Besluit informatiebeheer Arnhem 2004

1. De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat uit ieder archiefbescheid, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium ervan is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3 Het bepaalde in het vorige lid heeft enkel betrekking op archiefbescheiden die benodigd zijn in het kader van de uitvoering van een aan een dienst opgedragen taak en de verantwoording daarover, of die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel verband houden met de communicatie met de burger.

1. De directeur van een dienst ziet erop toe dat van informatiebestanden een structuurplan als bedoeld in artikel 11 wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

3. Uit het vorige artikel bedoelde structuurplan dient te allen tijde te blijken waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Bijzonderheden omtrent toepassing regeling Geordende en Toegankelijke staat Archiefbescheiden

Artikel 13

Artikel 9 van de regeling is in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het archiefbescheid of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3 van de regeling is dan van overeenkomstige toepassing.

Bijzonderheden omtrent digitale archiefbescheiden

Artikel 14

• 1.

  De afdelingen van een dienst stellen het hoofd van de afdeling DIV onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een archiefbescheid of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Ten minste eenmaal per jaar verricht de afdeling DIV een inventarisatie van binnen de beheerseenheden betreffendearchiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

• 2.

  De afdeling DIV geeft onverwijld de bewaartermijn aan van de archiefbescheiden en informatiebestanden als bedoeld in het eerste lid; de afdeling doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.

3.Verantwoordelijk voor een tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het tweede lid bedoelde conversie en migratie zijn primair de beheerseenheden waar de betreffende digitale archiefbescheiden of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen. Of ingeval van een reorganisatie de dienst waarop rechten en functies zijn overgegaan, althans voor zover de digitale archiefbescheiden of informatiebestanden aan deze beheerseenheid zijn overgegaan.

HOOFDSTUK 4:Beheer van archiefbescheiden

Bewaring van archiefbescheiden

Artikel 15

De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 16

De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 17

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.

Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden

Artikel 18

De directeur van een dienst draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 19

De directeur van een dienst laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de betreffende dienst die ambtelijk zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.

Artikel 20

De directeur van een dienst ziet er op toe dat geen archiefbescheiden uit informatiebestanden worden verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 21

• 1.

  De directeur van een dienst draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur in aanmerking komende archiefbescheiden.

• 2.

  Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is - behoudens toestemming van burgemeester en wethouders - slechts toegestaan aan functionarissen van een dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. Aan deze toestemming kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Vervanging van archiefbescheiden

Artikel 22

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit, wordt vooraf advies van de archivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden

Artikel 23

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 24

Overdracht van archiefbescheiden aan een andere dienst, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de instemming van alle hoofden van de betrokken diensten, de archivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van archiefbescheiden

Artikel 25

• 1.

  De directeur van een dienst zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  In geval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 11 bedoelde documentair structuurplan.

Artikel 26

Het hoofd van een dienst stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn dienst een lijst op van vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van archiefbescheiden

Artikel 27

Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

HOOFDSTUK 5: Slotbepalingen

Artikel 28

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit informatiebeheer Arnhem 2001.

Artikel 29

Dit besluit treedt in werking met ingang van de datum van inwerkingtreding van de Archiefverordening Arnhem 2004.

Artikel 30

Dit besluit kan worden aangehaald als: “Besluit informatiebeheer Arnhem 2004”.