Regeling vervallen per 03-02-2011

Het reglement voor de gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens van de gemeente Enkhuizen

Geldend van 24-06-1999 t/m 02-02-2011

Intitulé

Het reglement voor de gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens van de gemeente Enkhuizen

GBA PRIVACYREGLEMENT

Burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen

gelet op de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Enkhuizen (Verordening GBA)besluiten:

Het Reglement voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Enkhuizen vast te stellen

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 2 juni 2009;

basisadministratie: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;

beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;

ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;

ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;

afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;

protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;

telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is het clusterhoofd Dienstverlening

Artikel 3 Toepasselijke regelgeving

  • 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

  • 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE

Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

  • 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

    • a.

      gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of -krachtens wet opgelegde taken;

    • b.

      gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

    • c.

      informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.

  • 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 5 Categorieën van personen

In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Enkhuizen.

Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

  • 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

  • 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

  • a.

    op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

  • b.

    Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .

HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS

Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

    • a.

      de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het cluster Dienstverlening;

    • b.

      de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.

  • 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers

Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet al langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het

verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.

Artikel 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden.

Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Of:

  • 1.

    Aan het basisregistratiesysteem worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen.

  • 2.

    Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Artikel 14 Gegevensverstrekking aan vrije derden

  • 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Verstrekking van gegevens in de vorm van een selectie is alleen mogelijk als het College van Burgemeester enWethouders hierover een afzonderlijk besluit heeft genomen

  • 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

  • 3.

    • Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 15 Voorwaarden voor verstrekking

  • 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

    • a.

      dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt, met in achtneming van de criteria, vermeld in artikel 100, lid 1 Wet GBA;

    • b.

      dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelsd;

    • c.

      dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

  • 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 16 Terugmeldverplichting

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke

  • 2. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmeldplicht worden gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de Wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het Besluit GBA.

Artikel 17 Protocollering

De beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 18 Beveiliging

  • 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

  • 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 19 Slotbepaling

  • 1.

    Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Enkhuizen”.

  • 2.

    Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.

Enkhuizen, 3 juni 2009

Burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen,

Namens deze,

Mevrouw M. Buijsman, administratief-juridisch medewerker Burgerzaken

Bijlage 1

Aangehaakte gegevens zijn:

  • -

    Binnengemeentelijke afnemersindicatie

  • -

    Adreshistorie

  • -

    Gegevens betreffende systeembeheer en autorisaties

  • -

    Burgerlijke staat

  • -

    Stemdistricten

  • -

    PL'en van vertrokken personen (Met uitzondering van de verwijsgegevens)

  • -

    Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht enz.)

  • -

    Signaleringen bij persoonsgegevens

  • -

    Gegevens over adressen

  • -

    Pandsoorten

  • -

    Wijken

Bijlage 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. In de GBA-appliactie zijn raadpleegprofielen opgenomen, waaraan de medewerkers van de clusters/ taakvelden zijn toegevoegd.

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Enkhuizen hebben toegang tot de basisadministratie:

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

Cluster Dienstverlening

Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Parpoortwet en regelgeving rijbewijzen. Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen, Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw, Wet 29/09/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.

Alle gegevens op PL en verwijsgegevens

Productgroep Publiek (Clusters Sociale Voorzieningen en Samenleving Beleid)

Bijstandswet, artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995, WWB, Bureau Opvang Nieuwkomers, artikel 2 Wet Voorziening Gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Enkhuizen

Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, nationaliteitsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verblijfstitelgegevens, verwijsgegevens en gerelateerden.

Productgroep Grondgebied

Wet Milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet

Persoonsgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

Cluster RBO

Wet op de lijkbezorging, Verordening lijkbezorgingsrechten en het BW.

Persoonsgegevens, overlijdensgegevens, adresgegevens, verwijsgegevens.

Bestuurssecretariaat

Het verzenden/ overbrengen van gelukswensen voor jubilea (40, 50, 60 65, 70 en 75-jarige huwelijken en personen die in het lopende jaar 100 jaar worden.)

Persoonsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfsplaatsgegevens en verwijsgegevens.

De griffier

De ingevolge de Wet opgedragen taken

Persoonsgegevens, adresgegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens.

Projectmanager

Het uitvoeren van de diverse projecten

Persoonsgegevens, adresgegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens.

Brandweer

De opgedragen taken

Persoonsgegevens, adresgegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens.

Productgroep Middelen

Artikel 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening, de postbezorging.

Persoonsgegevens, overlijdensgegevens, verblijfsplaatsgegevens en verwijsgegevens.

Cluster Facilitair/ taakveld DIV

Het verzorgen van de uitgaande post

Persoonsgegevens, adresgegevens, overlijdensgegevens.

P&O (Personeel & Organisatie)

Uitvoeren van personele regelingen. Wachtgeldregelingen, pensioenen wethouders en ex-wethouders. WW-uitkeringen.

Persoonsgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, huwelijksgegevens en verwijsgegevens.

AJZ (Algemeen Juridische Zaken)

Het uitvoeren van wettelijke taken

Persoonsgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

OOV (Openbare Orde en Veiligheid)

APV, rampenbestrijding

Persoonsgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

De stichting Woondiensten Enkhuizen

Het uitvoeren van de woonruimteverdeling voor de gemeente Enkhuizen

Persoonsgegevens, verblijfsplaatsgegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens.

Afd. Automatisering van de gemeente

Hoorn/ taakveld I&A

Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.

Bijlage 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt vanuit de GBA

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Cluster Sociale Voorzieningen

Uitvoering Sociale wetten, Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.

Mutatiegegevens: binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden en vestigingen buitenlanders.

Cluster Financiën

Uitvoering belastingwetgeving, Vastgoedadministratie.

Mutatiegegevens: vestigingen, immigraties, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

Bestuurssecretariaat

Het verzenden/ overbrengen van gelukswensen voor jubilea (40, 50, 60, 65, 70 en 75-jarige huwelijken en personen die in het lopende jaar 100 jaar worden)

Selectiegegevens (40, 50, 60, 65, 70 en 75-jarige huwelijken en personen van 100 jaar en ouder): persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens.

Afdeling Welzijn van de gemeente Hoorn

De uitvoering van de regionale leerplichtadministratie en actualisatie van het bestand.

Mutatiegegevens (personen in de leeftijd van 0 t/m 23 jaar): naamswijzigingen, wijzigingen in oudergegevens, vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden (aanlevering op alternatief medium)

Bijlage 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens mogen worden verstrekt uit de GBA

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Buitenlandse EU-overheden

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens) (zie: www.cbpweb.nl)

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Buitenlandse vertegenwoordiging hier ter lande, die lid zijn van de EU

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Bureau voor Rechtshulp

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Instellingen/ organisatie ten behoeve van:

- Maatschappelijke dienstverlening

- Algemene/ geestelijke gezondheidszorg

- Kinderopvang

- Jeugdwelzijnswerk

- Ouderenzorg

- Gehandicaptenzorg

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Natuurlijke personen

Voor genealogische doeleinden of het organiseren van een reünie

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Onderwijsinstellingen

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met de onderwijsinstelling

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Pensioenfondsen (tenzij art.34 Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is)

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Reclassering/ verslaafden-zorg

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA.

Stichting Woondiensten Enkhuizen

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA.

Ziekenhuizen

Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen i.v.m. die zorg.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA.

Bijlage 5 Lijst van binnengemeentelijke applicaties waaraan gegevens uit de bevolkingsadministratie kunnen worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Cluster Sociale Voorzieningen

applicatie GWS4all

Uitvoering Sociale wetten.

Rechtstreekse koppeling met PIV4all: persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens, verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.

Cluster Financiën

applicatie Key2Financiën

Uitvoering belastingwetgeving

Rechtstreekse koppeling met PIV4all: persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens en verwijsgegevens.

Cluster Financiën

applicatie HIS4all

Uitvoering wettelijke taken

Maandelijkse koppeling met PIV4all: persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens en verwijsgegevens.

Productgroep Grondgebied

applicatie SUB4all

Uitvoering wettelijke taken

Handmatige vulling vanuit PIV4all

Productgroep Grondgebied

applicatie BWT4all

Uitvoering wettelijke taken

Maakt gebruik van gegevens uit SUB4all, er is geen rechtstreekse koppeling met PIV4all.

Productgroep Grondgebied

applicatie BPA4all

Uitvoering begraafplaatsenadministratie

Rechtstreekse koppeling met PIV4all: persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

DDS

Diverse gemeentelijke taken

Persoonsgegevens, burgerlijke staat gegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, de indicatie geheimhouding van gegevens, adresgegevens, verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.

Bijlage 6 Verstrekkingentabel GBA

Zie hiervoor de Bijlage Verstrekkingentabel GBA.

Toelichting

Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Enkhuizen

De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt.

Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente.

Er is op 2 juni 2009 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen.

Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt.