid dat afwijkt van de beleidsuitvoering dat geldt voor alle deelnemende gemeenten.

  • 2.

    De uren die rechtstreeks worden besteed aan de directe kosten als bedoeld in het voorgaande lid onder b dienen geregistreerd te worden en behoren tot deze directe kosten.

Artikel 13 De indirecte kosten

  • 1.

    De indirecte kosten zijn uitvoeringskosten die niet behoren tot de directe kosten. Tot de indirecte kosten behoren:

    • a)

      de kosten van het personeel;

    • b)

      de kosten van automatisering;

    • c)

      de kosten van huisvesting per fte per vierkante meter;

    • d)

      alle overige indirecte kosten.

  • 2.

    De indirecte kosten worden toegerekend aan de deelnemende gemeenten op basis van klantenaantallen.

  • 3.

    De toerekening van de indirecte kosten wordt jaarlijks per peildatum 1 januari opnieuw vastgesteld naar rato van het aantal uit de betreffende deelnemende gemeente afkomstige klanten Werk en Inkomen op 1 januari van het jaar voorafgaande aan het jaar waarover de kostenverdeling plaatsvindt.

Artikel 14 Betaling aan de uitvoeringsorganisatie

  • 1.

    De uitvoeringsorganisatie brengt de directe en indirecte kosten in rekening bij de deelnemende gemeenten.

  • 2.

    Deelnemende gemeenten dragen twee vormen van voorschotten van betaling bij:

    • a.

      Alle betalingen van het Rijk aan de gemeenten met betrekking tot de kosten als bedoeld in het eerste lid, worden direct na ontvangst door de deelnemende gemeenten aan de uitvoeringsorganisatie over gemaakt.

    • b.

      Een bijdrage vanuit de algemene middelen die jaarlijks in de begroting wordt vastgelegd op basis van klantenaantallen Werk en Inkomen.

  • 3.

    De bevoorschotting door de gemeenten gebeurt per 15e van iedere maand.

  • 4.

    In de jaarrekening wordt het werkelijke bedrag opgenomen dat elk van de deelnemende gemeente verschuldigd is. Verrekening van het verschil tussen de reeds verrichte voorschotten van betaling als bedoeld in het voorgaande lid en het werkelijk verschuldigde bedrag als bedoeld in het eerste lid vindt plaats onmiddellijk na de kennisgeving aan de deelnemende gemeenten van de vaststelling van de jaarrekening.

  • 5.

    De uitvoeringsorganisatie spant zich in om binnen het beschikbaar gestelde budget haar taken uit te voeren.

  • 6.

    Kennelijke onbillijkheden die uit de toepassing van dit artikel voortvloeien, worden ter beslissing voorgelegd aan het dagelijks bestuur.

Artikel 14a Overgangsregeling betaling aan de uitvoeringsorganisatie

  • 1.

    De bijdrage vanuit de algemene middelen als voorschot van betaling (als bedoeld in artikel 14 tweede lid onder b) wordt voor 2014 en 2015 begroot op basis van de kosten van het oude organisatieverband en wordt bijgesteld op basis van het aantal FTE medewerkers werkzaam in de uitvoeringsorganisatie ten opzichte het aantal FTE medewerker in het oude organisatieverband.

  • 2.

    De bijdrage vanuit de algemene middelen als voorschot van betaling wordt voor 2016 en daarna in de begroting jaarlijks bijgesteld op basis van de werkelijke kosten van voorgaande jaren, zoals bedoeld in artikel 14 tweede lid onder b.

Artikel 14b Overgangsregeling frictiekosten

  • 1.

    De kosten die aangemerkt worden als frictiekosten, bestaan uit indirecte frictiekosten en directe frictiekosten.

  • 2.

    Indirecte frictiekosten zijn de kosten die volgen door het opzetten van de nieuwe organisatie en de daarmee gepaard gaande reorganisatie. De toerekening van deze kosten vindt plaats middels de methode van de indirecte kosten overeenkomstig artikel 13.

  • 3.

    Directe frictiekosten zijn alle extra kosten van de uitvoeringsorganisatie die voortvloeien uit een kennelijk ontoereikende uitvoering van de taken en bevoegdheden in de periode voor de inwerkingtreding van de regeling. De toerekening van deze kosten vindt plaats middels de methode van de directe kosten overeenkomstig artikel 12.

