Beleidsregels inzake de behandeling van bezwaarschriften

Het horen

De hoorplicht vormt een essentieel onderdeel van de bezwaarschriftprocedure. Daarom moet het hoofd Fiscale Zaken, alvorens hij uitspraak doet op het bezwaarschrift, belastingplichtige in de gelegenheid hebben gesteld om te worden gehoord. Het hoofd Fiscale Zaken hoort belastingplichtige in beginsel op kantoor. Telefonisch horen is in de bezwaarfase geen horen in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Het is echter mogelijk, voordat een uitnodiging om te worden gehoord wordt verzonden, telefonisch contact op te nemen met de indiener van het bezwaarschrift om een en ander te vragen en verduidelijkt te krijgen. Belastingplichtige kan dan laten weten aan het horen geen behoefte (meer) te hebben, bijvoorbeeld omdat onduidelijkheden en/of misverstanden tijdens dat gesprek zijn weggenomen of duidelijk is geworden dat volledig aan het bezwaar wordt tegemoet gekomen . Alleen wanneer belastingplichtige uitdrukkelijk verklaart geen bezwaar te hebben tegen telefonisch horen, mag telefonisch worden gehoord.

Afzien van het horen

Van het horen van de belastingplichtige kan volgens de Algemene wet bestuursrecht worden afgezien

als:

• •

  het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is;

• •

  de belastingplichtige heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord; 

• •

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen; 

• •

  het bezwaar kennelijk ongegrond is.

Is sprake van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift of is het bezwaarschrift kennelijk ongegrond dan hoort het hoofd Fiscale Zaken belastingplichtige toch indien belastingplichtige daarom heeft verzocht. Het horen strekt er immers mede toe om een zo gefundeerd mogelijke (ambtshalve) beslissing te kunnen nemen.

Stukken ter inzage

De belastingplichtige krijgt, indien nodig, tenminste een week voordat hij wordt gehoord, de gelegenheid de stukken in te zien die betrekking hebben op de zaak. Het betreft alleen die stukken die gelet op de wettelijke geheimhoudings- en openbaarheidsbepalingen kunnen worden verstrekt. Bij de oproep voor het horen wordt vermeld waar en wanneer deze stukken ter inzage liggen. Belastingplichtige kan tegen vergoeding afschriften verkrijgen.

Horen door een ander dan de behandelend ambtenaar

Het horen van de belastingplichtige vindt plaats door een ambtenaar die niet bij de totstandkoming van de beschikking betrokken is geweest. Dit gaat niet zover dat degene die heeft geparafeerd of een collegiale toetsing heeft uitgevoerd, niet mag horen. Met de woorden "niet bij de totstandkoming van de beschikking betrokken is geweest" wordt gedoeld op de ambtenaar die met een hoge mate van zelfstandigheid het betreffende besluit heeft voorbereid en over de betrokken casus eerder een oordeel heeft gevormd. Op verzoek van belanghebbende mag worden gehoord door de oorspronkelijke besluitnemer en kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord.

Verslag van het horen

De ambtenaar die belastingplichtige heeft gehoord, maakt van het horen een verslag. Het verslag bevat een weergave van de besproken onderwerpen en de standpunten van het hoofd Fiscale Zaken en belastingplichtige. Het verslag wordt toegezonden aan belastingplichtige c.q. zijn gemachtigde. Een kopie wordt in het dossier bewaard. Als belastingplichtige het niet eens is met de inhoud van het verslag, kan hij de ambtenaar hierover informeren. De ambtenaar maakt hiervan schriftelijk melding.

Nieuwe feiten of omstandigheden na het horen

Wanneer na het horen het hoofd Fiscale Zaken feiten of omstandigheden bekend worden die voor de op het bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, deelt hij dit aan belastingplichtige mee en stelt hij belastingplichtige binnen een redelijke termijn in de gelegenheid daarover te worden gehoord. Hierbij gelden dezelfde regels als bij de eerste keer dat belastingplichtige werd gehoord.

Uitspraak op bezwaar; termijnen

Voor de afdoening van bezwaarschriften geldt, dat deze in beginsel binnen de termijnen van de Algemene wet bestuursrecht (artikel 7:10 Algemene wet bestuursrecht) worden afgehandeld. De hoofdregel daarbij is dat het hoofd Fiscale Zaken binnen zes weken na ontvangst van het bezwaarschrift uitspraak doet. Voldoet het bezwaarschrift niet aan de minimumeisen dan stelt het hoofd Fiscale Zaken belanghebbende in de gelegenheid het bezwaarschrift binnen een redelijke termijn aan te vullen. De termijn die belanghebbende nodig heeft om het bezwaarschrift aan te vullen dan wel ongebruikt laat verstrijken, schort de beslistermijn voor het hoofd Fiscale Zaken op. Kan het hoofd Fiscale Zaken niet binnen zes weken (of binnen zes weken verlengd met de periode gedurende welke de beslistermijn is opgeschort) op het bezwaarschrift beslissen dan kan hij de beslistermijn met ten hoogste vier weken verlengen. Hij doet hiervan schriftelijk mededeling aan belanghebbende. In overleg met belanghebbende is verder uitstel mogelijk. De Algemene wet inzake rijksbelastingen (artikel 25) geeft het hoofd Fiscale Zaken formeel een beslistermijn van een jaar met de mogelijkheid deze termijn met maximaal één jaar te verlengen. Van deze mogelijkheid maakt de Afdeling Fiscale Zaken alleen in uitzonderingsgevallen gebruik. Hierbij kan worden gedacht aan massaal ingediende bezwaarschriften waarover de Afdeling Fiscale Zaken nog geen definitief standpunt heeft ingenomen of indien belanghebbende weigert mee te werken aan een voortvarende afhandeling van zijn bezwaarschrift. Omdat de beslistermijn voor bezwaarschriften formeel is bepaald op één jaar kan belanghebbende geen beroep instellen wegens het niet tijdig beslissen op het bezwaarschrift als het hoofd Fiscale Zaken de termijn(en) van artikel 7:10 Algemene wet bestuursrecht niet realiseert.

Inhoud beschikking; motivering en beroepsmogelijkheid

De beschikking moet berusten op een deugdelijke motivering. Deze motivering wordt bij de bekendmaking van de beslissing vermeld. Als belastingplichtige op grond van een hiervoor vermelde reden niet is gehoord, wordt in de motivering tevens aangegeven op welke grond dat is geschied. Indien de mogelijkheid openstaat tegen de beschikking beroep in te stellen, wordt aangegeven voor wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan de mogelijkheid van beroep openstaat.

Het hoofd Fiscale Zaken beslist te laat op het bezwaarschrift (fictieve weigering)

Als het hoofd Fiscale Zaken te laat op het bezwaarschrift beslist, kan de belastingplichtige na afloop van de daarvoor geldende beslistermijn beroep instellen. Het indienen van het beroepschrift is in deze gevallen niet aan een termijn gebonden. Wel kan de rechter het beroep niet-ontvankelijk verklaren indien het onredelijk laat is ingediend. Het hoofd Fiscale Zaken beslist in beginsel altijd op het bezwaarschrift. Voor ambtshalve besluiten waarvoor in de wet is vastgesteld dat zij binnen een bepaalde termijn moeten worden genomen, zal na afloop van die termijn sprake zijn van het niet tijdig nemen van een besluit.

Schending van vormvoorschriften

Het hoofd Fiscale Zaken kan in geval van een bezwaarschrift gericht tegen een beschikking waarbij sprake is van een schending van een vormvoorschrift, de beschikking in stand laten als blijkt dat belastingplichtige hierdoor niet is benadeeld. Onder schending van een vormvoorschrift wordt verstaan een schending van een voorschrift dat geen eisen stelt aan de materiële eisen van een besluit, maar ziet op de procedure van de totstandkoming of de wijze waarop het besluit moet worden genomen of vastgelegd. Hiervan kan sprake zijn indien een besluit onvoldoende is gemotiveerd.

Aldus vastgesteld in op 16 december 1998.

Het hoofd Fiscale Zaken voornoemd,

Mr. P.A. J . Koemans

Uitgegeven op 17 december 1998

Het dagelijks bestuur,

namens deze.

mr V.W.H.M. Ditters

(secretaris, wnd.)