Gemeenschappelijke regeling "Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking West-Friesland"

Geldend van 01-01-2012 t/m heden

Intitulé

Gemeenschappelijke regeling "Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking West-Friesland"

De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

Gelet op de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Gemeentewet;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 november 2004, nr.

Overwegende dat

  • -

    tot de taken van het Samenwerkingsorgaan Westfriesland (SOW) behoort het organiseren, faciliteren en coördineren van periodiek bestuurlijk overleg op een aantal werkterreinen in de vorm van portefeuillehoudersoverleggen en een aantal daarvan afgeleide taken;

  • -

    de 13 Westfriese gemeenten hebben besloten de gemeenschappelijke regeling SOW met ingang van 1 januari 2005 op te heffen;

  • -

    bij de besluitvorming om te komen tot de opheffing van het SOW is voorgesteld dat de gemeente Hoorn op zich neemt om voor alle gemeenten van Westfriesland het bestuurlijk overleg te faciliteren, coördineren en te regisseren in een gezamenlijk nieuw te ontwikkelen formule van marktplaatsen;

  • -

    de betrokken gemeentebesturen daarbij een voorkeur hebben uitgesproken dat Hoorn als centrumgemeente hiervoor gaat fungeren;

  • -

    de raad van Hoorn op 11 mei 2004 zich bereid heeft verklaard deze taken en daarvan afgeleide taken als dienstverlenende gemeente op zich te nemen onder de voorwaarden dat:

    • 1.

      alle regiogemeenten meebetalen aan de kosten van organisatie, facilitering en coördinatie van het bestuurlijk overleg in de vorm van marktplaatsen, zonder dat zij verplicht zijn tot deelname;

    • 2.

      voor andere op verzoek van de regiogemeenten door Hoorn te verrichten taken de regiogemeenten zich bereid verklaren de diensten die daarop betrekking hebben af te nemen en mee te betalen en dat het eventueel afhaken van een gemeente, nu of in de toekomst, niet leidt tot het eenzijdig afwentelen van de gevolgen op de gemeente Hoorn;

  • -

    in mei 2004 in het Algemeen bestuur SOW is geaccordeerd dat de gemeente Hoorn bepaalt op welke wijze de onderbrenging van de op zich te nemen taken binnen haar organisatie het beste kan plaatsvinden, welk werk daaruit voortvloeit en hoeveel mankracht daarvoor per 1 januari 2005 wordt ingezet en dat Hoorn komt met een voorstel voor de te treffen regeling met de andere gemeenten;

  • -

    de gemeente Hoorn voorstelt hiervoor een gemeenschappelijke regeling vast te stellen die uitgaat van een centrumgemeenteconstructie als bedoeld in artikel 8, derde lid, van de Wgr en wel in die vorm dat er geen nieuw orgaan in het leven wordt geroepen maar wordt aangesloten bij de bestuursorganen van Hoorn;

  • -

    de gemeente Hoorn heeft toegezegd, in het belang van de 13 regiogemeenten, het principe van het door het Algemeen bestuur van het SOW in zijn vergadering van 19 april 2004 vastgestelde Sociaal Statuut “mens volgt werk” voorop te stellen;

  • -

    op de overgang van personeel van het SOW naar de gemeente Hoorn van toepassing is het hierboven aangehaalde Sociaal Statuut;

b e s l u i t e n

vast te stellen de hierna volgende

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING "ONDERSTEUNING BESTUURLIJKE SAMENWERKING WESTFRIESLAND"

Hoofdstuk I BESTUURSVORM, BELANG EN TAKEN

Artikel 1.

  • 1.

    De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Medemblik, Koggenland, Opmeer en Stede Broec nemen deel aan een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 1 en artikel 8, derde lid, van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen 1984.

  • 2.

    De in het vorige lid genoemde bestuursorganen van de gemeente Hoorn verlenen tegen betaling van de kosten diensten aan de bestuursorganen van de overige aan deze regeling deelnemende gemeenten.

  • 3.

    De gemeenschappelijke regeling wordt in het belang van de regio Westfriesland getroffen om voor de regio Westfriesland de samenwerking op het gebied van bestuurlijk overleg te ondersteunen. Bij de start van deze regeling vallen hieronder de bestuurlijke overlegondersteuningstaken die door de deelnemende gemeenten zijn teruggenomen van het Samenwerkingsorgaan Westfriesland en nu worden ondergebracht bij de dienstverlenende gemeente. Dit zijn de volgende drie bestuurlijke overleggen:

    • a.

      Algemeen Bestuurlijke Zaken (ABZ);

    • b.

      Verkeer en vervoer, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Economie (VVRE);

    • c.

      en Maatschappelijke Dienstverlening en Volksgezondheid (Madivo).

  • 4.

    Zonodig kan door een unaniem besluit van de aan deze regeling deelnemende bestuursorganen aande werkingssfeer van deze gemeenschappelijke regeling de uitvoering van andere taken worden toegevoegd.

  • 5.

    Aan deze regeling zijn de volgende taken toegevoegd:

    • a.

      op grond van de door de deelnemende gemeenten vastgestelde Huisvestingsverordening het instellen, in stand houden en ondersteunen van de Urgentiecommissie Huisvesting West-Friesland en de Klachtencommissie Woningtoewijzing West-Friesland;

    • b.

      regionale coördinatietaken op het gebied van jeugdbeleid;

    • c.

      voeren van de leerlingadministratie van het Leerlingenvervoer West-Friesland;

    • d.

      uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van Volwasseneneducatie;

    • e.

      afwikkelingen verplichtingen voormalig SOW.

Hoofdstuk 2 BEGRIPSBEPALING

Artikel 2

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    deelnemende gemeente: de raad en het college van burgemeester en wethouders als bestuursorganen van alle aan deze regeling deelnemende gemeenten;

  • b.

    dienstverlenende gemeente: de raad en het college van burgemeester en wethouders als bestuursorganen van de gemeente Hoorn;

  • c.

    dienstafnemende gemeente:de raad en het college van burgemeester en wethouders als bestuursorgaan van de naast Hoorn aan deze regeling deelnemende gemeenten;

  • d.

    marktplaats: het bestuurlijke overleg tussen portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten;

  • e.

    marktplaats algemeen bestuurlijke zaken: het bestuurlijke overleg waarin behalve over regionale zaken samenwerking in het algemeen ook over specifieke aangelegenheden deze gemeenschappelijke regeling betreffende kan worden gesproken;

  • f.

    ambtelijke werkgroep: een werkgroep, samengesteld uit ambtelijke vertegenwoordigers van deelnemende gemeenten;

  • g.

    de wet: de Wet Gemeenschappelijke Regelingen 1984;

Hoofdstuk 3 VERPLICHTINGEN

Artikel 3 Verplichtingen van de dienstverlenende gemeente

1.

  • a.

    De dienstverlenende gemeente waarborgt een goede uitvoering van de werkzaamheden voor de in artikel 1, derde, vierde en vijfde lid, genoemde taken door de inzet van voldoende vakbekwaam personeel, het beschikbaar stellen van apparatuur, hulpmiddelen en huisvesting, alsmede door het invoegen in de bestuurs- , financiële, planning & controlcyclus van de gemeente.

  • b.

    Tot de onder a. bedoelde werkzaamheden behoren ook die betreffende de archivering van de bij deze werkzaamheden behorende bescheiden, overeenkomstig de daaraan door de Archiefwet 1995 gestelde eisen en de in de dienstverlenende gemeente hiervoor geldende nadere regels.

2.

De dienstverlenende gemeente levert de bestuurlijke voorzitters van de te organiseren marktplaatsen.

3.

De dienstverlenende gemeente verzorgt het secretariaat van de marktplaatsen en daaraan verbonden ambtelijke werkgroep(en).

4.

  • a.

    De dienstverlenende gemeente stelt voor de onder deze regeling vallende taken jaarlijks voor 1 juli een begroting met werkprogramma op voor het volgende jaar waarin de voor de samenwerking op grond van deze regeling beschikbare formatieplaatsen worden weergegeven en de daarbij behorende direct productieve uren per formatieplaats worden uitgezet ten opzichte van de voorgenomen werkzaamheden voor dat jaar.

  • b.

    De dienstverlenende gemeente berekent in de onder lid 4 onder a. bedoelde begroting de door de dienstafnemende gemeenten te betalen financiële bijdrage op grond van de in artikel 4 afgesproken verdeelsleutel.

  • c.

    De dienstverlenende gemeente zendt deze begroting met werkprogramma voor 1 juli aan de dienstafnemende gemeenten en agendeert deze in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken om het gevoelen van de deelnemende gemeenten te peilen.

  • d.

    Het gevoelen van de deelnemende gemeenten ten aanzien van deze begroting en ten aanzien van het werkprogramma wordt expliciet ter kennisgebracht aan de raad van de dienstverlenende gemeente alvorens deze begroting als onderdeel van de begroting van de dienstverlenende gemeente vaststelt.

  • e.

    De dienstverlenende gemeente zendt de concept-begroting voor deze taken als voornemen vòòr 15 juli aan gedeputeerde staten en zendt de definitieve begroting als onderdeel van de totale gemeentelijke begroting aan gedeputeerde staten overeenkomstig de voor gemeentebegrotingen geldende voorschriften en termijnen.

5.

De dienstverlenende gemeente zendt gelijktijdig met de jaarrekening een inhoudelijk jaarverslag aan de dienstafnemende gemeenten.

6.

  • a.

    De dienstverlenende gemeente stelt van de kosten die voor de uitvoering van deze regeling zijn gemaakt een jaarrekening vast in het jaar volgend waarop deze betrekking heeft als onderdeel van de gemeentelijke jaarrekening.

  • b.

    De dienstverlenende gemeente zendt de gemeentelijke jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan de deelnemende gemeenten en aan gedeputeerde staten.

7.

  • a.

    De dienstverlenende gemeente verstrekt binnen 30 dagen na ontvangst van een verzoek van het college of van een of meer leden van de raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten schriftelijk inlichtingen aangaande de belangen waarvan de behartiging bij of krachtens deze gemeenschappelijke regeling aan de dienstverlenende gemeente is opgedragen.

  • b.

    Indien beantwoording van een verzoek om inlichtingen niet binnen deze termijn kan plaatsvinden geeft de dienstverlenende gemeente de vragensteller daarvan gemotiveerd bericht.

  • c.

    De vragen met de antwoorden worden door de dienstverlenende gemeente onverwijld aan de colleges, resp. raden van de aan deze regeling deelnemende gemeenten en aan de vragensteller meegedeeld.

Artikel 4 Verplichtingen van de dienstafnemende gemeente

  • 1. De dienstafnemende gemeenten verplichten zich ieder kalenderjaar aan de dienstverlenende gemeente een financiële vergoeding te betalen. Voor een deel van de werkzaamheden is dit naar rato van het inwonertal van de gemeente per 1 januari van het voorafgaande jaar. De kosten voor de afwikkeling van het voormalige SOW worden apart inzichtelijk gemaakt.

  • 2. Voor de berekening van het in lid 1 bedoelde inwonertal wordt uitgegaan van de door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingsgegevens.

Hoofdstuk 4 VERDERE WERKAFSPRAKEN

Artikel 5.

  • 1. Adviezen, welke als onderdeel van de dienstverlening door de dienstverlenende gemeente worden uitgebracht, worden ondertekend door diens gemeentesecretaris of door een schriftelijk aangewezen mandataris.

  • 2. De dienstverlenende gemeente is niet aansprakelijk voor de publiek- of privaatrechtelijke gevolgen van besluiten van de bestuursorganen van de dienstafnemende gemeenten, welke genomen zijn naar aanleiding van op grond van deze regeling gedane dienstverlening, behoudens indien er sprake is van verwijtbare schuld of nalatigheid.

Artikel 6.

  • 1. In voorkomende gevallen kan na onderling overleg voor de uitvoering van deze regeling onder dezelfde condities ook deskundigheid van een van de andere deelnemende gemeenten worden ingezet. Hiermee wordt niet bedoeld het deelnemen door ambtelijke vertegenwoordigers van deelnemende gemeenten aan ambtelijke werkgroepen.

  • 2. In overleg tussen de dienstverlenende en dienst afnemende gemeenten kan leiden tot:

    • a.

      tijdelijke inzet van extra mensuren;

    • b.

      bijstelling van het werkprogramma;

    • c.

      de uitvoering van eventueel andere nader over een te komen taken, worden besloten zulkvoor zover dat overeenkomstig de doelstelling van deze regeling is en er zich geen organisatorische belemmeringen bij de betrokken gemeenten voordoen.

Hoofdstuk 5 AANVULLENDE FINANCIELE BEPALINGEN

Artikel 7.

  • 1. De dienstverlenende gemeente richt ten behoeve van de samenwerking op grond van deze regeling een kostenplaats binnen haar begroting in.

  • 2. De kosten worden bepaald op grond van:

  • a. de kosten welke jaarlijks worden vastgesteld aan de hand van de personele en rechtspositionele kosten van de directe personeelsinzet in het kader van de dienstverlening binnen dit samenwerkingsverband;

  • b. een bij dit samenwerkingsverband passende opslag voor indirecte kosten (zoals huisvesting, personeel en organisatie, automatisering, huisdrukkerij, planning&control, bestuur, archivering).

  • c. eventuele bijzondere kosten verbonden aan de werkzaamheden verricht in het kader van deze regeling.

Artikel 8.

  • 1. De verrekening van kosten vindt plaats op basis van per kwartaal door de dienstverlenende gemeente bij de dienst afnemende gemeenten in te dienen voorschotnota’s.

  • 2. Na afloop van het kalenderjaar, doch uiterlijk voor 1 maart, wordt door de dienstverlenende gemeente een rekening opgesteld en afrekeningen aan de dienst afnemende gemeenten toegezonden, waarop de betaalde voorschotten in mindering zijn gebracht.

Artikel 9.

  • 1. Met betrekking tot de regels op het gebied van administratie en het beheer van vermogenswaarden is de betreffende verordening van de dienstverlenende gemeente van toepassing. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt voldaan.

  • 2. Met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden is de betreffende verordening van de dienstverlenende gemeente van toepassing. Deze regels dienen onder meer te waarborgen dat de rechtmatigheid en doelmatigheid van de administratie en het beheer worden getoetst.

Hoofdstuk 6 WIJZIGING, TOE- EN UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 10

  • 1. Een wijziging van de regeling kan worden voorgesteld door elke deelnemende gemeente.

  • 2.a. Een besluit tot wijziging van de regeling, daaronder mede verstaan aanvulling met of schrapping van woorden of bepalingen, komt slechts tot stand na instemming van minimaal tweederde van het aantal deelnemende gemeenten.

  • b. Als een besluit tot wijziging aanzienlijke gevolgen heeft voor de verplichtingen van de dienstverlenende gemeente of voor de toerekening van de kosten dient de dienstverlenende gemeente te behoren tot de gemeenten die met dit besluit instemmen om te voorkomen dat de dienstverlenende gemeente met ongewenste gevolgen wordt geconfronteerd in haar organisatie.

  • 3. Een besluit tot opheffing van de regeling komt slechts tot stand na instemming van minimaal twee derde van het aantal deelnemende gemeenten.

Artikel 11

  • 1. Tot deze regeling kan worden uitgetreden, dan wel toegetreden door middel van besluiten van de daartoe bevoegde bestuursorganen van een deelnemende gemeente, respectievelijk een toetredende gemeente.

  • 2. Het voornemen tot toe- dan wel uittreding wordt zo spoedig mogelijk aan de dienstverlenende gemeente gemeld, die dit weer zo snel mogelijk meldt aan de deelnemende gemeenten en onderwerp van bespreking maakt in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken.

  • 3. In geval van toe- of uittreding van een gemeente of opheffing van de regeling worden de financiële gevolgen door de dienstverlenende gemeente in een rapportage neergelegd.

  • 4. Een rapportage, als bedoeld in het derde lid, wordt in ieder geval ter behandeling ingebracht in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken en vervolgens ter behandeling toegezonden aan de dienstafnemende gemeenten.

  • 5. Indien bij een besluit tot uittreding niet tot overeenstemming kan worden gekomen, geeft de dienstverlenende gemeente aan een in overleg met de uittredende gemeente(n) aan te wijzen deskundige opdracht een liquidatieplan op te stellen, als ware tot opheffing van de regeling besloten. Daarbij wordt tevens een afkoopsom berekend als bijdrage in alle relevante kosten die verband houden met de liquidatie.

  • 6. Indien bij een besluit tot opheffing niet tot overeenstemming kan worden gekomen, geeft de dienstverlenende gemeente aan een in overleg met de deelnemende gemeenten aan te wijzen deskundige opdracht een liquidatieplan op te stellen. Daarbij wordt tevens een afkoopsom berekend als bijdrage in alle relevante kosten die verband houden met de liquidatie.

  • 7. Indien in het geval van uittreding als bedoeld onder lid 5, of opheffing als bedoeld onder lid 6 niet tot overeenstemming kan worden gekomen ten aanzien van de bepaling van de deskundige aan wie de opdracht zal worden verleend, beslist de dienstverlenende gemeente aan welke deskundige deze opdracht wordt verleend.

  • 8. Alvorens tot de in het volgende lid bedoelde besluitvorming over te gaan, worden de dienstafnemende gemeenten minimaal drie maanden tevoren gehoord met betrekking tot een ontwerp-liquidatiebesluit.

  • 9. Het liquidatiebesluit wordt vastgesteld door de raad van de dienstverlenende gemeente en ter goedkeuring toegezonden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.

  • 10. Een besluit tot wijziging, toe- en uittreding, op opheffing gaat in op de eerste dag van het jaar volgende op die waarop de laatste inschrijving in de registers als bedoeld in artikel 27 van de wet heeft plaatsgevonden.

  • 11. De deelnemende gemeenten zijn verplicht de nadelige consequenties van het opheffen van de regeling, dan wel van een henzelf aangaand besluit tot uittreden, voor hun rekening te nemen en binnen een termijn van zes maanden na de goedkeuring van het liquidatieplan de daarin voor hen omschreven financiële verplichtingen aan de dienstverlenende gemeente te voldoen. Eerst na de voldoening hiervan is de uittredende gemeente van haar financiële verplichtingen jegens de overige gemeenten en de dienstverlenende gemeente ontslagen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 12

  • 1. Voordat over een geschil, als bedoeld in artikel 28 van de wet, de beslissing van Gedeputeerde Staten wordt ingeroepen, leggen de betrokken gemeenten het geschil voor aan een daartoe door de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken in te stellen en nader te regelen geschillencommissie.

  • 2. De geschillencommissie hoort de bij het geschil betrokken partijen en brengt advies uit over de mogelijkheden om partijen tot elkaar te brengen.

Artikel 13

De deelnemende gemeenten dragen zorg voor de opname in de registers als bedoeld in artikel 27, eerste lid van de wet.

Artikel 14

  • 1.

    Deze gemeenschappelijke regeling kan worden aangehaald als “Ondersteuning bestuurlijke samenwerking Westfriesland 2005”.

  • 2.

    Deze regeling treedt in werking op de dag na inschrijving ervan in het register als bedoeld in artikel 27, lid 2, van de Wet gemeenschappelijke regeling.

  • 3.

    De regeling wordt geacht te zijn getroffen voor onbepaalde tijd.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Hoorn op 28 juni 2011 ,
De secretaris, De burgemeester,
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Hoorn op 4 oktober 2011,
……………
De voorzitter, De griffier,