Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom

Geldend van 01-01-2014 t/m 31-12-2014

Intitulé

Gemeenschappelijke regeling DESOM

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland;

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen;

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec;

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opmeer; en

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik,

gelezen het besluit van de raad van de gemeente Drechterland van 25 november 2013, van de raad van de gemeente Enkhuizen van 3 december 2013, van de raad van de gemeente Stede Broec van 28 november 2013, van de raad van de gemeente Opmeer van 19 december 2013 en het besluit van de raad van de gemeente Medemblik van 16 december 2013, waarin de raden hebben overwogen dat geen sprake is van strijd met het recht of het algemeen belang voor de totstandkoming van deze gemeenschappelijke regeling;

gelezen het advies van de Bijzondere Ondernemingsraad van 8 oktober 2013;

overwegende dat:

  • Ø

    De complexiteit van de gemeentelijke ICT-voorzieningen toeneemt;

  • Ø

    Er hogere eisen worden gesteld aan de continuïteit en beschikbaarheid van ICT-infrastructuur;

  • Ø

    Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, Opmeer en Medemblik op het gebied van ICT willen samenwerken;

  • Ø

    de gemeenschappelijke regeling tot doel heeft de krachten van de gemeenten te bundelen;

  • Ø

    de colleges willen komen tot een gemeenschappelijke regeling die dienstverlenend, professioneel, sterk en ambitieus is;

  • Ø

    de gemeenschappelijke regeling ondersteunend zal zijn aan de bestuurlijke doelen van de vijf gemeenten;

besluiten vast te stellen de volgende gemeenschappelijke regeling:

Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Center DeSom

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    adviescommissie: een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;

  • b.

    algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het Shared Service Center DeSom (hierna te noemen SSC);

  • c.

    ambtenaar: hij die door of vanwege het openbaar lichaam van het SSC is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn, hieronder wordt mede verstaan hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan;

  • d.

    begroting: een overzicht van de inkomsten en uitgaven van een boekjaar van het SSC;

  • e.

    burgemeesters: de burgemeesters van de gemeenten;

  • f.

    colleges: burgemeester en wethouders van de gemeenten;

  • g.

    dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het SSC;

  • h.

    gedeputeerde staten: het college van gedeputeerde staten van de provincie Noord-Holland;

    • i.

      derde: een andere partij dan de gemeenten;

    • j.

      DeSom-organisatie: het SSC opgericht bij deze regeling;

    • k.

      Dienstverleningsovereenkomst; de overeenkomst die een deelnemende gemeente met het openbaar lichaam is aangegaan waarin de af te nemen diensten zijn omschreven.

    • l.

      directie: de directie van het SSC als bedoeld in artikel 30;

    • m.

      gemeente: een van de deelnemende gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer of Medemblik waaronder zowel de rechtspersoon als de daartoe behorende bestuursorganen kunnen zijn begrepen;

    • n.

      gemeenten: de deelnemende gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer of Medemblik waaronder zowel de rechtspersonen en/of de daartoe behorende bestuursorganen kunnen zijn begrepen;

    • o.

      ICT: informatie en communicatietechnologie;

    • p.

      programmataken: taken die in de programmabegrotingen van de gemeenten zijn opgenomen;

    • q.

      raden: de gemeenteraden van de gemeenten;

    • r.

      SSC: het Shared Service Center DeSom;

    • s.

      verdeelsleutel: de maatstaf die aanduidt op welke wijze het SSC gefinancierd wordt;

    • t.

      voorzitter: degene die de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur leidt;

    • u.

      wet: Wet gemeenschappelijke regelingen.

    • 2.

      Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of van andere wet- en regelgeving van overeenkomstige toepassing worden verklaard, treden het openbaar lichaam, het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter in de plaats van respectievelijk de gemeente, de raad, het college of de burgemeester.

Artikel 2 Openbaar lichaam
  • 1. Er is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8 eerste lid van de wet, genaamd Shared Service Center DeSom (hierna verder te noemen SSC).

  • 2. Het openbaar lichaam is formeel gevestigd te Wognum.

HOOFDSTUK 2 BELANG, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 3 Belang

Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

Artikel 4 Taken
  • 1.

    Het SSC kan de volgende basistaken uitvoeren voor de deelnemende gemeenten, zoals onder andere:

  • a.

    beheer en helpdeskfunctie;

  • b.

    inkoop van middelen voor ICT;

  • c.

    informatiebeveiliging;

  • d.

    architectuur;

  • e.

    ondersteuning van informatiemanagement;

  • f.

    ICT-projectmanagement; en

  • g.

    inkoop van ICT-opleidingen.

  • 2.

    De basistaken worden vastgelegd in een dienstverleningshandvest en worden jaarlijks

door het dagelijks bestuur in een bij de begroting behorend jaarwerkplan nader uitgewerkt en vastgesteld.

3.Naast het uitvoeren van de basistaken kan het SSC ook aanvullende dienstverlening voor één of meer van de deelnemende gemeenten verzorgen. Voor deze aanvullende dienstverlening wordt apart betaald. Ook deze aanvullende dienstverlening wordt jaarlijks, voor zover voorzienbaar, door het dagelijks bestuur in een bij de begroting behorend jaarwerkplan vastgelegd. Tevens zal daarbij door het dagelijks bestuur de kostprijs voor de aanvullende dienstverlening worden vastgesteld in een bedrag per uur.

Het SSC sluit hiertoe een dienstverleningsovereenkomst met de betreffende gemeente of gemeenten waarin tevens de gevolgen worden geregeld voor de beëindiging van de dienstverlening.

4.Naast de in de het eerste, tweede en derde lid genoemde taakuitoefening voor de deelnemende gemeenten kan het SSC basistaken of aanvullende dienstverlening verrichten voor andere organisaties die zijn ingesteld ter uitvoering van aan de deelnemende gemeenten opgedragen wettelijke taken. Voor deze dienstverlening wordt apart betaald en deze wordt in het jaarwerkplan vastgelegd, met dien verstande dat deze dienstverlening nimmer meer dan tien procent van de begroting van het SSC mag

uitmaken. Uitvoering voor derden is slechts toegestaan na instemming van het algemeen bestuur.

5.Het SSC verricht de taken zo effectief en efficiënt mogelijk.

Artikel 5 Uitsluitend recht en ondersteunende diensten
  • 1.

    De deelnemende gemeenten verlenen aan het SSC een uitsluitend recht als bedoeld in artikel 2.24 van de Aanbestedingswet voor de inkoop van goederen, diensten en werken ten behoeve van de in artikel 4 genoemde taken.

  • 2.

    Voor de ondersteunende diensten, onder andere op het gebied van personeel en organisatie,financiële zaken, accommodatiebeheer en archiefbeheer, wordt gedurende ten minste vijfjaar vanaf de datum van het treffen van de Regeling, gebruik gemaakt van faciliteiten diedoor de deelnemende gemeenten ter beschikking worden gesteld. Hiervoor zal een apartedienstverleningsovereenkomst worden opgesteld tussen SSC DeSom en de individuele deelnemende gemeente. Elke gemeente brengt de kosten daarvan in rekening bij het SSC.

Artikel 6 Overige taken
  • 1. Naast de in artikel 4 genoemde taken verricht het SSC taken ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering.

  • 2. Met betrekking tot de reikwijdte, uitvoering en nadere invulling van de in artikel 4 genoemde taken, kunnen door of namens het dagelijks bestuur schriftelijk werkafspraken met de colleges worden gemaakt.

  • 3. Indien ten gevolge van wijziging van wettelijke regelingen, uitvoerende werkzaamheden als bedoeld in artikel 4 gaan strekken ter uitvoering van een andere regeling dan ter uitvoering waarvan zij ten tijde van het van kracht worden van deze gemeenschappelijke regeling strekten, dan wel indien in deze werkzaamheden ten gevolge van een dergelijke wijziging veranderingen optreden, blijven zij, voor zover hun strekking en omvang door die wijziging niet wezenlijk veranderen, behoren tot de taken die artikel 4 aan het SSC opdraagt.

  • 4. Het algemeen bestuur beslist bij unanimiteit over de vraag of, onder welke condities en in welke omvang het SSC genoemde taken voor derden gaat uitvoeren op basis van een privaatrechtelijke overeenkomst.

Artikel 7 Mandaat, machtiging en delegatie van overgedragen bevoegdheden
  • 1. De colleges alsmede de burgemeesters van de gemeenten kunnen bevoegdheden mandateren respectievelijk machtigen aan het algemeen bestuur.

  • 2. Mandaat wordt niet eerder verleend dan nadat het algemeen bestuur daarmee uitdrukkelijk heeft ingestemd.

  • 3. Ondermandaat is toegestaan tenzij dat uitdrukkelijk is voorbehouden.

  • 4. Er wordt een register bijgehouden van de overeenkomstig het eerste en derde lid gemandateerde bevoegdheden.

  • 5. Voor zover van delegatie sprake is, is dat in deze regeling vervat.

HOOFDSTUK 3 INRICHTING EN SAMENSTELLING VAN HET BESTUUR

§ 1

Algemeen

Artikel 8 Het bestuur

Het bestuur van het SSC bestaat uit het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.

§ 2

Algemeen bestuur

Artikel 9 Samenstelling
  • 1.

    Het algemeen bestuur bestaat uit vijf leden.

  • 2.

    De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten wijzen per gemeente één lid uit hun midden aan. Voor ieder lid wordt tevens een plaatsvervangend lid aangewezen door en uit het college van burgemeester en wethouders.

  • 3.

    De zittingsduur van de leden van het algemeen bestuur is gelijk aan die van de colleges van de gemeenten. De leden van het algemeen bestuur blijven na het verstrijken van de in de vorige zin genoemde termijn hun functie waarnemen tot het tijdstip dat de leden van de nieuwe colleges door hun raden als zodanig zijn benoemd.

