Budgetregeling Leudal 2013

1. De directeur is behoudens het bij deze regeling anders bepaalde als programmaverantwoordelijke de budgethouder voor de budgetten die de raad heeft toegekend op basis van de programmabegroting.

2. De budgethouder (directeur) kan per budget (product, kostenplaats of project) een teamleider of projectleider als budgetbeheerder aanwijzen.

3. De budgetbeheerder (teamleider of projectleider) kan per deelbudget (kostenplaats) een medewerker als PAV-er aanwijzen.

4. De aanwijzing als budgetbeheerder en PAV-er wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan de teamleider financiën en belastingen, vergezeld van de paraaf van de budgethouder en budgetbeheerder.

5. Teamleider financiën en belastingen legt de aanwijzing of wijziging van budgetbeheerders en PAV-ers vast in de financiële administratie.

1. De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

2. De medewerker rekenkamer is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de rekenkamer staan.

3. De voorzitter van de ondernemingsraad is budgethouder voor de aan de ondernemingsraad toegewezen budgetten.

4. De secretaris is budgethouder van de post "representatie”.

1. De budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven binnen de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:

• a.

  exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de productenraming, inclusief de daarbij behorende begrotingswijzigingen;

• b.

  voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening;

• c.

  investeringsbudget, het investeringsbudget is opgenomen in het MIP (meerjarig investeringsplan) behorende bij de programmabegroting of is apart toegekend door de gemeenteraad.

2. De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen is gelimiteerd tot de budgetruimte van de kostenplaats waar de verplichting/factuur verantwoord wordt.

3. Voor de budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er gelden de volgende randvoorwaarden

1. Budgetverschuivingen tussen programma’s en budgetverhogingen ten laste van het begrotingssaldo moeten ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

2.

• a.

  Budgetverschuivingen tussen producten van eenzelfde portefeuillehouder vinden plaats in overleg met het managementteam.

• b.

  Budgetverschuivingen tussen producten van verschillende portefeuillehouders vinden plaats in overleg met het managementteam en worden geaccordeerd door het college.

3. De budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten binnen een product, kostenplaats en project.

4. De in het tweede- en derde lid genoemde wijzigingen mogen niet leiden tot een verhoging van het totaalbudget per programma op lasten- of batenniveau. Als dit wel zo is, is een raadsbesluit vereist (Rarap / begrotingswijziging).

5. De budgethouder draagt er zorg voor dat wijzigingen bedoeld onder het derde en vierde lid worden aangeleverd bij team financiën en belastingen, die deze als administratieve begrotingswijziging verwerkt

1. De budgethouder en budgetbeheerder laten iedere verplichting boven een bedrag van € 3.500 in de financiële administratie registreren op het moment dat de verplichting ontstaat.

2. Het gestelde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op vorderingen.

3. De budgetbeheerder draagt er zorg voor dat de facturen voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) in de workflow zijn geaccordeerd.

4. Het team financiën en belastingen geeft algemene instructie aan de budgethouders, budgetbeheerders en PAV-ers over de administratieve vastlegging en verantwoording.

1. Er mogen uitsluitend verplichtingen (bestellingen) aangegaan worden als hiervoor voldoende budget beschikbaar is.

2. Budgetafwijkingen of dreigende budgetafwijkingen op het productniveau, waarbij sprake is van een onder- dan wel overschrijding van € 25.000 en/ of 10 % van het geraamde bedrag dienen zo spoedig mogelijk gemeld te worden aan de secretaris en de portefeuillehouder.

3. De budgethouder wordt geacht dekking binnen zijn budgetten aan te geven op het moment dat één van zijn budgetten overschreden dreigt te worden.

1. De budgethouder (tevens programmaverantwoordelijke) legt aan de secretaris en het college verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling conform de planning- en control cyclus.

2. Jaarlijks ontvangen de budgethouders en budgetbeheerders een planning van de planning- en control cyclus.

1. De teamleider financiën en belasting draagt er zorg voor dat budgethouders en budgetbeheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de aan hen toebedeelde budgetten en de uitputting daarvan.

2. Budgethouders, budgetbeheerders en PAV-ers dragen er – ten behoeve van het genoemde in lid 1- zorg voor, dat alle relevante gegevens tijdig bij het team financiën worden aangeleverd alsmede dat de workflow tijdig wordt afgehandeld.

3. Budgethouders en budgetbeheerders bewaken hun budgetten en de uitputting daarvan en melden eventuele onjuistheden direct bij het team financiën, zodat deze voor correctie kan zorg dragen.

1. Deze regeling treedt in werking op de datum van publicatie.

2. Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum ingetrokken.

3. De regeling wordt aangehaald als “Budgetregeling Leudal 2013”.