Subsidieverordening Rotterdam 2014

Ondertekening

TOELICHTING BIJ DE SUBSIDIEVERORDENING ROTTERDAM 2014

Algemeen

De aanleiding voor de herziening van de subsidieverordening is om het proces van subsidieverlening te laten voldoen aan het Rotterdamse beleid van het beperken van de regeldruk en het terugdringen van de verantwoordingslasten. Daarnaast het stroomlijnen van de procedures in het kader van de digitalisering van het subsidieproces.

Ook landelijk staat de deregulering en het daardoor verminderen van de administratieve en bestuurlijke lastendruk hoog in het vaandel. Voor het opstellen van een nieuwe verordening is dan ook gebruik gemaakt van de nieuwe Modelverordening van de VNG. De uitgangspunten van deze modelverordening zijn:

het verminderen van de indieningsvereisten en de mogelijkheden van een andere verantwoordingswijze en beter financieel beheer van subsidies.

Uitgangspunt van deze nieuwe verordening is vertrouwen, zonder daarbij de eventuele risico’s uit het oog te verliezen. Dit betekent dat er meer nadruk komt te liggen op de eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger. Dit sluit aan op de op 10 november 2011 door de raad aangenomen motie ‘Niet afrekenen’.

De vorige subsidieverordening was de Subsidieverordening Rotterdam 2005 (hierna SvR 2005). Deze verordening is een aantal malen gewijzigd. Deze subsidieverordening is tot stand gekomen door het herzien van de Verordening algemene subsidievoorwaarden 2001 (VAS 2001).

Vanwege de omvang van de wijzigingen is er voor gekozen om de SvR 2005 niet te wijzigen, maar een geheel nieuwe subsidieverordening op te stellen. Zoals gezegd, heeft voor het opstellen het VNG model als basis gediend. Daarnaast is er voor gekozen om de hieraan gekoppelde uitvoeringsregels te integreren in de subsidieverordening zelf. De bepalingen omtrent de afrekening en de vereiste accountantsproducten staan nu opgenomen in deze subsidieverordening, en bijlage 2 SVR2014-subsidiecontroleprotocol. Zo weet de subsidieaanvrager en zijn/haar subsidieaccountant direct waaraan een aanvraag aan moet voldoen en welke eisen er gelden voor de afrekening en controle.

Belangrijkste wijzigingen

A. Subsidievormen

Een van de meest in het oogspringende verandering is het verdwijnen van verschillende subsidievormen. De SvR 2005 kende allereerst de begrippen incidentele en structurele subsidie. In deze verordening komen alleen deze begrippen terug, zij het onder een andere naam, namelijk eenmalige subsidies en jaarlijkse subsidies. Deze benamingen zijn minder strikt dan op het eerste gezicht lijkt en proberen alleen het verschil aan te geven tussen de in principe jaarlijks aan instellingen/natuurlijke personen verleende subsidies en de overige (eenmalige) subsidies. Ze zijn van belang voor de indieningvereisten. In de artikelgewijze toelichting wordt nader ingegaan op het verschil tussen deze twee benamingen.

Het begrip structurele subsidie wordt bewust niet meer gebruikt om verwarring te voorkomen met de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) waarbij structurele subsidie een rechtsgevolg is wanneer een subsidie meer dan drie jaar achter elkaar wordt verleend.

Daarnaast kende de SvR 2005 de exploitatiesubsidie, de investeringssubsidie, de prestatiesubsidie en de budgetsubsidie. De eerste twee vormen betroffen financiële bijdragen aan een bepaalde activiteit waarbij niet zozeer de prestatie vooropstond, maar de financiële verantwoording, die nodig was om op basis van financiën af te rekenen. Te denken valt een bijdrage in de kosten van een verhuizing of een financiële bijdrage aan een instelling.

De laatste twee vormen waren meer prestatie gericht; de prestatiesubsidie, waarbij een bedrag per prestatie werd vergoed en de budgetsubsidie. Bij deze vormen stond de prestatielevering voorop en werd daar ook op afgerekend, vaak ongeacht de gemaakte kosten.

Het verschil in deze subsidievormen was echter voor buitenstaanders vaak moeilijk te volgen en de verschillen in regimes die op deze verschillende vormen van toepassing waren, zijn vrij gering. De verschillen in regime kwamen met name tot uitdrukking bij de verantwoording en afrekening van de subsidies zoals beschreven in de uitvoeringsregeling.

Tot slot was er nog de waarderingssubsidie die verleend werd louter als waardering voor het bestaan van een instelling of voor een bepaalde activiteit van een instelling. Deze subsidie gold tot een bedrag van €10.000 en mocht direct worden vastgesteld.

B. Vermindering administratieve lastendruk voor de subsidieontvanger

Zoals in de inleiding is gesteld, is de vermindering van de administratieve lastendruk een belangrijk uitgangspunt van deze subsidieverordening. Deze wordt bereikt door:

• •

  het maximeren van de tussentijdse rapportages; de informatieverplichtingen voor de subsidieontvangers worden verminderd, doordat de huidige tussentijdse rapportagevereisten voor kleine subsidies niet zijn toegestaan en voor hogere subsidiebedragen worden beperkt;

• •

  de mogelijkheid van direct vaststellen; de subsidieverlening wordt

  onderverdeeld in twee arrangementen (wijziging SvR 2005 d.d. 20 december 2012), waarbij de eerste groep (de subsidies tot € 25.000) direct kunnen worden vastgesteld;

• •

  een trapsgewijze zwaarte van het accountantsonderzoek aangaande de subsidieverantwoording: lichte accountantsproducten bij subsidies vanaf € 50.000 tot € 200.000 en zware accountantsproducten bij subsidies vanaf€ 200.000;

• •

  de mogelijkheid tot ontheffing van het accountantsonderzoek aangaande de één of meer onderdelen van de totale subsidieverantwoording; in bepaalde gevallen kan het denkbaar zijn dat subsidies ook boven een bepaalde grens niet door een accountant worden gecontroleerd, bijvoorbeeld omdat op eenvoudige wijze is vast te stellen dat een bepaalde prestatie is verricht;

• •

  meer maatwerk mogelijk bij verlening en afrekening van subsidies.

Daarnaast is de leesbaarheid en uitvoerbaarheid uitgangspunt geweest. Dit uit zich onder meer in:

• •

  beknopte, eenvoudige verordening met ten opzichte van de vorige verordening minder artikelen;

• •

  aansluiting bij het Rijksbeleid en de VNG;

• •

  geen uitvoeringsregels, maar een compacte verordening;

• •

  twee regimes voor subsidieverlening, -verantwoording en –afrekening;

• •

  heldere weergave waarop wordt afgerekend.

C. Controle

Een vereenvoudiging van de regels en een versoepeling van het verantwoordingsregime voor kleinere subsidies en de mogelijkheid voor maatwerk brengt ook mee dat de aanvragen ‘aan de voorkant’ goed beoordeeld moeten worden.

Door het uitbreiden van het aantal weigeringsgronden wordt aan de subsidieverstrekker een adequaat instrumentarium geboden om subsidieaanvragen, waarvan onder andere twijfelachtig is of zij zullen bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente Rotterdam, te kunnen weigeren. In de toelichting bij de artikelen wordt daar uitgebreid op ingegaan.

Daarnaast heeft de subsidieontvanger zelf ook een verantwoordelijkheid. Deze verantwoordelijkheid komt expliciet in de verordening tot uitdrukking. Wanneer doelstellingen niet (geheel) worden gehaald, dan dient de subsidieontvanger zelf actief hierover contact op te nemen met de subsidieverstrekker.

Ook bestaat de mogelijkheid om na vaststelling van een subsidie alsnog aanvullende stukken op te vragen bij de subsidieontvanger. Wanneer mocht blijken dat niet aan de subsidievoorwaarden/verplichtingen is voldaan kan de vaststellingsbeschikking alsnog achteraf worden ingetrokken en het bedrag worden teruggevorderd.

Voor subsidies vanaf € 50.000 bestaat daarnaast de mogelijkheid om voor zowel de prestaties als de financiën een accountantsproduct op te vragen.

Daarnaast wordt in de verordening helder weergegeven waaraan de vereiste subsidieverantwoording moet voldoen.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel wordt een tweetal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd namelijk:

• 1.

  de eenmalige subsidie (voorheen de incidentele subsidie): subsidie die kan worden verleend voor activiteiten/prestaties die in beginsel van bepaalde duur zijn;

• 2.

  de jaarlijkse subsidie (voorheen de structurele subsidie): subsidie die per (kalender/boek)jaar wordt verleend.

Eenmalige subsidies zijn subsidies voor een eenmalige activiteit of een prestatie, waarvoor het college slechts voor een van tevoren bepaalde tijd subsidie wil verlenen. Te denken valt aan subsidies die worden gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals bijvoorbeeld een buurtactiviteit, een dansvoorstelling of een kunstmanifestatie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd die afhankelijk is van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar.

De jaarlijkse subsidie heeft veelal op voortdurende activiteiten van een instelling betrekking. Hierbij kan worden gedacht aan een bijdrage in de jaarlijkse exploitatie van een instelling of een school.

Het onderscheid wordt alleen gebruikt voor het bepalen van de indieningstermijnen van de subsidieaanvraag en de eventuele subsidieverantwoording achteraf.

Artikel 2 Reikwijdte verordening

In dit artikel wordt aangegeven dat de subsidieverstrekking door het college wordt beperkt tot de subsidiëring van de door de raad aangegeven (beleids)doelen, zoals deze zijn opgenomen in de begroting van de raad, en deze subsidiering volgens de in deze subsidieverordening opgenomen kaders verloopt. Het college besluit tot subsidiering binnen de door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de begroting en deze subsidieverordening. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen die niet overeenstemmen met de door de raad vastgestelde (beleids)doelen en deze subsidieverordening.

De verordening levert geen inhoudelijke criteria voor verlening of vaststelling. De grondslag en beoordeling voor de verlening van incidentele subsidies of begrotingssubsidies kunnen beleidsnotities of programma’s op de begroting zijn. De grondslag voor subsidiering bij wettelijk voorschrift is een door het college vastgestelde subsidieregeling. Het college heeft de mogelijkheid om in situaties als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht de SVR 2014 geheel of gedeeltelijk van toepassing te verklaren.

Artikel 3 Bevoegdheid college

In dit artikel staan de bevoegdheden van het college opgesomd. Deze bevoegdheden bestonden ook onder de vorige subsidieverordening, maar zijn in deze verordening in één artikel overzichtelijk weergegeven.

Met ‘besluit over het verstrekken’ zoals genoemd in het eerste lid wordt bedoeld de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke.

In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden en verplichtingen aan de subsidie te verbinden.

In het derde lid is bepaald dat het college door middel van delegatie van wetgevende bevoegdheid, nadere regels kan stellen met betrekking tot de subsidieverstrekking.

Deze nadere regels bevatten algemeen verbindende voorschriften en zijn een daad van wetgeving. Dit houdt in dat deze nadere regels moeten worden gepubliceerd overeenkomstig de artikelen 139 e.v. van de Gemeentewet.

Ook kan het college beleidsregels vaststellen. Beleidsregels zijn in tegenstelling tot de nadere regels geen algemeen verbindende voorschriften en kunnen slechts betrekking hebben op de vaststelling van feiten, afweging van belangen of uitleg van wettelijke voorschriften (artikel 4:81 e.v. Awb).

Met het vierde lid krijgt het college de opdracht om een subsidiecontroleprotocol vast te stellen.

Artikel 3a Europese regelgeving/Staatssteun

Om subsidies onder een Europees steunkader te brengen moet de subsidie op het toepasselijke steunkader worden toegesneden. Daarbij kan het nodig zijn dat er afgeweken wordt van de SVR 2014, of dat subsidiebeschikkingen worden aangevuld. Als sprake is van steun die valt onder een Europees steunkader, kunnen uiteraard alleen de activiteiten, doelstellingen, resultaten en kosten voor subsidie in aanmerking komen voor zover die voldoen aan de eisen en voorwaarden van het betreffende steunkader.

Artikel 4 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

Ingevolge het eerste lid kan de raad subsidieplafonds per programma (beleidsterrein) van de programmabegroting vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de programmabegroting. Een subsidieplafond heeft als doel om voor een bepaald programma (beleidsterrein) van de programmabegroting een maximum aan subsidiebudget vast te stellen.

Verder is in het tweede lid bepaald dat het college bij de subsidiering de programmabegroting en de door de raad ingestelde subsidieplafonds per programma in acht neemt. Als de programmabegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt een subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud (lid 4).

Daarnaast maakt het derde lid mogelijk dat het college in nadere regels voor bepaalde onderdelen van de door de raad vastgestelde programma’s van de programmabegroting aanvullend subsidieplafonds kan vaststellen.

In het derde lid wordt geregeld, dat indien voor een subsidieplafond wordt gekozen in nadere regels ter uitvoering van het subsidieplafond, door het college verdeelregels van het beschikbaar gestelde subsidiebudget worden opgenomen. Er zijn verschillende mogelijkheden. De meest eenvoudige vorm is een verdeelmechanisme op volgorde van binnenkomst, “wie het eerst komt, het eerst maalt”, waarbij aanvragen in volgorde van ontvangst van de volledige aanvraag worden behandeld.

Een andere vorm is een tendersysteem, waarbij het beschikbare subsidiebudget wordt verdeeld over de positief beoordeelde aanvragen door middel van een onderlinge vergelijking van de aanvragen en de beste aanvragen voor subsidie in aanmerking komen. Van belang bij dit systeem is dat helder is voor de aanvrager op basis van welke criteria de aanvragen worden getoetst en in rangorde worden gezet.

De criteria waaraan een aanvraag wordt getoetst, dienen zoveel mogelijk eenduidig te zijn. Ook is het aan te bevelen dat deze regels uniform gelden voor alle programma(onderdelen) van de programmabegroting.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat de (aanvullende) subsidieplafond(s) en de wijze van verdeling van de beschikbare middelen voor subsidiering bekend wordt gemaakt, vóórdat deze, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering kunnen worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Indien het voor subsidie beschikbare subsidiebudget uitsluitend op de programmabegroting vermeld staat en de gemeente deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemotiveerd weigeren wegens het bereiken van het plafond.

Artikel 5 Bij de aanvraag in te dienen gegevens

Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1 van de Awb. Het college bepaalt welke gegevens de aanvrager moet aanleveren en neemt daarbij de proportionaliteit in acht. Er is voor gekozen om in dit artikel geen opsomming te geven van de in te dienen gegevens, maar te verwijzen naar het door of namens het college vastgestelde subsidieaanvraagformulier, wat per subsidie kan verschillen. Hierdoor kan maatwerk worden geleverd, waardoor de aard en hoeveelheid van de gevraagde gegevens in redelijke verhouding kan staan tot de omvang van de gevraagde subsidie. Zo zal aan een buurtvereniging, die subsidie vraagt voor een buurtfeest, een formulier kunnen worden uitgereikt, waarop bij ‘te verstrekken gegevens’ slechts een kostenopgave wordt genoemd.

De aanvraag voor subsidie dient schriftelijk te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Het uitgangspunt is dat de aanvrager zijn aanvraag digitaal indient bij de gemeente.

Daarnaast zijn de aanvraagformulieren digitaal beschikbaar gesteld op de website van de gemeente. Dit is mogelijk met behulp van DigiD.

Organisaties die in het Handelsregister geregistreerd staan, kunnen een toegangscode opvragen voor DigiD voor bedrijven bij de Kamer Van Koophandel (www.kvk.nl). Organisaties, die niet in het Handelsregister staan geregistreerd, kunnen het digitale formulier met hun DigiD voor burgers versturen. De gemeente controleert dan vervolgens de gegevens van de aanvrager via het Handelsregister Online.

Wanneer het noodzakelijk is voor een juiste beoordeling van de subsidie kan het college ten allen tijde daarnaast nog andere gegevens opvragen bij de aanvrager van de subsidie.

Artikel 6 Aanvraagtermijn

Allereerst wordt uitdrukkelijk opgemerkt dat het college, ingevolge de Awb, aanvragen die te laat worden ontvangen niet in behandeling hoeft te nemen. In dit artikel worden de termijnen genoemd, waarbinnen subsidieaanvragen dienen te zijn ingediend bij het college.

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen jaarlijkse subsidies en eenmalige subsidies. Voor specifieke regelingen kan ook maatwerk worden geleverd door andere (kortere) termijnen te verlangen. Dit kan door het opstellen van nadere regels.

Artikel 7 Beslistermijn subsidieverlening

In dit artikel worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een subsidieaanvraag. In deze verordening wordt de termijn gesteld op acht weken. Deze termijn kan met ten hoogste twaalf weken worden verlengd.

Het vierde lid geeft een uitzondering op de maximale termijn van uitstel van 12 weken. Omdat er tijd kan zitten tussen het nemen van het besluit door de Europese Commissie en het bekendmaken is dat laatste moment als aanknopingspunt genomen (in tegenstelling tot de model-ASV, waar het besluitmoment als aanknopingspunt is genomen).

Artikel 8 Weigeringsgronden

De algemeen geldende weigeringsgronden, opgenomen in artikel 4:35 Awb, worden hier met een nadere, op de praktijk toegesneden grond aangevuld.

Als eerste moet voor de subsidie voldoende geld op de begroting worden gereserveerd. Ook kan een subsidie worden geweigerd wanneer er subsidie wordt aangevraagd voor een prestatie/activiteit, dat niet of onvoldoende bijdraagt aan de gemeentelijke beleidsdoelen of doelen blijkende uit de programmabegroting.

Bijvoorbeeld omdat het geen taak is van de gemeente.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een subsidie te weigeren als de aanvrager ook zonder subsidie over voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen hetzij uit middelen van derden, kan beschikken om de activiteit/prestatie te realiseren. Dit artikel is in plaats gekomen van de (ingewikkelde) vermogenstoets.

Daarnaast kan de subsidie geweigerd worden als er gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de te verlenen subsidie niet of in onvoldoende mate zal worden besteed (of bijdragen) aan het (beleids)doel waarvoor de subsidie is bedoeld of aan de gemeente of haar ingezetenen.

Ook biedt artikel 8 de mogelijkheid om een subsidie te weigeren indien er gegronde redenen zijn om te twijfelen aan de werkwijze of capaciteiten van de aanvrager zelf. In deze verordening is er voor gekozen om niet de eis te stellen dat subsidies uitsluitend aan rechtspersonen worden verleend. Het kan echter het geval zijn dat door het ontbreken van rechtspersoonlijkheid of vanwege de rechtsvorm van de organisatie een doeltreffende verwezenlijking van de activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd in het gevaar komt. Te denken valt aan het aanvragen van grote subsidiebedragen door particulieren.

Ook kan een subsidieaanvraag geweigerd worden als een verlening concurrentievervalsing veroorzaakt of dreigt te veroorzaken.

Voorkomen moet worden dat overheidsgeld gaat naar subsidieontvangers die niet integer zijn. Daarom wordt in onderdeel i geregeld dat een subsidieontvanger geen activiteiten mag ontplooien of doelen mag nastreven die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde. Onder het ontplooien van activiteiten wordt tevens verstaan het nalaten van bepaalde gedragingen waardoor strijdigheid met de wet, het algemeen belang of de openbare orde ontstaat.

onderdeel j: Een subsidieaanvraag wordt geweigerd als deze in strijd is met een wettelijk voorschrift. Inbegrepen zijn aanvragen van:

• -

  een aanvrager tegen wie een bevel tot terugvordering uitstaat ingevolge een eerdere beschikking van de Europese Commissie waarin de steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;

• -

  een aanvrager die een onderneming drijft die in moeilijkheden verkeert als bedoeld in het desbetreffende Europese steunkader;

Onderdeel l ten slotte geeft het college de bevoegdheid in een subsidieregeling nog andere weigeringsgronden op te nemen, bijvoorbeeld weigeringsgronden die specifiek met de te subsidiëren activiteiten samenhangen.

Artikel 9 Verlening subsidie

Ingevolge artikel 9 geeft het college in het subsidieverleningsbeschikking vooraf de geldende voorwaarden/verplichtingen aan ten aanzien van de in deze artikel genoemde minimale aspecten. Hiermee wordt bereikt dat voor degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden/verplichtingen hij dient te voldoen.

Artikel 10 Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verleend volgens het in de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen. Dit leidt tot administratieve lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de gemeente.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaats vindt, niet in deze verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningsbeschikking vermeld.

De subsidieontvanger is volgens artikel 12 verplicht te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende en achteraf vast te stellen subsidiebedrag. Indien nodig kan de subsidieverstrekker vervolgens door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Met de algemene formulering van dit artikel is de mogelijkheid open gelaten om, zonder dat daartoe wijziging van deze lokale verordening noodzakelijk is, recht te doen aan de wijziging van de landelijke voorschotregeling, die beslag heeft gekregen met de invoering van de vierde tranche Awb. Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats. Zie artikel 4:87, lid 1, Awb.

Artikel 11 Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen om slechts aan subsidies van meer dan € 100.000 de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse rapportage te vragen. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren. Het ligt voor de hand dat de eisen die worden gesteld aan de tussentijdse rapportage lichter zijn dan de eisen die worden gesteld aan de eindverantwoording. Bij subsidies vanaf € 500.000 mag maximaal twee maal per jaar een rapportage worden gevraagd. Deze bevoegdheid is niet bedoeld om tot volgende uitbetaling van voorschotten over te gaan. Daarvoor geldt de regeling van artikel 10. Deze bevoegdheid is ook niet bedoeld om rapportages op te vragen die voortvloeien uit andere wetgeving.

Lid 2 geeft het college de mogelijkheid om een afwijkende frequentie voor tussentijdse rapportageverplichtingen op te leggen bedoeld voor uitzonderlijke en bijzondere situaties.

Artikel 12 Verplichtingen van de subsidieontvanger

Het eerste lid bevat de verplichting voor de subsidieaanvrager om mee te werken aan een onderzoek ten aanzien van de gesubsidieerde activiteiten/prestaties en de daaraan verbonden subsidiabele lasten en baten. Hierbij kan gedacht worden aan een steekproefsgewijze controle wanneer er sprake is van directe vaststelling van een subsidie. De subsidieontvanger overlegt daarbij onverwijld de gevraagde bewijsstukken.

Artikel 12 heeft betrekking op verplichtingen die de subsidieontvanger moet naleven als er al een verleningsbeschikking is. De vraag naar nadere informatie en onderzoek kan geen betrekking hebben op een aanvraag voor verlening, want dat recht om informatie op te vragen vloeit impliciet voort uit het kunnen beoordelen van een aanvraag aan de hand van de voorwaarden om voor subsidie in aanmerking te komen. Die voorwaarden zijn geregeld in de subsidieregeling of het beleidsprogramma. In beginsel worden informatieverplichtingen opgenomen in de verleningsbeschikking, ook bij directe vaststelling. Alleen wanneer sprake is van een situatie bedoeld in artikel 4:48 van de Algemene wet bestuursrecht, kan buiten de verplichtingen in de verleningsbeschikking aanvullende informatie opgevraagd worden of medewerking aan onderzoeken worden verlangd.

In het tweede lid is een meldingsplicht opgenomen. Deze meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen. Zo is de subsidieontvanger verplicht gedurende de looptijd van de subsidie te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit/prestatie niet, niet tijdig of niet geheel zal worden verricht of niet, niet tijdig of niet geheel volgens alle daaraan verbonden voorwaarden/verplichtingen zal worden verricht.

Vanuit een oogpunt van administratieve lasten geldt de meldplicht bij afwijkingen van meer dan 10% in aard, aantal of bedrag. De meldingsplicht biedt mogelijkheden voor nadere afspraken over het aanpassen van de voorwaarden/verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Als deze meldingsverplichting niet wordt nageleefd, dan kan de subsidie (onder meer) om die reden lager worden vastgesteld (zie ook artikel 4:46 eerste lid onder b, Awb). Let wel: elke afwijking van (bijvoorbeeld) de activiteiten, prestaties of kosten kan sowieso leiden tot een lagere subsidievaststelling, ongeacht het percentage (zie bijvoorbeeld ook de andere in artikel 4:46 lid 2 Awb genoemde gronden). De meldingsplicht van 10% of hogere afwijkingen vormt een aparte verplichting die hier volledig los van staat.

Het niet voldoen aan de in het tweede lid bedoelde meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, een reden zijn om met toepassing van artikel 4:49 Awb de subsidievaststelling in te trekken, omdat de ontvanger wist of behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het gehele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Het derde lid regelt dat de subsidieontvanger het college zo spoedig mogelijk op de hoogte brengt van de (voorgenomen) rechtshandelingen die van invloed kunnen zijn op de aanwending van subsidiegelden.

Het eerste lid bevat de verplichting voor de subsidieaanvrager om mee te werken aan een onderzoek ten aanzien van de gesubsidieerde activiteiten/prestaties en de daaraan verbonden subsidiabele lasten en baten. Hierbij kan gedacht worden aan een steekproefsgewijze controle wanneer er sprake is van directe vaststelling van een subsidie. De subsidieontvanger overlegt daarbij onverwijld de gevraagde bewijsstukken.

In het tweede lid is een meldingsplicht opgenomen. Deze meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen. Zo is de subsidieontvanger verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit/prestatie niet, niet tijdig of niet geheel zal worden verricht of niet, niet tijdig of niet geheel volgens alle daaraan verbonden voorwaarden/verplichtingen zal worden verricht.

Vanuit een oogpunt van administratieve lasten geldt de meldplicht bij afwijkingen van meer dan 10% in aard, aantal of bedrag. De meldingsplicht biedt mogelijkheden voor nadere afspraken over het aanpassen van de voorwaarden/verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Als deze meldingsverplichting niet wordt nageleefd, dan kan de subsidie (onder meer) om die reden lager worden vastgesteld (zie ook artikel 4:46 eerste lid onder b, Awb). Let wel: elke afwijking van (bijvoorbeeld) de activiteiten, prestaties of kosten kan sowieso leiden tot een lagere subsidievaststelling, ongeacht het percentage (zie bijvoorbeeld ook de andere in artikel 4:46 lid 2 Awb genoemde gronden). De meldingsplicht van 10% of hogere afwijkingen vormt een aparte verplichting die hier volledig los van staat.

Het niet voldoen aan de in het tweede lid bedoelde meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, een reden zijn om met toepassing van artikel 4:49 Awb de subsidievaststelling in te trekken, omdat de ontvanger wist of behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het gehele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Het derde lid regelt dat de subsidieontvanger het college zo spoedig mogelijk op de hoogte brengt van de (voorgenomen) rechtshandelingen die van invloed kunnen zijn op de aanwending van subsidiegelden.

Artikel 12a Bijzondere verplichtingen van de subsidieontvanger

Dit artikel bevat een bevoegdheidsgrondslag voor het college om aan de subsidieverlening bepaalde ’bijzondere‘ verplichtingen te verbinden, in aanvulling op wat reeds mogelijk is op grond van de Awb (zie artikel 4:37 van de Awb).

Het creëren van deze mogelijkheid wordt onder bepaalde voorwaarden geboden door de artikelen 4:38 (voor zover het betreft verplichtingen die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie) en 4:39 (voor zover het betreft verplichtingen die niet strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie). In beginsel dient de verordening hiervoor een uitdrukkelijke grondslag te bieden, of – in het geval van verplichtingen die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie – de verleningsbeschikking.

Het eerste lid ziet op de verplichtingen die verband houden met de verwezenlijking van het doel van de subsidie. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan eisen inzake de deskundigheid van de personen die de te subsidiëren activiteit uit zullen voeren.

Het tweede lid maakt het mogelijk om verplichtingen op te leggen die niet strekken tot verwezenlijking van het eigenlijke doel van de gesubsidieerde activiteit. Het betreft echter geen vrijbrief, deze verplichtingen moeten wel enig verband houden met de gesubsidieerde activiteit. Het kan bijvoorbeeld gaan om het opleggen van de verplichting om een extra inspanning te leveren om een bepaalde doelgroep te betrekken bij de gesubsidieerde activiteiten of om de activiteiten op de meest milieuvriendelijke manier uit te oefenen. Uit de wetsgeschiedenis blijkt dat met het opleggen van deze subsidieverplichtingen terughoudendheid dient te worden betracht (Kamerstukken II 1993/94, 23 700, nr. 3, p. 66). Als het college van deze aanvullende mogelijkheid gebruik maakt moet dat duidelijk gemotiveerd worden.

Het derde en vierde lid maakt het mogelijk om aan subsidieontvangers verplichtingen op te leggen in het kader van social return en in het kader van toegankelijkheid voor mensen met een beperking.

Artikel 13 Verantwoording en vaststelling subsidies tot € 25.000

Het subsidiekader gaat uit van proportionaliteit tussen het subsidiebedrag en de administratieve lasten.

Voor subsidiebedragen tot € 25.000, kan de subsidie worden verleend op basis van vertrouwen; Subsidies kunnen met de subsidieverleningsbeschikking tevens direct worden vastgesteld of achteraf worden vastgesteld waarbij niet meer standaard een inhoudelijke en financiële subsidieverantwoording aangeleverd hoeft te worden.

Hierdoor kunnen de administratieve lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden beperkt.

Omdat een aantal categorieën van subsidies zich niet leent voor het direct vaststellen is het direct vaststellen niet verplicht gesteld, maar mogelijk gemaakt door middel van een ‘kan-bepaling’. Op deze manier kan het college maatwerk leveren.

Er geldt voor alle subsidies een actieve meldingsplicht voor de subsidieontvanger bij het mogelijk niet kunnen nakomen van de subsidievoorwaarden/verplichtingen. Ook kan na (directe) vaststelling van een subsidie een risicogeoriënteerde controle achteraf plaatsvinden bij de ontvanger. Een meer risicogeoriënteerde aanpak betekent ook een zekere risicoacceptatie. Belangrijk hierbij is dat incidenten niet gelijk tot een systeemaanpassing zouden moeten leiden. De verantwoordingsfocus bij subsidies tot € 25.000 ligt op het leveren van de prestatie/activiteit in plaats van op de kosten hiervan. Hierdoor kan het ook voorkomen, dat de werkelijke kosten uiteindelijk lager zijn dan het verleningsbedrag van de subsidie. Uitgangspunt daarbij is dat bij de verstrekking van subsidies aan bijvoorbeeld bewonersorganisaties, verenigingen of particulieren de gemeente slechts een beperkt financieel risico loopt. Het subsidiebedrag is vaak niet zo hoog, terwijl de administratieve en bestuurlijke lasten naar verhouding vaak wel hoog zijn.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de prestatie/activiteit direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de prestatie/activiteit nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie (bijvoorbeeld een ‘waarderingssubsidie’) en de door de subsidieverstrekker gemaakte risicoafweging van de subsidieontvanger. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt conform artikel 9 onder andere de verantwoordingswijze in de subsidieverleningsbeschikking vermeld. Dat kan zijn een volledige (financiële en/of inhoudelijke) verantwoording van de activiteiten/prestaties, maar ook maatwerk is mogelijk, waarbij te denken valt aan een foto of krantenartikel van de activiteit/prestatie, een factuur of een ander bewijsstuk waaruit blijkt dat aan de voorwaarden/verplichtingen zijn voldaan. De subsidie wordt vervolgens, na ontvangst van een aanvraag tot vaststelling, binnen de daarvoor geldende termijnen vastgesteld.

Artikel 14 Verantwoording en controle subsidies vanaf € 25.000

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidieaanvrager de aan hem verleende subsidie vanaf € 25.000 aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 9 wordt de wijze van verantwoording en controle al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekendgemaakt.

In het eerste lid is geregeld wanneer de aanvraag tot subsidievaststelling moet worden ingediend. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen eenmalige en jaarlijkse subsidies. Indien het subsidietijdvak van een jaarlijkse subsidie niet synchroon loopt met een kalenderjaar (bijvoorbeeld een schooljaar of een ander gebroken boekjaar), dient de aanvraag tot vaststelling uiterlijk twaalf weken na afloop van dit subsidietijdvak bij het college te worden ingediend.

In het derde lid is beschreven dat de aanvraag tot subsidievaststelling met behulp van een door of namens het college vastgesteld formulier moet worden ingediend. Deze bevat:

• •

  Inhoudelijke verantwoording

• •

  Financiële verantwoording

• •

  De in de verleningsbeschikking gevraagde accountantsproducten bij een subsidieverlening vanaf € 50.000.

De verantwoordingsvoorwaarden waaraan de inhoudelijke respectievelijk financiële subsidieverantwoording – als onderdeel van de totale subsidieverantwoording – dient te voldoen zijn in het derde lid onderdeel a respectievelijk onderdeel b beschreven.

Verder worden in onderdeel c van het derde lid de vereiste accountantsproducten aangaande de onderdelen van de totale subsidieverantwoording bij verleende subsidies vanaf € 50.000 beschreven. Als een subsidie afgerekend wordt op basis van de werkelijke prestaties respectievelijk de werkelijke subsidiabele lasten (en de eventueel daaraan gerelateerde baten) van subsidiabele activiteiten, wordt een accountantsproduct over de inhoudelijke subsidieverantwoording respectievelijk de financiële subsidieverantwoording opgevraagd.

Bij subsidies vanaf € 200.000 worden ‘zware’ accountantsproducten opgevraagd, aangezien bij grotere subsidiebedragen logischerwijze ook meer zekerheid wordt verlangd. In principe wordt met de verleningsbeschikking slechts één accountantsproduct opgevraagd: of over de inhoudelijke of over de financiële subsidieverantwoording.

Alleen in de gevallen waarin afgerekend wordt op basis van zowel prestaties als op basis van de subsidiabele lasten en de eventueel daaraan gerelateerde baten van subsidiabele activiteiten, moet de accountant zowel de prestaties als de lasten en eventuele baten controleren. Dit kan op twee manieren:

• 1.

  met twee accountantsproducten: namelijk een accountantsproduct over de financiële subsidieverantwoording en een accountantsproduct over de inhoudelijke subsidieverantwoording.

• 2.

  Via de nieuwe manier die met de wijziging van het subsidiecontroleprotocol in 2021 mogelijk is gemaakt: namelijk een accountantsproduct over de inhoudelijke subsidieverantwoording aangevuld met financiële indicatoren.

Gezien de systematiek van de verordening en de hiermee gemoeide accountantskosten wordt aangeraden slechts bij uitzondering subsidie op zowel prestaties als op lasten te verlenen.

In lid 5 staat dat bij subsidies vanaf € 25.000 tot € 50.000 het college vooraf in de verleningsbeschikking de vervangende controlemethodiek bepaalt die in plaats komt van de bovengenoemde accountantsonderzoeken.

Het gaat dus niet om een vervangende manier van verantwoorden, ook bij deze subsidies is artikel 14 derde lid a en b van toepassing. Dit lid houdt in dat voor subsidies tussen de € 25.000 en de € 50.000 een andere wijze van controle wordt voorgeschreven om een bepaalde mate van zekerheid te krijgen over de juistheid van de verantwoordingen (omdat er in dit geval geen accountantsproduct beschikbaar is als houvast). Dat kunnen bijvoorbeeld facturen en betaalbewijzen zijn.

Bovenstaande geldt eveneens voor de in het zevende lid opgenomen (gedeeltelijke) ontheffingsmogelijkheid. Wanneer op eenvoudige wijze is vast te stellen dat de aanvrager aan de subsidievoorwaarden en verplichtingen heeft voldaan, kan bepaald worden dat er geen accountantsproduct nodig is. Wanneer van een ontheffing gebruik wordt gemaakt, dient de gebruikmaking van deze ontheffingsmogelijkheid en de motivering daarvan vooraf duidelijk in de verleningsbeschikking kenbaar te worden gemaakt.

Artikel 15 Vaststelling subsidies

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college na ontvangst van een volledige en juiste aanvraag tot subsidievaststelling de subsidie vaststelt. In het tweede lid is bepaald dat het college deze termijn met ten hoogste twaalf weken kan verlengen.

Het derde lid bepaalt dat indien de hier bedoelde aanvraag niet voor het in de artikelen 13 en 14 genoemde tijdstip is ontvangen, het college de subsidie binnen zes weken na een eenmalig rappel ambtshalve vaststelt. In het vierde lid is bepaald dat het college op verzoek van de subsidieontvanger één keer uitstel van aanlevering kan verlenen, waarbij een nieuwe termijn wordt gesteld. Als de aanvraag tot subsidievaststelling niet op de nieuw afgesproken datum is ingediend, volgt een eenmalig rappel. Als de subsidieontvanger zes weken na het versturen van het rappel geen verantwoording heeft ingediend, gaat het college over tot ambtshalve vaststelling.

De subsidievaststelling vindt plaats op de wijze zoals die in de verleningsbeschikking (artikel 9) is bepaald. Dat kan zijn op basis van:

• •

  de werkelijke realisatie van de subsidiabele meetbare prestaties,

• •

  de werkelijke subsidiabele lasten (en de daarmee gerelateerde baten) van de subsidiabele activiteiten, of beide.

Als daar aanleiding toe is kan het college bij nadere regels besluiten af te wijken van de in dit artikel gesteld termijnen (vierde lid).

Artikel 16 Verrekening

Subsidies die op grond van deze verordening zijn verleend of vastgesteld, kunnen worden verrekend:

• a.

  met op grond van deze verordening verleende of vastgestelde subsidies, die worden teruggevorderd;

• b.

  met vorderingen op de subsidieontvanger in geval van diens faillissement, surseance van betaling of bij toepassing van de schuldsanering natuurlijke personen, onverminderd de artikelen 53, 234, 235 en 307 van de Faillissementswet.

Artikel 17 Hardheidsclausule

Artikel 17 is geen generieke hardheidsclausule. Dit artikel regelt de bevoegdheid van het college om in nadere regels te bepalen dat zij concreet van bepaalde onderdelen of artikelen van de subsidieregeling kan afwijken. Afwijken kan alleen als de toepassing van die artikelen of onderdelen, naar het oordeel van het college, voor een subsidieaanvrager of -ontvanger gevolgen zou hebben die onevenredig zouden zijn tot de met de subsidieregeling te dienen belangen.

De bevoegdheid kan alleen toegepast worden als sprake is van:

• -

  bijzondere omstandigheden;

• -

  onevenredige gevolgen, en

• -

  gevolgen die onevenredig zijn in relatie met de doelen, die door deze verordening worden gediend.

De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot bijzondere gevallen. De toepassing en motivering daarvan dient duidelijk uit de betreffende subsidiebeschikking en het onderliggend subsidiedossier te blijken.

Artikel 18 Intrekking oude regeling

De Subsidieverordening Rotterdam 2005 wordt ingetrokken.

Artikel 19 Overgangsrecht

Wanneer de subsidieaanvraag voor 1 januari 2024 wordt ingediend wordt ook de vaststelling behandeld volgens het recht zoals dat luidde voor die datum. Dat geeft rechtszekerheid voor de aanvragers.

Artikel 20 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014.

Artikel 21 Citeertitel

Als citeertitel van deze verordening kan “Subsidieverordening Rotterdam 2014” of “SVR 2014” gebruikt worden.