Algemene subsidieverordening Lochem 2013

Ondertekening

Algemene toelichting

De basis voor subsidieverstrekking is te vinden in de Algemene Wet Bestuursrecht (hierna: Awb). De AWB kent in titel 4.2 een uitgebreide regeling voor subsidieverstrekking door bestuursorganen. Deze regeling in de Awb biedt gemeenten veel vrijheid bij de invulling van hun lokale subsidiebeleid. Bij het opstellen van de verordening is dan ook gekeken naar dereguleringsmogelijkheden binnen het subsidieproces. Een belangrijk aspect in het subsidietraject is gelegen in vereenvoudiging van de regels voor de verantwoording van de subsidie..

Grondslag verordening

In de Awb staat dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een wettelijk voorschrift. Deze eis komt voort uit de wens van de wetgever, dat de rechtszekerheid van de subsidieaanvrager en subsidieontvanger voldoende is gewaarborgd. Hiermee wordt tevens een doelmatige besteding van overheidsuitgaven nagestreefd. Mogelijk onzorgvuldig of willekeurig handelen van het overheidsorgaan of nalatigheid van de subsidieontvanger is immers beter te toetsen aan de hand van een wettelijke regeling dan aan de hand van een op zichzelf staand besluit van een bestuursorgaan.

Voor gemeenten betekent dit, dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een verordening van de raad (artikel 4:23, lid 1 Awb). Dus waar in de AWB wordt gesproken over “wettelijk voorschrift”, moet wat betreft de gemeente daarvoor worden gelezen “verordening”. Deze verordening moet de essentiële elementen van het proces van subsidieverstrekking bevatten, zoals een omschrijving of aanduiding van de te subsidiëren activiteiten, de bevoegdheid voor het vaststellen van een subsidieplafond en de bijbehorende verdelingsmaatstaf. Volgens de Memorie van Toelichting bij de Awb moet een wettelijk voorschrift, in dit geval een gemeentelijke verordening, aan de twee volgende eisen voldoen om de beoogde doelmatigheid en rechtszekerheid te bereiken. Het moet een omschrijving bevatten van de activiteiten, waarvoor subsidie kan worden verleend en het moet een grondslag bevatten voor de verplichtingen, die het bestuursorgaan aan de subsidieverlening kan verbinden (voor zover die grondslag niet al in de Awb is neergelegd; zie artikel 4:37 Awb).

Het subsidiebegrip

Om de subsidietitel uit de Awb op een juiste wijze toe te passen, is het van belang dat helder is wat er onder subsidie wordt verstaan. Subsidie is een materieel begrip en wordt omschreven in artikel 4:21, eerste lid Awb. Voldoet een geldverstrekking aan de daar genoemde voorwaarden, dan is het een subsidie, hoe ook genaamd.

Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen, die aan de volgende kenmerken voldoen:

• a.

  een aanspraak op financiële middelen;

• b.

  door bestuursorgaan verstrekt;

• c.

  met het oog op bepaalde activiteiten van aanvrager;

• d.

  anders dan als betaling voor het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

In de praktijk kan het voorkomen, dat er afwijkende termen worden gebruikt, zoals bijdrage, uitkering of vergoeding, terwijl het in feite een subsidie betreft. De gekozen benaming is voor de toepasselijkheid van de subsidietitel niet van belang, ze is gewoon van toepassing als aan de voorwaarden is voldaan.

a.aanspraak op financiële middelen

Een subsidie is een aanspraak op geld. Dat kan zijn een gift, een geldlening onder zachte voorwaarden of een garantstelling.

Het leveren van goederen of diensten door de gemeente om niet of onder de kostprijs valt niet onder het subsidiebegrip van de Awb. Dit betekent, dat de zogenaamde ‘subsidies’ in natura (de niet-financiële verstrekkingen), zoals het beschikbaar stellen van gemeentelijke accommodaties voor sportbeoefening of het heffen van een toegangsprijs voor een gemeentelijk museum, die de kosten niet dekken, niet aan de begripsomschrijving voldoen en dus geen subsidie zijn.

b.verstrekt door bestuursorgaan

Slechts wanneer de financiële middelen worden verstrekt door een bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1 van de Awb kan er sprake zijn van een subsidie. Geld van particulieren, zoals fondsen, waarmee activiteiten van andere particulieren mogelijk worden gemaakt, vallen niet onder het subsidiebegrip. Uitzondering zijn de privaatrechtelijke partijen met een publieke taak

c.met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager

Een subsidie wordt altijd verstrekt met een bepaald doel, voor bepaalde duidelijk omschreven activiteiten van de ontvanger. De bestedingsrichting van de middelen moet dus duidelijk zijn. De ontvanger krijgt geld voor een bepaald doel en mag dat geld dan ook alleen voor dat doel besteden. Is een financiële aanspraak niet gericht op het verrichten van bepaalde activiteiten, dan is er geen sprake van subsidie (bijv. sociale uitkeringen, schadevergoedingen).

d.anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

Commerciële transacties vallen buiten het subsidiebegrip. Er is geen sprake van subsidie als de overheid een marktconforme vergoeding betaalt voor aangeschafte goederen of aan haar geleverde diensten. Onder betaling wordt verstaan het leveren van een tegenprestatie, die is afgestemd op de waarde van de verkregen goederen of diensten in het economische verkeer. Zo lijkt er in ieder geval sprake van een subsidie als de betaling minder dan de kostprijs bedraagt.

Daarbij moet wel worden bedacht dat subsidies die de werkelijke kosten van gesubsidieerde activiteiten geheel dekken ook regelmatig voorkomen (bijvoorbeeld de exploitatiesubsidies).

De beperking ‘aan het bestuursorgaan’ geleverde goederen of diensten is aangebracht omdat betalingen voor door de subsidieontvanger aan derden geleverde goederen en diensten wel een subsidie kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan de door de regionale bureaus voor slachtofferzorg geleverde diensten en de vergoedingen voor rechtsbijstand aan rechtsbijstandverleners. De overheid heeft dan ook geen contractuele relatie met deze bureaus, maar een subsidierelatie.

Als een gemeente op grond van de publieke taak diensten aan derden levert en de gemeente schakelt hiervoor een bedrijf in, dan is de betaling voor de levering van deze diensten door dat bedrijf aan derden eveneens geen subsidie.

Uitgezonderde en aangewezen beleidsterreinen en onderwerpen

In het tweede tot en met het vierde lid van artikel 4:21 Awb wordt vervolgens aangegeven welke beleidsterreinen en onderwerpen zijn uitgezonderd van de subsidietitel van de Awb en welke juist worden aangewezen.

Aangewezen zijn:

·bekostiging van het onderwijs en onderzoek.

Uitgezonderd zijn:

• ·

  Fiscale faciliteiten

• ·

  Uitkeringen aan doelgroepen zoals uitkeringen of toeslagen op grond van Sociale zekerheidswetgeving, financiële tegemoetkomingen als studiefinanciering en huurtoeslag.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Er is in de definities een onderscheid gemaakt tussen twee vormen van subsidie: de jaarlijkse subsidie en de eenmalige subsidie

De jaarlijkse subsidie wordt bij voorkeur voor meerdere jaren verleend en heeft veelal betrekking op voortdurende activiteiten van een instelling.

In de verordening is bepaald dat deze voor een periode van ten hoogste vier jaren wordt verstrekt. Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten een jaarlijkse subsidie te verstrekken. Voor de periode van 4 jaar is gekozen, omdat deze termijn én aansluit bij de zittingstermijn van de raad (hoewel die termijnen uiteraard niet gelijk hoeven te lopen) én het een goede termijn lijkt om te bezien of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en, zo ja, die met de verstrekte subsidies worden gediend.

Als deze subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Awb en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen. Na schriftelijke kennismaking bedraagt deze termijn 6 tot 12 maanden. Op deze manier hebben de organisaties genoeg tijd om te reageren en zich voor te bereiden.

Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar. Deze subsidie kenmerkt zich door een begin- en einddatum.

De subsidies zijn in drie categorieën verdeeld, te weten:

• -

  subsidies tot 5.000 euro

• -

  subsidies van 5.000 tot 50.000 euro

• -

  subsidies vanaf 50.000 euro

De verschillen tussen deze categorieën worden gekenmerkt door de indieningsvereisten bij aanvraag tot verlening en vaststelling van de subsidie en de manier van verantwoording van de subsidie. Het doel hiervan is om uiteindelijk tijd en geld te besparen, voor zowel de aanvrager als de gemeente.

Belangrijke gedachte is dat er wordt uitgegaan van het vertrouwen in de aanvrager, dit komt met name tot uiting in de subsidies tot 5.000 euro. De ontvanger heeft de ruimte om de besteding van deze subsidie in principe vrij in te vullen binnen de doelen en activiteiten. Er hoeft achteraf geen verantwoording te worden afgelegd aan de gemeente. Wel behoudt de gemeente het recht om steekproefsgewijs controle uit te voeren. Het vertrouwen komt met name tot uiting in de meldingsplicht die is opgelegd aan de aanvragen in artikel 13.

Artikel 2. Reikwijdte verordening

In lid 1 van dit artikel is bepaald dat voor alle programma’s uit de gemeentebegroting subsidie kan worden verstrekt. Hiervoor is gekozen omdat een opsomming van de terreinen waarop subsidie kan worden verstrekt een beperking inhoudt. Immers, zodra een nieuw beleidsveld zich voordoet waarop subsidie wordt verstrekt, zou deze verordening aangepast moeten worden. De gemeentebegroting is een beleidsstuk waarbij weloverwogen keuzes worden gemaakt waarop de gemeente zich wil inzetten.

In lid 2 wordt vermeld dat er nadere regels kunnen worden gesteld door het college. Uiteraard binnen de kaders van deze verordening en de gemeentebegroting. Dit zijn de zogenaamde beleidsregels. Hierin worden zaken geregeld zoals: welke activiteiten worden gesubsidieerd, de doelgroepen, de indexering. Deze bevoegdheid is bij het college gelegd omdat dan snel kan worden ingesprongen op de actualiteit. Anders zou het betekenen dat elke wijziging via een wijziging van de verordening moet worden doorgevoerd. Dat vergt teveel tijd.

Artikel 3. Bevoegdheid college

Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting, deze subsidieverordening en eventuele beleidsregels. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels. Met ‘besluiten over het verstrekken van subsidies’ in plaats van ‘verlenen van subsidies’ wordt beoogd de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke.

In het eerste lid is bepaald dat het college daarbij de gemeentebegroting en subsidieplafonds in acht neemt. Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.

In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. In beginsel is in afdeling 4.2.4 Awb zeer uitvoerig en nauwgezet bepaald welke verplichtingen onder welke voorwaarden bij een subsidieverlening kunnen worden opgelegd en kunnen alle toegestane verplichtingen in beginsel bij subsidieverlening of subsidiewijziging worden opgelegd.

Artikel 4. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

De raad stelt de begroting vast op hoofdlijnen (programma’s) en vervolgens stelt het college per programma of programmaonderdeel de subsidieplafonds vast.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt vóórdat de periode waarop het betrekking heeft ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Indien het voor subsidie beschikbare bedrag enkel op de begroting vermeld staat en de gemeente deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemotiveerd weigeren wegens het bereiken van het plafond.

In lid 3 is bepaald dat het college nadere regels kan opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen. Mogelijkheden daarbij zijn een verdeling op volgorde van binnenkomst of via een tendersysteem. Van belang is dat helder is voor de aanvrager op basis van welke criteria de aanvragen worden getoetst en in rangorde worden gezet. De criteria, waaraan een aanvraag wordt getoetst, zijn zoveel mogelijk eenduidig. Het college zal de criteria in nadere regels uitwerken. Deze criteria dienen bij het publiceren van de subsidieplafonds bekend te worden gemaakt, niet later.

Artikel 5. Bij aanvraag in te dienen gegevens

Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb.

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden

gedaan. Hiervoor zijn standaard aanvraagformulieren beschikbaar. Door het gebruik van standaardformulieren wordt in ieder geval de rechtszekerheid bevorderd. Voor de aanvrager is meteen duidelijk welke documenten hij dient te overleggen. Het aanvraagformulier bevat slechts die vragen, die strikt noodzakelijk zijn voor de behandeling van een aanvraag, dus zo eenvoudig mogelijk.

In het tweede lid is bepaald welke gegevens de aanvrager eventueel moet overleggen bij zijn subsidieaanvraag. Zoals in lid 4 is bepaald is het college bevoegd om ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en derde lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende, zijn.

