Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gebiedscommissies van de gemeente Rotterdam

1. Dit reglement van orde heeft betrekking op de vergaderingen van de gebiedscommissie.

2. In dit reglement wordt onder vergadering verstaan een door de voorzitter van de gebiedscommissie uitgeschreven bijeenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van dit reglement.

3. In dit reglement wordt onder de voorzitter verstaan: de voorzitter van de gebiedscommissie als bedoeld in artikel 13 van de Verordening op de gebiedscommissies 2014.

4. In dit reglement wordt onder de secretaris verstaan: de gebiedsdirecteur en bij diens afwezigheid een door deze aangewezen plaatsvervanger.

5. In dit reglement wordt onder de commissieondersteuner verstaan: de ambtenaar die onder verantwoordelijkheid van de gebiedsdirecteur/secretaris zorgt voor het organiseren van de vergaderingen en voor het vergadertechnisch bijstaan van de voorzitter, de secretaris en de leden van de commissie.

1. De voorzitter roept de leden van de commissie tijdig, doch tenminste zeven dagen voor de vergaderdatum, schriftelijk of digitaal tot de vergadering op.

2. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter de dag, het tijdstip en de lokatie van de vergadering, alsmede de agenda, ter openbare kennis door het plaatsen daarvan op de website www.rotterdam.nl.

1. De leden tekenen bij binnenkomst en bij het verlaten van de vergadering de presentielijst. De presentielijst wordt na afloop van de vergadering gesloten en door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

2. De voorzitter opent de vergadering wanneer de meerderheid van het aantal commissieleden blijkens de presentielijst aanwezig is (vergaderquorum).

3. Wanneer een kwartier na de voor de vergadering bepaalde tijd de vereiste meerderheid van de leden niet aanwezig is, verdaagt de voorzitter de vergadering naar een later tijdstip, totdat de vereiste meerderheid van de leden wel aanwezig is, of naar een nieuwe dag, indien op de dag van de vergadering de vereiste meerderheid van de leden, ook na verdaging naar een later tijdstip, niet aanwezig is. Indien tijdens de op basis van dit reglement uitgeschreven nieuwe vergadering opnieuw geen vergaderquorum aanwezig is, wordt de vergadering met de aanwezige leden gehouden.

1. Bij de aanvang van de vergadering stelt de gebiedscommissie de agenda definitief vast.

2. Als vast agendapunt worden inwoners van het gebied en andere belanghebbenden in de gelegenheid gesteld binnen een redelijke tijd, te bepalen door de voorzitter, het woord te richten tot de commissie of antwoord te krijgen op door hen gestelde vragen of geuite opvattingen, dan wel een voorstel te doen voor een agendapunt. De commissie beslist terstond over de wijze van behandeling van een voorgesteld agendapunt.

1. Als regel geldt voor elke vergadering een spreektijdregeling. Daartoe kan de voorzitter, zo mogelijk voorafgaande aan, dan wel bij het begin van of tijdens de vergadering een voorstel ten aanzien van de duur van de spreektijd van de leden ten aanzien van één of meer onderwerpen doen. De voorzitter kan ook een voorstel doen ten aanzien van de totale spreektijd gedurende de vergadering.

2. Ook een lid van de gebiedscommissie kan een voorstel doen over de spreektijd.

3. Zodra de voor een spreker gestelde spreektijd is verstreken, is hij gehouden op uitnodiging van de voorzitter zijn betoog onverwijld te beëindigen.

1. De gebiedscommissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de commissie voorafgaand of tijdens de behandeling van een agendapunt daarover kort het woord kunnen voeren.

2. Voor het inspreken door genodigden en derden als bedoeld in het eerste lid wordt door de voorzitter per spreker een spreektijd voorgesteld. De gebiedscommissie beslist hierover.

1. Na behandeling van een agendapunt vraagt de voorzitter of stemming wordt verlangd. Als geen stemming wordt verlangd stelt de voorzitter vast dat het voorstel is aangenomen.

2. Als over een agendavoorstel wordt gestemd is het voorstel aangenomen als de meerderheid van de aanwezige leden voor het voorstel stemt. Als de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3. Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid, dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen, desgewenst met een korte stemverklaring.

4. Een lid van de gebiedscommissie neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem persoonlijk of zakelijk aangaat.

5. Indien op grond van artikel 13a van de Verordening op de gebiedscommissies 2014 een externe voorzitter is aangewezen dan geldt in afwijking van het tweede lid bij het staken van de stemmen de procedure zoals bedoeld in artikel 32 lid 4 tot en met 6 van de Gemeentewet.

1. Tijdens een openbare vergadering kan de gebiedscommissie op voorstel van de voorzitter of een lid van de commissie besluiten om in beslotenheid verder te vergaderen.

2. De gebiedscommissie vergadert eveneens in beslotenheid als dat op basis van artikel 15 van de Verordening op de gebiedscommissies 2014 door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester wordt verlangd.

3. De voorzitter verzoekt anderen dan de leden van de commissie de vergaderzaal te verlaten, met uitzondering van de secretaris, de commissieondersteuner en andere door hem aan te wijzen personen.

4. Het verslag van een besloten vergadering is uitsluitend voor de leden van de commissie ter inzage en wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering vastgesteld.

5. Adviezen van de gebiedscommissie over een onderwerp waaromtrent door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de commissie zelf geheimhouding is opgelegd overeenkomstig de bepalingen van de Gemeentewet of de Verordening op de gebiedscommissies 2014 worden in een besloten vergadering vastgesteld. Andere adviezen worden in een openbare vergadering vastgesteld.

1. De voorzitter wordt ingevolge het bepaalde in artikel 8 van de Verordening op de gebiedscommissies 2014 aangewezen als persoon, belast met de beëdiging van nieuwe leden van de commissie.

2. De procedure betreffende de benoeming van een nieuw lid wordt onmiddellijk na het ontstaan van een vacature door de voorzitter in gang gezet.

1. Bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

2. Indien de commissie constateert dat het reglement niet voorziet in een naar haar oordeel noodzakelijke regeling, legt de commissie dit ter besluitvorming voor aan de burgemeester.