Instructie voor de secretaris van het stadsgewest Haaglanden

Artikel 1 Algemeen bestuur

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het algemeen bestuur.

• 2.

  Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het algemeen bestuur informatie wordt verstrekt omtrent onder het dagelijks bestuur berustende documenten, waarhet dagelijks bestuur kennis van heeft genomen en voorzover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van lid van het algemeen bestuur daarover beschikking behoeven.

  De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raadrekening wordt gehouden.

• 3.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van het algemeen bestuur desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke.

• 4.

  Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en derde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze instructie of met het reglement van orde voor het algemeen bestuur.

• 5.

  De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de voorzitter zorg voor een goede voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

• 6.

  Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het dagelijks bestuur de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 3 Commissies

Het bepaalde in de artikelen 1 en 2, voor zover het betreft de daarin opgedragen taken, is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur ingestelde commissies.

Artikel 5 Ambtelijke organisatie

De secretaris is verantwoordelijk voor:

• a.

  de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;

• d.

  d de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

• e.

  de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• f.

  het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

Het dagelijks bestuur kan ten behoeve van het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid nadere regels stellen.

Artikel 6 Managementteam en sectoren

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris en de projectleiders gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming "managementteam".

• 2.

  De secretaris is voorzitter van het managementteam.

• 3.

  De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestroom.

• 4.

  Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de secretaris procedures vast voor de behandeling, van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat zijn opgedragen.

• 5.

  De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de sectoren. Hij geeft aan projectleiders zodanige aanwijzingen dat de samenwerking en samenhang wordt verzekerd.