Regeling budgetbeheer

a. Het College van Burgemeester en Wethouders wijzen, op basis van een afzonderlijk mandaatbesluit per gespecificeerd onderdeel van de vastgestelde begroting voor ieder inkomsten- en uitgavenbudget per product/subproduct een budgetverantwoordelijke aan.

b. Een budgetverantwoordelijke is voor het College van Burgemeester en Wethouders aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten per product.

c. De budgetverantwoordelijke draagt zorg voor het periodiek verstrekken van informatie voor onder meer de bestuursrapportages aan het College van Burgemeester en Wethouders.

d. De budgetverantwoordelijke wijst voor alle producten en sub-producten budgetbeheerders aan.

a. Het - geheel of gedeeltelijk - submandateren van bevoegdheden is uitsluitend mogelijk aan één of meerdere medewerk(st)ers op het hiërarchisch naast lagere niveau.

b. In voorkomende gevallen moet schriftelijk zijn vastgelegd welke budgetonderdelen met corresponderende taakstellingen aan wie worden gesubmandateerd, met vermelding van eventuele beperkingen en/of condities en met van een voorbeeld van de handtekening en paraaf van de sub-mandaatontvanger.

c. Van deze schriftelijke vastlegging moet een afschrift aan het hoofd financiën worden verstrekt.

d. De (sub)mandaatgever kan een verleend (sub)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. De intrekking moet schriftelijk plaats hebben met een afschrift aan het hoofd financiën.

a. De budgetverantwoordelijke draagt zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten die nodig zijn voor het realiseren van het (sub)product op basis van de voorcalculatie.

b. De budgetverantwoordelijke is verplicht, ten aanzien van het (sub-)product met bijbehorend budget waarvoor zij verantwoordelijk zijn, voorcalculaties voor het afdelingsplan te leveren.

c. De budgetverantwoordelijke legt de op het (sub)product betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het realiseren van de taakstelling, c.q. het project daaruit blijkt.

d. De budgetverantwoordelijke verstrekt het hoofd financiën alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente, de budget- en kredietbewaking, de rapportages en de (jaar)verslaglegging nodig zijn.

e. De budgetverantwoordelijke ziet er op toe, dat op juiste wijze inzicht wordt verkregen in de inzet van tijd m.b.t. de (clusters van) activiteiten.

f. De budgetverantwoordelijke rapporteert (door middel van zogenaamde managementrapportages) periodiek aan het directieoverleg en het college over de voortgang van de activiteiten en de mate waarin producten en diensten met de daarvoor beschikbaar gestelde middelen gerealiseerd zijn. Het hoofd van de afdeling financiën vervult bij de rapportages een coördinerende, adviserende en ondersteunende rol.

g. De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen, etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren (sub)producten/prestaties.

a. De budgetverantwoordelijke zorgt voor een doelmatige en doeltreffende inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af over het doelmatig gevoerde beheer.

b. De budgetverantwoordelijke zorgt ervoor, dat de aan hem/haar toebedeelde budgetten voor die activiteiten ter realisatie van de (sub)producten worden ingezet.

c. De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de uitgaven, respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten. Dit moet ook voldoen aan de eisen van de interne controle, functiescheiding en dergelijke.

d. De budgetbeheerder beheert de hem/haar toebedeelde budgetten, voor zover aanwezig, op basis van de onderliggende afdelingsplannen.

e. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgetbeheerder heeft geconstateerd dat er voor de betreffende uitgave een toereikend budget is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.

f. Bestellingen mogen alleen worden geplaatst zoals in de geldende gemeentelijke regelingen is bepaald.

g. Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden door of met toestemming van de aangewezen budgetverantwoordelijke, met uitzondering van het door het directie-overleg vastgestelde lijst met budgetten.

a. De budgetverantwoordelijke informeert het college en het hoofd financiën tijdig over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen in het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden en overige sturingsgegevens.

b. Indien geen toereikend budget beschikbaar is, wordt bij burgemeester en wethouders aanvullende budgetruimte aangevraagd. De budgetverantwoordelijke kan besluiten om van deze regel af te wijken als er binnen het product voldoende compensatie mogelijk is en de bij het product behorende taakstelling wordt gehaald.

c. Als er sprake is van een onderschrijding van het budget kan de budgetverantwoordelijke, na accordering van het hoofd financiën, een voorstel aan burgemeester en wethouders richten voor een gedeeltelijke of gehele aanwending.

a. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgetverantwoordelijken dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één (sub)product met bijbehorend budget.

b. De functie van budgetverantwoordelijke is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur, kassier en de registrerende functie.

c. Per budgetverantwoordelijke kunnen - voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels - aan de zelfstandige uitoefening van het budgetverantwoordelijkheid condities en beperkingen worden aangebracht.

d. Bij afwezigheid van de budgetverantwoordelijke worden de verantwoordelijkheden en de aan hem ge(sub-)mandateerde (teken-)bevoegdheden uitgeoefend door een door de leidinggevende aangewezen persoon.

a. Het hoofd financiën is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten en voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening en de jaarverslaglegging.

b. De budgetverantwoordelijke levert analyses, verantwoordingen (nacalculatie) aan het hoofd financiën.