Regeling activering en afschrijving gemeente Uden

Regeling activering en afschrijving gemeente Uden

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Uden;

gelet op de Financiële verordening gemeente Uden vastgesteld op 11 december 2003;

gelet op het besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten;

b e s l u i t

vast te stellen de

Algemeen

Activering en afschrijving zijn boekhoudkundige begrippen die een nadere toelichting vereisen.

Activering

Zodra de gemeente bijvoorbeeld een fietspad wil laten aanleggen staan we voor een keuze:

Of we brengen de totale kosten in een keer ten laste van de huidige programmabegroting of we smeren de kosten uit over een aantal jaren. Bijvoorbeeld het aantal jaren dat het fietspad meegaat.

Indien besloten wordt om de kosten niet in een keer ten laste van de programmabegroting te brengen is er spraken van activering.

Belangrijke vragen bij het bepalen van de gemeentelijke spelregels over activering zijn onder meer:

·-

welke uitgaven mogen wel en welke uitgaven mogen niet geactiveerd worden;

·-

dienen alle uitgaven die meerdere jaren meegaan geactiveerd te worden;

·-

hoe lang is de gebruiksduur.

Afschrijving

Na activering van een investering wordt gekeken hoeveel jaar de investering, in dit geval het fietspad, in gebruik is. De totale kosten van het fietspad worden vervolgens uitgesmeerd over dat aantal jaren en verantwoord in de programmabegroting

Een juiste waardebepaling en een juiste afschrijvingsperiode is van belang voor de goede weergave van de financiële positie van de gemeente en voor het voorkomen van financiële risico’s in de toekomst.

Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV 04)

Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV 04) geeft de belangrijkste bepalingen weer omtrent de waardering van activa. Zij vervangen de zogenaamde comptabiliteitsvoorschriften 1995. De nieuwe voorschriften zijn direct het gevolg van de invoering van het duaal stelsel. Zo bevat het BBV04 regels omtrent de inrichting van de programmabegroting en de programmarekening en tussentijdse verantwoordingsdocumenten zoals de maraps.

Op het gebied van financiële verslaglegging is geprobeerd meer rekening te houden met de eigenheid van gemeenten. Een derde argument van de wetgever is geweest om beter te kunnen voldoen aan de gewijzigde informatiebehoeften die zijn ontstaan. Zo dienen gemeenten nu periodiek en op een uniforme wijze informatie te verstrekken aan provincie, Rijk, CBS en de Europese Unie.

Bij het opstellen van de nieuwe beleidsregels is rekening gehouden met de BBV04. De te hanteren afschrijvingstermijnen zijn in een overzicht opgelijst en maken onderdeel uit van deze regeling. Het nieuwe beleid is met ingang van begrotingsjaar 2004 van kracht.

Het huidige gemeentelijk beleid

De gemeente Uden hanteert voor de nu nog lopende investeringen afschrijvingstermijnen, die gebaseerd zijn op de bepalingen in het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995.

De afschrijving vindt meestal plaats op basis van een vast percentage van de inkoopprijs. Een en ander op basis van de netto methode, waarbij ontvangen subsidies en/of bestemmingsreserves in mindering worden gebracht op de inkoopprijs, voordat tot activering wordt overgegaan. Uitzonderingen hierop zijn Markant, investeringen in het kader van het Gemeentelijk Rioleringsplan, e.d. Hier is om redenen gekozen voor maatwerk.

De afschrijving is voornamelijk gebaseerd op een gelijk bedrag per jaar: de lineaire afschrijvingsmethode. Deze afschrijvingsmethode heeft het voordeel van een dalende som van kapitaallasten (dalende rente en gelijke afschrijving) over de levensduur van de vaste activa. Indien de onderhoudskosten over de jaren stijgen kan een gelijkmatig totaal lastenpatroon worden bereikt. Daarnaast is het vaststellen van de omvang van de rente en afschrijving bij deze methode zeer eenvoudig.

In de gemeente Uden is het praktijk dat in het eerste jaar van uitvoering de kapitaallasten (zowel rente als afschrijving) in beginsel voor de helft worden berekend. Bij onderwijsinvesteringen wordt in het eerste jaar alleen de volledige rentelast berekend.