In artikel 5, lid 2, sub d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte.

In artikel 5, lid 3, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.

Artikel 6. Aanvraagtermijn

Hier worden de termijnen genoemd, waarbinnen aanvragen voor subsidie dienen te zijn ingediend bij het college. In dit artikel wordt slechts een uiterste indieningsdatum genoemd voor (meer)jaarlijkse subsidies.

Een subsidie kan voorafgaand of, mits sprake is van een stimulerend effect van de subsidieregeling, na afloop van de subsidiabele activiteiten worden verstrekt. De gemeente kan er ook voor kiezen om voor alle subsidies (dus ook voor de eenmalige subsidies) indieningsdata (deadlines) vast te stellen. Deze termijnen zijn uiteraard afhankelijk van de door de gemeente voor opstelling van de begroting en de vaststelling daarvan gehanteerde termijnen en kunnen naar eigen voorkeur worden vastgesteld.

Artikel 7. Beslistermijn

In dit artikel worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie.

Met de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen bestaat het risico dat bestuursorganen, die zich niet aan de door zichzelf gestelde termijnen houden, met een dwangsom kunnen worden geconfronteerd. Van belang is dus dat de aanvragen binnen de daarvoor gestelde termijn worden afgehandeld. Onder strikte voorwaarden kan de beslistermijn opgeschort worden.

Artikel 8. Weigeringsgronden

Op grond van de Awb kan de subsidie geweigerd worden indien:

• ·

  door verstrekking van de subsidie het subsidieplafond wordt overschreden;

• ·

  de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden;

• ·

  de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

• ·

  de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.

• ·

  de aanvrager in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid; of

• ·

  de aanvrager failliet is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

Naast deze wettelijke weigeringsgronden worden in dit artikel nadere, op de gemeentelijke praktijk toegesneden, gronden opgenomen.

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht dient bij het weigeren van subsidie op gronden genoemd in artikel 4:35 de subsidieontvanger eerst gehoord te worden. Bij de weigeringsgronden genoemd in deze verordening is horen van de subsidieontvanger niet verplicht maar het verdient aanbeveling om de subsidieontvanger toch te horen alvorens te weigeren. Dit kan ook telefonisch.

Artikel 9. Wet Bibob

Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 9. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) niet kan doorstaan. Deze regeling is noodzakelijk om de Wet Bibob te kunnen toepassen. De ingrijpende bevoegdheden van de Wet Bibob in de privacy van instellingen en personen vereist dat voor instellingen en personen voorzien is dat de gemeente eventueel van die bevoegdheid gebruik kan maken.

De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking heeft. Het college zal bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, zich de vraag moeten stellen of er enig risico is van het faciliteren van strafbare feiten en of die risico’s niet voldoende worden ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk te bepalen dat de Wet Bibob generiek op alle subsidies wordt toegepast. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is. Voordat tot toepassing op een gemeentelijke subsidieregeling kan worden overgegaan, dient daarvoor toestemming te zijn verkregen van de minister van Justitie en minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 10. Verlening van de subsidie

Ingevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen.

In het tweede lid is geregeld dat het college de subsidieontvanger verplichtingen kan opleggen. Bij veel, veelal kleinere subsidies zal het stellen van verplichtingen bij de toekenning niet noodzakelijk zijn. In die gevallen kan het college daarvan eenvoudig afzien. In gevallen, dat het college van oordeel is dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zal dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen zijn. Deze verplichtingen zullen in een bij de beschikking verstrekte bijlage worden opgenomen.

Artikel 11. Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende gemeente.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaats vindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningsbeschikking vermeld.

Artikel 12. Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan verstrekte subsidies, hoger dan 50.000 euro, de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording. Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime dat is opgesteld voor de eindverantwoording.

Artikel 13. Meldingsplicht

De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere: het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot 5.000 euro, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten.

Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was.

Artikel 14. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In artikel 14 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.

Artikel 15. Verantwoording subsidies tot 5.000 euro

Over het algemeen wordt bij subsidies tot 5.000 euro een vast bedrag (lump sum) verstrekt. De subsidieontvanger hoeft achteraf niet standaard verantwoording af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook als de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie (bijvoorbeeld een ‘waarderingssubsidie’) en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker. De ambtshalve vaststelling zal in de praktijk veelal al vóór het verstrijken van de termijn gebeuren, namelijk als het vanuit oogpunt van een efficiënte werkwijze wenselijk wordt geacht, dat dergelijke vaststellingsbeschikkingen op een vaste datum worden genomen. Wel dient de gemeente binnen een beperkte termijn, hier is gekozen voor 13 weken na afloop van de activiteit, te reageren.

Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling is er juridisch meer mogelijkheid om op te treden, als de gemeente bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken.

In principe is er voor gekozen dat het direct vaststellen van de subsidie gebeurt bij subsidies die lager zijn dan 5.000 euro. Het gaat dan veelal om de zogenaamde “waarderingssubsidies”. Deze worden verstrekt omdat de gemeente het waardeert dat de organisatie bepaalde werkzaamheden in de maatschappij verricht. De manier van berekenen is ook eenvoudig en bestaat uit een bedrag per lid al of niet in combinatie met een vast bedrag. In lid 3 is bepaald dat voor een aantal specifiek aangeduide subsidies niet de grens van 5.000 euro wordt gehanteerd maar nog wel de grens van 50.000 euro. Voorbeelden hiervan zijn de sportzalen. Deze ontvangen een subsidie die gebaseerd is op een vast bedrag waarbij jaarlijks een index wordt toegepast. Deze subsidies worden dan ook meteen vastgesteld.

Artikel 16. Verantwoording subsidies vanaf 5.000 tot 50.000 euro

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidiënt de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 10, eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt.

Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.

Ook hier kan het college bepalen dat bepaalde categorieën van subsidies, dan wel subsidieontvangers, niet tot verantwoording van de aan hun verleende subsidie hoeven over te gaan. Te denken valt daarbij aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies, die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend, dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt. Bij dit laatste kan worden gedacht aan de huurkosten van een gebouw. De verantwoorde besteding van de subsidie blijkt dan immers al uit het feit, dat het betreffende gebouw in gebruik is bij de subsidieontvanger.

Ingevolge het derde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die natuurlijk naar gelang van de hoedanigheid van de betreffende rechtspersoon verschillen.

Artikel 17. Verantwoording subsidies vanaf 50.000 euro

Bij subsidies van 50.000 euro of meer wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt - tenzij de voorschriften voor subsidies tot 50.000 euro worden toegepast - plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een instelling.

Als er wordt gekozen voor het opvragen van een accountantsverklaring, is het van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger voorafgoede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken. Hierbij kan het raadzaam zijn om ook de accountant te consulteren.

Artikel 18. Vaststelling subsidie

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit over de vaststelling van de subsidie.

Ingevolge het derde lid kan het college, naast deze Algemene subsidieregeling, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

Artikel 19 Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

Een veel gebruikte methode voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag is de berekening van de (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten. Hierbij is een belangrijke basis voor de financiering/subsidie (kostengrondslag) de inzet van personeel. De subsidieontvanger moet zich verantwoorden over het aantal subsidiabele uren en de totstandkoming van de uurtarieven. Dit brengt hoge lasten met zich mee. Vooral de verschillende uitgangspunten en definities per subsidie ten aanzien van de subsidiabele kosten (bijvoorbeeld overheadkosten) leggen een grote (lasten)druk op de administratieve systemen van subsidieontvangers.

Bij het bepalen van de standaardberekeningswijzen voor de berekening van uurtarieven kan het college aansluiten bij de berekeningswijzen, zoals die in het Rijksbrede subsidiekader worden gehanteerd:

• a.

  berekening op basis van integrale kosten;

• b.

  berekening op basis van kosten per kostendrager, vermeerderd met een forfaitair vastgestelde opslag voor indirecte kosten of

• c.

  een forfaitair vastgesteld uurtarief.

Artikel 20. Vermogensvorming

In dit artikel wordt aangegeven in welke gevallen de subsidieontvanger een vergoeding verschuldigd op grond van vermogensvorming.

Artikel 21. Hardheidsclausule

In de hardheidsclausule is aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule niet van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor en bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of beleidsregels te worden neergelegd.