  • 4.

    In afwijking op het voorgaande leden geldt voor de frictiekosten die ontstaan doordat de medewerkers van het oude samenwerkingsverband niet in de uitvoeringsorganisatie (die ontstaat op een nader te bepalen datum) worden geplaatst dat deze voor een deel ten laste van de uitvoeringsorganisatie komen. Bij de jaarrekening worden deze kosten verdeeld over de deelnemende gemeenten en de gemeente waar de desbetreffende medewerker(s) voorafgaand aan het samenwerkingsverband werkzaamheden voor verrichtten. Deze verdeling geschiedt naar rato van de dienstjaren die de desbetreffende medewerker(s) werkzaam waren bij het oude samenwerkingsverband ten opzichte van de deelnemende gemeente waar zij voorafgaand aan het oude samenwerkingsverband werkzaamheden voor verrichtten.

  • 5.

    De frictiekosten die ontstaan doordat medewerkers van de deelnemende gemeenten die als werkzaamheden ondersteuning bieden gericht op arbeidsinschakeling (re-integratietrajecten) niet worden geplaatst in de uitvoeringsorganisatie die ontstaat op een nader te bepalen datum, horen niet bij de kosten als bedoeld in voorgaande leden. Deze kosten komen voor rekening van de deelnemende gemeente waar zij voor de ingangsdatum van de nieuwe uitvoeringsorganisatie zijn aangesteld.

Artikel 15 Procedure jaarrekening

  • 1.

    Het bestuur zendt jaarlijks de ontwerprekening vóór 1 februari aan de colleges van de deelnemers.

  • 2.

    Het bestuur stelt jaarlijks, voor 1 april van het lopende kalenderjaar, de rekening over het afgelopen jaar vast;

  • 3.

    Het bestuur zendt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 1 mei, de rekening vergezeld van de daarbij horende verantwoording alsmede een verslag van het onderzoek naar deugdelijkheid, opgemaakt door een buiten het gemeenschappelijk orgaan staande deskundige, ter kennisneming toe aan de raden der deelnemende gemeenten;

  • 4.

    Twee maanden na de in het tweede lid bedoelde toezending, doch uiterlijk 15 juli verzendt het bestuur de rekening met bijbehorende verantwoording aan Gedeputeerde Staten.

  • 5.

    Voor werkzaamheden die niet onder de gemeenschappelijke taken of de gelijkwaardige dienstverlening vallen of waar het budget niet toereikend is, wordt een offerte uitgebracht. Bij aanvaarding van de offerte worden de betreffende kosten na afloop van de werkzaamheden doch uiterlijk per 31 december van het betreffende jaar bij de opdrachtgevende gemeente(n) in rekening gebracht.

Artikel 16 Archief

  • 1.

    Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van het bij deze regeling ingestelde gemeenschappelijk orgaan overeenkomstig een door het bestuur vast te stellen regeling welke Gedeputeerde Staten moet worden meegedeeld.

  • 2.

    De in het eerste lid genoemde regeling bevat regels omtrent de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede omtrent het toezicht daarop.

  • 3.

    In geval van toetreding of uittreding van de deelnemers aan het gemeenschappelijk orgaan of opheffing van de regeling draagt het bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden.

Artikel 17 Verantwoording, inlichtingen en ontslagbevoegdheid

  • 1.

    Een lid van het bestuur is verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders waaruit hij of zij afkomstig is, voor het door hem of haar in dat bestuur gevoerde beleid.

  • 2.

    Het gemeenschappelijk orgaan geeft zo spoedig mogelijk aan de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten de door één of meer leden van die raden of colleges schriftelijk gevraagde inlichtingen, waarvan het verstrekken niet strijdig is met het algemeen belang. Een verzoek om inlichtingen te verschaffen en/of verantwoording af te leggen kan uitsluitend worden geweigerd indien dit in strijd zal zijn met de belangen genoemd in artikel 16 Wgr.

  • 3.

    Ten aanzien van het ontslag van de leden van het bestuur zijn de bepalingen uit de Gemeentewet over het ontslag van leden van het college van burgemeester en wethouders zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat daar waar gesproken wordt over de gemeenteraad moet worden gelezen: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente die het betreffende bestuurslid heeft, aangewezen.

Artikel 18 Evaluatie, wijziging en opheffing

  • 1.

    Het samenwerkingsverband wordt ieder jaar geëvalueerd, waarbij in ieder geval wordt beoordeeld of de regeling voldoet aan de geformuleerde doelstellingen.

  • 2.

    Ieder der deelnemende gemeenten kan verzoeken om wijziging van deze regeling. Wijziging is slechts mogelijk indien de deelnemende gemeenten unaniem tot de wijziging besluiten.

  • 3.

    Voor opheffing van de gemeenschappelijke regeling, anders dan door uittreding van een gemeentebestuur, is een daartoe strekkend besluit benodigd van alle deelnemende gemeenten die haar hebben getroffen.

  • 4.

    Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen door de deelnemende gemeenten. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemende gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de gemeenten wederom zelfstandig uitvoeren van de van toepassing zijnde regelgeving.

  • 5.

    Alle rechten en verplichtingen van de regeling die resteren na uitvoering van het liquidatieplan gaan bij vereffening over naar de gemeenten, naar evenredigheid van de grootte van hun bijdrage aan de regeling in het jaar voorafgaande van de opheffing.

Artikel 19 Toetreding

  • 1.

    Toetreding door een niet aan deze regeling deelnemende gemeente kan, na vooraf verkregen instemming van de raad van die gemeente, bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van die gemeente plaatsvinden, nadat de gemeenteraden en de colleges van burgemeesters en wethouders van de deelnemende gemeenten in het samenwerkingsverband daarmee hebben ingestemd.

  • 2.

    Aan de toetreding kunnen deelnemende gemeenten voorwaarden verbinden.

  • 3.

    Bij toetreding tot het samenwerkingsverband vindt een financiële verrekening met de toetreder plaats van de extra kosten c.q. lagere voordelen die de overblijvende deelnemers moeten maken c.q. behalen om de samenwerking uit te breiden gedurende een periode van één jaar.

  • 4.

    De uitvoeringsorganisatie en de toetredende gemeente vragen gezamenlijk advies aan een onafhankelijke externe deskundige voor de vaststelling van financiële verrekening als bedoeld in het voorgaande lid. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de toetredende gemeente

Artikel 20 Uittreding

  • 1.

    Het college van elke deelnemende gemeente kan, na vooraf verkregen instemming van de raad van die gemeente, besluiten dat de deelneming aan deze regeling wordt opgezegd. De raad van de andere gemeenten wordt over de besluiten geïnformeerd. Een dergelijk besluit tot uittreding kan niet plaatsvinden binnen twee jaar na inwerkingtreding van deze regeling.

  • 2.

    Een uittreding kan slechts plaatsvinden indien tenminste een opzegperiode van 12 maanden in acht wordt genomen. Deze periode start op de dag waarin het besluit tot uittreding in de registers is ingeschreven.

  • 3.

    De financiële schade die door de uittreding aan de uitvoeringsorganisatie is toegebracht wordt, inclusief de hierdoor ontstane wachtgeldverplichtingen, aan de uittredende gemeente in rekening gebracht.

  • 4.

    De uitvoeringsorganisatie en de uittredende gemeente vragen gezamenlijk advies aan een onafhankelijke externe deskundige voor de vaststelling van de financiële schade als bedoeld in het voorgaande lid. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

Artikel 21 Toezending aan Gedeputeerde Staten

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Soest draagt zorg voor toezending van deze regeling aan Gedeputeerde Staten, alsmede van alle besluiten tot wijziging of opheffing van deze regeling, als bedoeld in artikel 26 Wgr.

Artikel 22 Onvoorziene omstandigheden

In onvoorziene omstandigheden in de bedrijfsvoering zijn de geldende beleidskaders van de gemeente Soest richtinggevend. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegde bestuursorgaan van de deelnemende gemeente of gemeenten die het betreft, zoveel mogelijk in overeenstemming met de bepalingen van de Gemeentewet en de Wgr.

Artikel 23 Nadere uitwerking in reglement

Taken en bevoegdheden van het bestuur van het gemeenschappelijke orgaan en de bedrijfsvoeringsraad worden, in afstemming met het bestuur van het gemeenschappelijk orgaan, nader uitgewerkt in een (of meerdere) reglement en door of namens de colleges van de deelnemende gemeenten vastgesteld.

Artikel 24 Geschillen

  • 1.

    Voordat over een geschil overeenkomstig artikel 28 van de Wgr de beslissing van Gedeputeerde Staten wordt ingeroepen, legt het bestuur van het samenwerkingsverband het geschil voor aan een geschillencommissie.

  • 2.

    De geschillencommissie bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten, waarvan er evenveel worden aangewezen als het aantal partners dat bij het geschil betrokken is, alsmede een door deze vertegenwoordigers aangewezen onafhankelijk voorzitter.

  • 3.

    De geschillencommissie hoort het bij het geschil betrokken bestuur.

  • 4.

    De geschillencommissie brengt aan het bestuur advies uit over de mogelijkheden partijen tot overeenstemming te brengen.

Artikel 24a Ombudsfunctie

1. De ombudsman of ombudscommissie van de gemeente Soest is bevoegd tot de behandeling van defde verzoekschriften als bedoeld in artikel 9:18, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.  

Artikel 25 Inwerkingtreding en citeertitel

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn in de vergadering d.d. ……………
De secretaris, De burgemeester,
A. Najib M.A. Roëll
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bunschoten in de vergadering d.d. ……………
De secretaris, De burgemeester,
drs. J.F.H. Jennekens M. van de Groep
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Soest in de vergadering d.d. …………….
De secretaris, De burgemeester,
A.R. Veenstra R.T. Metz

Uitwerking verschillende rollen GR Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen Baarn, Bunschoten en Soest

Inleiding

Bij het overdragen van de taken rondom Werk en Inkomen aan de uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen Baarn, Bunschoten en Soest, via een ‘lichte’ gemeenschappelijke regeling, is de wens van de deelnemende gemeenten om meer inzicht en grip te krijgen in de aansturing van de gemeenschappelijke regeling (GR). Bij het opstellen en uitwerken van de GR, is voor het organiseren van meer regie op de uitvoeringsorganisatie onder andere artikel 7 opgenomen. In artikel 23 van de gemeenschappelijke regeling is afgesproken dat een nadere uitwerking van de taken en bevoegdheden van het bestuur en de bedrijfvoeringsraad zal plaatsvinden. Daar wordt in dit document uitvoering aangegeven. In de gemeenschappelijke regeling zijn de volgende artikelen bij de uitwerking van de taken en bevoegdheden van toepassing.

Artikel 1 Definities

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: Bestuur: de verantwoordelijke portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten Bedrijfvoeringsraad: de gezamenlijke directies van de deelnemende gemeenten

Artikel 2 Het gemeenschappelijk orgaan

Voor de uitvoering van het samenwerkingsverband is er een gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in artikel 8 lid 2 van de Wgr ingesteld, genaamd “Gemeenschappelijk Orgaan Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen BBS”. Het gemeenschappelijk orgaan bestaat uit het bestuur. Zij benoemt uit hun midden een voorzitter. Het bestuur wordt bijgestaan door een uitvoeringsorganisatie. Het gemeenschappelijk orgaan is gevestigd te Soest.

Artikel 7 Regie

Onverminderd hun afzonderlijke autonome verantwoordelijkheden voeren de deelnemende gemeenten gezamenlijk regie over de (kwaliteit van de) bedrijfsvoering en taakuitvoering van de uitvoeringsorganisatie. Hiertoe vindt periodiek ambtelijk overleg plaats in de bedrijfsvoeringraad en het management. (Bron: gemeenschappelijke regeling uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen Baarn, Bunschoten en Soest.)

De verschillende rollen bij de GR uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen BBS

In relatie tot de GR uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen voor de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest zijn diverse sturingsrollen te onderscheiden. Om hierbij een eenduidig beeld te krijgen zijn de diverse rollen en verantwoordelijkheden in het kort uiteengezet. Doel is om een beeld te creëren van de mogelijkheden, waarbij er ruimte moet kunnen zijn voor de deelnemende gemeenten, voor eigen inbreng en invulling van de verschillende rollen.

