Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Gorinchem 2013

1 Onder bestuursorgaan wordt verstaan: de raad van de gemeente Gorinchem, de burgemeester van de gemeente Gorinchem of het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gorinchem;

2 Onder elektronische berichten wordt verstaan alle berichten die bestaan uit (leesbare) leestekens, maar niet op papier worden verzonden of uitgereikt. Hieronder valt in ieder geval: email, sms, twitter en fax.

3 Onder gemeentelijke website wordt verstaan: de internetsite van de gemeente Gorinchem: www.gorinchem.nl;

4 Onder DigiD wordt verstaan: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;

5 Onder webformulier wordt verstaan: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;

6 Onder elektronische handtekening wordt verstaan: een via DigiD verkregen gebruiksnaam en wachtwoord;

7 Onder formele elektronische berichten wordt verstaan: een elektronisch bericht verzonden aan een bestuurorgaan of de gemeente Gorinchem waarbij de inhoud kan worden aangemerkt als: een aanvraag, een bezwaarschrift of een zienswijze, in de zin van de Algemene wet bestuursrecht;

8 Onder bestuurlijke berichten wordt verstaan: alle elektronische berichten verzonden aan een bestuursorgaan of gemeente Gorinchem, niet zijnde formele berichten;

1 Het bestuursorgaan en de gemeente Gorinchem stelt het elektronisch berichtenverkeer van en naar de gemeente alleen open indien dit berichtenverkeer voldoet aan de krachtens dit besluit gestelde nadere eisen;

2 Artikel 2, eerste lid, geldt niet, indien:

a. dit bij of krachtens wettelijk voorschrift is bepaald, of

b. een vormvoorschrift zich tegen elektronische verzending verzet.

3 Dit besluit is niet van toepassing op bij of krachtens de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht toegestane vormen van elektronisch berichtenverkeer.

4 Dit besluit is niet van toepassing op bij of krachtens de Dienstenwet toegestane vormen van elektronisch berichtenverkeer.

5 Dit besluit is niet van toepassing op de elektronische bekendmaking van besluiten. Elektronische bekendmaking van besluiten is geregeld in de Verordening elektronische bekendmaking gemeente Gorinchem 2012.

1 Het bestuursorgaan stelt het elektronisch berichtenverkeer voor formele elektronische berichten uitsluitend open voor:

a.  de fax, en;

b. de email indien en voor zover deze berichten zijn verzonden per email met gebruikmaking van een webformulier voorzien van een elektronische handtekening door middel van DigiD;

2 Indien het formele elektronische bericht niet voldoet aan de eisen van artikel 3, eerste lid, licht het bestuursorgaan de indiener van het bericht hierover binnen vijf dagen in, onder verwijzing naar de schriftelijke procedure of de procedure per email met een webformulier, zoals beschreven in artikel 3, eerste lid. Het bestuursorgaan merkt in deze gevallen de datum van eerste binnenkomst van het formele elektronische bericht aan als datum van indiening van de  aanvraag, het bezwaarschrift of de zienswijze, mits de papieren of per webformulier ingediende aanvraag, bezwaarschrift of zienswijze binnen een termijn van 10 werkdagen na ontvangst van het eerste elektronisch bericht alsnog door de gemeente is ontvangen.

3 Het elektronisch berichtenverkeer voor formele elektronische berichten, gericht tot het bestuursorgaan, zijn zolang een elektronische handtekening die aan alle wettelijke eisen voldoet niet voorhanden is, slechts toegankelijk voor burgers die in het bezit zijn van DigiD.

4 Artikel 5 en 6 zijn op formele elektronische berichten van overeenkomstige toepassing.

1 Het bestuursorgaan stelt het elektronisch berichtenverkeer per email en/of een webformulier naar en van de gemeente open voor bestuurlijke berichten, dat wil zeggen alle elektronische berichten die niet kunnen worden aangemerkt als formele elektronische berichten.

2 Op bestuurlijke berichten, zoals bedoeld in artikel 4, eerste lid, reageert het bestuursorgaan door een bericht via de email te zenden aan de indiener, tenzij de indiener uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven een schriftelijk antwoord of reactie van het bestuursorgaan te verwachten door middel van een papieren brief. Het bestuursorgaan kan er voor kiezen om naast een antwoord of reactie via email ook schriftelijk te reageren via een papieren brief.

3 Artikel 4, tweede lid, geldt niet, indien:

a. dit bij of krachtens wettelijk voorschrift is bepaald, of

b. een vormvoorschrift zich tegen elektronische verzending verzet.

1 Het bestuursorgaan weigert een per email en/of webformulier aan de gemeente verzonden bestuurlijk bericht indien:

a. het bericht of de bijlage bij het bericht niet kunnen worden geopend;

b. het bericht of de bijlage een virus bevat;

c. het bericht en de bijlagen groter is dan 5Mb, of;

d. het bericht niet is voorzien van een naam, adres en woonplaats van de afzender.

2 Het bestuursorgaan deelt een weigering, op grond van artikel 5, eerste lid, zo spoedig mogelijk aan de afzender mee.

1 Het bestuursorgaan weigert een per fax aan de gemeente verzonden bestuurlijk bericht indien:

a. de fax niet is verstuurd naar het door de gemeente opengestelde algemene faxnummer;

b. het faxbericht meer dan 40 pagina’s omvat;

c. het faxbericht geheel of gedeeltelijk onleesbaar is, of;

d. het faxbericht niet is voorzien van een naam, adres en woonplaats van de afzender.

2 Het bestuursorgaan deelt een weigering, op grond van artikel 6, eerste lid, zo spoedig mogelijk aan de afzender mee.