Verificatieplan gemeente Littenseradiel 2013

1. Inleiding: doel van het verificatieplan

Dit verificatieplan dient drie doelen:

• 1.

  Het voldoen aan de verplichtingen van artikel 53a van de WWB en artikel 14 van de IOAW en IOAZ om een plan op te stellen dat een rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wet bevordert, waaronder de bestrijding van het ten onrechte ontvangen van uitkering en van misbruik en oneigenlijk gebruik van de wet.

• 2.

  Het vastleggen van de werkwijze voor de medewerkers van Sociale Zaken 1 omtrent het verzamelen, verifiëren en valideren van gegevens ten behoeve van het op juiste wijze verstrekken van uitkeringen.

• 3.

  Het aan klanten van Sociale Zaken duidelijkheid verschaffen over wat van hen verwacht wordt ten aanzien van het leveren van gegevens en het beschermen tegen onnodige aantasting van hun privacy.

Ad 1. Het verificatieplan

Artikel 53a van de WWB (en artikel 14 van de IOAW en IOAZ) verplicht de gemeenten een plan op te stellen zoals hierboven genoemd.

Een onderdeel van het plan moet zijn een beschrijving van de wijze waarop het college uitvoering geeft aan:

• -

  gegevensverzameling, controle daarop en het controleren van de gegevens bij andere instanties (artikel 64 WWB, artikel 35 Bbz 2004 en artikel 45 IOAW en IOAZ);

• -

  een toereikende controle op het nakomen van de verplichtingen van de klant om gegevens te verstrekken en mee te werken aan onderzoek (artikel 17 WWB en artikel 13 IOAW en IOAZ);

• -

  de bestuursrechtelijke of strafrechtelijke afdoening als klanten niet aan deze verplichtingen voldoen.

In het verificatieplan wordt bepaald:

• -

  welke gegevens ten behoeve van de verlening of voortzetting van bijstand of inkomensvoorziening door de klant moeten worden verstrekt en welke bewijsstukken deze moet leveren (artikel 53a WWB en artikel 14 IOAW/IOAZ). De WWB, de IOAW en de IOAZ zélf geven dus niet aan welke gegevens geleverd moeten worden; dit wordt bepaald door het college;

• -

  de wijze en het tijdstip waarop deze gegevens verstrekt moeten worden (artikel 53a, eerste lid, WWB en artikel 14, eerste lid, IOAW/IOAZ);

• -

  hoe de juistheid en volledigheid van deze gegevens wordt onderzocht;

• -

  hoe de gemeente zorgdraagt voor de controle op de verplichting van de klant om op verzoek of uit eigen beweging onverwijld mededeling te doen van alles wat van belang is voor de verlening of voorzetting van bijstand, uitkering of voorziening.

Ad 2. Het vastleggen van de werkwijze van Sociale Zaken betreffende het verzamelen, vastleggen en controleren van gegevens .

Voor de interne bedrijfsvoering is het gewenst om vast te leggen hoe de medewerkers van Sociale Zaken omgaan met het verzamelen, vastleggen en controleren van gegevens van klanten. Dit om eenheid van uitvoering te krijgen.

Ad 3. Duidelijkheid voor de klant en bescherming van onnodige aantasting van zijn /haar privacy .

De WWB, de IOAW en de IOAZ leggen de klant de verplichting op om op verzoek of uit eigen beweging gegevens te leveren die van belang zijn voor het recht op, de hoogte en de duur van de uitkering, zo mogelijk onder overlegging van bewijsstukken.

De Afstemmingsverordening Wet werk en bijstand legt op grond van artikel 18 van de WWB en de Maatregelenverordening IOAW en IOAZ op grond van artikel 20 van de IOAW of IOAZ aan de gemeente de verplichting op om, als de klant hierbij in gebreke is door de gegevens niet tijdig of helemaal niet te leveren - tijdelijk - de uitkering te verlagen. Per 1 januari 2013 is echter in deze beide artikelen opgenomen dat artikel 17, eerste lid, (artikel 13, eerste en derde lid, IOAW/IOAZ), in casu de inlichtingenplicht, niet langer tot afstemming van de uitkering kan leiden. Door invoering van artikel 18a in de WWB (artikel 20a in de IOAW/IOAZ) wordt schending van de inlichtingenplicht voortaan bestraft met een bestuurlijke boete. Het is daarom voor de klant van belang dat vastgelegd is welke gegevens van hem of haar verwacht worden. 2

De klant heeft, voor zover dit de uitvoering van de wet niet belemmert, recht op bescherming van zijn/haar privacy. Ook is het ongewenst om de klant keer op keer om dezelfde gegevens te vragen. In dit kader is met ingang van 1 januari 2008 de Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen van toepassing.

Uit een oogpunt van optimale dienstverlening aan de burger wordt via deze wet geregeld dat elk gegeven dat de ketenpartners werk en inkomen nodig hebben voor hun werk, slechts eenmaal mag worden uitgevraagd.

2. Algemene toelichting op de gegevensverzameling

2.1. Documentencontrole en administratieve controle

De WWB (IOAW en IOAZ) legt de verplichting van controle en het zorg dragen voor het bestrijden van fraude en oneigenlijk gebruik nadrukkelijk neer bij gemeenten. Steeds verdergaande automatisering en daardoor steeds intensiever wordende mogelijkheden van controle maken deze verplichting mogelijk.

Aan de gegevensverzameling zijn echter ook grenzen te stellen: er moeten niet méér gegevens verzameld en gecontroleerd worden dan nodig is voor de uitvoering van de wetten. De Wet op de Persoonsregistraties verbiedt dit ook.

Een grondig onderzoek naar het recht op en de hoogte van de uitkering moet plaatshebben voordat besloten wordt een uitkering toe te kennen of voort te zetten om zodoende de rechtmatigheid van de uitkeringen zo veel als redelijkerwijze mogelijk is te waarborgen.

Om daarin succesvol te kunnen zijn, is van belang om vast te leggen om welke gegevens en bewijsstukken het gaat, hoe deze van de betrokkene worden gevraagd en hoe deze op juistheid en volledigheid worden gecontroleerd.

Bij het verzamelen van gegevens gaat het ten eerste om het verzamelen van schriftelijke gegevens die de klant aanlevert, de zgn. documentencontrole.

Een tweede wijze van gegevensverzameling is het inwinnen van informatie - al of niet geautomatiseerd - bij andere instanties, de zgn. administratieve controle. Een groot aantal instanties is verplicht (artikel 64 WWB en artikel 45 IOAW/IOAZ) - als de gemeente daarom vraagt - kostenloos opgaven en inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wet.

Er vindt bestandsuitwisseling plaats tussen het team Administratie WIZ en het Inlichtingenbureau (IB). Het IB stuurt signaaloverzichten om mogelijk niet aan de gemeente opgegeven informatie alsnog te achterhalen.

Dit betreft:

• -

  witte inkomsten (arbeid, UWV, SVB)

• -

  inkomsten uit studiefinanciering (DUO)

• -

  verblijf in detentie of ontrekking aan detentie (DJI)

• -

  vermogenssignalen (Belastingdienst)

• -

  heffingskortingen (Belastingdienst)

Deze gegevens worden maandelijks vergeleken met de bij Sociale Zaken bekende gegevens.

Het kan voorkomen dat in individuele gevallen méér gegevens gevraagd worden dan in dit plan staan vermeld. Dit zal het geval zijn als er onduidelijkheid is of gerede twijfel bestaat over de door de klant gegeven informatie.

2.2. Volledigheid en ondertekening formulieren

Verstrekking van een rechtmatige uitkering begint bij de aanvullende gegevensverstrekking door de klant op door de gemeente verstrekte (vóóringevulde) formulieren. Als later blijkt dat belanghebbende onjuiste en/of onvolledige gegevens heeft verstrekt, of heeft verzuimd om te melden dat de door de gemeente vóóringevulde gegevens niet juist of niet volledig waren, en dat als gevolg daarvan geheel of gedeeltelijk onterecht uitkering is verstrekt, dan moet dat haar/hem kunnen worden verweten.

Voorwaarde daartoe is, dat alle vragen worden beantwoord en niet wordt volstaan met het plaatsen van streepjes of opmerkingen als 'n.v.t.'. Iedere vraag moet duidelijk met 'ja' of 'nee' worden beantwoord en moet worden voorzien van de gevraagde informatie. Het is daarom noodzakelijk, dat de formulieren door de medewerker hierop worden beoordeeld en zo nodig ter aanvulling en/of correctie aan de belanghebbende worden teruggegeven of gezamenlijk worden ingevuld. Als de medewerker vragen voor de klant invult, moet deze hiervoor voor akkoord tekenen.

Ten slotte wordt de klant gewezen op de gevolgen van het verstrekken van onjuiste informatie en moet deze de formulieren ondertekenen. Van echtparen of daarmee gelijkgestelden moeten de gegevens van beide partners aangeleverd worden en zij moeten beiden de formulieren ondertekenen.

In principe moeten alle bewijsstukken bij het formulier aanwezig zijn. Zo nodig wordt de klant aangemaand ontbrekende gegevens aan te leveren en wordt hem hiervoor een termijn geboden.

2.3. Machtiging/legitimatie

Als de klant zich laat vertegenwoordigen door een gemachtigde dan moet dit blijken uit een ondertekende machtiging en moet de gemachtigde zich legitimeren door middel van een geldig identiteitsbewijs.

Voorts moet de identiteit van de klant door middel van een geldig identiteitsbewijs worden vastgesteld.

Als de belanghebbende niet zélf bij het (intake)gesprek aanwezig kan zijn, dan kan - als dat nodig is - een huisbezoek worden afgelegd.

2.4. Originele stukken

Verificatie van gegevens moet in beginsel plaatsvinden aan de hand van originele stukken dan wel voor echtheid gewaarmerkte duplicaten daarvan. Komt de klant voor een gesprek bij Sociale Zaken dan moeten er in principe originelen meegenomen worden (behalve bijvoorbeeld van een afstudeerbewijs). Als er stukken opgestuurd worden, bijvoorbeeld bij de wijzigings-, inkomsten- of statusformulieren, dan mogen wel fotokopieën van bijvoorbeeld loonstroken meegestuurd worden.

Het afplakken of weglakken van informatie die voor het verkrijgen, c.q. behouden van de uitkering niet relevant is, is toegestaan. Een voorbeeld hiervan zijn de uitgaven die op bankafschriften staan vermeld. Het saldo op de rekening is wèl relevant en mag niet worden weggelakt. Alleen bij gegronde vermoedens van fraude kan de klant om opheldering worden gevraagd.

2.5. Fotokopieën in het dossier

Om in het dossier zichtbaar te kunnen maken dat verificatie op de voorgeschreven wijze plaats heeft gehad en om te kunnen beoordelen of er sprake is van een rechtmatige uitkering, worden van de bewijsstukken die van belang zijn voor de rechtmatigheid van de uitkering fotokopieën gemaakt.

2.6. Huisbezoek

Kortheidshalve wordt hier volstaan met een verwijzing naar het Protocol Huisbezoeken.

2.7. Primaire en secundaire gegevens

Bij het inleveren van bewijsstukken t.b.v. de aanvraag van bijstand en heronderzoeken wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire gegevens.

• ·

  Primaire gegevens zijn noodzakelijk om het minimale recht op uitkering te bepalen.

• ·

  Secundaire gegevens zijn slechts bepalend voor de hoogte van de uitkering.

Bij het ontbreken van de zogenoemde secundaire gegevens kan een uitkering toegekend worden op voorwaarde dat de ontbrekende gegevens alsnog binnen twee weken geleverd worden. De hoogte van de uitkering kan aangepast worden als de alsnog aangeleverde gegevens daartoe aanleiding geven.