Het nieuwe gemeentelijk beleid

Economisch of maatschappelijk nut

In de nieuwe voorwaarden (BBV04) wordt een onderscheid gemaakt tussen materiële vaste activa met een economische nut en materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Deze begrippen zijn door de wetgever ingevoerd omdat voor beide categorieën andere bepalingen gelden.

·-

Materiële vaste activa met een economisch nut Dit zijn investeringen, voorzieningen die voor de gemeente inkomsten (kunnen) opleveren en/of te verkopen zijn. Denk hierbij aan een zwembad een riolering of een Gemeentehuis.

·-

Materiële vaste activa met een maatschappelijk nut Alle overige investeringen bij gemeenten dienen het algemeen belang en hebben dus een maatschappelijk nut. Denk hierbij aan het aanleggen van wegen, groen, verlichting e.d.

In het bedrijfsleven zijn de regels voor activering vastgelegd in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

De wetgever stelt zich op het standpunt dat zoveel als mogelijk aansluiting gezocht moet worden met dit Burgerlijk Wetboek. De spelregels voor activa met een economisch nut zijn met de komst van de BBV 04 gelijk aan het Burgerlijk Wetboek. Het grote verschil met de vorige comptabiliteitsvoorschriften is dat activa met een economisch nut bruto moeten worden geactiveerd. Het is wel toegestaan bijdragen van derden hierop direct in mindering te brengen.

Gemeenten doen in tegenstelling tot het bedrijfsleven ook investeringen met een maatschappelijk nut. De wens van de wetgever is om die niet te activeren maar direct ten laste van de exploitatie te brengen. Aangezien dit voor veel gemeenten tot dekkingsproblemen zal leiden heeft de wetgever aangegeven dat activering wel is toegestaan en dat hiervoor de netto methode (onder aftrek van reserves e.d.) is toegestaan. Verder is (resultaatafhankelijk) extra afschrijven op deze investeringen ook toegestaan.

Wanneer activeren

In artikel 10 van de Financiële verordening gemeente Uden die op 11 december 2003 door de Raad is vastgesteld is opgenomen dat alle investeringen van € 10.000,00 en hoger met een meerjarig nut geactiveerd worden. De lasten van een investeringen willen we op deze manier uitsmeren over de jaren dat er gebruik van wordt gemaakt.

Waarderingsgrondslag

Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Dit komt overeen met de historische kostprijs, oftewel de inkoopprijs.

Bruto waardering van activa met een economisch nut

Investeringen met een economisch nut moeten bruto (dus zonder aftrek van reserves of subsidies) worden geactiveerd.

Hiermee sluit de wetgever volledig aan bij de spelregels omtrent activering door het bedrijfsleven (Burgerlijk Wetboek II).

Netto waardering van activa met een maatschappelijk nut

Uitgangspunt is de netto methode, waarbij subsidies en/of bestemmingsreserves in mindering worden gebracht op de werkelijke inkoopprijs voordat tot activering wordt overgegaan.

Wel dient in het raadsvoorstel of in de offerte (in het kader van de programmabegroting) duidelijk ingegaan te worden op de bruto en netto bedragen.

Dit komt overeen met het huidig afschrijvingsbeleid van de gemeente Uden.

Gevolgen voor de omgang met bestemmingsreserves

Gelet op het verbod op netto-activeren van activa met een economisch nut dient bij de bestemmingsreserves rekening gehouden te worden met het onderscheid tussen bestemmingsreserves die nog open staan en bestemmingsreserves die aangehouden worden voor de dekking van kapitaallasten van activa die al in bezit zijn van de gemeente. Het veranderen van de bestemming van deze laatste categorie bestemmingsreserves heeft namelijk een direct gevolg voor de exploitatie.

Afschrijvingsmethoden

·-

Uitgangspunt blijft de lineaire afschrijvingsmethode, die tot een evenredige spreiding in de tijd van de afschrijvingslasten leidt. De annuïtaire afschrijvingsmethode is toegestaan als er aan de investering een rijksvergoeding is gekoppeld (die berekend is op annuïteitenbasis) of als er een tarief op gebaseerd is.

·-

Het is niet toegestaan om afschrijvingen achterwege te laten.

Aanvang afschrijving

Vanaf 2004 wordt in het eerste jaar géén afschrijving geraamd, maar wel een half jaar rente, terwijl vanaf het tweede jaar de volledige kapitaallasten geraamd worden. Indien er ultimo het (tweede) jaar nog geen uitgaven gedaan zijn, of de boekwaarde lager is dan de eerste afschrijving, blijft de afschrijving over dat jaar achterwege. De oorspronkelijke afschrijvingstermijn vangt dan een jaar later aan en blijft qua duur in tact.

Immateriële vaste activa

Onder de immateriële vaste activa worden verstaan de kosten van onderzoek- en ontwikkeling.

Hier is een aanzienlijke wijziging ten opzichte van de vorige regeling doorgevoerd. In de vorige regeling was het ook nog mogelijk om bv. ‘het wijzigen van bestemmingsplannen’ of ‘het opstellen van beleidsplannen’ te activeren. Dit mag niet meer. Deze kosten dienen ten laste van de exploitatie gebracht te worden. Bij het aanpassen van de huidige staat van activa (staat c) naar de nieuwe wetgeving dienen de restantboekwaarden dan ook zo snel mogelijk afgewaardeerd te worden.

Vaststellen standaard afschrijvingstermijnen voor investeringen vanaf 2004

Afschrijvingstermijnen worden afgestemd op de gebruiksduur van het betrokken actief. De keuze voor een afschrijvingstermijn dient, bedrijfseconomisch gezien, bepaald te worden door de jaarlijkse waardevermindering van het actief.

Het stelsel van baten en lasten houdt in dat de afschrijvingstermijnen zo goed mogelijk dienen aan te sluiten op de feitelijke waardedaling van de vaste activa. Op grond van voorzichtigheid is een afschrijvingsbeleid aan te bevelen waarin voorkomen wordt dat te veel lasten naar de toekomst worden geschoven. In bijgaand overzicht wordt een geactualiseerde stand van zaken gegeven van de door de gemeente te hanteren standaard afschrijvingstermijnen voor nieuwe investeringen met ingang van dienstjaar 2004.

Standaard afschrijvingstermijnen gelden als maximum, niet als minimum. Op grond van een voorzichtig financieel beleid is een afschrijvingsbeleid aan te bevelen waarin wordt voorkomen dat (te veel) lasten naar de toekomst worden geschoven. De nieuw voorgestelde standaard afschrijvingstermijnen gelden dan ook als een maximumtermijn.

Geen activering van bedragen onder € 10.000,00

Investeringen van geringe waarde worden niet geactiveerd maar in het jaar van uitgaaf ten laste van de exploitatie gebracht. In de Financiële verordening is de ondergrens vastgesteld op € 10.000,00. Gronden en terreinen worden echter altijd op de balans geplaatst. Aangezien de waarde van gronden en terreinen over het algemeen niet afneemt wordt er niet op afgeschreven.

Wanneer kan mogelijk tot vervanging van een actief worden overgegaan

Met deze regels wordt er naar gestreefd om de kosten van een investering zo gelijk mogelijk te verdelen over de levensduur. In de praktijk komt het voor dat een actief nog niet is afgeschreven maar dat er wel behoefte is aan vervanging.

Aangetoond moet worden dat vervanging op economisch gronden gunstiger is. De afschrijving van de restantboekwaarde moet in deze beslissing meegewogen worden.

Indien aangetoond kan worden dat de totale kosten inclusief onderhoud lager zijn bij vervanging van het actief kan men in de voorbereidingsfase van de programmabegroting een aanvraag tot vervanging indienen. Kan dat niet worden aangetoond, dan dient het actief eerst volledig te zijn afgeschreven voordat tot aanschaf mag worden overgegaan.

Hoe om te gaan met een actief dat niet meer in gebruik is

Het komt voor dat een actief niet meer in gebruik is of verkocht wordt terwijl het actief nog niet volledig is afgeschreven. In dat geval dient de restantboekwaarde afgewaardeerd te worden. Dit dient te gebeuren in het jaar van buiten gebruikstelling of in het jaar van verkoop.

Ingangsdatum

Met dit voorstel wordt een meer algemeen kader weergegeven voor de activering en afschrijving vaste activa. Het in deze nota weergegeven beleid is direct na vaststelling door het College van kracht.

Overzicht

In het volgende overzicht zijn de afschrijvingstermijnen opgenomen van de vaste activa.

Qua indeling wordt aangesloten op de volgens de BVV 04 voorgeschreven balansindeling.

Aldus vastgesteld d.d. 23 november 2004.

Burgemeester en wethouders van Uden

de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink dr. J.W. Kersten