ARCHIEFVERORDENING HELMOND 2013

Geldend van 13-04-2013 t/m 13-09-2018

Intitulé

ARCHIEFVERORDENING HELMOND 2013

De raad van de gemeente Helmond;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 januari 2013;

gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995;

Besluit:

  • 1.

    Vast te stellen de Archiefverordening Helmond 2013

  • 2.

    In te trekken de Archiefverordening Helmond 2007

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b sub 1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de toezichthouder: de directeur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven onder gezag van het Dagelijks Bestuur van het

    Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (krachtens de

    Regeling Samenwerkingsverband Regio Eindhoven 2005);

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge 0 is belast met het beheer van

    de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet

    zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • f.

    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel dat zelfstandig documenten

    registreert, ordent en beheert;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,

    ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en de instandhouding van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet en voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van dearchiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze

    kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen nadere regels vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen eenmaal per twee jaar aan de raad verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk III Slotbepalingen

Artikel 9

Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.

Ondertekening

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 9 april 2013.
De raad voornoemd,
de voorzitter,
Mevr. P.J.M.G. Blanksma - van den Heuvel
de griffier,
Mr. J.P.T.M. Jaspers
Bekend gemaakt op:
12 april 2013
De gemeentesecretaris,
Dhr. A.A.M. Marneffe RA