Instructie Secretaris

Artikel 1 Algemeen Bestuur

• 1.

  De Secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van hetAlgemeen Bestuur.

• 2.

  Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het Algemeen Bestuur informatie wordt verstrekt omtrent onder het Dagelijks Bestuur berustende documenten, waar het Dagelijks Bestuur kennis van heeft genomen en voorzover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van lid van het Algemeen Bestuur daarover beschikking behoeven.De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van hetAlgemeen Bestuur rekening wordt gehouden.

• 3.

  De Secretaris draagt er zorg voor dat de leden van het Algemeen Bestuur desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen envoorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en derde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze instructie of met het reglement van orde voor het Algemeen Bestuur.

• 5.

  De Secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de voorzitter zorg voor een goede voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur.

• 6.

  Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het Dagelijks Bestuur de Secretarisnadere regels stellen.

Artikel 2 Dagelijks Bestuur

• 1.

  De Secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de voorzitter zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur.

• 2.

  De Secretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het Dagelijks Bestuur over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het Dagelijks Bestuur. Zonodig adviseert de Secretaris het Dagelijks Bestuur ten behoeve van de door dit bestuur te nemen besluiten of doet zelf voorstellen voor besluitvorming.

• 4.

  Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces vanbesluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het Dagelijks Bestuur.

• 5.

  De Secretaris draagt er zorg voor dat door het Dagelijks Bestuur genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat aantekening wordt gehouden van de aanwezigen.

• 6.

  Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het Dagelijks Bestuur de Secretaris nadere regels stellen.

Artikel 3 Commissies

Het bepaalde in de artikelen 1 en 2, voor zover het betreft de daarin opgedragen taken, is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van door het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur ingestelde commissies en portefeuillehoudersoverleggen.

Artikel 4 Voorzitter

• 1.

  De Secretaris staat de voorzitter in diens hoedanigheid van bestuurlijke coördinator ter zijde.

• 2.

  Hij bevordert hiertoe samen met de voorzitter een goede afstemming tussen debestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3.

  Voorts is hij de voorzitter behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het Dagelijks Bestuur als collegiaal bestuur.

Artikel 5 Ambtelijke organisatie

De Secretaris is verantwoordelijk voor:

• a.

  de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;

• d.

  de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheidenonderdelen;

• e.

  de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• f.

  het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

Het Dagelijks Bestuur kan ten behoeve van het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid nadere regels stellen.

Artikel 6 Ambtelijke Beleidsstaf

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de Secretaris, het hoofd van de Eenheid Middelen en Projecten en de programmamanagers gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met debenaming "Beleidsstafoverleg".

• 2.

  De Secretaris is voorzitter van het Beleidsstafoverleg.

• 3.

  De Secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestroom.

• 4.

  Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaaldnodig acht, stelt de Secretaris procedures vast voor de behandeling, van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat zijn opgedragen.

• 5.

  De Secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de eenheden en debeleidsvelden. Hij geeft aan programmamanagers zodanige aanwijzingen dat de samenwerking en samenhang wordt verzekerd.

Artikel 7 Afwezigheid

• 1.

  Indien de Secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan het Dagelijks Bestuur.

• 2.

  Voor een afwezigheid van langer dan vier weken behoeft de Secretaris toestemming van het Dagelijks Bestuur.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de Secretaris voor zoveel nodig met het Dagelijks Bestuur of de voorzitter overleg.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking op 17 maart 2005.