Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR303210
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR303210/2
Besluit informatiebeheer van waterschap Brabantse Delta 2004
Geldend van 01-01-2008 t/m heden
Intitulé
Het voorlopig dagelijks bestuur van waterschap Brabantse DeltaGelet op artikel 8 van de Archiefverordening waterschap Brabantse Delta 2004;
B E S L U I T:
Vast te stellen de navolgende regeling betreffende het beheer van de documenten van waterschap Brabantse Delta, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
|
a.Archiefverordening: |
de in artikel 35, eerste lid en 37 tweede lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van; |
|
b.documenten: |
de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, sub c bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. |
|
c.beheer van documenten: |
Het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. |
|
d.beheerder: |
hoofd van een beheerseenheid |
|
e.informatiebestand: |
documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden. |
|
f.beheerseenheid: |
Afdelingen die informatiebestanden beheren, waaronder het centraal archief. |
|
g.centraal archief: |
de archieven onder beheer van de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek. |
|
h.archiefbewaarplaats: |
de bewaarplaatsen van het Stadsarchief Breda, het Regionaal Historisch Centrum Bergen op Zoom, Regionaal Archief West-Brabant en het Regionaal Archief Tilburg. |
HOOFDSTUK 2 VERANTWOORDELIJKHEID
Artikel 2
Het hoofd van de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek wordt belast met:
- a.
het beheer van het centrale archief;
- b.
aanwijzing bij afzonderlijk besluit van informatiebestanden welke onder de werking vallen van dit besluit;
- c.
het toezicht op de uitvoering van dit besluit
Artikel 3
- 1.
Het hoofd van de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek bepaalt in hoeverre ook de informatiebestanden als bedoeld onder artikel 2b moeten voldoen aan de bepalingen van dit besluit.
- 2.
Bij de uitvoering van dit besluit ten aanzien van de in artikel 2b bedoelde informatiebestanden, verleent de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek assistentie en geeft adviezen.
Artikel 4
Het hoofd van de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
HOOFDSTUK 3 ARCHIEFVORMING EN –ORDENING
Productie van documenten
Artikel 5
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen.
Artikel 6
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 7
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 8
Indien noodzakelijk moet de beheerder zorgen voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van documenten
Artikel 9
- 1.
De beheerder draagt er zorg voor dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden.
- 2.
De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van documenten kenmerken zodanig worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op een eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
- 3.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten van zeer gering belang, volgens regels die door de beheerder worden gesteld.
Artikel 10
De beheerder moet procedures opstellen, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Hoofdstuk 4 BEHEER VAN DOCUMENTEN
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 11
De beheerder draagt er zorg voor dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Artikel 12
De beheerder draagt er zorg voor dat van informatiebestanden als bedoeld in artikel 2b een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Artikel 13
Uit de in het vorig artikel beschreven overzicht blijkt te allen tijde:
- a.
waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd;
- b.
aan wie het beheer is gedelegeerd.
Bewaring van documenten
Artikel 14
De beheerder dient documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren.
Artikel 15
De beheerder dient te zorgen voor veilige opslag.
Artikel 16
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 17
De beheerder dient te zorgen voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 18
De beheerder moet bijhouden welke documenten worden uitgeleend en er moet controle uitgeoefend worden op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Artikel 19
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 20
- 1.
De beheerder moet zorgdragen voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
- 2.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het Dagelijks Bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
- 3.
Bij overdracht van documenten moet melding worden gemaakt van afwijkende beperkingen ten aanzien van de openbaarheid. Partijen dienen ten minste eenmaal per jaar na te gaan of verlenging van geheimhouding van betreffende documenten noodzakelijk is.
- 4.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.
Vervanging van documenten
Artikel 21
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door (digitale) reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van het hoofd van afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 22
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de waterschapsarchivaris ingewonnen.
Artikel 23
Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 25 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het hoofd Registratuur, Archief en Bibliotheek.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 24
- 1.
De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de Archiefwet 1995 gegeven voorschriften. Hij pleegt hiertoe overleg met het hoofd van de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek.
- 2.
Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. Hij pleegt hiertoe overleg met het hoofd van de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek.
- 3.
Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de artikel 12 bedoelde inventaris.
Overbrenging van documenten
Artikel 25
Bij overbrenging van de documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht of beschikbaar gesteld.
HOOFDSTUK 5 OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 26
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer van waterschap Brabantse Delta 2004 en treedt in werking op datum van vaststelling door het Dagelijks Bestuur.
TOELICHTING BESLUIT INFORMATIEBEHEER VAN WATERSCHAP BRABANTSE DELTA 2004
Dit Besluit Informatiebeheer van waterschap Brabantse Delta 2004 is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Waterschap Brabantse Delta 2004. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten en de archiefvorming- en ordening.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1
Onder e en f, informatiebestand en informatievoorziening: Definitie van dit begrip is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te stellen.
Artikel 5
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden.
Artikel 6
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 7
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 8
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijzigingen in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesysteem kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 9
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid stukken van zeer gering belang van registratie uitgezonderd.
Artikel 10
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 11
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrift dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol.
Artikel 12 en 13
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 17
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 19
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld in geval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt –evenals verschillende andere privacywetten- welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 20
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 21 en 22
Bij vervanging dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van respectievelijk hoofd Registratuur, Archief en Bibliotheek en de archivaris is hiermee derhalve op zijn plaats.
Artikel 24
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 25
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl