Mandaatregeling Griffie van de gemeente Wijk bij Duurstede

Inleiding

De Gemeentewet legt de bevoegdheid om besluiten te nemen bij de bestuursorganen: de gemeenteraad, het college van B&W en de burgemeester. Tussen raad en college is uitsluitend sprake van delegatie. De raad kan de gedelegeerde bevoegdheid zelf niet meer uitoefenen.

De Wet dualisering gemeentebestuur, welke met ingang van 7 maart 2002 in werking is getreden, maakt een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden tussen de raad en het college van burgemeester en wethouders. Voor de gemeente als werkgever geldt:

-het college is bevoegd gezag over de ambtenaren en stelt de ambtelijke rechtspositie

vast (artikel 160 Gemeentewet)

-de raad is bevoegd gezag over de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren (artikel 107 t/m 107e Gemeentewet).

Beide groepen werknemers vallen dus onder de werking van de gemeentelijke arbeidsvoorwaardenregeling, de CAR/UWO. In de vergadering van 19 februari 2008 heeft de raad de overige lokale rechtspositieregelingen eveneens van toepassing verklaard op het griffiepersoneel. De bevoegdheden tot uitvoering van de rechtspositieregelingen voor het griffiepersoneel worden gemandateerd en vastgelegd in een mandaatregeling.

Voor wat betreft de mandaatregeling voor de griffie is aansluiting gezocht bij de mandaatregeling welke door het college van burgemeester en wethouders is vastgesteld voor de ambtelijke organisatie, zodat hiernaar tevens wordt verwezen.

1.Ondertekenings- en afdoeningsmandaat

Bij mandaat kan een onderscheid worden gemaakt tussen ondertekening- en afdoeningmandaat.

Ondertekeningmandaat is een mandaat waarbij de gemandateerde het besluit (slechts) ondertekent, maar dat het bestuursorgaan vooraf heeft besloten hoe te handelen. Afdoeningmandaat verleent aan de gemandateerde de gehele bevoegdheid om te beslissen en af te doen zonder bemoeienis of tussenkomst van het bestuursorgaan. In het mandaatregister is, formeel gesproken, altijd sprake van een afdoeningmandaat. Vaste jurisprudentie leert dat een onbevoegd gegeven mandaat ten opzichte van de geadresseerde in principe niet kan worden tegengeworpen. Het besluit wordt altijd toegerekend aan het betreffende bestuursorgaan, tenzij het voor de geadresseerde onmiddellijk duidelijk behoorde te zijn dat het besluit onbevoegd werd genomen.

2.De ondertekening van stukken

Gebruik van handtekeningstempels is in verband met de duidelijkheid naar buiten bij mandaat niet toegestaan. In de ondertekening van het besluit of correspondentie moet tot uitdrukking worden gebracht dat het om een mandaatbevoegdheid gaat. Ook buiten mandaat is het gebruik van handtekeningstempels niet toegestaan. Uit oogpunt van legaliteit, controle en presentatie naar buiten is ondertekening van niet-gemandateerde besluiten aan de griffier en correspondentie door de raad en het fractievoorzitteroverleg steeds noodzakelijk. De ondertekening van besluiten, genomen in mandaat, dient als volgt te geschieden:

* Hoogachtend / met vriendelijke groet,

Namens de raad van gemeente Wijk bij Duurstede,

(naam)

(functie: (wnd.) griffier / het gemandateerd lid namens het fractievoorzittersoverleg)

3.Inhoud register

In het register zijn de bevoegdheden benoemd en onder welke voorwaarden c.q. beperkingen het (onder)mandaat is verleend. Zoals hierboven al is aangegeven is steeds sprake van afdoeningmandaat.

4.Steekproefsgewijze controle op mandaatgebruik

De verantwoordelijkheid voor het werk wordt zoveel mogelijk bij de medewerkers gelegd. Een “heilig” principe in het bestuursrecht moet echter steeds worden nageleefd, namelijk “geen bevoegdheid zonder verantwoording”.

In de praktijk betekent dit dat de raad in de persoon van de voorzitter zal moeten controleren of het mandaat op een (juridisch) juiste wijze wordt gebruikt. Met andere woorden is het besluit conform de (wettelijke) voorschriften verleend en heeft daarbij een adequate belangenafweging plaats gehad en is er volgens bestendig beleid van de gemeente gehandeld. Het fractievoorzittersoverleg behoort steekproefgewijs de in ondermandaat genomen besluiten te controleren op de wijze zoals hierboven omschreven. In de Mandaatregeling is hiertoe een bepaling opgenomen.

Besluit

MANDAATREGELING

De raad van Wijk bij Duurstede;

gelet op de Gemeentewet;

gelet op de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op besluit van heden, nr. ……., ter uitvoering van artikel 1:3a van de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Wijk bij Duurstede;

BESLUIT

vast te stellen de

“Mandaatregeling griffie gemeente Wijk bij Duurstede 2008”;

Afdeling I

Artikel 1

• 1.

  De uitoefening ten aanzien van de het bij dit besluit behorende mandaatregister vermelde bevoegdheden en de ondertekening van de in dit register genoemde stukken worden opgedragen aan het fractievoorzittersoverleg en aan de griffier.