De secundaire gegevens zijn in de overzichten aangegeven met '(S)'.

2.8. Ontvangstbevestiging

Voor stukken die aan de balie van één van de gemeenteloketten afgegeven worden, wordt op verzoek een ontvangstbevestiging meegegeven.

3. Aanvragen WWB (levensonderhoud)

3.1. Procedure

Als de klant zich meldt bij Sociale Zaken of het UWV-Werkbedrijf ontvangt deze het aanvraagformulier met een controlelijst voor de bewijsstukken en een toelichting met het verzoek het formulier volledig in te vullen en de gevraagde bewijsstukken mee te nemen.

Vervolgens komt de klant, en als deze een partner heeft moet deze ook meekomen, op het intakegesprek. Een intakegesprek kan zowel op het Werkplein, het gemeentekantoor als bij de klant thuis plaatsvinden. Het aanvraagformulier wordt doorgenomen en bekeken wordt of alle schriftelijke gegevens aanwezig zijn.

Na het invullen ondertekent belanghebbende (en indien aanwezig zijn/haar partner) voor akkoord en verklaart daarmee dat alle gegevens naar waarheid zijn verstrekt. Op het formulier wordt gewaarschuwd wat de gevolgen zijn van het onvolledig of niet juist verstrekken van de gevraagde gegevens.

Als gegevens ontbreken, krijgt de klant een brief toegestuurd, waarin vermeld staat welke gegevens nog ontbreken en binnen welke termijn deze ingeleverd moeten worden.

Het gaat hierbij om primaire gegevens die noodzakelijk zijn om het recht op uitkering vast te stellen. Met andere woorden zonder deze gegevens is het niet mogelijk het recht op uitkering vast te stellen. Indien deze gegevens niet bij de aanvraag aanwezig zijn, wordt de klant de mogelijkheid geboden deze alsnog in te leveren.

In onderstaande tabel is in de eerste kolom de totale gegevensset opgenomen. In de tweede kolom is vermeld welk bewijsstuk voor het specifieke gegeven als verificatiemiddel kan dienen en in de derde kolom is aangegeven of de belanghebbende deze informatie moet leveren of dat de informatie in principe op andere wijze dient te worden verkregen.

3 .2. De aan te leveren gegevens

1.Persoonsgegevens

2.Eerdere uitkeringen

3.Burgerlijke staat

4.Gezamenlijke huishouding

5.(Pleeg)kinderen

6.Andere inwonenden

7.Huisvesting

8.Inkomen (vanaf datum aanvraag)

9.Bezittingen en schulden

10.Eigen woning

11.Werk en opleiding (alleen indien van toepassing)

3.3. Aanvullende vragen voor zelfstandigen

Beginnende zelfstandigen of zelfstandigen die hun bedrijf gaan beëindigen, vullen het inlichtingenformulier WWB/Bbz in. Van hen zijn echter extra gegevens nodig, die hieronder vermeld worden.

3.4. Aanvragen IOAW /IOAZ

Voor het aanvragen van een IOAW/IOAZ-uitkering worden dezelfde bewijsstukken gevraagd als voor de WWB (zie hierboven). Verificatie vindt plaats op dezelfde wijze als bij de WWB. Een aantal vragen hoeven aanvragers van een IOAW/IOAZ-uitkering echter niet in te vullen omdat die voor het recht op een IOAW/IOAZ-uitkering niet van belang zijn. Ook de betreffende bewijsstukken hoeven dan uiteraard niet ingeleverd te worden.

Het betreft de volgende vragen:

• 5.

  Kinderen

• 7.

  Huisvesting

• 9.

  Bezittingen en schulden

• 10.

