Calamiteitenplan archiefruimten gemeente Zandvoort 2013

1.1 Crisismanager

Als crisismanager/hoofd Bedrijfshulpverlening is aangesteld, conform het Bedrijfsnoodplan Raadhuis van Zandvoort, gelegen aan de Swaluëstraat 2, de heer Rutgrink, senior beleidsmedewerker van de afdeling Publieke Dienstverlening Werkeenheid Facilitaire Zaken. Bij een calamiteit m.b.t. documentaire en/of digitale informatie informeert de heer H. Rutgrink zodra hij gewaarschuwd is, uit hoofde van de gemeente Zandvoort het bedrijf

Documentenwacht, telefoon 055 – 5423147. Met laatstgenoemd bedrijf is een jaarabonnement op de calamiteitenservice gesloten voor eerste dienstverlening.

Tevens worden de gemeentesecretaris en de directe collega’s van de

werkeenheid Facilitaire Zaken geïnformeerd.

Documentenwacht is in overleg met senior beleidsmedewerker van de afdeling Publieke Dienstverlening Werkeenheid Facilitaire Zaken dhr H. Rutgrink verantwoordelijk voor de evacuatie van archiefbescheiden en het eventueel behandelen van archiefbescheiden tijdens en na een calamiteit.

1.2 Communicatie

In het bedrijfsnoodplan is opgenomen hoe er wordt gehandeld en gecommuniceerd in geval van een calamiteit met betrekking tot het raadhuis. Aangezien dhr H. Rutgrink tevens hoofd van de Bedrijfshulpverlening is en als 1ste wordt gewaarschuwd wordt het Calamiteitenplan voor de archieven –indien noodzakelijk- zo spoedig mogelijk in werking gesteld.

3.1 Bij brand

Wanneer bij controle, nadat rookmelders zijn afgegaan, blijkt dat het om een klein hanteerbaar brandje gaat in de archiefruimte of in de buurt ervan, deze proberen zelf te blussen m.b.v. de brandblussers in de archiefruimte. Wanneer het om een grotere brand gaat die niet geblust kan worden gelijk de BHV waarschuwen en zorg ervoor dat de archiefdeuren dicht zijn. De BHV zorgt ervoor dat het hele gebouw geëvacueerd wordt en zij regelen ook de contacten met de hulpverleners. Zie het Bedrijfsnoodplan Raadhuis van gemeente Zandvoort.

3.2 Na de brand

• o

  Neem, nadat de brandweer de plek heeft vrijgegeven, de situatie ter plekke op. Let hierbij op het omvallen c.q. instorten van kasten en obstakels

• o

  Indien het een kleine brand betreft waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimen voordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken.

• o

  Waarschuw de personen en instanties

• o

  Verminder rook en stank door te ventileren via ramen en deuren.

• o

  Zorg er voor dat roet zich niet verspreidt naar andere nog schone delen van het gebouw.

• o

  Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet te verwijderen.

• o

  Documentwacht verzorgt de rest zoals evacuatie en restauratie van de archiefbescheiden.

3.3 Bij waterschade

Om na wateroverlast de aangetaste archiefbescheiden veilig te stellen moeten de volgende maatregelen zo snel mogelijk (in ieder geval binnen 48 uur i.v.m. schimmelvorming) worden getroffen:

• 1.

  Zorg ervoor dat de kans op nog meer wateroverlast verdwijnt, door de bron van het wateroverlast af te sluiten of te verminderen.

• 2.

  Zorg ervoor dat alle elektrische apparaten (indien aanwezig) worden uitgeschakeld.

• 3.

  Wanneer de oorzaak van de wateroverlast is weggenomen, zorg er dan voor dat er in de archiefruimte koeldrogers worden geplaatst of de airconditioner aangezet wordt. Pomp het archief leeg, of laat dit doen door de brandweer. Probeer te bewerkstelligen dat binnen 48 uur na de wateroverlast de tempratuur onder de 20 graden Celsius ligt en de luchtvochtigheid onder de 55 procent ligt. Als dit niet lukt moet het archief geëvacueerd worden zie punt 5.

• 4.

  Inventariseer vervolgens of er archiefbescheiden nat zijn geworden.

  a)Zo niet, laat dan 48 uur na de wateroverlast controleren of de archiefbescheiden schimmelsporen bevatten. Herhaal dit vervolgens na vier weken, 8 weken en 12 weken. Wanneer er schimmels worden aangetroffen moeten de stukken schoongemaakt worden door een restauratieatelier of moeten de archiefbescheiden worden gegammastraald.

  b)Zo wel, laat dan een gespecialiseerd bedrijf komen om de natte archiefbescheiden op te halen, in te vriezen en ze daarna te laten vriesdrogen. Deze bedrijven verzorgen ook de voorbereidingen om de natte archiefbescheiden te evacueren. De droge archiefbescheiden kunnen blijven staan en moeten volgens punt 4a gecontroleerd worden op schimmels.

• 5.

  Wanneer de oorzaak van de wateroverlast niet direct kan worden weggenomen, of de tempratuur en luchtvochtigheid van de archiefruimte niet binnen 48 uur naar een aanvaardbaar niveau gebracht kan worden moeten alle archiefbescheiden geëvacueerd worden. Voor het evacueren van de archiefbescheiden moeten de volgende stappen doorlopen worden:

  a)Stel een prioriteitenplan op waarin staat welke archiefbescheiden als eerste geëvacueerd moeten worden.

  b)Laat de archiefbescheiden ophalen door Documentenwacht.

  c)Behandel de archiefbescheiden volgens punt 4.

  d)Wanneer de oorzaak van het wateroverlast is weggenomen en/of de tempratuur en luchtvochtigheid weer aan de vereisten waarden voldoen in de archiefruimte, kunnen de archiefbescheiden na goed schoonmaken van de ruimte worden teruggeplaatst.

• 6.

  Stel nadat al deze handelingen zijn uitgevoerd een evaluatie op van de calamiteit en hoe hier mee omgegaan is en leg deze evaluatie voor aan de zorgdrager van het archief.

• 7.

  Stel aan de hand van deze evaluatie een calamiteitenplan op, zodat bij volgende calamiteiten duidelijk is welke maatregelen getroffen moeten worden.

3.4 Bij verdenking van diefstal

Omdat alleen mensen van het archief de archiefruimte binnen en weer uit kunnen komen is diefstal van archiefbescheiden eigenlijk niet mogelijk. Daarnaast zijn alle bouwvergunningen (op een aantal na) en worden de constructieberekeningen in 2014 gedigitaliseerd. Vanaf 1 januari 2014 komen bezoekers van buiten niet meer met fysieke stukken in aanraking. Wel komt het voor dat externen de archiefruimte betreden voor bijvoorbeeld onderzoek maar deze worden altijd begeleid door een medewerker van de gemeente. Mocht diefstal toch voorkomen moeten de volgende punten uitgevoerd worden.

Wanneer er diefstal is gepleegd en de vermoedelijke dader is nog in het gemeentehuis

• o

  Licht een collega in die assistentie kan verlenen of inroepen.

• o

  Blijf kalm en beleefd tegenover de bezoeker.

• o

  Handel de zaak zo discreet mogelijk af.

• o

  Het contact moet in de eerste plaats zijn gericht op het veiligstellen van de archiefbescheiden

• o

  Waarschuw de politie en de gemeentelijke archiefinspectie.

• o

  Gebruik geen fysiek geweld.

Wanneer de diefstal is gepleegd en de vermoedelijke dader heeft het gemeentehuis al verlaten

• o

  Waarschuw de politie en de gemeentelijke archiefinspectie.

• o

  Raak tot dat de politie is gearriveerd geen voorwerpen meer aan.

• o

  Ga na wie archiefonderzoek hebben verricht.

• o

  Volg de aanwijzingen van de politie op.

4.1 Organisatie met daarin taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid van personen weergegeven

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij een archiefcalamiteit

Het college van burgemeester en wethouders van Zandvoort is uiteindelijk verantwoordelijk voor het gebouw en de archiefkluis. In het geval van calamiteiten is het soms praktischer een schematische weergave te maken. Zie voor deze schematische weergave het bedrijfsnoodplan van het raadhuis. Als het om een archiefcalamiteit gaat is er echter een specifieke expertise op dit gebied in huis en een rol weggelegd voor de DI coördinator en de archiefspecialisten van DI. De archiefruimtes zijn ook deel van het Bedrijfsnoodplan. Daar zij echter onder de Archiefwet vallen hebben deze ruimtes echter een status aparte. Hier dient men rekening mee te houden.

Algemene verantwoordelijkheden ingeval calamiteit

Naast de formele verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, is de gemeentesecretaris, of zijn waarnemer, belast met de formele leiding van de organisatie van de BHV (Bedrijfshulpverlening) in het gemeentehuis. De praktische (uitvoerende) leiding ingeval van een ernstige situatie als gevolg van een calamiteit berust echter bij de ‘coördinator’ BHV, tot dat andere instanties als politie, brandweer, ambulance de afhandeling van de situatie overnemen. In een dergelijk geval heeft de gemeentesecretaris formeel de leiding. Gezorgd moet zijn voor een:

• 1.

  een centraal gecoördineerde aanpak om het gevaar zoveel mogelijk af te wenden en / of te beperken;

• 2.

  uitvoering / afwikkeling van de genomen maatregelen / besluiten.

Ten aanzien van de maatregelen waarbij het beschermen van gebruikers van het gebouw wordt in het calamiteitenplan van de archiefruimten volstaan met een verwijzing naar het ‘Bedrijfsnoodplan Raadhuis van de gemeente Zandvoort. In het kader van dit calamiteitenplan, is de leidinggevende van de werkeenheid Facilitaire Zaken de uitvoerend verantwoordelijke. Hij kan intern opdracht geven om gevolgen van een calamiteit te beperken (medewerkers (DI-ers) van bureau Facilitaire Zaken en medewerkers van de Buitendienst. Externe deskundigen dienen zich echter te houden aan de reikwijdte van dit plan en de daarin vastgelegde maatregelen. Zie specifiek hiervoor dit calamiteitenplan voor archiefruimten.

4.2 Prioriteitenlijst van de te evacueren archiefbescheiden

Om tijdens een calamiteit het belangrijkste archief als eerste te redden is het belangrijk dat er een prioriteitenlijst wordt opgesteld, zodat tijdens een calamiteit voor iedereen duidelijk is welke archiefbescheiden al eerste geëvacueerd moeten worden.

Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefruimte van gemeente Zandvoort:

Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de paternosterkasten en de ladenkasten op de afdeling bij PD/Facilitaire Zaken (=DI) van gemeente Zandvoort:

Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefruimte bij SoZa/Maatschappelijke Dienstverlening van gemeente Zandvoort:

Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefruimte bij PD/Burgerzaken van gemeente Zandvoort:

Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de kluis in de kamer van de Raadsleden:

Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefladenkasten bij Personeelszaken:

Aan de hand van alle aanwezige archiefbescheiden is een prioriteitenlijst opgesteld. Hierin is voor alle archiefbescheiden aangegeven wat voor prioriteit ze hebben, waarbij prioriteit 1 staat voor de belangrijkste archieven en prioriteit 3 voor de minst belangrijke archieven.

Prioriteitenlijst

Prioriteit 1: Belangrijkste archieven. Deze moeten zowel vanuit administratief als uit cultuurhistorisch oogpunt koste wat kost beschermd worden

• o

  Notulen Raad en B&W: Deze notulen moeten als eerst gered worden in het geval van een calamiteit, want hierin staat namelijk het gevoerde beleid door de gemeente. D.m.v. deze notulen kan de besluitvorming van de gemeente worden herleid, dit is belangrijk als bewijslast en voor de bedrijfsvoering. Daarnaast zijn ze ook vanuit cultuurhistorisch oogpunt bij historisch onderzoek van groot belang.

• o

  Brondocument burgerzaken: dit archief bevat registers van geboortes, huwelijken en overlijden en is dus zowel administratief (als bewijslast en voor de bedrijfsvoering) dan wel cultuurhistorisch van belang voor historisch onderzoek.

• o

  Gemeente Zandvoort te bewaren: dit is archief dat afkomstig is vanaf 1980 tot heden en op bewaren is gezet. Het archief van 1980 tot 1 oktober 2008 is alleen fysiek aanwezig en is voor de gemeente zowel administratief (als bewijslast en voor de bedrijfsvoering) al cultuurhistorisch van belang. Het archief na september 2008 is wel zowel fysiek als digitaal aanwezig.

• o

  Woningkaarten en persoonskaarten op microfiches. Hiervan bestaat alleen dit bestand.

• o

  6 mappen berichtenverkeer maandag t/m vrijdag in de kluis van Burgerzaken.

• o

  Milieuvergunningen: dit zijn allen te bewaren stukken van voor 1 oktober 2008 die nog niet digitaal aanwezig zijn. De stukken zijn belangrijk als bewijsvoering, want er is later na te gaan waar wel of geen vergunning voor verleend is. En ten tijden van een ramp wat de gevaren zijn op milieugebied.

Prioriteit 2: Iets minder belangrijke archieven. Verlies is jammer, maar niet catastrofaal. De bescheiden zijn eventueel vervangbaar.

• o

  Bouwvergunningen: omdat deze stukken digitaal beschikbaar zijn, is het niet zo belangrijk dat deze stukken gered worden.

• o

  Vernietigbare documenten burgerzaken: bevat registers met (her)vestigingen uit het buitenland. Zolang deze mensen nog leven, zijn de gegevens belangrijk als bewijsvoering. Vandaar dat deze stukken ook langer dan honderd jaar bewaard moeten blijven, en het dus belangrijk is dat de stukken veilig gesteld worden ten tijden van een calamiteit.

• o

  De cliëntendossiers van Maatschappelijke Dienstverlening zijn allemaal op termijn vernietigbaar. Daarnaast staan alle cliëntengegevens en uitgaande brieven in het Civision Samenlevingszakensysteem van MD.

• o

  Constructie en andere vernietigbare stukken behorende bij bouwvergunningen. Deze stukken zijn deels aanwezig in het DMS InProces. Na digitalisering zullen deze stukken worden vernietigd.

• o

  Lopende personeelsdossiers zijn deels digitaal en deels op korte termijn vernietigbaar en/of vervangbaar.

Prioriteit 3: Minst belangrijke archieven. Bescheiden hebben weinig waarde en zijn eventueel gemakkelijk te vervangen.

• o

  Vernietigbare stukken die zijn weggezet op vernietigingsjaar worden vernietigd op termijn.

• o

  Personeelsdossiers: deze dossiers zijn vernietigbaar en feitelijk niet meer relevant omdat deze personeelsleden uit dienst zijn.

• o

  OR: dit is het archief van de OR, de status moet nog uitgezocht worden maar het meeste is waarschijnlijk vernietigbaar. Daarnaast heeft het voor de bewijsvoering en bedrijfsvoering geen groot belang.

• o

  Cassettebandjes raadsnotulen: Deze notulen zijn nog niet op mp3 gezet. Als de bandjes vernietigd worden is dit geen probleem. Omdat deze notulen zijn verwerkt in papieren verslagen.

• o

  Dia- en fotoarchief: de status van deze stukken moet nog uitgezochoworden. Deze stukken zijn vernietigbaar.

Deze prioriteitenlijst hangt in de archiefruimte samen met bijlage 4.3 lijst van personen en organisatie die gewaarschuwd moeten worden.

4.3 Lijst van personen en organisaties die gewaarschuwd moet worden

Adressen en telefoonnummers (op volgorde van prioriteit)

Politie/Ambulance/Brandweer

telnr. 112 of 0900-8844.

Personen

Gebouwenbeheerder Gemeente Zandvoort

T. Woning 023- 5740226 t.woning@zandvoort.nl

Senior beleidsmedewerker Facilitaire Zaken van de afdeling Publieke Dienstverlening

H. Rutgrink 023 5740218, 06-19393924 h.rutgrink@zandvoort.nl

Archiefspecialist

E. de Dreu, 023 5740107, e.de.dreu@zandvoort.nl

Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening

E. Lefferts, 023 5740139 e.lefferts@zandvoort.nl

Hulpdiensten (derden)

Vriesdrogen / Transport, Restauratie-atelier Sterken / Documentwacht Beekbergen,

tel: 055-5423147 / 06-53939353. Fax. 055-5430614, info@sterken.nl

Noord-Hollands Archief

Voor ontruimingsmateriaal en informatie: Noord-Hollands Archief, telnr. 023-5172700, faxnr. 023-5172720, info@noord-hollandsarchief.nl

Provinciale Archiefinspectie

Provinciaal Archiefinspecteur Mw. Drs M.L. Loef en dhr K. Schabbing, telefoon 023 514 46 55, Fax: 023 514 30 30

E-mail: loefm@noord-holland.nl, schabbingc@noord-holland.nl

Ontruimingsmateriaal

Restauratie-atelier Sterken / Documentwacht Beekbergen, tel: 055-5423147 / 06-53939353, info@sterken.nl

Verpakkingsmateriaal

Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V., Veerdijk 44, 1531 MS, Wormer, tel: 075- 6211001, fax: 075- 621 6811.

Veha, Anthonie Fokkerstraat 1, 3772 MP, Barneveld, tel: 0342- 490409, fax: 0342-490975.

Catering

Raadpleeg de ‘Gouden Gids’ voor een dichtbijgelegen bedrijf.

Verzekering

Alle schademeldingen aan verzekeringsmaatschappij door de werkeenheid Financiën 023 5740(111).

In geval van een calamiteit betreffende het pand wordt altijd F. Beijk +31 (06) 51352809 in kennis gesteld.

4.4 Lijst van benodigde hulpmiddelen

Tijdens een calamiteit wordt gelijk contact opgenomen met documentwacht, welke voor de benodigde hulpmiddelen zorgt.

4.5 Logboek

Deze aantekeningen kunnen mede worden gebruikt bij het geven van voorlichting aan de media en bij de evaluatie van de calamiteit.