Organisatieverordening gemeente Vaals 2013

Geldend van 13-05-2013 t/m heden

Intitulé

Organisatieverordening gemeente Vaals 2013

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vaals:

Gelet op artikel 160 van de Gemeentewet;

Overwegende dat het gewenst is regels vast te stellen met betrekking tot de inrichting en het functioneren van de organisatie.

Besluiten vast te stellen de volgende verordening omtrent de structuur van de ambtelijke organisatie: Organisatie Verordening gemeente Vaals 2013.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    algemeen directeur: de gemeentesecretaris is in zijn functie als hoofd van de ambtelijke organisatie, eindverantwoordelijk voor de organisatiebrede, strategische beleidsontwikkeling en kaderstelling;

  • b.

    gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in artikel 100 en volgende van de Gemeentewet;

  • c.

    directeur operationeel beleid: als plaatsvervanger van de algemeen directeur verantwoordelijk voor de operationele aansturing van de ambtelijk organisatie;

  • d.

    sectorhoofd: verantwoordelijk voor de aansturing van de tot de sector behorende clusters;

  • e.

    concerncontroller: belast met de coördinatie van de planning- en controlcyclus en de advisering van het college en management op het gebied van kwaliteitsbewaking en -verbetering van de bedrijfsvoering;

  • f.

    ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn;

  • g.

    sector: iedere organisatie-eenheid die op grond van dit besluit een eigen resultaats-verantwoordelijkheid heeft;

  • h.

    cluster: een organisatie-eenheid binnen een sector of onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur;

  • i.

    managementteam: permanente ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de algemeen directeur, directeur operationeel beleid en sectorhoofden, aangevuld indien noodzakelijk met adviseurs;

  • j.

    eindverantwoordelijk: verantwoordelijk voor de resultaten en uitvoeringsprocessen en inzet van de medewerkers van de gehele organisatie;

  • k.

    tactisch operationeel verantwoordelijk: specifiek verantwoordelijk voor de inhoud en de kwaliteitsontwikkeling en stuurt op tactisch niveau de organisatie aan;

  • l.

    operationeel verantwoordelijk: verantwoordelijk voor de resultaten en uitvoeringsprocessen en inzet van de medewerkers van een deel van de organisatie;

  • m.

    inhoudelijk verantwoordelijk: verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te leveren producten en/of diensten en het realiseren van producten en/of diensten binnen de vastgestelde planning.

Artikel 2 Structuur en inrichting ambtelijke organisatie

  • 1. De ambtelijke organisatie van de gemeente Vaals is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming 'sector'.

  • 2. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de algemeen directeur/secretaris. Deze wordt bijgestaan door de directeur operationeel beleid.

  • 3. Een organisatorische eenheid staat onder leiding van een sectorhoofd.

  • 4. Naast de sectoren zijn vier losse eenheden ingesteld, direct onder leiding van de algemeen directeur.

  • 5. Het Klant Contact Centrum valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur operationeel beleid.

  • 6. Het managementteam bestaat uit de algemeen directeur/secretaris, directeur operationeel beleid en drie sectorhoofden en opereren als een eenheid. Dit betekent een gedeelde verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie.

Artikel 3 Structuur

  • 1. Als organisatorische eenheden worden ingesteld:

    • a.

      sector Bedrijfsvoering;

    • b.

      sector Maatschappij;

    • c.

      sector Ruimte;

    • d.

      Klant Contact Centrum.

  • 2. Als ondersteunende clusters direct onder de algemeen directeur worden ingesteld:

    • a.

      cluster Personeel & Organisatie;

    • b.

      cluster Control;

    • c.

      cluster Veiligheid;

    • d.

      cluster Projecten.

Artikel 4 Algemeen directeur

  • 1. De algemeen directeur/secretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie, onder bestuurlijke verantwoordelijk van burgemeester en wethouders

  • 2. De algemeen directeur/secretaris is eindverantwoordelijk voor de organisatiebrede, strategische beleidsontwikkeling en kaderstelling voor de organisatie waaronder:

  • a. het signaleren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen en de vertaling hiervan in beleidsinitiatieven en instrumenten;

  • b. het ontwikkelen, toetsen en bewaken van kaders en richtlijnen op het strategische beleidsterrein.

  • c. het opzetten en onderhouden van externe betrekkingen.

  • 3. De algemeen directeur/secretaris is voorzitter van het managementteam en is dientengevolge eindverantwoordelijk voor:

  • a. het aansturen van de ondersteunende clusters en de realisatie van de producten en projecten daarvan;

  • b. het ontwikkelen en functioneren van de organisatie;

  • c. het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen van de organisatie;

  • d. de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en diensten;

  • e. het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende organisatie- eenheden;

  • f. een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en inzet van middelen.

  • 4. De algemeen directeur/secretaris treedt op als bestuurder in de zin van de WOR.

  • 5. Vertegenwoordigt de gemeente en behartigt haar belangen ook daar waar zwaarwegende beslissingen moeten worden genomen.

  • 6. De algemeen directeur/secretaris legt voor de uitvoering van zijn taken verantwoording af aan burgemeester en wethouders.

Artikel 5 Directeur Operationeel beleid

  • 1. De directeur operationeel beleid is op tactisch niveau verantwoordelijk voor de realisatie van de producten en projecten van de drie sectoren en het Klant Contact Centrum waaronder:

  • a. het aansturen van de sectoren en het Klant Contact Centrum

  • b. het operationeel functioneren van de organisatie;

  • c. het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen van de sectoren;

  • d. het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende sectoren;

  • e. een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en inzet van middelen van de sectoren en het Klant Contact Centrum.

  • 2. De directeur operationeel beleid is de plaatsvervanger van de algemeen directeur/secretaris.

Artikel 6 Sectorhoofd

  • 1. Het sectorhoofd is operationeel verantwoordelijk voor de realisatie van de producten en projecten binnen zijn/haar sector waaronder:

  • a. het aansturen van de sector;

  • b. het operationeel functioneren van de sector;

  • c. het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen binnen de sector;

  • d. het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende clusters binnen de sector;

  • e. de bedrijfsvoering en inzet van middelen binnen de sector.

  • 2. Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor:

  • a. het direct aansturen en coachen van de medewerkers;

  • b. verantwoordelijk voor het voeren van HR-gesprekken (functioneren en beoordelen).

  • 3. Vervanging van het sectorhoofd vindt primair horizontaal plaats.

Artikel 7 Managementteam

Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen onder andere door middel van:

  • 1.

    het vaststellen van de inhoud van sector-overstijgende adviezen;

  • 2.

    de coördinatie van activiteiten tussen sectoren onderling en in relatie tot het bestuur;

  • 3.

    de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording van de gehele organisatie;

  • 4.

    de informatie-uitwisseling van gemeentelijke zaken;

  • 5.

    tijdige signaleren van relevante organisatie-ontwikkelingen;

  • 6.

    het ontwikkelen en implementeren van de bedrijfsvoeringsfilosofie en -instrumenten.

Artikel 8 Coördinator

  • 1. Een sector kan onderverdeeld worden in een aantal clusters, zijnde een bundeling van bij elkaar horende taken en processen, die inhoudelijk worden aangestuurd door een coördinator. De coördinator is hiërarchisch ondergeschikt aan een sectorhoofd en heeft geen leidinggevende bevoegdheden;

  • 2. De coördinator is belast met:

  • a. coördinatie van mensen – werkverdeling en dagelijkse inhoudelijke aansturing of

  • b. coördinatie van inhoud – integrale afstemming van taken, zowel binnen het cluster als ook organisatiebreed of

  • c. coördinatie van taken en ontwikkelingen buiten de organisatie – regiefunctie, afstemming met externe partners.

  • 3. De coördinator legt verantwoording af aan en rapporteert aan het sectorhoofd, operationeel directeur of algemeen directeur/secretaris.

Artikel 9 Medewerker

  • 1. De medewerker is inhoudelijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te leveren producten en/of diensten.

  • 2. De medewerker verplicht zich ieder jaar tot het opstellen van een planning en realiseren van hun taken binnen de vastgestelde planning.

  • 3. De medewerker rapporteert aan zijn coördinator of leidinggevende.

Artikel 10 Concerncontroller

  • 1. De concerncontroller werkt, onder verantwoordelijkheid van en rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur/secretaris, aan een effectieve en efficiënte sturing en beheersing van de organisatie en draagt zorg voor:

  • a. het opstellen en coördineren van de Planning & Control-cyclus (begroting, kadernota, jaarrekening en bestuursrapportage);

  • b. integrale advisering inzake prioriteiten en projecten;

  • c. het gevraagd en ongevraagd advies geven;

  • d. het opstellen van kaders en richtlijnen voor strategische beleids- en/of instrumentenontwikkeling en- toepassing ten behoeve van de bedrijfsvoering van de bedrijfsvoering en de planning en controlcyclus.

  • e. de ontwikkeling en toepassing van risicomanagement;

  • f. de bewaking van de financiële positie en resultaten van de organisatie.

Artikel 11 Juridische rechtmatigheid

  • 1.De juridische adviseur treedt op als juridisch consulent en draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/secretaris en onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeur operationeel beleid en de sectorhoofden de zorg voor: a. het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  • b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies;

  • c. het toezicht op een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving;

  • d. de behandeling van bezwaarschriften;

  • e. het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

  • f. het onderhouden van contacten met advocaten, notarissen of andere derden, voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen;

Artikel 12 Planning & Control cyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

  • -

    de kadernota;

  • -

    de begroting;

  • -

    de bestuursrapportages;

  • -

    de jaarrekening.

Artikel 13 Benoeming, schorsing en ontslag

  • 1. Aan de algemeen directeur/secretaris is, voorzover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten, het mandaat verleend om gemeenteambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

  • 2. De algemeen directeur/secretaris en directeur operationeel beleid worden benoemd en kunnen worden geschorst en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders.

  • 3. De sectorhoofden worden op voordracht van de algemeen directeur/secretaris benoemd en kunnen worden geschorst en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 14 Mandatering

  • 1. Burgemeester en wethouders kunnen een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken opdragen aan de algemeen directeur, directeur operationeel beleid en de sectorhoofden.

  • 2. De gemandateerde bevoegdheden zijn vastgelegd in een openbare mandaatlijst behorende bij een mandaatbesluit.

Artikel 15 Budgetregeling

  • 1. Een budgettaak betreft alle inhoudelijke en financiële, aan een (deel)product of investeringskrediet verbonden, taken gericht op een (deel) product of (investerings)krediet.

  • 2. Bij toewijzing van een budgettaak worden alle factoren die betrekking hebben op een (deel)product of investeringskrediet en voorzover ze kunnen worden beïnvloed door de budgethouder, als een geheel aan de budgethouder/productverantwoordelijke opgedragen.

  • 3. Binnen een deelproduct wordt met deze regeling één budgethouder voor het totale deelproduct verantwoordelijk.

  • 4. Het accorderen (controle, codering en parafering) van alle facturen betreffende een deelproduct is de verantwoordelijkheid van de budgethouder; waarbij de budgethouder inhoudelijk afstemt met een eventuele uitvoerende medewerker.

Artikel 16 Nadere regels

Burgemeester en wethouders zijn bevoegd nadere regels vast te stellen ten aanzien van de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Organisatieverordening gemeente Vaals 2013”.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking na bekendmaking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vaals in haar vergadering van 5 februari 2013.
Mr. drs. J.H.M.J. Bertram Drs. R.L.T. van Loo
Secretaris Burgemeester