Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR297735
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR297735/1
Besluit Informatiebeheer gemeente Zandvoort 2013
Geldend van 01-07-2013 t/m heden
Intitulé
Burgemeester en wethouders van de gemeente Zandvoort gelet op artikel 7 van de Archiefverordening besluiten vast te stellen de navolgende:Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen.
HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
-
1. Dit besluit verstaat onder:
- a.
Archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lidvan de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 14 mei 2013;
- b.
informatie de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
- c.
beheer van informatie het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- d.
informatiebestand informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
- e.
informatievoorziening het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de informatie en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie.
- a.
-
2. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op informatie die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
HOOFDSTUK II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt: Jansstraat 40 en Kleine Houtweg 18 te Haarlem. De digitale archiefbewaarplaats (e-depot) van het Noord-Hollands Archief is niet noodzakelijkerwijs op een van de genoemde adressen gevestigd.
Artikel 3
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
Artikel 4
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 5
-
1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
2. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens bij besluit van het bestuur van het NHA vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 6
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 7
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK III VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING
Artikel 8
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen: de gehele gemeentelijke organisatie.
Artikel 9
-
1. De gemeentesecretaris is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de informatie van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
-
2. De gemeentesecretaris zorgt dat de onderscheiden taken op het gebied van de informatievoorziening in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen functionarissen.
Artikel 10
De gemeentesecretaris zorgt er voor dat de informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 en enige andere wet gestelde eisen en daaruit voortvloeiende besluiten, en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:
- -
informatiearchitectuur
- -
informatiebeveiliging en – geheimhouding
- -
duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie, met name in digitale vorm.
HOOFDSTUK IV INFORMATIEVORMING EN -ORDENING
PRODUCTIE VAN INFORMATIE
Artikel 11
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat in afwijking van artikel 2 van dit besluit de te bewaren informatie wordt voorzien van de juiste metadata conform de artikelen 17 en 24 van de Archiefregeling. De metadata maken aansluiting op de e-depotvoorziening van het NHA mogelijk.
Artikel 12
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 13
Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending, een geauthentiseerde kopie gemaakt en bewaard door de gemeente.
Artikel 14
De gemeentesecretaris draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor informatieverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
IDENTIFICERING VAN DOCUMENTEN
Artikel 15
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
- 1.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 2.
Ten aanzien van informatie dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
- 3.
Het vorige lid is niet van toepassing op informatie, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 16
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
ORDENING EN TOEGANKELIJKHEID VAN DOCUMENTEN
Artikel 17
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Artikel 18
-
1. De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden (en de systemen waarin ze zich bevinden) overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden.
-
2. Het overzicht beschrijft de informatiebestanden met hun bewaartermijnen en de werkprocessen, taken en functies waaruit de bestanden voortkomen.
-
3. Uit het overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en –systemen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.
-
4. Van digitale informatiebestanden moeten gedurende de bewaartermijn ook de technische gegevens worden vastgelegd in het overzicht conform artikel 24 van de Archiefregeling.
-
5. De afdeling die een informatiebestand in beheer heeft doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van het informatiebestand.
-
6. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
- a.
de afdeling waar het betreffende digitale informatiebestand is opgemaakt of ontvangen
- b.
de afdeling waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor het daarbij aan hen overgedragen informatiebestand;
- c.
de afdeling automatisering (benaming aanpassen), indien er geen verantwoo
rdelijk onderdeel is als bedoeld onder a en b van dit artikel.
- a.
-
7. De werkeenheid automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het zesde lid bedoelde conversie en migratie.
HOOFDSTUK V BEHEER VAN DOCUMENTEN
BEWARING VAN DOCUMENTEN
Artikel 19
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 20
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 21
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders en toestemming van de gemeentearchivaris.
Artikel 22
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat digitale systemen waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan de vastgestelde of gangbare eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. De digitale beheeromgeving behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
BEVEILIGING EN RAADPLEGING VAN DOCUMENTEN
Artikel 23
De gemeentesecretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 24
De gemeentesecretaris zorgt er voor dat wordt bijgehouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris.
Artikel 25
Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 26
-
1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.
-
2. Raadpleging en uitlening van informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
-
3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
VERVANGING VAN DOCUMENTEN
Artikel 27
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, is vooraf positief advies van de gemeentearchivaris vereist.
VERVREEMDING EN OVERDRACHT VAN DOCUMENTEN
Artikel 28
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, is vooraf positief advies van de gemeentearchivaris vereist.
Artikel 29
Overdracht van informatie aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in 32 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
SELECTIE EN VERNIETIGING VAN DOCUMENTEN
Artikel 30
-
1. De gemeentesecretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
-
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de informatie en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
-
3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in Artikel 18 van dit besluit bedoelde overzicht.
Artikel 31
De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging.
OVERBRENGING VAN INFORMATIE
Artikel 32
Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Hoofdstuk VI SLOTBEPALINGEN
Artikel 33
Met ingang van 1 juli 2013 treedt dit besluit inwerking en vervalt het Besluit Informatiebeheer Zandvoort 2006
Artikel 34
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Zandvoort 2013.
TOELICHTING
Algemeen
Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Zandvoort 2013. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op papieren informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip informatie.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van informatie met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 eerste lid
Onder d en e, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.
Artikel 1 tweede lid
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatie. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren informatie als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende informatie en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende informatie. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de informatie en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende informatie niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, zie artikel 11 van dit besluit.
Artikel 4
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 5
De wet verschaft een ieder het recht van of uit informatie, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 6
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Artikel 10
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
Artikel 12
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden.
Artikel 13
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 14, 16
De opstelling van de procedures wordt aan De gemeentesecretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 15
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
Artikel 17
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de archivaris.
Artikel 18, vijfde tot en met zevende lid
Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke informatie conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze informatie bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 25 van de Archiefregeling regelt dat informatie op worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Hierbij moet er niet alleen aandacht zijn voor het documentmanagementsysteem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige informatie bevatten.
Als er geen verantwoordelijk organisatieonderdeel meer is, zorgt de stafgroep automatisering ervoor dat de conversie en migratie wordt uitgevoerd. Ook dan zullen er financiële middelen beschikbaar moeten komen.
Artikel 20
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
Artikel 26
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat informatie, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 27en 28
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
Artikel 30
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 31
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 32
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl