Inspraak- en participatieverordening gemeente Zandvoort 2013.

Ondertekening

TOELICHTING OP DE VERORDENING

2.1.ALGEMEEN

Versterking van burgerbetrokkenheid is een speerpunt in het beleid van de gemeente Zandvoort. Bij goede burgerparticipatie horen duidelijke regels, eenvoudige en doelmatige procedures en goed 'verwachtingsmanagement". Deze verordening voorziet daarin. Gekozen is voor een raamregeling die veel ruimte laat voor maatwerk. Inspraak en participatie kunnen alleen goed uit de verf komen als de zorgvuldigheid, de redelijkheid en de billijkheid steeds voorop staan. Dat verdraagt zich slecht met een al te gedetailleerde regeling. De verordening behandelt twee vormen van burgerbetrokkenheid die goed van elkaar ge- en onderscheiden moeten worden: inspraak en participatie. De gemeente Zandvoort hecht veel waarde aan participatie, als het instrument bij uitstek om burgers en eventueel maatschappelijke organisaties aan te spreken op hun medeverantwoordelijkheid voor het reilen en zeilen van de kustplaatsgemeente.

Participatie doet een beroep op hun oplossingsgerichtheid en creativiteit. De Zandvoortse participatiepraktijk zoals deze zich de laatste jaren heeft ontwikkeld krijgt een formele basis in deze verordening.

Inspraak

Belanghebbenden kunnen via inspraak hun mening geven over een plan dat gereed is voor bestuurlijke besluitvorming, zodat het eventueel nog kan worden aangepast voordat het betreffende bestuursorgaan erover beslist. Of inspraak wordt verleend, beslist elk bestuursorgaan ten aanzien van zijn eigen bevoegdheden. Inspraak wordt altijd verleend indien de wet of een gemeentelijke verordening daartoe verplicht. Het betreffende bestuursorgaan kan ook anderen dan belanghebbenden aan de inspraak laten deelnemen als het bestuursorgaan veronderstelt dat daardoor een kwalitatief beter en/of een breder gedragen beleid tot stand komt.

Inspraak moet worden onderscheiden van de andere mogelijkheden die men heeft om zich tot het gemeentebestuur te wenden. Te denken valt hierbij aan het inspreekrecht bij de gemeenteraad. Andere mogelijkheden die buiten de verordening vallen zijn: het schrijven van brieven, het bezoeken van spreekuren, het houden van informatiebijeenkomsten enz.

Participatie

Daarnaast moet inspraak ook worden onderscheiden van participatie, ook wel interactieve beleidsvorming genoemd. Het uitwisselen van ideeën tussen burgers en gemeente (tweerichtingsverkeer) is het belangrijkste kenmerk van participatie. Participatie is een werkwijze waarbij het bestuursorgaan, veelal vóórdat er sprake is van een concreet beleidsvoornemen, relevante partijen (zoals burgers, maatschappelijke organisaties, bedrijven, deskundigen of andere overheden) bij de beleidsontwikkeling betrekt. In een participatieproces wordt getracht om in een open en evenwichtige samenwerking met hen tot de voorbereiding, bepaling, uitvoering of evaluatie van beleid te komen. Participatie mobiliseert daarbij de kennis en steun van betrokkenen bij beleidsproblemen waarvan het bestuursorgaan op voorhand niet weet - of nog niet wil bepalen - hoe deze opgelost zullen worden. Bij participatie wordt vaak een aantal keren van gedachten gewisseld. Het bevoegde bestuursorgaan kan ook anderen dan belanghebbenden aan een participatieproces laten deelnemen als het bestuursorgaan veronderstelt dat daardoor een kwalitatief beter en/of een breder gedragen beleid tot stand komt.

In beginsel geen dubbeling inspraak en participatie

Om nodeloze vertraging in beleidsprocessen te voorkomen geldt als hoofdregel dat er in beginsel geen dubbeling van inspraak en participatie plaatsvindt. Dit houdt in dat als inspraak (wettelijk voorgeschreven of niet) wordt toegepast, er in beginsel geen participatie wordt gehouden. Bij grote en complexe dossiers kan van deze regel worden afgeweken.

Andere vormen van burgerbetrokkenheid

Naast participatie en inspraak zijn er nog andere momenten waarop de gemeente de Zandvoortse ingezetenen bij beleid betrekt. Het gaat om min of meer reguliere vormen, via bijvoorbeeld de Ronde Tafel bijeenkomsten. Deze vormen van burgerbetrokkenheid vallen buiten het bereik van deze verordening.

Internet als nieuw instrument

Bij zowel inspraak als participatie kunnen verschillende middelen worden ingezet om mensen te bereiken. Internet is daarbij een belangrijk nieuw medium. Het vormt, naast de gebruikelijke manier van publiceren, een extra service voor de Zandvoortse bevolking, omdat burgers aan inspraak of participatie kunnen deelnemen op momenten die hen uitkomen. Daarnaast bereikt de gemeente met internet ook doelgroepen die niet zo gauw naar een bijeenkomst gaan, zoals jongeren. Beide aspecten dragen bij aan de toegankelijkheid van inspraak en participatie.

Klachten

Indien een deelnemer aan een participatieproces het niet eens is met de wijze waarop het bestuursorgaan hem/haar heeft bejegend, kan hij/zij ingevolge artikel 9.1 van de Awb hiertegen een klacht indienen. Een dergelijke klacht kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de wijze waarop het betrokken bestuursorgaan op zijn/haar inbreng heeft gereageerd. Maar er kan ook worden geklaagd over het feit dat de gemeente geen participatie geeft terwijl een burger vindt dat dit wel gemoeten had, over het gekozen participatieniveau, over vormfouten tijdens het proces of over onvoldoende onderbouwing van gemaakte keuzes. De klacht wordt ingediend bij het bestuursorgaan dat de participatie heeft georganiseerd of (volgens de klager) had moeten organiseren.

Als de klager zich niet kan vinden in die reactie kan hij zich vervoegen bij de Nationale Ombudsman.

Een en ander staat geregeld in de Verordening Klachtenbehandeling 2006.

Juridisch kader

Artikel 150 van de Gemeentewet

Sinds 1 januari 1994 is in artikel 150 van de Gemeentewet aan de raad de verplichting opgelegd een inspraakverordening vast te stellen.

Wet uniforme openbare voorbereidingsprocedure Awb

Deze verordening is ook een nadere invulling van de uniforme voorbereidingsprocedure Algemene Wet Bestuursrecht (Awb), afdeling 3.4.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

a.

Inspraak: Bij de formulering is aangesloten bij de tekst van artikel 150 van de Gemeentewet. Inspraak is een onderdeel van de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijk beleid en heeft een tweeledig doel. Enerzijds wordt aan belanghebbenden de mogelijkheid geboden om hun mening over beleidsvoornemens kenbaar te maken. Anderzijds biedt inspraak aan bestuursorganen een belangrijk hulpmiddel in het kader van de voor de beleidsvoorbereiding noodzakelijke belangenafweging.

b.

Inspraakprocedure: De wijze waarop inspraak gestalte wordt gegeven. De verantwoordelijkheid voor het maken van een regeling over inspraak ligt ingevolge artikel 150 van de Gemeentewet bij de raad. Artikel 4, tweede lid, van de verordening geeft het bestuursorgaan ruimte om een andere procedure te volgen. Het bestuursorgaan is immers verantwoordelijk voor uitvoering, de nadere regeling en organisatie van de inspraak.

c.

Beleidsvoornemen: Het voornemen van het bestuursorgaan tot het vaststellen of wijzigen van beleid. Het zal duidelijk zijn dat het hierbij niet gaat om de vaststelling van concrete besluiten of maatregelen, maar om de vorming van het beleid waarop deze kunnen worden gebaseerd.

d.

Participatie: zie algemene toelichting.

e tot en met h.

De definities zijn anders geformuleerd dan in het participatiemodel 2004, maar hebben nog wel dezelfde strekking. Door de aangepaste formuleringen zijn ze beter te begrijpen en te onderscheiden.

e.

Raadplegen: Onder raadplegen wordt in deze verordening verstaan: het gelegenheid geven aan belangstellenden om ideeën, wensen en meningen naar voren te brengen of voorkeuren aan te geven die bij de beleidsvorming kunnen worden betrokken. Voor deze variant wordt gekozen als het gemeentebestuur wil weten hoe personen en organisaties tegen een bepaald vraagstuk aankijken, maar zelf wil kunnen bepalen hoe het die inbreng wil wegen, zonder zich daarbij vooraf vast te leggen aan een uitkomst. Deze variant past bij situaties waarin veel personen en organisaties betrokken zijn, er veel en ongelijksoortige belangen spelen en er voldoende ruimte is om keuzes te maken. Doel van het proces is primair het benutten van de kennis, kunde en creativiteit van de stad. Iedereen die aan de discussie meedoet, kan rekenen op een gemotiveerd antwoord, waaruit blijkt waarom het ingebrachte idee wel of niet wordt gevolgd. Duidelijk moet zijn dat alle ideeën op hun merites zullen worden bezien. Ideeën kunnen niet uitvoerbaar zijn, niet betaalbaar of elkaar tegenspreken. Het meedoen aan

een raadpleging biedt daarom geen waarborg vooraf of en hoe de geleverde inbreng terug te vinden zal zijn in de uiteindelijke beleidskeuze. Indien sprake is van een groot aantal betrokkenen en uiteenlopende belangen, is het bereiken van consensus doorgaans geen realistisch procesdoel. Aan het eind van het traject bepaalt de gemeente wat er met de geleverde inbreng gebeurt. Dat wordt teruggekoppeld naar degenen die aan het traject hebben meegedaan. Wel kan het proces zich (mede) richten op het inventariseren van het draagvlak voor verschillende oplossingsrichtingen. Daarbij zal wel steeds duidelijk moeten worden aangegeven welk gewicht daaraan gegeven wordt.

f.

Adviseren: onder adviseren wordt in deze verordening verstaan: het vragen aan belanghebbenden en/of deskundigen om een gezamenlijk antwoord te geven op een door een bestuursorgaan geformuleerde vraag. Adviseren is in tegenstelling tot raadplegen geen open proces waaraan iedereen kan deelnemen. Een advies wordt gegeven door een afgebakende kring van personen die daartoe uitdrukkelijk door de gemeente is uitgenodigd. De gemeente legt aan de deelnemers aan het adviestraject een zo helder mogelijk geformuleerde vraag voor. Anders dan bij raadplegen wordt van de deelnemers aan een adviestraject verwacht dat zij een standpunt formuleren dat door alle deelnemers, of door een meerderheid, wordt gedragen. Toegevoegde waarde is dus dat de deelnemers aan een adviestraject niet alleen ideeën verzamelen, maar die ook tot een synthese (proberen te) brengen.

De mate waarin het lukt om consensus te bereiken zal in de praktijk een belangrijke rol spelen bij de bepaling van het bestuursorgaan hoe zwaar zij het advies laat wegen. Het verschil met raadplegen is verder dat de gemeente zich in principe wil verbinden aan de resultaten van het proces, maar zich het recht voorbehoudt om bij de uiteindelijke besluitvorming (beargumenteerd) daarvan af te wijken. Bij raadplegen houdt de gemeente de handen vrij om de uitkomsten naar eigen inzicht te wegen, bij adviseren is de grondhouding van de gemeente “honoreren tenzij”. Afwijkingen van een advies zullen goed moeten worden gemotiveerd. Adviseren kan een goed instrument zijn als verwacht mag worden dat de betrokkenen er samen uit kunnen en willen komen. Adviseren ligt minder voor de hand in complexe situaties met veel (en soms vooraf moeilijk in kaart te brengen) belanghebbenden, sterk

uiteenlopende belangen en belangrijke beperkingen in de manoeuvreerruimte van de gemeente zelf.

g.

Coproduceren: onder coproduceren wordt in deze verordening verstaan: het door gemeente en belanghebbenden in gezamenlijk overleg ontwikkelen van een plan met inachtneming van vooraf meegegeven kaders. De gemeente conformeert zich aan oplossingen die passen binnen de gestelde kaders. Bij het zoeken naar die oplossingen werken gemeente en belanghebbenden samen.

Deze variant is geschikt voor situaties waarin een beperkte kring betrokkenen een keuze moet maken over iets waarover de gemeente zelf geen eigen doorslaggevende voorkeur heeft en waarbij geen (noemenswaardige) belangen van derden in het geding zijn. Denk aan het inrichten van een groenstrook voor een rijtje huizen of het geven van een bestemming aan een klein buurtplein dat geen functie heeft voor anderen dan de direct omwonenden. De keuze om daar spelvoorzieningen te realiseren voor (kleine) kinderen, een voetbalkooi voor de oudere jeugd of bankjes voor de volwassenen wordt dan aan de omwonenden gelaten, op voorwaarde dat de gekozen oplossing past in het vooraf bekend gemaakte budget, niet in strijd is met wet-en regelgeving, geen hinder veroorzaakt voor derden, enz.

h.

Meebeslissen: onder meebeslissen wordt in deze verordening verstaan: het gelegenheid geven aan belanghebbenden om binnen een vooraf aangegeven kader een bindende keuze te maken uit tenminste twee alternatieven. Als zo’n proces wordt gestart moet de uitslag ook worden gevolgd. De gemeente doet daarmee in feite afstand van het recht op een eigenstandige afweging. Als de gemeente toch zelf de finale keuze wil maken, zal zij moeten kiezen voor een lichtere participatievariant, zoals adviseren.

i.

Belanghebbende: het begrip belanghebbende is gedefinieerd in artikel 1: 2, eerste lid, van de Awb.

j.

Belangstellende: in sommige gevallen kan eenieder deelnemen aan een inspraak- of

participatieproces. Belangstellenden hoeven niet aan te tonen dat zij een direct belang hebben.

k.

Deskundige: een deskundige is iemand die vanwege zijn of haar materiedeskundigheid op het gebied van het onderwerp waarop het participatieproces zich richt door het bestuursorgaan wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een participatieproces. Het participatieniveau zal dan

doorgaans “adviseren” zijn.

De overige begrippen spreken voor zich.

Artikel 2 Onderwerp van inspraak

In het eerste lid is bepaald dat elk bestuursorgaan ten aanzien van zijn eigen bevoegdheden besluit of inspraak wordt verleend bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. Uit de Gemeentewet vloeit voort dat het college of de burgemeester de bevoegdheid hebben raadsvoorstellen voor te bereiden.

Het begrip bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Awb. Het omvat in elk geval raad, college en burgemeester. Doorgaans zal het college of de burgemeester het bevoegde orgaan zijn.

Elk bestuursorgaan van de gemeente kan zijn eigen beleidsvoornemens aan inspraak onderwerpen. Meestal zal hiertoe worden besloten indien het een politiek gevoelig beleidsvoornemen betreft of indien het beleidsstuk veel belanghebbenden en/of ingezetenen aangaat. Overigens staat in de Memorie van Toelichting vermeld dat het uiteindelijk ter volledige beoordeling van de gemeenteraad blijft ten aanzien van welke beleidsvoornemens inspraak wordt verleend.

Het besluit om inspraak te verlenen (op grond van het eerste lid ) is een besluit in de zin van de Awb. Hiertegen kan bezwaar worden gemaakt. Ook kan het voorkomen dat wordt besloten om geen inspraak te verlenen. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan de mogelijkheid dat hierom is verzocht en wordt besloten om het verzoek niet in te willigen. Ook tegen dit besluit kan dan bezwaar worden gemaakt.

In het tweede lid is bepaald dat inspraak altijd wordt verleend indien een wettelijk voorschrift daartoe verplicht. Er is afgezien om dit op te nemen in de tekst van artikel 2 zelf, omdat in de eerste plaats bij een nieuwe wettelijke verplichting direct de verordening moet worden aangepast en in de tweede plaats het een dermate uitgebreide opsomming is dat de verordening hiermee onoverzichtelijk wordt.

Artikel 3 Inspraakgerechtigden

De omschrijving van inspraakgerechtigden vloeit rechtstreeks voort uit de tekst van artikel 150 van de Gemeentewet. In de Wet uniforme openbare voorbereidingsprocedure Awb zijn de woorden ‘in de gemeente een belang hebbende natuurlijke en rechtspersonen’ vervangen door: belanghebbenden. Het begrip ‘belanghebbende’ is in artikel 1:2 Awb gedefinieerd en deze definitie heeft ook gelding voor wetgeving buiten de Awb.

Artikel 4 Inspraakprocedure

Ter uniformering en deregulering is in het eerste lid afdeling 3.4 van de Awb van toepassing verklaard op de inspraak. In artikel 3:11 tot en met 3:17 Awb is de inspraakprocedure te vinden. Hierin staat onder meer weergegeven dat na terinzagelegging en bekendmaking van het beleidsvoornemen belanghebbenden gedurende zes weken schriftelijk of mondeling hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

Verwacht wordt dat in de meeste gevallen de procedure als weergegeven in afdeling 3:4 Awb passend zal zijn voor de inspraak. Mocht dit niet zo zijn, dan kan op grond van het tweede lid van artikel 4 de inspraakprocedure bij besluit van het bestuursorgaan worden aangepast. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan de mogelijkheid dat de genoemde zes weken termijn door het bestuursorgaan te lang wordt bevonden.

Artikel 5 Eindverslag

In dit geval is niet gekozen voor verwijzing naar afdeling 3.4 Awb. In artikel 3:17 Awb wordt namelijk slechts bepaald dat een verslag wordt gemaakt van hetgeen tijdens de inspraakprocedure mondeling naar voren is gebracht.

Onder het in het tweede lid, onderdeel a, genoemde verslag van de gevolgde inspraakprocedure wordt verstaan: Hoe is de procedure feitelijk verlopen? Is afdeling 3.4 Awb onverkort toegepast? Wanneer is het beleidsvoornemen ter inzage gelegd enz.?

Onderdeel b betekent dat de eindrapportage een volledig overzicht dient te bevatten van zowel de mondelinge als de schriftelijke inspraakreacties. De schriftelijke inspraakreacties kunnen aan het verslag worden gehecht. In de MvT bij de Awb wordt opgemerkt dat in het verslag kan worden volstaan met een korte zakelijke weergave van de naar voren gebrachte opvattingen en vermelding van de personen die hun opvatting naar voren hebben gebracht.

Onder c wordt als het sluitstuk van inspraak voorgeschreven dat het bestuursorgaan aangeeft wat met de zienswijzen wordt gedaan.

In het derde lid is bepaald dat het bestuursorgaan het eindverslag op de gebruikelijke wijze bekend maakt. Benadrukt wordt dat de bekendmaking van de resultaten van de inspraak belangrijk is. Het ligt voor de hand om degenen die hebben ingesproken een exemplaar van het eindverslag te sturen. Als het aantal insprekers omvangrijk is, kan worden gekozen voor het volstaan met een algemene bekendmaking in de plaatselijke krant en bijvoorbeeld de website van de gemeente. Ook kan voor publicatie worden gekozen indien het aantal insprekers niet omvangrijk is. Het is aan te bevelen om tijdens de (eventuele) inspraakavond al duidelijkheid omtrent de communicatie te verschaffen.

Artikel 6

In dit artikel is bepaald wie besluit tot het houden van het participatieproces en op welk niveau.

De bevoegdheid tot het besluiten over de participatie is hier gekoppeld aan de wettelijke bevoegdheid tot het nemen van het uiteindelijke besluit over het betreffende beleidsstuk, regeling of plan.

Artikel 7

In dit artikel wordt de deelnemers aan een participatieniveau gekoppeld. De gedachtegang is: hoe zwaarder de positie van de participanten, des te meer eisen aan hun betrokkenheid.

Artikel 8, inrichting van het participatieproces

eerste lid

De contouren van elk participatieproces dat op initiatief van de gemeente wordt gestart worden

vastgelegd in een kaderstellen startnotitie, waarin de punten a tot en met i expliciet worden langsgelopen. Dat hoeft geen afzonderlijk document te zijn, maar kan ook een onderdeel zijn van bijvoorbeeld een nota van uitgangspunten. Ter voorbereiding van het startnotitie kan een omgevingsanalyse worden gemaakt, met name om vast te stellen welke belangen een rol spelen, wie (minimaal) bij het proces moeten betrokken, welke kaders gesteld moeten worden en waaraan die kaders zijn ontleend: wet- en regelgeving, eerdere raadsbesluiten, vast beleid van de gemeente, financiële en overige belangen van de gemeente enz.

Het kaderstellende startnotitie wordt vastgesteld door het gemeentelijk bestuursorgaan dat de bevoegdheid heeft later ook het besluit te nemen over het betreffende beleidsstuk, regeling of plan.

Het exacte onderwerp verwijst naar de vraagstelling. Zo helder mogelijk moet worden geformuleerd wat het bestuursorgaan aan de deelnemers aan het participatieproces vraagt.

Het doel verwijst naar de reden waarom het bestuursorgaan die vraag stelt. Is het proces gericht op het aanboren van de creativiteit van het deelnemersveld, of op het peilen van het draagvlak voor bepaalde beleidsopties?

Het niveau verwijst naar de treden van de participatieladder. Door helder te benoemen voor welke trede van de participatieladder het bestuursorgaan kiest, wordt duidelijk welke verwachtingen de deelnemers aan het proces mogen hebben van de status van hun inbreng. De keuze die wordt gemaakt over het participatieniveau moet gemotiveerd zijn.

Bij het maken van die keuze kan onder meer rekening worden gehouden met de volgende factoren:

• -

  Het schaalniveau: gaat het om iets stedelijks of iets dat wijk/buurtgericht is? In de rede ligt dat de invloed van burgers groter is naar mate de schaal kleiner is.

• -

  Hoe groot is het (vermoede) effect op de leefbaarheid, de veiligheid of de sociale kwaliteit?

• -

  Als een project een groot effect heeft op de leefbaarheid, de veiligheid en/of de sociale kwaliteit in de buurt, ligt in de rede om aan belanghebbenden meer invloed te geven dan bij een kleiner effect.

• -

  Is de input (van kennis) vanuit de doelgroepen nodig? Sommige projecten kunnen nauwelijks Gerealiseerd worden zonder daarbij de kennis van verschillende betrokkenen te gebruiken. Bij die projecten ligt een verdergaande vorm van participatie voor de hand.

• -

  Hoe groot is de beïnvloedingsruimte? Wat ligt al vast in wettelijke of gemeentelijke kaders of beleid?

• -

  Zijn er factoren die participatie belemmeren, bijvoorbeeld tijd of geld?

De kaders verwijzen naar de randvoorwaarden waarbinnen de participatie plaatsvindt. Deze kaders kunnen mede criteria omvatten aan de hand waarvan de inbreng van de deelnemers wordt getoetst. Zo kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat de inbreng van een belanghebbende zwaarder weegt dan die van een belangstellende. Een zo exact mogelijke beschrijving van de kaders is essentieel voor een goed participatieproces. Uit deze beschrijving moet helder naar voren komen wat er al vaststaat, wat nog bespreekbaar is en aan welke voorwaarden (financieel, juridisch of anderszins) oplossingen moeten voldoen om voor het bestuursorgaan acceptabel te kunnen zijn. Uit de beschrijving moet ook blijken hoe ‘hard’ de kaders zijn.

De schaal verwijst naar het gebied waarop het participatieproces betrekking heeft (de hele stad of een deel daarvan: stadsdeel, wijk, buurt). Dit is mede van belang voor de beantwoording van de vraag wie als belanghebbende kan worden aangemerkt.

De deelnemers kunnen alleen belanghebbenden zijn, belanghebbenden en/of deskundigen, of

belangstellenden, d.w.z. alle geïnteresseerden. De keuze wordt gemaakt door het bestuursorgaan (zie artikel 7) en hangt af van het karakter van het proces (exacte onderwerp, niveau en schaal van het proces).

De wijze en het tijdstip waarop de deelnemers hun inbreng kunnen leveren verwijst naar de inrichting van het proces. Duidelijk moet worden gemaakt hoe gereageerd kan worden (mondeling, schriftelijk, per e-mail, enz.), op basis waarvan en binnen welke termijn.

De wijze waarop het bestuursorgaan reageert wordt nader uitgewerkt in artikel 9. Bij participatie in de vorm van raadplegen, adviseren en coproduceren zal deze reactie de vorm krijgen van een verslag waarin inhoudelijk op de geleverde inbreng wordt ingegaan. Als inbreng niet wordt overgenomen wordt aangegeven wat daarvoor de reden is. Bij meebeslissen kan worden volstaan met een korte beschrijving van het gevolgde proces en van de uitkomst daarvan.

Vermelding van het tijdstip waarop het bestuursorgaan reageert op de geleverde inbreng is van belang om de deelnemers aan het participatieproces duidelijkheid te verschaffen over het verloop van het proces, maar ook om de tweezijdigheid van het proces te onderstrepen: termijnen gelden niet alleen voor burgers, maar ook voor de gemeente.

De inrichting van het proces verwijst onder meer naar termijnen, doorlooptijden en andere kwaliteitsaspecten.

tweede lid

Hier wordt de aanduiding “het voor de uitvoering verantwoordelijke bestuursorgaan”gebruikt. Het college of de burgemeester voeren raadsbesluiten uit. Dit betekent dat een participatieproces waartoe de raad heeft besloten ter uitvoering in handen van het college of de burgemeester wordt gelegd, als onderdeel van de voorbereiding op het uiteindelijke raadsvoorstel en raadbesluit over dat onderwerp.

In het tweede lid staat voorts dat het voornemen om een participatieproces te starten op gepaste wijze bekend wordt gemaakt. Wat "gepast" is, is afhankelijk van doelgroep, schaal en reikwijdte van het participatieproces. De wijze van bekendmaking kan variëren van publicatie in een krant, een huis-aan-huisblad of bijvoorbeeld een persoonlijke brief. Daarbij moet er rekening mee worden gehouden dat in veel gevallen niet zal kunnen worden volstaan met alleen een publicatie op de gemeentelijke website.

derde lid

In het derde lid wordt bepaald dat indien de kaders of de procesinrichting in de loop van het proces bijstelling behoeven, bijvoorbeeld door onvoorziene omstandigheden, dit zo snel mogelijk met de deelnemers aan het proces moet worden gecommuniceerd.

Artikel 9 Eindverslag van het participatieproces

tweede lid

In het tweede lid worden minimumeisen geformuleerd voor alle procesvormen.

In het verslag, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, wordt aangegeven hoe de procedure feitelijk is verlopen. Bij het overzicht bedoeld onder b van het tweede lid, volstaat een korte zakelijke weergave van de inbreng van de deelnemers aan de samenspraak. Onderdeel c van het tweede lid schrijft voor dat het bestuursorgaan aangeeft wat met de inbreng in de samenspraakprocedure wordt gedaan

derde lid

In het derde lid worden extra eisen geformuleerd voor de procesvormen raadplegen, adviseren en coproduceren. Bij deze vormen kan het voorkomen dat de gemeente afwijkt van de uitkomsten van het proces.

Daarom is het van belang te regelen dat gemotiveerd wordt ingegaan op de geleverde inbreng. Informeren leidt niet tot een ander besluit. Daarom kan daarbij worden volstaan met een kort feitelijk verslag van de informatiebijeenkomst en een weergave van eventuele nadere afspraken die daar zijn gemaakt. Bij “meebeslissen” kiezen de deelnemers uit twee of meer varianten en kan worden volstaan met een korte schets van het gevolgde proces en vermelding van de uitslag.

vijfde lid

In het vijfde lid is bepaald dat het bestuursorgaan het eindverslag op de gebruikelijke wijze openbaar maakt. Degenen die hebben deelgenomen aan het participatieproces ontvangen in beginsel een exemplaar van het eindverslag. Als het aantal deelnemers zeer groot is kan eventueel worden volstaan met een algemene bekendmaking in de periodiek waarin het participatieproces werd aangekondigd.

Artikel 10 De Ronde Tafel

De Ronde Tafelbijeenkomst kan dienen als een voortraject van het participatieproces zoals bedoeld in deze verordening maar dient geenszins als vervanging van het participatieproces. Wel dient te worden voorkomen dat er twee trajecten separaat worden gevolgd. Aanvullend heeft het een toegevoegde waarde, overlappend is ongewenst.