Algemeen mandaat, volmacht en machtigingenbesluit Flevoland 2013

Ondertekening

Bijlage 1

Bijlage 1 behorende bij Algemeen mandaat, volmacht en machtigingbesluit Flevoland 2013

Bijlage 2

Bijlage 2 behorende bij Algemeen mandaat, volmacht en machtigingbesluit Flevoland 2013

 Bijlage 3

Bijlage 3 behorende bij Algemeen mandaat, volmacht en machtigingbesluit Flevoland 2013

Bijlage 4

Bijlage 4 behorende bij Algemeen mandaat, volmacht en machtigingbesluit Flevoland 2013

Algemeen mandaat, volmacht en machtigingbesluit Flevoland 2013

TOELICHTING

1. Algemeen 1.1. Inleiding 1.2. Mandaat 1.3. Volmacht 1.4. Machtiging 1.5. Uitgangspunten 1.6. Ondertekening 2. Artikelgewijze toelichting 3. Toelichting bijlage 1 4. Transponeringstabel

1. ALGEMEEN

1.1. Inleiding

Bijna dagelijks moeten Gedeputeerde Staten besluiten nemen. Het zou niet werkbaar zijn als deze alle in de vergadering van Gedeputeerde Staten aan de orde zouden komen. Daarom wordt voor veel besluiten mandaat verleend. Gedeputeerde Staten kunnen bestuurlijk mandaat verlenen (aan een portefeuillehouder) of ambtelijk mandaat (bijvoorbeeld aan het hoofd van een afdeling). De commissaris van de Koning is op grond van de Provinciewet gerechtigd om privaatrechtelijke handelingen, zoals het aangaan van een overeenkomst, te verrichten. De commissaris kan anderen volmacht geven die handelingen namens hem te verricht. Deze privaatrechtelijke handelingen kunnen echter alleen worden uitgevoerd als er een besluit van Gedeputeerde Staten aan ten grondslag ligt. Daarnaast kunnen Gedeputeerde Staten anderen machtigen tot het uitvoeren van feitelijke handelingen. In het onderhavige besluit zijn de mogelijkheden tot het opdragen van bevoegdheden, door middel van mandaat, volmacht en mandaat opgenomen.

Het Algemeen Mandaat, Volmacht en Machtigingbesluit Flevoland 2013 komt in de plaats van het Algemeen Mandaat/Machtigingenbesluit Gedeputeerde Staten van Flevoland 2009. Dit behoefde zoveel wijzigingen dat gekozen is voor het in zijn geheel vaststellen van een nieuw mandaatbesluit onder intrekking van het besluit uit 2009. Het betreft een technische wijziging. Aan de systematiek van de mandaatverlening is niets veranderd. Het bevoegd gezag is het college van Gedeputeerde Staten en dit college kan bevoegdheden aan bestuurlijke en ambtelijke functionarissen mandateren. De wijzigingen hebben met name betrekking aanpassingen als gevolg van de instelling van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi &Vechtstreek (OFGV) op 1 januari 2013. Een aantal ambtelijke mandaten is per die datum over gegaan naar de directeur OFGV. Het college van Gedeputeerde Staten van Flevoland is wel bevoegd gezag gebleven. Daarnaast heeft de wijziging betrekking op de integratie van het besluit budgethouders en het besluit volmacht. Tenslotte betreft de wijziging een aantal kleine, ondergeschikte aanpassingen van technische, juridische en taalkundige aard, alsmede een aanpassing van de indeling van bepalingen en de lay-out.

Het Algemeen mandaatbesluit regelt de meeste mandaat en machtigingsverhoudingen binnen de provincie Flevoland. Daarnaast zijn er enkele andere meer specifieke mandaatbesluiten, waarvanonder het Mandaatbesluit aan de directeur Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV) en het Mandaatbesluit aan de directeur Dienst Regelingen, inzake subsidie natuur- en landschapsbeheer en inrichting landelijk gebied.

Het verlenen van mandaat en machtiging betekent dat bevoegdheden worden opgedragen en dat Gedeputeerde Staten bevoegd gezag blijven. Dit in tegenstelling tot delegatie waarbij bevoegdheden worden overgedragen en het bestuur dat de bevoegdheid overdraagt daarna geen verantwoordelijkheid meer draagt. Het feit dat Gedeputeerde Staten bevoegd gezag blijven, brengt een bijzondere verantwoordelijkheid voor mandaatnemers met zich mee. (Ambtelijke) mandaatnemers dienen zich bewust te zijn van die verantwoordelijkheid bij de afwegingen die gepaard gaan met besluitvorming en ten aanzien van afstemming met en het informeren van het bestuur.

1.2. Mandaat

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een algemene regeling opgenomen over mandaat in afdeling 10.1.1. In artikel 10 Awb is bepaald dat onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (i.c. Gedeputeerde Staten) besluiten te nemen. De mandaatnemer heeft dus de bevoegdheid om namens Gedeputeerde Staten een besluit te nemen, dat geldt als een besluit van Gedeputeerde Staten (in opdracht van). Mandaat heeft alleen betrekking op die (rechts-)handelingen die een besluit als bedoeld in de Awb betreffen. In de Awb wordt verstaan onder een besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Het gaat dan om typische overheidsbeslissingen als het verlenen van een vergunning, ontheffing of een subsidie. Het bestuursorgaan (Gedeputeerde Staten) dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen. De mandaatgever kan ook voorwaarden verbinden aan het mandaat. De mandaatgever kan te allen tijde beslissen zelf het besluit te nemen, ook als is mandaat verleend. Evenzeer kan de mandaatnemer de mandaatgever verzoeken dit te doen. Dit zal met name voorkomen bij politiek gevoelige kwesties. Het verlenen van mandaat betekent dus het verlenen van de bevoegdheid om te besluiten. Dit betekent dat de mandaatnemer ook degene is die het besluit ondertekent, tenzij dit anders is geregeld.

1.3. Volmacht

Op grond van de Provinciewet is de commissaris van de Koning (cdK)bevoegd om namens de provincie in en buiten rechte rechtshandelingen te verrichten. De cdK is bevoegd op basis van volmacht deze bevoegdheid aan anderen op te dragen. Bij volmacht wordt een privaatrechtelijke bevoegdheid toegekend aan een ander. Dat wil zeggen dat de bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals het sluiten van een overeenkomst en de koop en verkoop van roerende en onroerende zaken, te verrichten namens de provincie, overgaat naar een ander. 1.4. Machtiging

Bij machtiging gaat het om feitelijke handelingen die worden uitgevoerd namens Gedeputeerde Staten en die op zich geen juridische gevolgen hebben, bijvoorbeeld het toezenden van een brief met gevraagde informatie of een mededeling over het verdere verloop van een procedure.

1.5. Uitgangspunten

Bij het opstellen van een mandaatregeling moet een goede balans worden gevonden tussen rechtszekerheid en doelmatigheid. Uit een oogpunt van rechtszekerheid is het van belang dat zo scherp mogelijk wordt omschreven welke bevoegdheden in mandaat mogen worden verricht. Doelmatigheid is juist meer gediend bij een meer algemeen geformuleerd mandaat, zodat niet bij voortduring afgevraagd moet worden of het betreffende besluit of handelen wel of niet onder het mandaat valt. In dit besluit is getracht hierin zoveel mogelijk een balans te vinden.

1.6. Ondertekening

In het onderhavige mandaatbesluit wordt er van uitgegaan dat degene aan wie het mandaat ambtelijk wordt verleend tevens degene is die het besluit ondertekent. Wanneer de gedeputeerde als portefeuillehouder in mandaat een besluit neemt, vindt ondertekening plaats door de voorzitter en secretaris van Gedeputeerde Staten.

2. ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1. Begripsbepalingen In dit artikel worden de in de regeling gehanteerde begrippen gedefinieerd.

Artikel 2. Bestuurlijk mandaat Dit artikel regelt het verlenen van mandaat aan de gedeputeerde als portefeuillehouder. In artikel 59a Provinciewet is bepaald dat ondertekening van stukken behorende bij de in mandaat verleende besluiten kan worden opgedragen aan een lid van Gedeputeerde Staten. In dit Mandaatbesluit is daar echter niet voor gekozen. Ondertekening van de stukken behorende bij de in mandaat door de gedeputeerde genomen besluiten vindt plaats door de commissaris van de Koning en mede ondertekend door de secretaris, evenals dit gebeurt bij de besluiten van Gedeputeerde Staten.

Artikel 3. Ambtelijke mandaat Dit artikel regelt de verlening van mandaat aan ambtelijke functionarissen (provinciale ambtenaren). Op grond van artikel 59a Provinciewet, respectievelijk het Ondertekeningsmandaat (zie bijlage 3) zijn ambtelijke functionarissen bevoegd om de stukken behorende bij de in mandaat genomen besluiten te ondertekenen.

Artikel 4. Volmacht In dit artikel wordt de commissaris van de Koning gevraagd volmacht te verlenen aan degenen die op grond van het Mandaatbesluit beschikken over een bestuurlijk dan wel ambtelijk mandaat, ten einde de provincie buiten rechte te vertegenwoordigen inzake privaatrechtrechtelijke rechtshandelingen. In bijlage 4 bij het Mandaatbesluit is deze volmacht opgenomen. Artikel 5. Machtiging Dit artikel regelt de bevoegdheid inzake alle feitelijke handelingen die Gedeputeerde Staten hebben opgedragen aan een gedeputeerde als portefeuillehouder, dan wel aan ambtelijke functionarissen. Op grond van artikel 59a en het Ondertekeningsmandaat (bijlage 3) zijn ambtelijke functionarissen (provinciale ambtenaren) zoals bedoeld in het Mandaatbesluit en bijlage 1, bevoegd correspondentie ter voorbereiding en uitvoering van besluiten waarvoor deze ambtelijke functionarissen beschikken over mandaat, te ondertekenen. Hierbij kan gedacht worden aan: - het sturen van een ontvangstbevestiging naar aanleiding van een aanvraag voor subsidie - het vragen om nadere informatie ter completering van een aanvraag voor subsidie - het vragen om wettelijk voorgeschreven advies - het inwinnen van zienswijzen naar aanleiding van een voornemen tot een besluit op een aanvraag.

Artikel 6. Beperking mandaat en machtiging (Eerste lid). Het mandaat wordt begrensd door artikel 10:3 van Algemene wet bestuursrecht. Op grond van dit artikel wordt bepaald dat mandaat kan worden verleend, tenzij in de wet staat aangegeven dat mandaat niet mogelijk is. Mandaat kan in ieder geval niet worden verleend voor: - besluiten tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van de bevoegdheid tot het nemen van zulke besluiten uitdrukkelijk is voorzien in mandaatverlening, bijvoorbeeld in de wet; - besluiten waarvan is bepaald dat ze genomen moeten worden met een versterkte meerderheid of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich om een andere reden tegen mandaatverlening verzet; - besluiten tot het beslissen op een beroepschrift; - besluiten tot het vernietigen of onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

In het tweede lid, onder a, vallen alle statenvoordrachten, de beantwoording van statenvragen, ingekomen stukken die aan provinciale staten zijn geadresseerd etc. Verder vallen hieronder besluiten tot het oprichten van en deelnemen in stichtingen en andere rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 158, tweede lid, van de Provinciewet. Het bepaalde onder b is een uitzondering, aangezien door toepassing te geven aan een hardheidsclausule, een uitzondering wordt gemaakt op het vastgestelde beleid. Ten aanzien van het bepaalde onder c: wanneer besluiten niet passen binnen het beschikbare budget betekent dit dat financiële middelen moeten worden bijgeraamd. In dat geval dient besluitvorming door Gedeputeerde Staten plaats te vinden. Dit geldt bijvoorbeeld voor garantstellingen. Hiermee wordt in de begroting geen rekening gehouden. Het bepaalde onder h regelt dat het opleggen van een last onder bestuursdwang of een last onder dwangsom alleen in mandaat mag worden uitgeoefend wanneer sprake is van enkele nader genoemde eenvoudige gevallen. Bij twijfel dient overleg plaats te vinden met de portefeuillehouder. Het betreft routinematige besluiten en handelingen die passen binnen het vastgestelde beleid.

Artikel 7. Instructies In dit artikel is onder meer bepaald dat degene aan wie mandaat/machtiging is verleend er op toe ziet dat de te nemen besluiten/ te verrichten handelingen integraal worden voorbereid. Dit houdt onder meer in dat alle financiële, personele en juridische aspecten bij de besluitvorming worden betrokken.

3. TOELICHTING BIJLAGE 1

A. Algemeen 1. Moet passen binnen de normale uitoefening van de functie. De ambtenaar stuurt op diens verzoek een afschrift aan het afdelingshoofd. 1a. De ambtenaar gaat na of het verstrekken van de feitelijke informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur wel mogelijk is. Wanneer hij daarover twijfelt pleegt hij overleg met het afdelingshoofd, die zo nodig de afdeling KBJZ raadpleegt. 2. Moet passen binnen de normale uitoefening van de functie. De ambtenaar stuurt op diens verzoek een afschrift aan het afdelingshoofd. 13. Het besluit wordt voorgelegd aan Provinciale Staten in het kader van een voorhangprocedure Statenleden worden daarmee in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen kenbaar te maken B. Subsidie Onder het begrip subsidie wordt verstaan: de aanspraak op financiële middelen door Gedeputeerde Staten, verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager. 1. Procedurele correspondentie in het kader van de Algemene wet bestuursrecht en relevante wet- en regelgeving (hieronder valt ook provinciale regelgeving), op het terrein van subsidiering. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het sturen van een ontvangst- bevestiging van een aanvraag om subsidie, besluit om aanvraag niet in behandeling te nemen omdat aanvraag onvolledig is, verzoek om aanvulling van de aanvraag, opschorten/verlengen van de beslistermijn op de aanvraag, inwinnen van advies over de aanvraag, vaststellen ontwerpbesluit en inwinnen van zienswijzen n.a.v. ontwerpbesluit) 2. Toekenning mag slechts plaatsvinden voor het jaar waarvoor de productenraming is vastgesteld. Meerjarige toezeggingen alleen wanneer dat past binnen het vastgestelde beleid en onder het voorbehoud dat door provinciale staten voor komende jaren voldoende middelen op de begroting beschikbaar worden gesteld. Ingeval het afdelingshoofd de steller is van het te nemen besluit en er aan dat besluit financiële consequenties zijn verbonden, is de medeparaaf van de financieel medewerker van de afdeling nodig. 3. Alleen voor het jaar waarvoor de productenraming is vastgesteld. Meerjarige toezeggingen alleen wanneer dat past binnen het vastgestelde beleid en onder het voorbehoud dat door provinciale staten voor deze periode voldoende middelen beschikbaar hebben gesteld). Wanneer het gaat om het toekennen van een bijdrage in het kader van het Europees Programma en de daarop gebaseerde regelingen dient een afschrift van het besluit ter kennisneming te worden geagendeerd voor de Commissie Bestuur en de betreffende vakcommissie. 4. Moet passen binnen besluit om subsidie toe te kennen. Besluit moet bevoorschotting mogelijk maken. Ingeval het afdelingshoofd de steller is van het te nemen besluit en er aan dat besluit financiële consequenties zijn verbonden, is de medeparaaf van de financieel medewerker van de afdeling nodig voordat ondertekening door het afdelingshoofd mag plaatsvinden. 5. Moet passen binnen besluit om subsidie te verlenen. Ingeval het afdelingshoofd de steller is van het te nemen besluit en er aan dat besluit financiële consequenties zijn verbonden, is de medeparaaf van de financieel medewerker van de afdeling nodig voordat ondertekening door het afdelingshoofd mag plaatsvinden.

C. Vergunningen, ontheffingen etc. 1. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het sturen van een ontvangstbevestiging van een aanvraag, besluit om aanvraag niet in behandeling te nemen omdat aanvraag onvolledig is, verzoek om aanvulling van de aanvraag, opschorten/verlengen van de beslistermijn op de aanvraag, inwinnen van advies over de aanvraag, vaststellen ontwerpbesluit en inwinnen van zienswijzen n.a.v. ontwerpbesluit) 6. Het opleggen van een last onder bestuursdwang of een last onder dwangsom. Hierbij moet gedacht worden aan het verwijderen van vaartuigen die volgens nadere regels voor ligplaatsen en afmeer voorzieningen in provinciale vaarwegen van Flevoland daar niet mogen liggen, het verwijderen van illegaal geplaatste borden langs (vaar)wegen en het niet naleven van voorschriften met betrekking tot het bepaalde in 1 t/m 7.

D. Inkoop/aanbesteding (Zie ook F Budgetbeheer) De genoemde bedragen zijn exclusief BTW. 1. Uitgangspunt is dat de in mandaat genomen besluiten met financiële gevolgen gelijk of groter dan € 50.000,- voorzien zijn van een nota Financiën. De nota Financiën is tenminste geparafeerd door een planning en control medewerker van de betreffende afdeling of van de afdeling Financiën. 2. Voor zover het verplichtingen betreft die betrekking hebben op begrotingsproducten waarvoor de functionaris is aangewezen als budgethouder en voor zover het verplichtingen betreft die betrekking hebben op de begrotingsproducten instandhouding landwegen en instandhouding wegen. 5. Moet passen in de projectraming die in het PMIRT is opgenomen voor uitvoeringskosten, inclusief onvoorzien en indexering. Onvoorzien wordt ingezet voor het betalen van meerwerk of verrekenbare hoeveelheden. De procedure regels zoals beschreven in de relevante protocollen die zijn opgenomen in de procesbeschrijving “Programmamanagement PMIRT”, moeten daarbij in acht worden genomen. Voor zover het verplichtingen betreft die betrekking hebben op de begrotingsproducten instandhouding landwegen en instandhouding wegen. 6. Voor zover redelijkerwijze noodzakelijk voorde vervulling van de taak van de ondernemingsraad.

E. Personele aangelegenheden 2a. Betreft het afdelingshoofd waaronder de medewerker is geplaatst. 2c. Bijvoorbeeld in verband met pensioen, ongeschiktheid of onbekwaamheid. Echter niet strafontslag, hiervoor is de directeur bevoegd. Zie 4f. 2d. Met uitzondering van toekennen arbeidsmarkttoelage en bindingspremie. Zie 4e 2f. Ter uitvoering van besluit tot vaststellen aanspraken bij ontslag kan een privaatrechtelijke overeenkomst worden gesloten. 3d. Zoals afspraken over volgen opleiding

F. Budgetbeheer (ook van toepassing op D Inkoop/aanbesteding) Conform de Financiële verordening provincie Flevoland stelt het college van Gedeputeerde Staten regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Het college dient er daarbij zorg voor te dragen dat de lasten van de programmaonderdelen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden en dat de baten worden gerealiseerd. In dit mandaatbesluit is vastgelegd welk mandaat budgethouders hebben aangaande inkoop/aanbesteding en budgetbeheer. In bijlage 2, die onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van het mandaatbesluit, stelt het college nadere regels aangaande de rechten en plichten van budgethouders. 3. Mits het voor het betreffende jaar geplande deel van het PMIRT wordt uitgevoerd en medeparaaf financieel medewerker van de afdeling.

G. Aansprakelijkstelling 1. In geval niet wordt betaald kan afhandeling worden overgedragen aan de afdeling KBJZ.

4. TRANSPONERINGSTABELLEN

Transponeringstabellen