Archiefverordening Waterschap De Dommel 1998

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet: de Archiefwet 1995.

b. het besluit: het Archiefbesluit 1995.

c. waterschapsorganen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap.

d. de archiefbewaarplaats: de door de Vergadering van hoofdingelanden overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.

e. de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde archivaris

f. beheerders: degenen die ingevolge artikel 4 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

g. beheerseenheid: het/de door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/ organisatieonderdelen.

h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.