  • 4.

    Als een lid van een college van een van de gemeenten binnen de zittingstermijn als bedoeld in de eerste volzin van het tweede lid aftreedt of wordt ontslagen, vervalt met gelijke ingang daarvan het lidmaatschap van het algemeen bestuur. Het college van de betreffende gemeente vervult de vacature zo spoedig mogelijk.

Artikel 10 Incompatibiliteiten

Onverminderd het bepaalde in artikel 20 van de wet is het lidmaatschap van het algemeen bestuur onverenigbaar met de betrekking van ambtenaar, door of vanwege het bestuur van een van de gemeenten aangesteld of daaraan ondergeschikt.

Artikel 11 Vergaderingen
  • 1. Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

  • 2. Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks ten minste tweemaal en voorts zo vaak als het daartoe beslist. Ook vergadert het algemeen bestuur als de voorzitter of tenminste twee leden onder schriftelijke opgave van de te behandelen onderwerpen dit verzoeken.

Artikel 12 Openbaarheid
  • 1. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar.

  • 2. De deuren worden gesloten wanneer een vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

  • 3. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

Artikel 13 Geheimhouding
  • 1. Het algemeen bestuur kan in een besloten vergadering op grond van de belangen, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken welke aan het algemeen bestuur worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Deze wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen, totdat het algemeen bestuur haar opheft.

  • 2. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het dagelijks bestuur, de voorzitter van het openbaar lichaam en door een bestuurscommissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan het algemeen bestuur of aan de leden van het algemeen bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

  • 3. De krachtens het tweede lid aan het algemeen bestuur opgelegde verplichting tot geheimhouding vervalt, indien de oplegging niet door het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden, tezamen vertegenwoordigend meer dan de helft van het aantal stemmen, is bezocht, wordt bekrachtigd.

  • 4. De krachtens het tweede lid aan leden van het algemeen bestuur opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt door hen in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het onderwerp waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan het algemeen bestuur is voorgelegd, de geheimhouding opheft. Het algemeen bestuur kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden, tezamen vertegenwoordigd meer dan de helft van het aantal stemmen is bezocht.

Artikel 14 Stemmen
  • 1. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de beraadslaging en aan stemming over de gevallen genoemd in artikel 28 van de Gemeentewet.

  • 2. Een stemming is alleen geldig, indien de leden van de colleges ter zitting zijn vertegenwoordigd en zij ieder afzonderlijk zich niet van deelneming aan de stemming hebben onthouden.

  • 3. Het tweede lid is niet van toepassing als opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was.

Artikel 15 Besluitvorming
  • 1.

    Ieder lid heeft in de vergadering van het algemeen bestuur één stem.

  • 2.

    Het tot stand komen van een besluit bij stemming vereist de volstrekte meerderheid van hen die een stem hebben uitgebracht, tenzij in deze regeling anders is bepaald.

  • 3.

    De artikelen 31 en 32 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing,

onverminderd het bepaalde in artikel 136 van de wet.

Artikel 16 Ambtelijke bijstand

Het algemeen bestuur regelt op welke wijze ambtelijke bijstand wordt verleend aan de leden van het algemeen bestuur.

§ 3

Dagelijks bestuur

Artikel 17 Samenstelling
  • 1. Het algemeen bestuur kiest uit zijn midden het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur wordt benoemd in de eerste vergadering van elke zittingsperiode van het algemeen bestuur.

  • 2. Het dagelijks bestuur bestaat uit vijf leden, te weten een lid van het college van iedere gemeente, de voorzitter inbegrepen.

  • 3. Voor elk lid van het dagelijks bestuur wijst het algemeen bestuur een plaatsvervangend lid uit de afzonderlijke gemeenten aan.

  • 4. De leden van het dagelijks bestuur treden af als lid van dat bestuur met ingang van de dag waarop de zittingsperiode van het algemeen bestuur afloopt. Zij blijven hun functie waarnemen tot het tijdstip waarop het algemeen bestuur een nieuw dagelijks bestuur heeft aangewezen.

  • 5. Een lid van het dagelijks bestuur kan te allen tijde ontslag nemen.

  • 6. Degene die tussentijds ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn, houdt tevens op lid van het dagelijks bestuur te zijn.

  • 7. Als tussentijds een vacature ontstaat in het dagelijks bestuur wijst het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

  • 8. Een lid van het dagelijks bestuur kan door het algemeen bestuur worden ontslagen, als dit lid niet langer het vertrouwen van het algemeen bestuur geniet. De artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing. Op het ontslagbesluit is artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing.

Artikel 18 Werkwijze

1.Het dagelijks bestuur neemt zijn besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen in eenbesloten vergadering waarbij ieder lid van het dagelijks bestuur een stem heeft. Indien destemmen staken, beslist de voorzitter. Onverminderd het voorgaande streeft het dagelijks bestuur bijbesluitvorming naar consensus.

2.Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een van de leden dit nodigvindt.

3.De artikelen 56 tot en met 59 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing,onverminderd het bepaalde in artikel 136 van de wet.

4.Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde voor zijnvergaderingen en anderewerkzaamheden vast.

§ 4

Voorzitter

Artikel 19 Benoeming en ontslag
  • 1. Het algemeen bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter en benoemt deze als zodanig.

  • 2. De voorzitter vervult zijn functie voor vier jaar. Deze periode loopt parallel met de raadsperiode en eindigt met benoeming van een andere voorzitter door het algemeen bestuur. De voorzitter wordt voor maximaal 4 jaar benoemd. Zijn benoeming eindigt in ieder geval na afloop van een raadsperiode als genoemd in artikel C4 van de Kieswet door de benoeming van een andere voorzitter.

  • 3. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter zijn tevens voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van het dagelijks bestuur.

  • 4. Het algemeen bestuur kan de voorzitter ontslaan.

§ 5

Commissies

Artikel 20 Adviescommissies
  • 1.

    Het algemeen bestuur kan commissies van advies instellen. Het regelt de bevoegdheden en de samenstelling.

  • 2.

    De instelling van vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur of aan de voorzitter en de regeling van haar bevoegdheden en samenstelling geschieden door het algemeen bestuur op voorstel van het dagelijks bestuur onderscheidenlijk van de voorzitter.

  • 3.

    Het algemeen bestuur stelt in ieder geval een vaste commissie van advies in tenbehoeve van het dagelijks bestuur, bestaande uit de gemeentesecretarissen van dedeelnemende gemeenten. De gemeentesecretaris kan zich laten vervangen door eendirecteur of hoofd verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen zijn gemeente. Naasthet geven van advies aan het dagelijks bestuur zal deze commissie ook advies gevenaan de directeur en fungeren als een klankbord voor deze functionaris.

4.Andere commissies van advies aan het dagelijks bestuur of aan devoorzitter worden door het dagelijks bestuur onderscheidenlijk de voorzitter ingesteld.

Artikel 21 Bestuurscommissies
  • 1. Het algemeen bestuur kan commissies instellen met het oog op de behartiging van bepaalde belangen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling.

  • 2. Artikel 2, tweede lid, alsmede de artikelen 139 tot en met 144 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing, met inachtneming van het bepaalde in artikel 136 van de wet.

  • 3. Het algemeen bestuur gaat niet over tot het instellen van een commissie dan na verkregen toestemming van de raden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

  • 4. Het algemeen bestuur kan aan een commissie bevoegdheden van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur overdragen, met uitzondering van de bevoegdheid tot het vaststellen van de begroting of van de jaarrekening.

  • 5. Bevoegdheden van het dagelijks bestuur worden slechts op voorstel van het dagelijks bestuur overgedragen.

  • 6. Ten aanzien van een commissie als bedoeld in het eerste lid regelt het algemeen bestuur tevens voor zover zulks in verband met aard en omvang van de overgedragen bevoegdheden nodig is:

  • a. de werkwijze van de commissie;

  • b. de openbaarheid van de vergaderingen;

  • c. de voorbereiding, de uitvoering en de openbaarmaking van besluiten van de commissie;

  • d. het toezicht van het algemeen, respectievelijk het dagelijks bestuur op de uitoefening van bevoegdheden van die commissie;

  • e. de verhouding van de overgedragen bevoegdheden tot die van het algemeen en het dagelijks bestuur;

  • f. de verantwoording aan het algemeen bestuur.

  • 7. Ten aanzien van de vergadering van een commissie waaraan bevoegdheden van het algemeen bestuur zijn overgedragen is artikel 13 van overeenkomstige toepassing, met inachtneming van door het algemeen bestuur vastgestelde nadere regels.

  • 8. Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot het algemeen bestuur heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft.

HOOFDSTUK 4 BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR

§ 1

Bevoegdheden algemeen bestuur

Artikel 22 Bevoegdheden algemeen bestuur
  • 1. Alle bevoegdheden berusten bij het algemeen bestuur voor zover deze niet bij of krachtens de wet of deze regeling aan het dagelijks bestuur, de voorzitter of de directie zijn toegekend.

  • 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 33 van de wet is het algemeen bestuur in ieder geval bevoegd tot:

  • a. het vaststellen van de begroting en jaarrekening;

  • b. het vaststellen van een verordening omtrent de ambtelijke organisatie van het SSC;

  • c. het voeren van rechtsgedingen;

  • d. het nemen van conservatoire maatregelen:

  • e. het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen.

  • 3. Onder goedkeuring van gedeputeerde staten besluit het algemeen bestuur tot het oprichten van en deelnemen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen als dat bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang en niet voordat de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijzen naar voren te brengen.

Artikel 23 Overdracht van bevoegdheden
  • 1. Het algemeen bestuur kan zijn bevoegdheden aan het dagelijks bestuur overdragen, met uitzondering van:

  • a. de vaststelling of wijziging van de begroting;

  • b. de vaststelling van de jaarrekening;

  • c. de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

  • d. de vaststelling van de financiële verordening, de bijdrageverordening en de organisatieverordening;

  • e. besluiten waarbij in afwijking van artikel 15 overeenkomstig deze regeling een zwaardere meerderheid is vereist.

  • 2. Een bevoegdheid kan niet worden overgedragen als de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.

Artikel 24 Verantwoordings- en informatieplicht
  • 1. Het algemeen bestuur verschaft de raden en colleges binnen een redelijke termijn alle inlichtingen die door deze organen of een of meer van hun leden worden gevraagd.

  • 2. Een lid van het algemeen bestuur verschaft aan het college dat hem heeft aangewezen alle inlichtingen die door dit college of één of meer leden daarvan worden verlangd.

  • 3. Een lid van het algemeen bestuur is aan het college dat hem heeft aangewezen verantwoording verschuldigd voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

  • 4. De colleges bepalen op welke wijze de door hen aangewezen leden aan hun plichten in de vorige leden moeten voldoen.

  • 5. Het tweede tot en met het vierde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raden.

§ 2

Bevoegdheden dagelijks bestuur

Artikel 25 Bevoegdheden dagelijks bestuur
  • 1. Het dagelijks bestuur van het SSC behelst onder meer de voorbereiding van alles waarover het algemeen bestuur beraadslaagt alsmede de uitvoering van de besluiten van het algemeen bestuur. Deze bevoegdheden berusten bij het dagelijks bestuur voor zover de voorzitter hiermee niet bij of krachtens de wet of deze regeling is belast.

  • 2. Het dagelijks bestuur neemt alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit van het SSC.

  • 3. Het dagelijks bestuur is bevoegd te besluiten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten tenzij het algemeen bestuur, voor zover het haar aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist.

  • 4. Het dagelijks bestuur is bevoegd, indien als gevolg van een wettelijk voorschrift aan het SSC of het bestuur van het SSC hetzij een recht van beroep hetzij een recht bezwaar te maken toekomt, spoedhalve beroep in te stellen of bezwaar in te brengen alsmede, voor zover de voorschriften dat toelaten, schorsing van de aangevochten beslissing of een voorlopige voorziening ter zake te verzoeken.

Artikel 26 Verantwoordings- en informatieplicht
  • 1. De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur.

  • 2. Zij geven het algemeen bestuur mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen waarvan het verstrekken niet in strijd is met het openbaar belang.

  • 3. Het dagelijks bestuur verschaft de gemeenteraden en colleges alle inlichtingen die door deze organen of een of meer van hun leden worden gevraagd.

§ 3

Bevoegdheden voorzitter

Artikel 27 Bevoegdheden voorzitter
  • 1. De voorzitter bevordert een goede behartiging van de zaken van het SSC.

  • 2. De voorzitter vertegenwoordigt het SSC in en buiten rechte.

  • 3. De voorzitter ondertekent de stukken die van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur uitgaan.

Artikel 28 Verantwoordings- en informatieplicht
  • 1. De voorzitter is aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hem gevoerde bestuur.

  • 2. Hij geeft het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen waarvan het verstrekken niet in strijd is met het openbaar belang.

  • 3. De voorzitter verschaft de gemeenteraden en colleges alle inlichtingen die door deze organen of een of meer van hun leden worden gevraagd.

HOOFDSTUK 5 AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 29 Directie
  • 1. De directie van het SSC bestaat uit één of meer leden.

  • 2. De directie wordt door het algemeen bestuur benoemd. Het algemeen bestuur schorst en ontslaat de directie. Na het ontslag wordt zo spoedig mogelijk voorzien in de opvulling van de vacature.

  • 3. Het dagelijks bestuur kan in spoedeisende gevallen tot schorsing van de directie overgaan. Het doet daarvan terstond mededeling aan het algemeen bestuur. De schorsing vervalt, wanneer het algemeen bestuur haar niet in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigt.

  • 4. De directie staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter alsmede door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

  • 5. Het algemeen bestuur stelt in een instructie nadere regels vast betreffende de taak en de bevoegdheid van de directie.

  • 6. De directie is bij de vergadering van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur aanwezig.

  • 7. De stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan worden door de directie meeondertekend.

  • 8. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de directie.

Artikel 30 Overig personeel
  • 1. Binnen het raam van de door het algemeen bestuur vastgestelde formatie is het dagelijks bestuur belast met het aanstellen, schorsen en ontslaan van ambtenaren, de directie uitgezonderd.

  • 2. Behoudens het in het eerste lid genoemde gevallen regelt het dagelijks bestuur de rechtspositie van de ambtenaar, de directie uitgezonderd, en neemt daartoe de benodigde besluiten.

  • 3. Het dagelijks bestuur kan de in het eerste en tweede lid bedoelde bevoegdheden opdragen aan de directie.

  • 4. De collectieve arbeidsvoorwaarden regelingen van de sector gemeenten regelt de rechtspositie van de ambtenaar.

  • 5. Waar in de in het vierde lid bedoelde regelingen gesproken wordt van "gemeenteraad", "college" dan wel "hoofd van dienst" wordt voor de toepassing in het kader van deze regeling respectievelijk gelezen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de directie.

HOOFDSTUK 6 FINANCIËN EN BEHEER VAN HET SSC

Artikel 31 Voorbereiding begroting
  • 1. Het dagelijks bestuur stelt een ontwerpbegroting vast.

  • 2. Uiterlijk 15 april, voordat de ontwerpbegroting aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, zendt het dagelijks bestuur deze toe aan de raden.

  • 3. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

  • 4. De raden beraadslagen over de ontwerp-begroting niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving.

  • 5. De raden kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Artikel 32 Vaststelling begroting
  • 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. In afwijking van artikel 15, tweede lid, wordt de begroting unaniem vastgesteld.

  • 2. Na vaststelling zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raden.

  • 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

  • 4. Een wijziging van de begroting, voor zover deze wijziging van invloed is op de hoogte van de bijdrage van de gemeenten, is slechts mogelijk bij unanimiteit van stemmen.

Artikel 33 Bijdrage en vergoeding
  • 1. In de begroting wordt vastgelegd welke bijdrage elke gemeente is verschuldigd aan het SSC.

  • 2. Het algemeen bestuur stelt een verordening vast over de verschuldigde bijdrage voor de instandhouding van het SSC.

  • 3. Het dagelijks bestuur kan, binnen het kader van de in het vorige lid bedoelde verordening, werkafspraken maken met de afzonderlijke colleges over de vergoeding voor de instandhouding en de vergoeding voor de door het SSC verrichte diensten voor het betreffende college. Deze afspraken worden opgenomen in de begroting.

Artikel 34 Vaststelling jaarrekening
  • 1. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

  • 2. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening aan gedeputeerde staten binnen twee weken na vaststelling hiervan, maar in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

  • 3. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling aan de raden.

Artikel 35 Resultaatbestemming
  • 1. Als de jaarrekening sluit met een batig saldo, besluit het algemeen bestuur dit saldo geheel of ten dele:

  • a. te bestemmen voor de algemene reserve of een bestemmingsreserve voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 2,5% van de totale begroting;

  • b. uit te keren aan de gemeenten naar rato van ieders bijdrage, zoals deze op basis van artikel 33, eerste lid, van deze regeling is vastgesteld voor het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.

  • 2. Als de rekening sluit met een nadelig saldo besluit het algemeen bestuur dit saldo geheel of ten dele af te boeken van de algemene reserves, voor zover aanwezig. Als het algemeen bestuur dit noodzakelijk oordeelt, wordt een plan opgesteld dat is gericht op het afbouwen en/of dekken van het nadelig exploitatiesaldo, waarbij tevens wordt bepaald of en zo ja, tot welk bedrag de gemeenten bijdragen in het nadelig exploitatiesaldo. Dit plan wordt eerst vastgesteld door het algemeen bestuur nadat de vertegenwoordigende organen van de gemeenten gedurende een termijn van tenminste twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld hierover hun mening te geven.

Artikel 36 Financiële administratie
  • 1. Het algemeen bestuur stelt een verordening vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het financieel beheer van het SSC.

  • 2. Artikel 212 en 213 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 37 Betaling
  • 1. De gemeenten betalen uiterlijk 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober een voorschot in de kosten van het lopende boekjaar ten bedrage van 25 procent van de bijdrage.

  • 2. In uitzonderlijke gevallen kan het algemeen bestuur bij unanimiteit bepalen dat een afwijkend voorschot wordt betaald.

  • 3. De definitieve afrekening vindt plaats binnen twee maanden na vaststelling van de jaarrekening.

Artikel 38 Garantstelling

De gemeenten dragen er zorg voor dat het SSC te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar financiële verplichtingen te voldoen.

HOOFDSTUK 7 WIJZIGING, TOETREDING, UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 39 Wijziging van de regeling
  • 1. De colleges, het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur kunnen voorstellen doen voor wijziging van de regeling.

  • 2. De regeling wordt gewijzigd bij unaniem besluit van de colleges van burgemeester en wethouders.

  • 3. De colleges besluiten niet tot wijziging dan nadat zij ingevolge artikel 1, tweede lid, van de wet toestemming hebben gekregen van hun raden.

Artikel 40 Toetreding
  • 1. Tot de regeling kunnen uitsluitend colleges van andere gemeenten en bestuursorganen van andere openbare lichamen toetreden.

  • 2. Toetreding is slechts mogelijk na toestemming van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

  • 3. Aan toetreding kan het algemeen bestuur voorwaarden verbinden.

Artikel 41 Uittreding en opheffing
  • 1.

    De colleges kunnen uit de regeling treden na verkregen toestemming van hun gemeenteraad met inachtneming van een opzegtermijn van één kalenderjaar.

  • 2.

    Uittreding vindt niet plaats binnen 3 jaar na oprichting van het SSC.

  • 3.

    Het uittreden van een van de colleges leidt tot opheffing van de regeling, tenzij er meer dan één gemeente na uittreding overblijft. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding.

  • 4.

    Op voorstel van het algemeen bestuur kunnen de colleges van de gemeenten besluiten tot opheffing van de regeling.

  • 5.

    De uittredende gemeente is een door het algemeen bestuur vastgestelde schadeloosstelling verschuldigd. Deze schadeloosstelling bedraagt in ieder geval;

  • a.

    het aandeel in de oprichtingskosten, frictiekosten en investeringen van de uittredende partij;

  • b.

    de eenmalige kosten als gevolg van het uittreden;

  • c.

    de contante waarde van de door het uittreden ontstane meerkosten voor deresterende deelnemende gemeenten, en d.de wachtgelden van eventueel overtollig personeel of de overname door deuittredende gemeente van dat personeel.

  • 6.

    Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op om tot opheffing van het SSC te komen.

  • 7.

    Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing. Het liquidatieplan voorziet ook in de gevolgen die de opheffing heeft voor de ambtenaar. Indien het SSC alle op haar rustende verplichtingen is nagekomen en een batig saldo resteert, dan wordt dit batig saldo aan de hand van de gehanteerde verdeelsleutel aan gemeenten uitgekeerd. Resteert een negatief saldo, dan zijn gemeenten naar rato van de gehanteerde verdeelsleutel gehouden deze verplichtingen op zich te nemen.

  • 8.

    Bij ontbinding van het SSC in verband met opheffing van de regeling of anderszins blijft het SSC voortbestaan voor zover dat voor de vereffening van het vermogen noodzakelijk is.

HOOFDSTUK 8 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 42 Archief
  • 1. Het bestuur van het SSC is verplicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

  • 2. Overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het bestuur van het SSC.

  • 3. De kosten, verbonden aan de uitoefening van de in het tweede lid bedoelde zorg, komen ten laste van het SSC.

  • 4. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995, over te brengen archiefbescheiden van het bestuur van het SSC wijst het dagelijks bestuur de archiefbewaarplaats van één van de gemeenten aan.

  • 5. Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur van het SSC voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van het dagelijks bestuur, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 de archivaris belast. Met betrekking tot dit toezicht bevat de verordening bedoeld in het tweede lid de nodige bepalingen.

  • 6. De archivaris wordt door het dagelijks bestuur benoemd, geschorst en ontslagen.

Artikel 43 Klachtenregeling
  • 1. Het algemeen bestuur stelt, met inachtneming van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht, een interne klachtenregeling vast.

  • 2. De Nationale ombudsman is, onverminderd het bepaalde in artikel 1a, eerste lid, van de Wet Nationale ombudsman, bevoegd tot behandeling van klaagschriften als bedoeld in titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 44 Geschillen
  • 1. Als er tussen het SSC en een gemeente of tussen gemeenten onderling over het SSC een geschil ontstaat over de uitvoering van deze regeling treden het dagelijks bestuur en het college van de betreffende gemeente terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen.

  • 2. Als onderling het geschil niet opgelost kan worden wijst iedere gemeente een deskundige aan. Deze deskundigen brengen gezamenlijk een advies uit.

  • 3. Als geschillen tussen de gemeenten onderling of tussen de gemeenten en het SSC desondanks niet worden opgelost, is artikel 28 van de wet van toepassing.

Artikel 45 Bestaande samenwerkingen en deelnemingen
  • 1. De op het moment van inwerkingtreding van deze regeling bestaande privaatrechtelijke of publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden van de gemeenten afzonderlijk of gezamenlijk met derden blijven bestaan. Dit tot het moment waarop ieder van de colleges van de gemeenten, na een gezamenlijke inventarisatie daarvan met het dagelijks bestuur, besloten heeft welke van de per gemeente geïnventariseerde samenwerkingsverbanden door de betreffende gemeente gehandhaafd of opgezegd moet worden. In geval van opzegging kan een college besluiten de betreffende taken te laten uitoefenen door het SSC.

  • 2. De in het vorige lid vermelde inventarisatie is uiterlijk binnen twaalf maanden na de datum van inwerkingtreding van deze regeling voltooid.

HOOFDSTUK 9 SLOTBEPALINGEN

Artikel 46 Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het algemeen bestuur gehoord de colleges van de gemeenten.

Artikel 47 Toezending regeling

Het college van Enkhuizen zendt de regeling aan gedeputeerde staten.

Artikel 48 Inwerkingtreding
  • 1. Deze regeling treedt na bekendmaking in werking op 1 januari 2014.

  • 2. Indien bekendmaking plaatsvindt na 1 januari 2014 werkt de regeling terug tot 1 januari 2014 vanaf het moment van bekendmaking.

Artikel 49 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom.

Aldus vastgesteld door;

COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE DRECHTERLAND d.d. 3 december 2013

Burgemeester

Secretaris

Aldus vastgesteld door;

COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ENKHUIZENd.d. 10 december 2013

Burgemeester

Secretaris

Aldus vastgesteld door;

COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE STEDE BROECd.d. 10 december 2013

Burgemeester

Secretaris

Aldus vastgesteld door;

COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE OPMEERd.d. 19 december 2013

Burgemeester

Secretaris

Aldus vastgesteld door;

COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE MEDEMBLIK d.d. 17 december 2013

Burgemeester

Secretaris

NOTA VAN TOELICHTING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Shared Service Center DeSom -ORGANISATIE

De voorbije jaren en zeker ook de komende jaren voltrekt zich een geleidelijke revolutie in de informatiehuishouding van de totale overheid. Steeds meer informatiebronnen worden aan elkaar gekoppeld. Burgers en bedrijven gekoppeld aan adressen, vastgoedgegevens, inkomensgegevens en zorgprofielen, bankrekeningnummers, etc. Dit alles om dienstverlening snel, op maat en adequaat te leveren. Steeds meer 7x24 uur. Steeds meer multichannel. En, vanwege de toenemende complexiteit van maatschappelijke vraagstukken, ook steeds meer in ketensamenwerking met andere organisaties. ICT maakt dit mogelijk.

Bovenstaande ontwikkelingen leiden ertoe dat de complexiteit van de gemeentelijke ICT-voorzieningen toeneemt en dat er steeds hogere eisen worden gesteld aan de continuïteit en beschikbaarheid van de ICT-infrastructuur. Dit vereist de inzet van meer ICT bij gemeenten en een professionele en kwalitatief sterke ICT ondersteuning.

Als gevolg hiervan zien we in Nederland een ontwikkeling richting schaalvergroting. Gemeenten fuseren of kiezen voor andere vormen van samenwerking. Nu is schaalvergroting geen panacee voor alle uitdagingen waar de lokale overheid voor staat, maar ten aanzien van de ICT is het onontkoombaar. Het is ondenkbaar dat een gemeentelijke ICT-afdeling – met slechts een enkele systeembeheerder en helpdeskmedewerker in dienst – aan deze eisen kan blijven voldoen.

Technologische ontwikkelingen gekoppeld aan de hogere eisen vereisen een ICT-afdeling met een omvang die past bij een 100.000+ gemeente. DeSom-gemeenten hebben gezamenlijk die omvang.

Shared Service Center DeSom

Dit rapport geeft een uitwerking van de door DeSom-gemeenten gewenste ICT-samenwerking conform de bestuursopdracht vastgelegd in de notitie ‘Samenwerking ICT Westfriesland’ d.d. 1 november 2011. De samenwerking beperkt zich conform de opdracht tot het ICT-fundament: het netwerk, telefonie, de kantoorautomatisering en de technisch beheer- en helpdeskfunctie.

In de afgelopen jaren zijn daarvoor al enkele stappen gezet. Het is nu van belang om verder te gaan op de ingeslagen weg en ook door te pakken. Langer wachten betekent dat de continuïteit steeds meer in gevaar komt.

Organisatorische uitwerking

  • -

    In beginsel kunnen alle ICT-medewerkers (16,39 fte) van de vijf gemeenten overstappen naar het SSC. In het separate plan van aanpak is hiervoor de formele route uitgewerkt.

  • -

    Onderzoek naar de verschillende privaat- en publiekrechtelijke regelingen (en combinaties daarvan) heeft geleidt tot het advies om het SSC op te zetten op basis van de wet Gemeenschappelijke Regeling. Het behoud van de ambtelijke rechtspositionele status voor het personeel is hierbij het leidende uitgangspunt geweest. Wij adviseren om na twee jaar functioneren van het SSC de bestuurlijke discussie op te starten of een 100% OverheidsNV een toekomstig model voor het SSC kan zijn. Een te verwachten schaarste aan goed ICT-personeel kan met een marktconforme rechtspositieregeling wellicht beter gebonden worden dan met een ambtelijke rechtspositieregeling. De OverheidsNV biedt deze mogelijkheid.

  • -

    De overhead van het SSC blijft beperkt door ondersteunende diensten (boekhouding, salarisadministratie, juridisch advies, facilitaire diensten) zoveel mogelijk af te nemen van de deelnemende gemeenten.

  • -

    Het SSC zal gebruik kunnen maken van de kantoorruimte van Medemblik (locatie Wognum).

Technische uitwerking

  • -

    De realisatie van een glasvezelnetwerk (een ring) die de vijf gemeenten met elkaar verbind is randvoorwaardelijk.

  • -

    De hardware wordt om uitwijktechnische redenen geplaatst op twee gescheiden locaties. Hiervoor worden de computerruimten van Stede Broec en Medemblik gebruikt.

  • -

    De ontworpen ICT-architectuur van het SSC voldoet aan moderne eisen rond tijd- en locatieonafhankelijk werken, beveiliging, beschikbaarheid en continuïteit.

