Verordening Elektronisch Bestuurlijk Verkeer

Geldend van 10-10-2013 t/m heden

Intitulé

Verordening Elektronisch Bestuurlijk Verkeer

De raad van de gemeente Harderwijk;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 maart 2013;

gelet op artikel 2.13, artikel 2.15 en artikel 2.16 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 149 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende:

Verordening Elektronisch Bestuurlijk Verkeer

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    elektronische berichten: berichten die in de vorm van e-mail of door middel van een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten of berichten via de sociale media en fax, zijn van deze verordening uitgesloten;

  • b.

    elektronische bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die worden ontvangen door een bestuursorgaan;

  • c.

    gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Harderwijk: www.harderwijk.nl;

  • d.

    algemene postbussen: de elektronische postbussen van de gemeente Harderwijk die niet zijn gekoppeld aan een specifieke medewerker en/of specifiek doel van de gemeente Harderwijk maar aan de organisatie als geheel, gemeente@harderwijk.nl en info@harderwijk.nl;

  • e.

    webformulier: het formulier dat met een bepaald doel op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van elektronisch verkeer;

  • f.

    DigiD: de landelijke elektronische handtekening om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;

Artikel 2 Openstelling elektronische verkeer

  • 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Harderwijk worden verzonden.

  • 2. Webformulieren worden uitsluitend verzonden voor het doel waarvoor het betreffende webformulier op de gemeentelijke website is aangeduid.

  • 3. Elektronische bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier via de gemeentelijke website.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Webformulieren, waarbij ondertekening noodzakelijk is, worden ontsloten met DigiD waarbij na verzending van het betreffende formulier de DigiD-toegangscode als erkende elektronische handtekening wordt aangemerkt.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

  • 1. Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mailgrootte overschrijden, een virus bevatten, spam bevatten of die een bulkmailing zijn, worden geweigerd en niet in behandeling genomen. De aanvrager wordt zover dit technisch mogelijk is op de hoogte gesteld van de weigering.

  • 2. Het bevoegd bestuursorgaan kan nadere regels stellen waaraan elektronisch berichten moeten voldoen voordat deze in behandeling worden genomen.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier als afzonderlijk per post worden verzonden mits dit nadrukkelijk door de aanvrager wordt aangegeven.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

  • 1. Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier verschijnt een automatisch bericht van ontvangst op de gemeentelijke website. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.

  • 2. Voor elektronische berichten die binnen komen via de algemene postbussen wordt een ontvangstbevestiging verstuurd.

  • 3. Voor elektronische bestuurlijke berichten wordt een ontvangstbevestiging verstuurd.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt op de dag volgende op de bekendmaking ervan in werking.

De verordening kan aangehaald worden als ‘Verordening Elektronisch Bestuurlijk Verkeer”

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente
Harderwijk in zijn openbare vergadering van
23 mei 2013, onder nummer 13.00188
de heer H.J. van Schaik de heer H.R. Lanning
voorzitter raadsgriffier

Algemene en artikelsgewijze toelichting

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente wil de ‘elektronische weg’ nu formeel openen. Dat gebeurt door middel van deze verordening. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan de gemeente nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Deze verordening bevat deze nadere eisen.

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier met de aanduiding voor een bepaald doel op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS-, sociale media en faxberichten, worden hierbij uitgesloten. Voorbeelden van sociale media zijn twitter en facebook.

Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Een fax kan wel gebruikt worden voor de ondersteuning van facilitaire processen.

Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag voor een product of dienst, een bezwaarschrift, een klacht, een melding, een zienswijze, een verzoek om informatie, de aanvraag van een brochure etc. Aan elektronische berichten, aanvragen en verzoeken anders dan waar het bepaalde webformulier voor bestemd is, kunnen geen rechten worden ontleend.

 

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De (bestuursorganen van de) gemeente geeft (gevev) hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg.  

Elektronische berichten worden naar de gemeente Harderwijk verzonden uitsluitend voor het doel waarvoor het middel in deze verordening is aangeduid. Dit betekent dat webformulieren uitsluitend in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het voor een bepaald doel bestemde formulier op de gemeentelijke website.

Bij het gebruik van de elektronische postbus kunnen enkel de algemene postbussen van de gemeente Harderwijk gebruikt worden. Dit om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden.

Elektronische bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier via de gemeentelijke website. Slechts via het daarvoor bestemde webformulier in combinatie met de eisen gesteld in artikel 3, ondertekening van webformulieren, kan de authenticatie gegarandeerd wordt.

Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke dienst of informatie aangeleverd moet worden. Door eisen te stellen aan het elektronische berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie.

 

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Een eis die de wet stelt aan het afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht, indien authenticatie noodzakelijk is, is “ondertekend” met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de door de overheid erkende digitale authenticatie (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

Op de website staat een aantal producten en/of diensten dat via een webformulier kan worden aangevraagd, waarvoor DigiD noodzakelijk of gewenst is. De producten en/of diensten worden niet in dit besluit genoemd, zodat deze uitgebreid kunnen worden zonder het besluit aan te passen.

 

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte (25 Megabyte) van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

Bij weigering van een elektronisch bericht wordt de aanvrager, zover dit technisch mogelijk is, op de hoogte gesteld van de weigering. Of dit technisch mogelijk is hangt mede af van de gebruikte mailserver van de aanvrager. In sommige situaties wordt de aanvrager niet op de hoogte gesteld van de weigering, dit betreft bijvoorbeeld bij het vermoeden van een ‘spam-account’. Als de technische voorzieningen van de gemeente vermoed dat het bericht via een ‘spam-account’ is verzonden dat wordt het bericht geweigerd en verwijderd. De aanvrager wordt hiervan niet op de hoogte gesteld.

 

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.