Algemeen bestuur (AB)

De leden van het AB bestaat uit een afvaardiging van de deelnemende gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest (eigenaren) van de GR en handelen in het belang van de gemeenschappelijke regeling. Het AB stuurt op hoofdlijnen, stelt kaders vast en is bestuurlijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de GR. Vanuit eigenaarschap wordt ernaar gestreefd dat de GR conform afspraken verloopt, de beleidsdoelstellingen worden behaald en dat er een gezonde bedrijfsvoering is [1]. Om hier een beeld bij te krijgen is figuur 1. weergegeven.

(Figuur 1: Eigenaar, opdrachtgever- en opdrachtnemersrol, bron: Regionale ICT Dienst Utrecht)

Zoals hierboven aangegeven hebben de leden van het AB naast de eigenaarsrol ook de rol van opdrachtgever namens de (individuele)deelnemende gemeenten waarin de kaders, kwaliteit in relatie tot efficiency en kostenbesparing van de GR wordt bepaalt.

Directeur uitvoeringsorganisatie

De directeur bereidt de besluitvorming van het AB voor, heeft zeggenschap over de uitvoering van alle aan de uitvoeringsorganisatie opgedragen taken, uiteraard met inachtneming van de jaarplannen en de dienstverleningsafspraken die de deelnemers hebben opgesteld over de uitvoering van de taken. De directeur vervult daarmee de rol van opdrachtnemer. De opdrachtnemer streeft daarbij vanuit zijn/ haar rol naar behoorlijke middelen om taken goed te kunnen blijven uitvoeren.

Bedrijfsvoeringsraad

Naast de individuele opdrachtgeversrol hebben de deelnemende gemeenten ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid om regie te voeren over de (kwaliteit van de) bedrijfsvoering en taakuitvoering van de uitvoeringsorganisatie. Om dit goed vorm te kunnen geven zal er een bedrijfsvoeringsraad in het leven geroepen worden, zoals ook in de GR voor de uitvoeringsorganisatie is opgenomen. De bedrijfsvoeringsraad bestaat uit de directie/gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten.

De rol van de bedrijfsvoeringsraad is als het ware functioneren als schakel voor onder andere het AB. Bespreken van belemmeringen en stagnaties en waar mogelijk deze wegnemen om de continuïteit en voortgang te kunnen waarborgen, zodat de doelstellingen door de GR kunnen worden gerealiseerd. Van belang hierbij is dat de bedrijfsvoeringsraad, namens het AB, de focus heeft op de bedrijfs- en taakuitvoering van de GR, waarin zij een adviserende rol hebben naar zowel het AB als naar de directeur van de GR over de kwaliteit, continuïteit en de flexibiliteit van de GR.

De bedrijfsvoeringsraad gaat nadrukkelijk niet over het beleid, deze verantwoordelijkheid ligt bij het AB. De bedrijfsvoeringsraad vormt zoals in onderstaand figuur is weergegeven een rader ter ondersteuning van het totale mechanisme.

(Figuur 2: positie bedrijfsvoeringsraad ten opzichte van het AB en de GR).

Met betrekking tot de taken kan gedacht worden aan:

  • regievoeren op bedrijfsvoering

  • regievoeren op taakuitvoering (continuïteit, voortgang, resultaat)

  • toetsen van afgesproken (financiële) kaders

  • voortgang beoogde uitgangspunten en doelstellingen opgenomen in het inrichtingsdocument uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (november 2013.)

  • ziet toe dat er gewerkt wordt conform verleende mandaat

  • bewaken nakomen dienstverleningsafspraken (kwaliteit en tijdigheid)

  • ziet toe dat directeur GR tijdig en adequaat rapporteert over de voortgang en de behaalde resultaten van de opgedragen uitvoeringstaken.

  • De bedrijfsvoeringsraad biedt de directeur van de GR een platform/ sparringpartner, waar belangrijke ontwikkelingen besproken en kennis gedeeld kan worden.

Zoals eerder is aangegeven kunnen er taken en onderwerpen aan bovenstaand overzicht worden toegevoegd. Doel van dit document is een kader te bieden, maar vooral ook om de ruimte te bieden aan de belanghebbenden om vanuit ieders rol verder invulling te kunnen geven.

Figuren 1 en 2

Voetnoot

[1]

Bron: memo sturen op gemeenschappeljke regelingen secretarissenkring Utrecht.