• 2.

  Indien de uitoefening van de in het mandaatregister opgenomen mandaten het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt dit onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij de te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke beleids- en beheersbegroting en voorts met inachtneming van de in het register opgenomen bijzondere bepalingen.

Artikel 2

• 1.

  Uitsluitend waar dit in het bij deze regeling behorende mandaatregister uitdrukkelijk is aangegeven is de griffier bevoegd de gemandateerde bevoegdheid door te mandateren (ondermandaat) aan de onder hen ressorterende medewerkers. Van deze mogelijkheid wordt geen gebruik gemaakt dan na uitdrukkelijke toestemming van de raad.

• 2.

  Op ondermandaat zijn de bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Bij afwezigheid van de griffier wordt hij/zij vervangen door een door de raad aangewezen vervanger.

Artikel 3

Het fractievoorzittersoverleg informeert de raad zo vaak zij dit nodig acht, doch minimaal één keer per kalenderjaar omtrent het gebruik van de verleende (onder)mandaten.

Afdeling II Toepassing van het mandaat

Artikel 4

Deze mandaatregeling geldt niet voor de bevoegdheid tot:

• a.

  het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;

• b.

  het vaststellen van beleidsregels;

• c.

  Het beslissen op een bezwaarschrift of beroepschrift, tenzij dit uitdrukkelijk in het mandaatregister is vermeld.

Artikel 5

• 1.

  De (onder)gemandateerden leggen voorgenomen besluiten, die beleidsaspecten bevatten, ter nadere besluitvorming voor aan de raad.

• 2.

  Voorgenomen besluiten worden geacht in elk geval beleidsaspecten te bevatten indien:

  • a.

    een beleidskader ontbreekt;

  • b.

    de afdoening niet als routinematig kan worden aangeduid, dat wil zeggen, indien het besluit een aangelegenheid betreft waarvoor een aparte beoordeling en besluitvorming nodig is;

  • c.

    indien inwilliging van het verzoek zal leiden tot strijdigheid met of afwijking van het beleid, voorschriften of richtlijnen of andere niet voorziene financiële of andere consequenties kan hebben. Bij overschrijding van het budget van de (onder)mandaathouder moet het tekort worden gecompenseerd met nog beschikbare andere budgetten, tenzij wordt voorzien in een andere (bijv. incidentele) dekking.

Artikel 6

De (onder)gemandateerden mogen geen gebruik maken van de bevoegdheid tot ondertekening van besluiten en correspondentie indien:

• a.

  de wens daartoe door of namens de raad kenbaar is gemaakt;

• b.

  het correspondentie betreft waarvan ondertekening door de raad uit een oogpunt van representatie van de gemeente gewenst is.

Artikel 7

• 1.

  Een krachtens mandaat genomen besluit alsmede de op de gemandateerde bevoegdheden betrekking hebbende brieven worden door de (onder)gemandateerde ondertekend op een wijze zoals aangegeven in het mandaatregister.

• 2.

  Indien het mandaat uitsluitend betrekking heeft op ondertekening (tekenmandaat) vindt deze plaats als volgt: “Overeenkomstig door de raad genomen besluit . . . .“

Artikel 8

Het fractievoorzittersoverleg moet regelmatig de onder zijn leiding in ondermandaat genomen besluiten bij wijze van steekproef controleren. Dit kan zowel vooraf als achteraf plaatsvinden. Bij de controle zal in ieder geval de rechtmatigheid en doelmatigheid gecontroleerd worden, als ook of de in ondermandaat genomen besluiten passen binnen de gestelde beleidskaders.

Delegatie

Artikel 10:13

Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent.

Artikel 10:14

Delegatie geschiedt niet aan ondergeschikten.

Artikel 10:15

Delegatie geschiedt slechts indien in de bevoegdheid daartoe bij wettelijk voorschrift is voorzien.

Artikel 10:16

• 1.

  Het bestuursorgaan kan ter zake van de uitoefening van de gedelegeerde bevoegdheid uitsluitend beleidsregels geven.

• 2.

  Degene aan wie de bevoegdheid is gedelegeerd, verschaft het bestuursorgaan op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid.

Artikel 10:17

Het bestuursorgaan kan de gedelegeerde bevoegdheid niet meer zelf uitoefenen.

Artikel 10:18

Het bestuursorgaan kan het delegatiebesluit te allen tijde intrekken.

Artikel 10:19

Een besluit dat op grond van een gedelegeerde bevoegdheid wordt genomen, vermeldt het delegatiebesluit en de vindplaats daarvan

Artikel 10:20

• 1.

  Op de overdracht door een bestuursorgaan van een bevoegdheid van een ander bestuursorgaan tot het nemen van besluiten aan een derde is deze afdeling, met uitzondering van artikel 10:16, van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  Bij wettelijk voorschrift of bij het besluit tot overdracht kan worden bepaald dat het bestuursorgaan wiens bevoegdheid is overgedragen beleidsregels over de uitoefening van die bevoegdheid kan geven.

Degene aan wie de bevoegdheid is overgedragen, verschaft het overdragende en het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan op hun verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid.