Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden vanhet dagelijks bestuur van waterschap Brabantse Delta

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden in een bij dit reglement behorend ‘Uitvoeringsbesluit verantwoordelijkheidsverdeling’ dat telkens bij een wijziging van de samenstelling van het dagelijks bestuur, doch in ieder geval bij de aanvang van een nieuwe bestuursperiode, opnieuw wordt vastgesteld.

• 2.

  Het in het eerste lid genoemde Uitvoeringsbesluit regelt in ieder geval:

  • a.

    de vervanging van de dijkgraaf in geval van diens verhindering of ontstentenis

  • a.

    de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de leden van het dagelijks bestuur.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het dagelijks bestuur vergadert in de regel eenmaal per twee weken en wel op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een dagelijks bestuurslid het nodig acht.

• 2.

  Indien een dagelijks bestuurslid een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

• 3.

  De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor een extra vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een binnen de waterschapsorganisatie gebruikelijke wijze aan de leden van het dagelijks bestuur wordt toegezonden. Verzending per e-mail is toegestaan indien de genoemde termijn van 24 uur onderschreden moet worden.

• 4.

  De vergaderingen worden als regel in het waterschapskantoor gehouden.

Artikel 3 Vergader- en besluitquorum

• 1.

  In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2.

  Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in lid 2, is lid 1 niet van toepassing. Het dagelijks bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 4 Oproep, agenda

• 1.

  Voor elke vergadering dient in de regel, tenminste drie dagen van tevoren, een agenda met vergaderstukken in het bezit te zijn van de leden van het dagelijks bestuur.

• 2.

  De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden op het waterschapskantoor ter inzage.

Artikel 5 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris is in de vergadering van het dagelijks bestuur aanwezig.

• 2.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het dagelijks bestuur. Hij kan daarbij zo nodig ambtelijk worden ondersteund.

Artikel 7 Deelneming van derden aan de vergadering

Het dagelijks bestuur kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het zesde lid wordt toegepast.

• 3.

  Wanneer stemming plaatsvindt is ieder lid van het dagelijks bestuur verplicht zijn stem uit te brengen.

• 4.

  Een lid van het dagelijks bestuur neemt echter niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken.

• 5.
  • a.

    Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • b.

    Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

• 6.
  • a.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, wordt het voorstel verworpen.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en een openbare besluitenlijst.

• 2.

  De openbare besluitenlijst bevat een formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen in de openbare besluitenlijst vermeld als een lid van het dagelijks bestuur daarom vraagt.

• 4.

  De openbare besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennisneming gebracht aan het algemeen bestuur en openbaar gemaakt door publicatie op de website van het waterschap.

Artikel 10 De orde van vergaderingen

• 1.

  Niemand voert het woord dan na het aan de voorzitter verzocht en van deze verkregen te hebben.

• 2.

  De voorzitter verleent het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.

• 3.

  De voorzitter kan een interruptie nadrukkelijk of stilzwijgend toelaten.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11a

• 1.

  Een e-mailbesluit is een besluit dat buiten de vergadering van het dagelijks bestuur tot stand komt door middel van toezending aan de leden van het dagelijks bestuur per e-mail van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de leden van het dagelijks bestuur uitdrukkelijk is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste 4 leden van het dagelijks bestuur per e-mail is verklaard dat zij akkoord zijn met het besluit. Leden van het dagelijks bestuur die niet reageren op de toezending van het conceptbesluit, worden geacht niet in te stemmen met het besluit.

• 2.

  Direct na de laatste akkoordverklaring dateert de secretaris-directeur het e-mailbesluit.

• 3.

  Het e-mailbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris-directeur.

• 4.

  De secretaris-directeur verstrekt elk lid van het dagelijks bestuur op verzoek een kopie van het genomen e-mailbesluit.

• 5.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris-directeur zorg voor spoedige toezending van de e-mailbesluiten aan belanghebbenden en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de e-mailbesluiten.

Artikel 12 Gedragscode

1.Bij hun functioneren handelen de leden van het dagelijks bestuur overeenkomstig de door het algemeen bestuur vastgestelde gedragscode voor bestuurders.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit reglement treedt direct in werking na vaststelling en kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde dagelijks bestuur Waterschap Brabantse Delta’.