  Eigen woning

4. Bijzondere bijstand

4.1. Aanvragen bijzondere bijstand klanten

(Voor klanten die reeds een WWB uitkering, periodieke Bbz-uitkeringeen IOAW- of IOAZ-uitkering ontvangen). Hiervoor gelden vereenvoudigde aanvraagprocedures en wordt daar waar mogelijk gewerkt met rechtmatigheidssteekproeven achteraf. Wat de klant moet aanleveren of wat de gemeente zelf moet doen, staat onderstaand aangegeven in het staatje.

1.Persoonsgegevens

2.Identiteitsbewijs

3.Kosten waarvoor bijzondere bijstand wordt aangevraagd

4.Voorliggende voorzieningen

5.Vermogen (alleen voor IOAW-IOAZ klanten)

4.2. Aanvragen bijzondere bijstand niet – klanten

Voor klanten die geen WWB-uitkering voor levensonderhoud of IOAW/IOAZ-uitkering ontvangen, kunnen de noodzakelijke gegevens worden opgevraagd, conform de gegevensset van de aanvraag levensonderhoud WWB en aanvraag bijzondere bijstand voor klanten.

Ook hier kan een verkorte aanvraagprocedure gelden, waarbij controles op basis van steekproeven achteraf kunnen plaatsvinden. De aanlevering en de verificatie van de bewijsstukken (belanghebbende of gemeente) is hetzelfde als bij “eigen” klanten.

5. Aanvragen met behulp van de Snelbalie

5.1. De Kluwer Snelbalie

De Kluwer Snelbalie is een webbased programma waarmee, op basis van gegevens uit het Digitale Klantdossier (DKD) en zo nodig aanvullende informatie van de aanvrager, snel een beslissing op een aanvraag bijzondere bijstand, gemeentelijke minimaregeling of langdurigheidstoeslag kan worden genomen. De aanvragers kunnen inwoners zijn met een gemeentelijke uitkering, maar ook inwoners zonder gemeentelijke uitkering.

Het gebruik van de Snelbalie levert voor zowel medewerkers als burgers een eenvoudiger, korter en daardoor klantvriendelijker aanvraagproces op. De persoonsgegevens van de aanvrager worden via de Snelbalie uit het GBA-V opgehaald. Voor een belangrijk deel van de aanvragers worden geen inkomensgegevens opgevraagd. Die gegevens zijn via DKD beschikbaar. Daarnaast behoeft de aanvrager geen bewijsstukken van de uitgaven te overleggen. Dit maakt het mogelijk dat de aanvrager na verwerking van de gegevens door middel van de Snelbalie direct de beschikking overhandigd krijgt.

5.2. Bijzondere bijstand en minimaregelingen

De toepassing van de Snelbalie beperkt zich vooralsnog tot de drie gemeentelijke minimaregelingen, te weten de Bijdrageregeling minima, de Regeling chronisch zieken en langdurig gehandicapten en de Regeling categoriale bijstand duurzame gebruiksgoederen voor pensioengerechtigden, de langdurigheidstoeslag en de bijzondere bijstand. Met betrekking tot deze laatste categorie kunnen alleen aanvragen die voorkomen op een limitatieve lijst door middel van de Snelbalie worden afgehandeld.

5.3. Het aanvraagproces

Indien een burger een aanvraag wenst te doen die met behulp van de Snelbalie kan worden afgedaan, is geen aanvraagformulier vereist. Wel dient de betrokkene zich persoonlijk aan het loket te melden waarbij de identiteit moet worden vastgesteld. Indien de persoonlijke melding niet mogelijk is, of indien het verzoek niet door middel van de Snelbalie kan worden afgedaan, is wel een aanvraagformulier vereist. In de beschikking wordt de zinsnede opgenomen dat de uitreiking van de beschikking een bevestiging van de aanvraag is.

5.4. Verificatie inkomsten en uitgaven

De inkomstengegevens van aanvragers die een uitkering van de gemeente ontvangen worden door middel van DKD opgehaald. Hen wordt echter nadrukkelijk meegedeeld dat zij die gegevens tenminste een jaar moeten bewaren om controle achteraf mogelijk te maken. Voor aanvragers met een ander inkomen geldt dat zij wel bewijsstukken van hun inkomen moeten overleggen.

Met betrekking tot de uitgaven waarvoor men bijstand of een bijdrage vraagt, hoeft door geen van de aanvragers bewijsstukken te worden overgelegd. De betrokkene dient ook die gegevens echter wel tenminste een jaar te bewaren voor controledoeleinden.

Ieder kwartaal wordt een nog nader vast te stellen percentage van de toegekende aanvragen, verdeeld over de verschillende soorten aanvragen, aan een steekproef onderworpen. De op die wijze geselecteerde aanvragers dienen op dat moment alle voor de beoordeling van het recht op de bijstand of de minimaregeling benodigde stukken en gegevens te overleggen. Op deze steekproefsgewijze controle vindt weer een review plaats door de interne controle functionarissen.

6. Het wijzigings- en statusformulier

6 .1. Wijzigings formulier

Bij de eerste toekenning van een WWB-, IOAW-, of IOAZ-uitkering ontvangt elke belanghebbende een wijzigingsformulier waarop zij dienen aan te geven of er veranderingen hebben plaatsgevonden in hun situatie, die gevolgen kunnen hebben voor de uitkering. Indien er sprake is van een wijziging moet het wijzigingsformulier binnen een week nadat de wijziging zich heeft voorgedaan worden ingeleverd. Na inlevering wordt een nieuw wijzigingsformulier teruggestuurd aan de klant.

6 . 2 . Statusformulier

Het statusformulier wordt twee keer per jaar toegestuurd aan de uitkeringsgerechtigden. Dit formulier dient ter controle en verificatie achteraf van de voorgaande uitkeringsperiode en de algemene klantgegevens.

7. Heronderzoeken

7 .1 . Her onderzoek rechtmatigheid

Bij heronderzoeken rechtmatigheid kunnen de noodzakelijke gegevens van de gegevensset aanvraag levensonderhoud WWB/IOAW/IOAZ worden geactualiseerd. Waar nodig kunnen hiervoor gegevens van de klant worden gevraagd.

7 .2. (Her-)onderzoek debiteuren

1.Status medebewoners

2.Inkomen (vanaf datum aanvraag)

3.Schulden en lasten

7 .3. Herberekening inkomsten

Bij een herberekening van inkomsten wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de gegevens die al bekend zijn in de eigen administratie van Sociale Zaken of in de dossiers van belanghebbende. Waar nodig worden aanvullende gegevens over de inkomsten opgevraagd bij belanghebbende of bij derden. (bijv. het Inlichtingenbureau, de werkgever)

7 .4. Signaal- en themaonderzoeken

Afhankelijk van het gekozen thema of het signaal kunnen er gegevens worden opgevraagd bij de klant of bij derden, zoals bankafschriften.

Verificatie van gegevens zal zoveel mogelijk plaatsvinden met behulp van Suwinet, de gemeentelijke basisadministratie en het Inlichtingenbureau.

8. Beëindiging WWB / IOAW / IOAZ

1 . WWB

2 . IOAW en IOAZ

9. Langdurigheidstoeslag

Bij het vaststellen van het recht op langdurigheidstoeslag worden zoveel mogelijk gegevens ontleend aan de eigen gemeentelijke uitkeringsadministratie. Indien dit onvoldoende mogelijk is zullen gegevens worden opgevraagd zoals in het bovenstaande schema weergegeven.

Hoofdstuk 10. Slotbepalingen

10 .1 Datum inwerkingtreding

Dit verificatieplan treedt in werking op de dag na die waarop het is bekendgemaakt en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

10 .2 Intrekken oude regeling

Het Verificatieplan sociale voorzieningen gemeente Littenseradiel 2011 van 2 augustus 2011 wordt ingetrokken.

10 . 3 Citeertitel

Dit verificatieplan kan worden aangehaald als Verificatieplan gemeente Littenseradiel 2013.