  • -

    Voor alle deelnemende gemeenten geldt een zelfde dienstverleningsovereenkomst (geen verschillende kwaliteitsniveaus).

Financiële uitwerking

  • -

    De vijf ‘oude’ infrastructuren worden met ingang van 2014 beheert vanuit het SSC.

  • -

    Het SSC zal gaan investeren in een nieuwe ICT-infrastructuur die past bij de omvang van DeSom-gemeenten. De migratie naar deze nieuwe infrastructuur zal geleidelijk plaatsvinden ter voorkoming van kapitaalsvernietiging.

  • -

    De verrekeningsgrondslag houden we zo eenvoudig mogelijk. Als uitgangspunt geldt dat de kosten van het SSC op basis van het aantal inwoners worden doorbelast aan de gemeenten.

  • -

    Uitzondering vormt het aantal werkstations en mobiele devices. Die worden op basis van gebruikte aantallen verrekend.

In de considerans zijn de overwegingen vastgelegd om te komen tot de vaststelling van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, de samenwerking op ICT-gebied tussen de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer en Medemblik.

Belangrijke uitgangspunten daarbij zijn dat de gemeenten hun eigen beleidsvrijheid, eigen financiële bevoegdheden, identiteit en juridische zelfstandigheid behouden.

Het onderling vertrouwen vormt een belangrijke factor en daarmee de basis voor de samenwerking. Dat vertrouwen vereist een voortdurend investeren in de kwaliteit van de samenwerking door de gemeentebesturen, hun ondersteuning en de werkorganisatie van de gemeenschappelijke regeling.

Dat kan op vele manieren tot uitdrukking komen. De voordelen van de samenwerking nemen toe naarmate beleidsmatige keuzes en manieren van werken bij de drie gemeentebesturen meer overeen komen.

Uiteraard is de gemeenschappelijke regeling begrensd door de wettelijke kaders waar binnen gemeenten afzonderlijk en in hun publiekrechtelijke samenwerking dienen te functioneren.

Voor de juridische vorm van de gemeenschappelijke regeling is gekozen voor die van een openbaar lichaam. Het voordeel daarvan is dat deze samenwerking als rechtspersoon zelfstandig kan functioneren in het maatschappelijk en bestuurlijk verkeer. Op grond van deze rechtsvorm kan de gemeenschappelijke regeling onder andere zelf medewerkers in dienst nemen.

De gemeenschappelijke regeling wordt aangegaan door de colleges. Dat houdt dus in dat de gemeenteraden niet vertegenwoordigd zijn in de bestuursorganen van de regeling (zie hoofdstuk 3 van de regeling). Hiermee wordt beoogd de besturing van de werkorganisatie puur zakelijk en flexibel te houden.

Artikelsgewijs

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit artikel bevat enkele begripsbepalingen die voor de gemeenschappelijke regeling gehanteerd worden. Daarbij is nauw aangesloten bij de Wet op de Gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Gemeentewet.

Artikel 2 Openbaar lichaam

Er is gekozen voor de vorm van een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, eerste lid van de Wgr. Deze keuze brengt als voordeel met zich mee dat de rechtspersoon zelfstandig kan functioneren in het rechtsverkeer (maatschappelijk en bestuurlijk).

Het samenwerkingsverband kan zelfstandig medewerkers in dienst nemen en overeenkomsten aangaan. De vestigingsplaats is Wognum binnen de gebouwen van de gemeente Medemblik.

HOOFDSTUK 2 BELANG, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 3 Belang

Artikel 3 noemt conform artikel 10, eerste lid, van de Wgr het belang van de instelling van de werkorganisatie. Dit belang wordt uitgewerkt in de eindrapportage van 1 juli 2012.

Artikel 4 Taken

Het takenpakket van de werkorganisatie staat vermeld in artikel 4. Het takenpakket is zo breed mogelijk in de regeling verankerd, de genoemde taken zijn echter niet limitatief weergegeven. Per gemeente worden er basistaken afgenomen. Het blijft echter mogelijk om per gemeente andere afspraken te maken met het SSC, maatwerkvoorschriften. Per gemeente wordt er een dienstverleningsovereenkomst opgesteld waarin nadere afspraken zijn opgenomen. Er is een mogelijkheid opgenomen dat het SSC werkzaamheden uitvoert voor niet-deelnemers aan de GR. De omvang van de werkzaamheden mag echter nooit meer bedragen dan 10% van de begroting van het SSC. Zo wordt voorkomen dat er extra personeel wordt aangenomen die deze werkzaamheden moet uitvoeren.

Artikel 5 Uitsluitend recht en ondersteunende diensten

Het uitbesteden van ICT taken kan in verband met de bepalingen uit de Aanbestedingswet aangemerkt worden als aanbestedingsplichtig. Door aan het SSC een uitsluitend recht te verlenen wordt dat voorkomen.

De deelnemende gemeenten dragen ieder bij in de ondersteuning van een aantal PIJOFACH taken zoals staat vermeld in paragraaf 8.4.1 van de eindrapportage. In de GR is daarvoor een basis opgenomen en die garandeert een afname van deze taken van 5 jaar.

Artikel 6 Overige taken

Veel gemeenschappelijke regelingen geven werkorganisaties de mogelijkheid om taken voor derden uit te voeren. Omdat het uitvoeren van taken voor derden niet onmogelijk is, is deze mogelijkheid in de gemeenschappelijke regeling vastgelegd. Hiervan kan echter pas gebruik worden gemaakt nadat het algemeen bestuur hiermee heeft ingestemd. Een privaatrechtelijke overeenkomst vormt de basis voor deze samenwerking.

Artikel 7 Mandaat, machtiging en delegatie van overgedragen bevoegdheden

Artikel 7 regelt de bevoegdheidstoedeling vanuit de colleges naar het dagelijks bestuur of de directie van de werkorganisatie. Lid 1 bepaalt dat de colleges en de burgemeesters hun bevoegdheden kunnen mandateren aan het algemeen bestuur.

De bevoegdheden van de gemeenteraden kunnen niet overgedragen worden. Voor de in het eerste lid bedoelde mandaatverlening is conform de Algemene wet bestuursrecht de instemming van het algemeen bestuur van de werkorganisatie vereist (lid 2). De gemandateerde bevoegdheden worden door het dagelijks bestuur in een register bijgehouden. Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen de eigen bevoegdheden van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en de bevoegdheden die door de colleges aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling worden overgedragen of die in mandaat worden verstrekt. In dit artikel wordt gedoeld op de bevoegdheden die op grond van een wettelijke regeling bij de colleges of burgemeesters neergelegd zijn. Artikel 23 van de gemeenschappelijke regeling ziet op de overdracht van de eigen bevoegdheden van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

HOOFDSTUK 3 INRICHTING EN SAMENSTELLING VAN HET BESTUUR

Artikel 8 Het bestuur

Overeenkomstig het bepaalde in de Wgr vormen het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter de formele organen van het openbaar lichaam. Ieder heeft zijn eigen specifieke taak en bevoegdheid binnen de regeling. Het artikel is opgenomen om de leesbaarheid van de regeling te vergroten.

Artikel 9 Samenstelling (van het algemeen bestuur)

Het algemeen bestuur bestaat uit 5 leden die afkomstig zijn uit de 5 deelnemende colleges. Uit elke gemeente wordt één persoon aangewezen. Het algemeen bestuur wordt door één voorzitter voorgezeten. Tevens wordt per gemeente een plaatsvervanger aangewezen.

De zittingsduur van de voorzitter en de leden loopt parallel aan die van de colleges van de gemeenten. Indien een voorzitter of lid niet langer collegelid is, maakt hij ook niet langer deel uit van het algemeen bestuur. Om leemtes te voorkomen is een overgangssituatie opgenomen.

Artikel 10 Incompatibiliteiten

Dit artikel ziet op de onverenigbaarheid van functies. Artikel 20 Wgr kent de volgende incompatibiliteiten;

Een lid van het bestuur van het openbaar lichaam mag:

  • a.

    niet als advocaat, gemachtigde of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van het openbaar lichaam of ten behoeve van het bestuur van het openbaar lichaam in geschillen;

  • b.

    niet als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met het openbaar lichaam aangaan van:

  • 1e.

    overeenkomsten als bedoeld in onderdeel c;

  • 2e.

    overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan het openbaar lichaam;

  • c.

    rechtstreeks noch middellijk een overeenkomst aangaan betreffende:

  • 1e.

    het aannemen van werk ten behoeve van het openbaar lichaam;

  • 2e.

    het buiten dienstbetrekking tegen beloning doen van verrichtingen ten behoeve van het openbaar lichaam;

  • 3e.

    het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan het openbaar lichaam;

  • 4e.

    het verhuren aan het openbaar lichaam van enig goed, met uitzondering van onroerende zaken;

  • 5e.

    het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van het openbaar lichaam;

  • 6e.

    het van het openbaar lichaam ondershands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen;

  • 7e.

    het ondershands huren of pachten van het openbaar lichaam

Daarnaast is opgenomen dat een lid van het algemeen bestuur niet mag zijn aangesteld als ambtenaar van een van de aangesloten gemeenten.

Artikel 11 Vergaderingen

Voor een ordentelijk en gestructureerd overleg is het noodzakelijk dat het algemeen bestuur een reglement van orde opstelt. Daarin worden praktische afspraken gemaakt over de voorbereiding en het verloop van een vergadering voor zover daarin in de regeling niet is voorzien. Het reglement van orde wordt in de eerste vergadering van het algemeen bestuur vastgesteld.

Artikel 12 Openbaarheid

Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het openbaar bestuur openbaar zijn. Een ieder heeft toegang. Dat betekent dat deze vergadering van te voren aangekondigd wordt. Volgens de Wgr kunnen de deuren gesloten worden als een vijfde deel van de aanwezige leden daarom verzoekt.

Artikel 13 Geheimhouding

Openbaarheid en transparantie zijn het uitgangspunt in de besluitvorming van het algemeen bestuur. Zij kunnen echter tot geheimhouding overgaan van het behandelde ter vergadering en de onderliggende stukken voor zover artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur daarvoor een grondslag biedt. De geheimhouding kan alleen door het algemeen bestuur opgeheven worden.

Artikel 13 kent verder een regeling hoe er omgegaan moet worden met geheimhouding.

Ook het dagelijks bestuur kan om geheimhouding verzoeken. De regeling uit de Gemeentewet omtrent geheimhouding is hierbij als uitgangspunt genomen.

De in dit artikel opgenomen regeling omtrent geheimhouding is rechtstreeks afkomstig uit de Wgr.

Artikel 14 Stemmen

Als er gestemd moet worden over een onderwerp geeft artikel 14 hiervoor een regeling. Een lid onthoudt zich van stemming als een onderwerp hem rechtstreeks of middellijk aangaat.

Artikel 15 Besluitvorming

In het algemeen bestuur zijn 5 stemmen te verdelen, elk college heeft derhalve 1 stem. Uitgangspunt is dat elk besluit bij meerderheid wordt genomen tenzij in de regeling is aangegeven dat slechts bij unanimiteit besloten kan worden.

Artikel 16 Ambtelijke bijstand

Het algemeen bestuur heeft in voorkomende gevallen recht op ambtelijke bijstand. Het dagelijks bestuur en de directie kunnen hierover schriftelijke afspraken maken en deze vervolgens vastleggen.

Artikel 17 Samenstelling (dagelijks bestuur)

Het dagelijks bestuur heeft 5 leden en wordt uit het algemeen bestuur benoemd. Vanuit elk college is er iemand vertegenwoordigd. Het dagelijks bestuur wordt in de eerste vergadering van het algemeen bestuur benoemd. De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. Dit volgt expliciet uit de Wgr. De bijzonderheid die zich hier voordoet is dat het AB en DB uit dezelfde personen bestaat. Dit is een uitdrukkelijke wens geweest om de organisatie en besluitvorming zo eenvoudig mogelijk te houden.

Artikel 18 Werkwijze

Uitgangspunt is dat bij meerderheid wordt besloten en dat indien de stemmen staken de voorzitter zijn stem doorslaggevend is. Er dient tevens een reglement van orde opgesteld te worden waarin de orde tijdens de vergadering wordt beschreven.

Artikel 19 Benoeming en ontslag (Voorzitter)

De voorzitter wordt benoemd uit het algemene bestuur en is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. Om enige continuïteit te waarborgen, is gekozen voor een zittingsperiode van 4 jaar. Het voorzitterschap rouleert onder de deelnemende colleges. In de eerste vergadering van het algemeen bestuur wordt de voorzitter gekozen.

Artikel 20/ 21 Adviescommissies /Bestuurscommissies

Conform de mogelijkheid in de Gemeentewet en de Wgr is de optie opgenomen om een adviescommissie te benoemen. Deze adviescommissies kunnen zowel het algemeen bestuur als het dagelijks bestuur adviseren. Een bestuurscommissie komt minder vaak voor en wordt ingesteld om specifieke bestuurlijke taken uit te voeren. Een bevoegdheid wordt dan geheel overgedragen aan een bestuurscommissie. Er is voor gekozen in de regeling ruimte te bieden aan deze bestuurscommissies. In de praktijk dient te worden bezien of hiervan gebruik wordt gemaakt.

HOOFDSTUK 4 BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR

Artikel 22/23 Bevoegdheden algemeen bestuur / Overdracht van bevoegdheden

Het algemeen bestuur krijgt alle bevoegdheden toebedeeld. In de gemeenschappelijke regeling wordt vervolgens expliciet opgenomen welke bevoegdheden overgedragen worden aan het dagelijks bestuur. Besluiten van financiële aard kunnen over het algemeen niet overgedragen worden.

Ook het voeren van rechtsgedingen en besluiten tot privaatrechtelijk handelen is een primaire bevoegdheid van het algemeen bestuur. In de praktijk worden deze bevoegdheden gedelegeerd aan het dagelijks bestuur en verder gemandateerd al dan niet onder voorwaarden.

Onderscheid dient gemaakt te worden tussen eigen bevoegdheden en bevoegdheden die het algemeen bestuur krijgt overgedragen.

De eigen bevoegdheden hebben betrekking op de organisatie van de bedrijfsvoering en alles wat daarmee samenhangt. De overgedragen bevoegdheden of bevoegdheden die in mandaat toekomen zijn op basis van de medebewindstaken, maar ook autonome taken. In samenhang met artikel 4, 6 en 7 van de gemeenschappelijke regeling is het noodzakelijk om dit onderscheid voor ogen te hebben.

Artikel 24 Verantwoordingsplicht en informatieplicht

Het algemeen bestuur verschaft op verzoek inlichtingen aan de gemeenteraden en de colleges. De lengte van de redelijke termijn die daar voor staat, is afhankelijk van de aard en inhoud van de vraag. Vragen die nader onderzoek vergen, zullen om die reden langer duren. Om die reden is ook niet voor een vaste termijn gekozen. De verschillende bestuursorganen kunnen daar per geval afspraken over maken.

De inlichtingenplicht is belangrijk. Door het instellen van de gemeenschappelijke regeling kan de indruk ontstaan bij de gemeenteraden dat zij verder op afstand komen te staan. De inlichtingenplicht kan bijdragen aan een goede en adequate informatievoorziening. Los van deze verplichting is er de verplichting van de colleges om hun raden op grond van de Gemeentewet actief te informeren.

Op grond van lid 4 kunnen de colleges vastleggen op welke wijze aan de informatieverplichting inhoud wordt gegeven. Dat kan per geval verschillend zijn, maar er kan ook voor gekozen worden hiertoe één reglement op te stellen.

Artikel 25 Bevoegdheden van het dagelijks bestuur.

Het dagelijks bestuur bereid de beslissingen van het algemeen bestuur voor en voert deze vervolgens uit. De manier waarop dat gebeurt, wordt vastgelegd in het mandaatbesluit en de daaraan gekoppelde mandaatlijst. Onder verantwoording van het dagelijks bestuur zal de werkorganisatie deze taken op zich nemen.

Artikel 26 Verantwoordings- en informatieplicht

De leden van het dagelijks bestuur zijn verantwoording schuldig aan het algemeen bestuur voor het door hen gevoerde bestuur. De manier waarop dat gebeurt, is vrij, in die zin dat het schriftelijk of mondeling kan gebeuren. Niet uit te sluiten is dat dat ook digitaal kan.

Voor een transparante wijze van besturen en een goed vertrouwen is het noodzakelijk dat alle gevraagde inlichtingen worden gegeven. Daarnaast is het actief informeren van het algemeen bestuur in voorkomende gevallen de aangewezen weg om verantwoording af te leggen.

Het achterwege laten van inlichtingen wegens strijd met het openbaar belang dient met uiterste terughoudendheid toegepast te worden.

Uit lid 3 volgt dat het dagelijks bestuur de colleges en raden op verzoek informeert. Als hieraan toepassing wordt gegeven, wordt eveneens het algemeen bestuur van deze informatie in kennis gesteld.

Artikel 27 Bevoegdheden voorzitter

Uit artikel 12 Wgr vloeit voort dat er een voorzitter is en dat deze zowel van het algemeen bestuur als van het dagelijks bestuur voorzitter is. De voorzitter heeft een belangrijke taak en moet zorgen voor een bevordering van de goede behartiging van de zaken van het SSC DeSom. Het belang van de werkorganisatie staat daarbij dus voorop.

Vanuit praktisch oogpunt is geregeld dat de voorzitter het SSC DeSom in en buiten rechte vertegenwoordigt. Het ligt voor de hand dat deze bevoegdheden door middel van een machtiging lager in de organisatie neergelegd worden. Ook kan er voor gekozen worden dat op dit punt hulp wordt ingeroepen van de deelnemende gemeenten omdat daar op dit punt meer kennis aanwezig is. Het gaat hier om de eigen bevoegdheden van de organisatie en niet om de overgedragen bevoegdheden.

Ondertekening van stukken gebeurt door de voorzitter en door de directie. Indien de directie uit meerdere personen bestaat, wordt de ondertekening door één van de directieleden gedaan.

Artikel 28 Verantwoordings- informatieplicht van de voorzitter

Zie de toelichting op artikel 26. Wat voor het dagelijks bestuur geldt, is eveneens van toepassing op de voorzitter. Dit volgt uit artikel 17 van de wet.

HOOFDSTUK 5 AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 29 Directie

Er is in de regeling gekozen om niet nader in te vullen hoe de directie van de werkorganisatie wordt ingekleed. Er is slechts vastgelegd dat deze kan bestaan uit een of meer leden.

De directie wordt door het algemeen bestuur benoemd, geschorst en ontslagen.

Ook voor wat betreft de taken en bevoegdheden van de directie wordt in de regeling niet meer geregeld dan dat het AB dit in een nadere regeling, zoals een directiestatuut, kan regelen.

Artikel 30 Overig personeel

Het DB wordt in lid 1 aangewezen als bevoegd om, binnen de door het AB vastgestelde formatie en behoudens leden van de directie, personeel aan te stellen als ambtenaar alsmede om het personeel te schorsen en te ontslaan. ICT-personeel van de deelnemende gemeenten treden met behoud van de ambtelijke status in dienst van de Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom. Voor de ambtenaren in dienst van de werkorganisatie zijn de rechtspositieregelingen van de sector gemeenten (CAR-UWO) van toepassing. Formeel gezien is het dagelijks bestuur belast met de aanstelling, schorsing en het ontslag van ambtenaren. Dit geldt ook voor de rechtspositie van de ambtenaren. In lid 3 is de mandaatmogelijkheid geschapen waarmee het dagelijks bestuur dit kan opdragen aan de directie.

HOOFDSTUK 6 FINANCIEN EN BEHEER VAN SSC DeSom

Hoofdstuk 6bepaalt de regels omtrent de vaststelling en voorbereiding van de begroting van SSC DeSom door het AB alsmede de vaststelling van de jaarrekening. De artikelen zijn grotendeels gebaseerd op de artikelen 34 en 35 van de Wgr.

Artikel 31 Voorbereiding begroting

Dit artikel beschrijft de gang van zaken rondom de voorbereiding van de begroting. De ontwerpbegroting wordt door het dagelijks bestuur vastgesteld en uiterlijk 15 april (in de lijn met een regionale afspraak) voordat deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden aan de raden toegezonden. Deze bepaling geeft uiting aan de controlerende en kaderstellende rol van de raden. De raden kunnen hun zienswijze bij het dagelijks bestuur naar voren brengen. Deze zienswijzen worden vervat in een commentaar dat door het dagelijks bestuur bij de aanbieding van begroting aan het algemeen bestuur wordt gevoegd.

Artikel 32 Vaststelling begroting

In dit artikel staat de procedure omtrent de vaststelling van de begroting beschreven. De begroting wordt in afwijking van artikel 16, tweede lid, van de regeling over de besluitvorming in het algemeen bestuur unaniem vastgesteld. Ook begrotingswijzigingen worden bij unanimiteit vastgesteld. De begroting moet voor 15 juli van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop deze betrekking heeft, worden toegezonden aan gedeputeerde staten.

Artikel 33 Bijdrage en vergoeding

In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage per gemeente verschuldigd is op grond van de afspraken die zijn vastgelegd in de GR. Deze bijdragen vinden dan vervolgens hun weerslag in de programmabegrotingen van de deelnemende gemeenten. Er wordt een verordening vastgesteld waarin is vastgelegd welke bijdrage de deelnemende gemeenten verschuldigd zijn om het SSC DeSom in stand te houden en welke producten en prestaties daarvoor geleverd worden. Daarnaast kan het dagelijks bestuur met de individuele gemeenten werkafspraken maken over diensten die niet binnen het kader van de regeling vallen.

Artikel 34 Vaststelling jaarrekening

De jaarrekening dient te worden vastgesteld en toegezonden aan gedeputeerde staten voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. Na vaststelling wordt deze overigens binnen twee weken ter kennisneming toegezonden aan de raden.

Artikel 35 Resultaatbestemming

In de regeling is bepaald dat bij een batig saldo van de jaarrekening het algemeen bestuur kan bepalen dit saldo geheel of deels toe te voegen aan de algemene reserve of een bestemmingsreserve danwel dat dit bedrag wordt uitgekeerd aan de gemeenten naar rato van ieders bijdrage.

Bij een negatief saldo wordt dit in eerste instantie afgeboekt van eventuele aanwezige reserves. Indien dit door het algemeen noodzakelijk wordt geacht, kan een plan worden opgesteld hoe dit negatieve saldo wordt afgebouwd, danwel wordt gedekt door een bijdrage van de gemeenten in het saldo. Dit plan moet eerst voor een zienswijze worden voorgelegd aan de vertegenwoordigende organen van de gemeenten (raden, colleges en burgemeesters). Deze termijn bedraagt minimaal 12 weken.

Artikel 36 Financiële administratie

De wettelijke verplichtingen voor wat betreft de financiële administratie uit de Gemeentewet (artikel 212 en 213 Gemeentewet) zijn van toepassing op de regeling. Dit betekent dat het algemeen bestuur ook de daartoe strekkende verordening(en) dient vast te stellen.

Artikel 37 Betaling

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 38 Garantstelling

Teneinde de bedrijfsvoering van het SSC DeSom te kunnen garanderen, is het noodzakelijk dat de gemeenten zich garant stellen dat het SSC altijd over voldoende middelen beschikt om aan haar financiële verplichtingen te kunnen voldoen.

HOOFDSTUK 7 WIJZIGING, TOETREDING, UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 39 Wijziging van de regeling

Een zo volledig mogelijke regeling is beoogd. Volledig sluitend is een regeling echter nimmer. Na het verstrijken van de tijd kan blijken dat de regeling ergens niet in voorziet of dat gewijzigde omstandigheden aanleiding geven de regeling te wijzigen.

Uit dit artikel volgt hoe de regeling kan worden gewijzigd. Zowel de colleges van de aangesloten gemeenten en het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur als organen van het openbaar lichaam kunnen hiervoor een voorstel doen.

Hoewel het algemeen en dagelijks bestuur aldus een voorstel kunnen doen, kunnen zij niet eigenhandig de regeling wijzigen. Net als dit geldt voor vaststelling van de regeling kunnen slechts de colleges van de aangesloten gemeenten hiertoe besluiten. Uiteraard geldt ook hier dat zij hiertoe pas kunnen overgaan nadat zij hiervoor toestemming hebben verkregen van hun raden. Toestemming kan op grond van artikel 1, tweede lid, van de Wgr slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Artikel 40 Toetreding

Bij instelling van deze regeling is beoogd een openbaar lichaam in de zin van een werkorganisatie voor de deelnemende gemeenten op te richten. De van de deelnemende gemeenten zijn hiermee de enige bestuursorganen die zijn aangesloten. In de loop van de tijd kan blijken dat behoefte is aan aanvulling. Het is niet uitgesloten dat op termijn Koggenland toetreedt. Daarom is de optie van toetreding van andere bestuursorganen tot het SSC DeSom open gehouden. Uit dit artikel volgt dan hoe bestuursorganen anders dan de colleges van de deelnemende gemeenten kunnen toetreden.

Het doel van de regeling is een werkorganisatie waarin ambtenaren die in dienst zijn van deze organisatie werk uitvoeren voor de aangesloten deelnemers. Hoewel is beoogd de mogelijkheden tot toetreding ruim te houden, zijn er grenzen. Het is niet de bedoeling dat dit openbaar lichaam tevens werk uitvoert op een ander (de)centraal niveau. Waterschappen, provincies en het rijk zijn in de huidige vorm van de regeling daarom uitgesloten van deelname.

Toetreding tot deze regeling is slechts mogelijk nadat de raden van de deelnemende gemeenten toestemming hebben verleend. Uiteraard moeten ook de colleges en van de deelnemende gemeenten instemmen met de toetreding van de nieuwe deelnemer.

Aan toetreding kan het algemeen bestuur voorwaarden verbinden. Hiervoor kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een aanvullende financiële eis, zodat de nieuwe deelnemer een gelijke bijdrage levert aan de financiële reserve. Ook andere voorwaarden zijn denkbaar. Welke voorwaarden in het concrete geval worden gesteld, is ter beoordeling aan het algemeen bestuur.

Artikel 41 Uittreding en opheffing

Net als er mogelijkheden zijn tot vaststelling en wijziging van de regeling zijn er ook mogelijkheden tot uittreding en opheffing. Hieraan zijn uiteraard wel voorwaarden verbonden.

Voor uittreding geldt dat de colleges pas uit de regeling kunnen treden als zij hiervoor toestemming hebben verkregen van hun raad. Bovendien is uittreding pas mogelijk met inachtneming van een opzegtermijn van één kalenderjaar (lid 1). Bijvoorbeeld: als het college van een van de gemeenten het voornemen tot uittreding hebben in de loop van 2015 (en de raad hieraan toestemming verleent gedurende dit jaar), dan geldt in 2016 de opzegtermijn. Pas op 1 januari 2017 wordt uitgetreden. Ten slotte is de uittredende gemeente op grond van het vijfde lid een schadeloosstelling verschuldigd. Deze schadeloosstelling wordt door het algemeen bestuur vastgesteld. De schadeloosstelling bedraagt in ieder geval het aandeel in de oprichtingskosten, frictiekosten en investeringen van de uittredende partij. Ook betaalt de uittredende partij alle kosten die uittreding met zich meebrengt. Dit laatste is een aanvullende bepaling. Het kan goed zijn dat de oprichtingskosten, frictiekosten en investeringen niet alle benodigde kosten dekken. Door in de regeling op te nemen dat de uittredende partij tevens alle (andere) kosten betaalt die uittreding met zich meebrengt, wordt ervoor gezorgd dat de uittredende partij alle op haar rustende verplichtingen nakomt, zodat de werkorganisatie goed kan blijven functioneren en de toekomst tegemoet kan treden.

Uittreding is aldus mogelijk, maar het is niet gemakkelijk. De achterliggende reden hiervan is dat met het instellen van deze regeling door de deelnemende gemeenten het commitment is uitgesproken om gezamenlijk het SSC aan te gaan. Deze beslissing is weloverwogen genomen. Met deze regeling is aldus een bestendige relatie beoogd. Zou een deelnemende partij lichtvaardig uit de regeling treden zonder dat een opzegtermijn in acht is genomen of dat niet of onvoldoende is voorzien in een schadeloosstelling, dan komt de continuïteit van de werkorganisatie in gevaar. Het mag niet zo zijn dat de resterende deelnemende gemeenten met een (financieel) ongezonde werkorganisatie achterblijven.

Naast uittreding door een deelnemende gemeente is ook opheffing van de regeling mogelijk. Van opheffing is sprake als meer dan een deelnemende gemeente uittreedt (lid 2). De regeling wordt immers door drie gemeenten aangegaan. Als twee gemeenten uittreden, dan blijft slechts een gemeente achter. Een afzonderlijke werkorganisatie is dan niet wenselijk. Is tot het moment van uittreding echter een of meerdere nieuwe toegetreden en blijven er na de uittreding van meerdere gemeenten alsnog meer dan een gemeente of openbaar lichaam over, dan kan de regeling blijven bestaan en volgt niet automatisch opheffing.

Wordt tot opheffing van het SSC DeSom overgegaan, dan wordt door het algemeen bestuur een liquidatieplan opgesteld (lid 6). Dit plan voorziet in de verplichting van de verbonden gemeenten om deel te nemen in de financiële gevolgen van opheffing. Ook voorziet het in de gevolgen die de opheffing heeft voor de ambtenaar. Hierbij kan worden gedacht aan het overnemen van de ambtenaar, in die zin dat de ambtenaar uit dienst treedt van het SSC en wordt aangesteld door de gemeente (lid 7).

Het SSC DeSom wordt niet direct opgeheven, maar blijft voortbestaan voor zover dit voor de vereffening van het vermogen van de organisatie noodzakelijk is (lid 8). Dit kan soms vele jaren in beslag nemen. Zijn alle verplichtingen afgewikkeld en resteert een batig saldo, dan wordt dit batig saldo aan de hand van de gehanteerde verdeelsleutel aan gemeenten uitgekeerd. Resteert een negatief saldo, dan zijn gemeenten op basis van dezelfde verdeelsleutel gehouden financieel bij te dragen aan de afwikkeling van dit negatieve saldo (lid 7).

HOOFDSTUK 8 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 42 Archief

Het SSC is een afzonderlijk openbaar lichaam en kan voor haar archiefvoorzieningen niet terugvallen op de bestaande archiefvoorzieningen van de gemeenten. Een afzonderlijk archief wordt aldus voor het SSC ingericht (lid 1). Conform de Archiefwet wordt aan dit archief de eisen gesteld dat de archiefbescheiden die onder het SSC berusten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard. Ook wordt zorg gedragen voor vernietiging van de archiefbescheiden die hiervoor conform de op het SSC rustende wettelijke verplichtingen hiervoor in aanmerking komen (lid 1).

Net als dit geldt voor de gemeenten stelt het algemeen bestuur van het SSC een archiefverordening vast. In deze verordening is vastgelegd hoe het dagelijks bestuur met de archiefbescheiden in het SSC omgaat (lid 2). Deze verordening is aldus een nadere uitwerking van hetgeen op grond van de Archiefwet wordt voorgeschreven. Op het toezicht op de naleving van de Archiefwet en de bijbehorende archiefverordening is de archivaris belast (lid 5). Deze wordt door het dagelijks bestuur als zodanig benoemd, geschorst en ontslagen (lid 6).

Aan het inrichting van een degelijk archief zijn uiteraard kosten verbonden. Deze kosten komen ten laste van het SSC (lid 3). Op basis van de gehanteerde verdeelsleutel worden deze kosten doorberekend aan de gemeenten.

Op een gegeven moment hoeft het SSC bepaalde bescheiden niet langer onder zich te hebben. Er gelden veel verschillende bewaartermijnen die per document verschillen. Nadat een specifieke bewaartermijn is verstreken, kunnen deze archiefbescheiden worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats. Voor de gemeenten geldt op het moment van vaststelling van de regeling dat het West-Fries Archief (die overigens is ingesteld bij gemeenschappelijke regeling) als archiefbewaarplaats is aangewezen. Het West-Fries Archief is aldus een voor de hand liggende keuze om hier de archiefbescheiden van het SSC onder te brengen. Welke archiefbewaarplaats uiteindelijk wordt gekozen, is echter aan het dagelijks bestuur van het SSC om te bepalen (lid 4).

Artikel 43 Klachtenregeling

Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen bij dat bestuurorgaan. Dit is bepaald in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Hieruit volgt aldus dat bij ieder bestuursorgaan van de gemeenten (denk hiervoor onder meer aan de burgemeester, het college en de raad) een klacht kan worden ingediend als deze klacht zich richt jegens het bestuursorgaan of jegens een ambtenaar die onder verantwoordelijkheid van dit orgaan heeft gehandeld of juist heeft nagelaten te handelen.

Op grond van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht hebben de bestuursorganen van de gemeenten de bevoegdheid een interne klachtenregeling vast te stellen. De ambtenaren die eerder werkzaam waren onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester van de gemeenten, worden in het SSC onder gebracht. Hoewel zij op grond van de nog op te stellen mandaatregeling bevoegdheden zullen hebben om namens de bestuursorganen van de gemeenten te besluiten of anderszins handelingen te verrichten, vallen zij niet langer direct onder verantwoordelijkheid van de bestuursorganen van de gemeenten, maar onder het SSC. Om ervoor te zorgen dat een ieder op grond van de Algemene wet bestuursrecht het recht blijft behouden om jegens een dergelijke ambtenaar een klacht in te dienen, is het van belang dat het SSC zelf een klachtenregeling instelt (lid 1). Dit wordt in dit artikel gewaarborgd.

Nadat de interne klachtenprocedure is doorlopen, bestaat er op grond van hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht het recht om de klacht bij een externe partij onder de aandacht te brengen. Artikel 9:17 Algemene wet bestuursrecht garandeert een dergelijke externe klachtbehandelaar. Gekozen kan worden tussen de Nationale ombudsman (sub a) of een andere partij die hiervoor als zodanig door het SSC wordt aangewezen (sub b). Op het moment van het vaststellen van deze regeling, zijn de gemeenten Enkhuizen en Drechterland hier reeds bij aangesloten. Omdat de Nationale ombudsman de meest breed gedragen externe ombudsinstantie is in Nederland en hiermee de benodigde expertise in huis heeft, stelt de regeling voor om voor het SSC hier ook bij aan te sluiten (lid 2). Voor een uniforme externe klachtafhandeling, in die zin dat de gemeente Stede Broec en het SSC geen twee afzonderlijke klachtbehandelaars heeft, is het wenselijk dat Stede Broec voorafgaand aan of gelijktijdig met de oprichting van het SSC ook bij de Nationale Ombudsman aansluit. Als de gemeenten de Nationale ombudsman als externe klachtinstantie hebben aangewezen, zijn er – op het moment van het vaststellen van deze regeling - geen extra kosten aan verbonden als tevens het SSC deze instantie als externe klachtbehandelaar aanwijst.

Artikel 44 Geschillen

Net als bij iedere regeling kan er bij de uitvoering van deze regeling onduidelijkheid bestaan. Geschillen liggen dan op de loer. Deze geschillenregeling moet ruim opgevat worden. Het heeft betrekking op geschillen over de toepassing van de regeling tussen besturen van de deelnemende gemeente maar ook tussen de besturen van een of meer gemeenten en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Indien een dergelijk geschil zich voordoet, is de intentie dat dit onderling wordt opgelost. Derhalve is opgenomen dat het dagelijks bestuur en het college en/of de burgemeester van de betreffende gemeente terstond met elkaar in overleg treden teneinde het voorliggende geschil gezamenlijk op te lossen (lid 1). Gelet op het duurzame karakter van de relatie die het SSC en de gemeenten met elkaar aangaan en derhalve het belang van een goede band met elkaar, is het immers wenselijk dat in eerste instantie wordt geprobeerd het geschil onderling en in goed overleg op te lossen.

Komt men er in onderling overleg niet uit dan wijst elke betrokken partij een deskundige aan die samen een advies geven om tot een oplossing te komen. Dit advies is niet bindend. Reden daarvoor is dat de Wgr voorschrijft dat de gedeputeerde staten een bindend advies kunnen geven in voorkomende gevallen. De bovengenoemde geschillenregeling moet dan ook als voorportaal worden beschouwd voor de officiële geschillenregeling uit de Wgr.

Lukt het derhalve niet om onderlinge overeenstemming te bereiken, dan moeten partijen het geschil voorleggen aan gedeputeerde staten. Het is dan aan gedeputeerde staten om hierover een besluit te nemen. Dit volgt uit artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (lid 3). Overigens geldt de regeling voor gedeputeerde staten slechts indien het geschil zich niet uitstrekt tot de rechtsmacht van de rechterlijke macht zoals dit in artikel 112 Grondwet is vastgelegd.

Artikel 45 Bestaande samenwerkingen en deelnemingen

De oprichting van de SSC DeSom verandert niets aan de bestaande samenwerkingsverbanden en deelnemingen van de gemeenten. Het betreft hier immers slechts een samenwerking waarbij de structuur en de rechtspersoonlijkheid van de gemeenten ongewijzigd blijft. Derhalve is opgenomen dat de bestaande privaatrechtelijke of publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden van de gemeenten ook na oprichting van het SSC blijven bestaan (lid 1).

HOOFDSTUK 9 SLOTBEPALINGEN

Artikel 46 Hardheidsclausule

Beoogd is een zo volledig mogelijke regeling op te stellen. Toch zal in de praktijk blijken dat de regeling niet in alles voorziet. Hiervoor is de hardheidsclausule bedoeld. Slechts in uitzonderlijke omstandigheden waarin de regeling geen oplossing biedt, heeft het algemeen bestuur de bevoegdheid naar goed inzicht te beslissen. Het algemeen bestuur kan hiertoe slechts overgaan nadat de colleges van de deelnemende gemeenten hierover zijn geraadpleegd.

Artikel 47 Toezending regeling

Door het gemeentebestuur van een de gemeenten moet de regeling aan gedeputeerde staten worden toegezonden. Dit volgt uit artikel 26, eerste lid, van de wet. In de regeling is het college van de gemeente Enkhuizen aangewezen hiervoor zorg te dragen.

Artikel 48 Inwerkingtreding

De beoogde oprichtingsdatum van het SSC DeSom is 1 januari 2014. Deze regeling sluit hierop aan, in die zin dat de regeling tevens op 1 januari 2014 in werking treedt.

Artikel 49 Citeertitel

De regeling krijgt de citeertitel ‘Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom’. Het is gebruikelijk dat een gemeenschappelijke regeling ook als zodanig in de citeertitel wordt omschreven.