Verordening organisatie financieel beheer

Geldend van 01-01-1995 t/m 31-12-2008

Intitulé

Verordening organisatie financieel beheer

Voorstel

WATERSCHAPSBLAD VAN DE DOMMEL

1994, nr. 41

Boxtel; 14 december 1994

Aan het hoofdbestuur,

onderwerp:

vaststellen verordeningen financieel beheer

Geacht bestuur,

In artikel 108 van de Waterschapswet wordt onder andere bepaald dat het algemeenbestuur bij verordening regels dient vast te stellen met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt voldaan.

Met het begrip 'controle' wordt het verband gelegd met artikel 109 van de Waterschapswet. In artikel 109 wordt namelijk bepaald dat het hoofdbestuur van het water schap ook een verordening dient vast te stellen met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden, waarin wordt gewaarborgd dat de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de administratie en het beheer worden getoetst. De beide verordeningen die wij u hierbij ter vaststelling aanbieden zijn gebaseerd op de model-verordeningen uitgebracht door de Unie van Waterschappen.

Uit het voorgaande dient de conclusie te worden getrokken dat de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden aan de eisen van controle, rechtmatigheid en doelmatigheid moet voldoen. Onderstaand wordt een nadere toelichting op deze drie begrippen gegeven.

De 'eis van rechtmatigheid' houdt in dat de administratieve verantwoording en het beheer van vermogenswaarden juist dienen te zijn. Het begrip 'juistheid' kent twee aspecten die tezamen het begrip rechtmatigheid dekken, namelijk de formele en de materiële juistheid.

De formele juistheid betreft de vraag of de geadministreerde handelingen zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheid van de handelende personen en overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften. De materiële juistheid heeft betrekking op de vraag of de administratie en de administratieve verantwoording overeenstemmen met de werkelijkheid en op de eis dat het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar moet zijn vormgegeven. De rechtmatigheidseis houdt derhalve in dat de administratie en de daarop gebaseerde verantwoording zowel aan de formele als aan de materiële juistheid moeten voldoen.

De 'doelmatigheidseis' houdt in dat het dagelijks bestuur binnen het kader van het door het algemeenbestuur vastgestelde beleid een zo doelmatig mogelijk beheer moet voeren. Het begrip 'doelmatig' wordt daarbij gedefinieerd als 'de mate waarin de te leveren prestaties bij gegeven doelstellingen met inzet van zo weinig mogelijk middelen zijn bereikt'. Om een doelmatig beheer te kunnen voeren zal er een aantal organisatorische maatregelen moeten worden genomen. Een voorbeeld daarvan is regelmatige meting en toetsing van de effecten van het gevoerde beheer, waartoe onder meer rëgistratie van de door het waterschap geleverde prestaties dient plaatste vinden.

De 'eis van controle' houdt in dat de administratie en het beheer van vermogenswaarden binnen het waterschap zodanig moeten worden georganiseerd, dat voldaan wordt aan de eisen die de interne controle "stelt en dat een goede (externe) controle-uitoefening mogelijk wordt.

In artikel 2 van de verordening op de organisatie van het financieel beheer is omschreven op welke manier het dagelijks bestuur uitvoering kan geven aan de organisatie van het financieel beheer. Hiertoe dienen, in overleg met de externe accountant, onder meer te worden vastgesteld, beschrijvingen van de functies van het financieel beheer, procedurebeschrijvingen, teken-en beschikkingsbevoegdheden en voorschriften inzake de periodieke verslaglegging.

De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en een certificerende functie. De signalerende functie van de externe controle betreft het opsporen en aangeven van onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Het doel van deze functie is uiteindelijk het aanbrengen van bijsturing en "(waar nodig) verbetering van het financieel beheer. De certificerende functie (certificeren =officieel, op anlotseed verklaren) omvat de oordeelsvorming omtrent de getrouwheid van de verantwoording. Deze mondt uit in de accountantsverklaring, die aangeeft dat de in de verantwoording (financiële administratie en jaarrekening) vervatte informatie juist. volledig en geschikt tot oordeelsvor.ming is. De accountantsverklaring is niet alleen binnen de organisatie van belang maar ook naar buiten toe met name tegenover allen die belang hebben bij het beheer van de desbetreffende organisatie. De certificerende functie van de externe controle is dan ook vooral van maatschappelijke aard. De inhoud en het doel van de externe controle brengt met zich mee dat dit zelfstandig en onafhankelijk van te controleren huishouding en haar organen, en derhalve door externe controleurs, gebeurt. Uiteraard dienen de externe controleurs aan bepaalde eisen van deskundigheid te voldoen. In "artikel 109 van de Waterschapswet wordt bepaald dat de : externe controle bij waterschappen slechts door registeraccountants mag worden uitgevoerd. Deze bepaling waarborgt de deskundigheid van de externe controleur(s). "

Wij stellen u voor te besluiten tot vaststelling van bijgaand ontwerpbesluit tot vaststelling van de verordening op de organisatie van het financieel beheer en vaststelling van de controleverordening.

De commissie Financiën en algemeen bestuurlijke aangelegenheden heeft het dagelijks bestuur verzocht zich te beraden op de suggestie dat de financiële ambtenaar gevraagd en ongevraagd zou kunnen adviseren alsmede directe lijnen naar dagelijks bestuur en hoofdbestuur zou moeten hebben. Hieromtrent merken wij het volgende op. De ambtelijke organisatie werkt met integrale adviezen. Daarin past -bij inhoudelijk belangrijke zaken - de vermelding van een mogelijk andersluidende opvatting van de financiële ambtenaar. Dit betreft zowel adviezen op ons verzoek, alsook adviezen die worden gegeven op initiatief van de ambtelijke medewerkers. De infonmatievoorziening naar het hoofdbestuur geschiedt volledig door het dagelijks bestuur, met in voorkomende gevallen, de wettelijke bevoegdheid van de secretaris in het kader van bijstand aan het hoofdbestuur, te adivseren. Voorts legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het hoofdbestuur. Wij achten het ongewenst deze duidelijke lijnen te doorbreken door het opvolgen van een suggestie van enkele leden van de commissie. Gelet op het vorenstaande hebben wij de verordening op de genoemde punten niet aangepast.

Hoogachtend,

Het dagelijks bestuur,

De griffier, De watergraaf,

(mr. P. de Bruin) (ir. A.J.A.M. Segers)

Aanhef

Het hoofdbestuur van het waterschap De Dommel te Boxtel;

gezien het voorstel van het dagelijks bestuur (Waterschapsblad 1994, nr. 41);

gelet op de artikel 108 eerste lid van de Waterschapswet;

heeft besloten:

vast te stellen de volgende verordening op de organisatie van het financieel beheer.

Begripsbepaling

Artikel 1

  • In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. de administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, beheren en functioneren van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • b. het beheer van vermogenswaarden: alle beheerdaden die voortvloeien uit het door het hoofdbestuur vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het waterschap;

  • c. het financieel beheer: de administratie en het beheer van vermogenswaarden.

Organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden

Artikel 2

  • 1. Het dagelijks bestuur stelt, met inachtneming van het gestelde in deze verordening, een regeling vast met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer en biedt deze ter kennisneming aan het hoofdbestuur aan.

  • 2. De regeling bedoeld in het eerste lid omvat in elk geval:

    • a.

      een beschrijving van de functies van het financieel beheer, waarbij wordt aangegeven welke functies uit het oogpunt van de interne controle gescheiden dienen te worden;

      b. procedurebeschrijvingen betreffende de onderdelen van het financieel beheer;

      c. een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden;

      d. een regeling van de beveiliging van programma- en gegevensbestanden;

      e. voorschriften inzake de periodieke verslaglegging.

  • 3. De in het eerste en tweede lid bedoelde regeling dient zodanig te worden opgesteld dat aan de eisen van controle, rechtmatigheid en doelmatigheid wordt voldaan.

  • 4. De registeraccountant van het waterschap wordt gehoord over het ontwerp van de voorschriften bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel.

Artikel 3

Het dagelijks bestuur wijst een ambtenaar aan - hierna te noemen de financiële ambtenaar - die zelfstandig verantwoordelijk is voorde uitvoering van de administratie en van het beheer van de vermogenswaarden van het waterschap.

Artikel 4

  • 1. De financiële ambtenaar is verantwoordelijk voor het voeren van de administratie van het waterschap.

  • 2. Als onderdeel van de in het eerste lid genoemde taak richt de financiële ambtenaar de financiële administratie van het waterschap in met inachtneming van ae voor het waterschap van toepassing zijnde comptabiliteitsvoorschriften en voert deze zodanig dat de financiële rechten en verplichtingen, de ontvangsten en de betalingen, de vermogensrechten en -verplichtingen alsmede de bezittingen en schulden van het waterschap juist en volledig blijken.

  • 3. Vanuit de administratie stelt de financiële ambtenaar alle informatie beschikbaar die de andere functionarissen van het waterschap ten behoeve van hun functioneren nodig hebben.

Artikel 5

  • 1. De griffier van het waterschap draagt er zorg voor dat de financiële ambtenaar alle door het hoofdbestuur en het dagelijks bestuur genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn ontvangt.

  • 2. Aan de financiële ambtenaar worden tijdig alle overige gegevens en stukken verstrekt die hij ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaglegging en het beheer van de vermogenswaarden nodig heeft.

Artikel 6

  • De financiële ambtenaar draagt er zorg voor dat:

  • A. tijdig voorstellen tot wijziging van de regeling bedoeld in artikel 2 van dit besluit, aan het dagelijks bestuur worden gedaan, indien daartoe naar zijn mening aanleiding bestaat;

  • B. aan het dagelijks bestuur tijdig voorstellen worden gedaan voor het verzekeren van de financiële risico's die verband houden met de taakuitoefening van het waterschap;

  • C. de uit rechten en verplichtingen van het waterschap voortspruitende invorderingen en betalingen tijdig in behandeling worden genomen;

  • D. tijdig voorstellen aan het dagelijks bestuur worden gedaan met betrekking tot de financiering van de activiteiten van het waterschap;

  • E. het beheer van de geldmiddelen van het waterschap doelmatig wordt gevoerd.

Artikel 7

  • 1. De bepaling van de posten van de begroting, waarop de inkomsten en uitgaven worden geboekt, geschiedt in overeenstemming met de desbetreffende bestuursbesluiten.

  • 2. Indien de door de daartoe bevoegde ambtenaren gegeven aanwijzingen op de desbetreffende stukken niet in overeenstemming zijn met de post of posten waarop verantwoording naar het oordeel van de financiële ambtenaar dient te geschieden, doet deze daarvan door tussenkomst van de griffier, mededeling aan het dagelijks bestuur.

Artikel 8

  • 1. De betalingen geschieden op grond van gefiatteerde betalingsbescheiden.

  • 2. De hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten worden voorzien van de handtekeningen van tenminste twee daartoe aangewezen personen.

De ontwerp- jaarrekening van het waterschap

Artikel 9

  • 1. De ontwerp-jaarrekening van het waterschap en het daarbij behorende verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden opgemaakt en ondertekend door de financiële ambtenaar.

  • 2. De ontwerp-jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden tezamen met het verslag van de registeraccountant zoals bedoeld in artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet, aan het dagelijks bestuur aangeboden.

  • 3. Indien de financiële ambtenaar, op grond van zijn verantwoordelijkheid voo.r .de financiële administratie, meent de ontwerp-jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer niet te kunnen ondertekenen. vindt de in het tweede lid van dit artikel bedoelde aanbieding plaats onder overlegging van een verslag van de bevindingen van de financiële ambtenaar.

Artikel 10

Indien het dagelijks bestuur de ontwerp-jaarrekening, het verslag ter verantwo'ording van het financieel beheer en het verslag van de registeraccountant bedoeld in artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet aanvaardt, strekt dit mede tot décharge van de financiële ambtenaar, behoudens later in rechte gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden.

Slotbepalingen

Artikel 11

  • 1. De verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer van het waterschap welke is vastgesteld bij besluit van 23 juni 1966 vervalt, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de jaren waarvoor zij heeft gegolden.

  • 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 1995.

  • 3. Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening organisatie financieel beheer".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 21 december 1994.
Het hoofdbestuur voornoemd,
De griffie, De watergraaf,
(mr. P. de Bruin) (ir. A.J.A.M. Segers)

Toelichting

Artikel 1

In artikel 1 zijn enkele begrippen die in het vervolg van de verordening verschillende malen voorkomen, nader gedefineerd.

Artikel 2

Tot de taak van het dagelijks bestuur behoort het beheren van de inkomstenen uitgaven van het waterschap alsmede de controle op het geldelijk beheer. Het is dan ook het dagelijks bestuur dat de regeling betreffende de organisatie van het financieel beheer vaststelt. Een goede organisatie van het financieel beheer is slechts mogelijk indien de organisatie van het waterschap duidelijk is omschreven, niet alleen ten aanzien van de technische grondslagen maar ook wat betreft de leiding en verantwoordelijkheden op alle niveaus. In het kader van de regeling van de organisatie van het financieel beheer voert het echter te ver om een beschrijving van die organisatie te geven. In het kader van het financieel beheer heeft de administratie tot taak een zodanige registratie te vervullen dat op basis daarvan controle en analyse van het gehele bedrijfsgebeuren kan plaatsvinden.

In het tweede en derde lid van dit artikel is aangegeven aan welke eisen de regeling betreffende de organisatie van het financieel beheer in elk geval dient te voldoen. De beschrijving van de functies van het financieel beheer en de financiële administratie, zoals genoemd in letter a, heeft betrekking op de zeven functies die bij bet financieel beheer worden onderscheiden, te weten:

  • a.

    de beherende functie;

  • b.

    de administratieve functie;

  • c.

    de bewarende functie;

  • d.

    de controlerende functie;

  • e.

    de financiële beleids-en beheerfunctie;

  • f.

    de bedrijfseconomische functie;

  • g.

    de prognose functie.

Het derde lid van dit artikel is afgeleid uit bepalingen uit de artikel 108 en 109 van de Waterschapswet. In deze artikelen wordt namelijk bepaald dat de verordening op het financieel beheer dient te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en controle wordt voldaan. Uiteraard geldt dit ook voor de regeling van de organisatie van het financieel beheer, die als uitvloeisel van de verordening moet worden vastgesteld.

Tussen de organisatie van het financieel beheer en de externe controle bestaat een nauwe relatie. Het vierde lid geeft aan dat de registeraccountant van het waterschap tijdig om advies moet worden gevraagd over de vast te stellen regeling van het financieel beheer. Tijdig wil hier zeggen voorafgaand aan de vaststelling door het dagelijks bestuur.

Artikel 3

Dit artikel vindt zijn basis in artikel 10a, derde lid, van de Waterschapswet , waarin wordt bepaald dat er in de verordening aparte functionarissen, niet zijnde de griffier, moeten worden aangewezen voor het verrichten van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden.

In dit artikel wordt de zelfstandige verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze taken gelegd bij de financiële ambtenaar. In de loop der jaren is de registrerende functie van boekhouder of ontvanger geëvolueerd tot financiële ambtenaar en omvat deze een groter scala van taken dan voorheen. Zo geschiedt het beheer van het waterschap thans mede door middel van gegevens uit de administratie (zie hiervoor ook de toelichting op het volgende artikel).

Artikel 4

De informatiestroom naar het dagelijks bestuur is te onderscheiden in twee componenten, te weten:

  • •

    informatie die betrekking heeft op te nemen beslissingen;

  • •

    informatie omtrent de uitvoering van genomen beslissingen.

De eis die aan deze informatie wordt gesteld is dat deze juist, volledig en tijdig het dagelijks bestuur moet bereiken. Dit impliceert dat de daarmeeverband houdende werkzaamheden zodanig worden georganiseerd dat aan deze eis kan worden voldaan. De huidige bestuurlijke informatievoorziening heeft zich ontwikkeld uit de conventionele financiële administratie. Dit betekent niet automatisch dat de financiële ambtenaar, als verantwoordelijke voor de financiële administratie, alleen verantwoordelijk is voor het beleid ten aanzien van de inrichting en het functioneren van het infonmatiesysteem. De administratie in de huidig ontwikkelde vorm raakt vitale belangen van alle onderdelen van het waterschap en speelt een belangrijke rol in de taakvervulling van de beleids- en beheerorganen en controlerende en toezichthoudende functionarissen.

Bij de uitoefening van de comptabele taak gaat het er in de eerste plaats om de waarheid te dienen. Het in strijd met de waarheid bepaalde boekingen verrichten of doen verrichten is niet aanvaardbaar. De objectiviteit staat voorop en daarom dient de financiële ambtenaar in het algemeen geen beheer- of bewaringsbevoegdheden te bezitten.

In tegenstelling tot het beheer van de geldmiddelen is de beleidsadviserende taak wel verenigbaar met het voeren van de administratie. De taak van bedrijfseconomisch adviseur past logisch bij de financiële ambtenaar gezien zijn positie als verantwoordelijke voor de uitvoering van het financieel beheer en als hoofd van de (financiële) administratie.

Artikel 5

Het eerste lid van dit artikel regelt de informatieplicht aan de financiële ambtenaar teneinde deze in staat te stellen om een volledige registratie te kunnen voeren. Tevens dient hij zich te kunnen beroepen op de bevoegdheid tot het stellen van vragen aan alle functionarissen met betrekking tot in beginsel alles wat in de waterschapshuishouding voorvalt. Het spreekt van zelf dat de financiële ambtenaar tactvol en voorzichtig met zijn ondervragingsbevoegdheid moet omgaan. Omdat de bevoegdheid zich richt op alle functionarissen van het waterschap, dient deze bevoegdheid in het uiterste geval gedekt te worden door de hoogste leiding.

Artikel 6

Dit artikel regelt de algemene verantwoordelijkheid van de financiële ambtenaar met betrekking tot die maatregelen die nodig zijn voor een goede organisatie van het financieel beheer. Het bepaalde in onderdeel A beoogt te voorkomen dat er als gevolg van wijzigingen in de loop van de tijd gekunstelde constructies ontstaan die de uitgangspunten van de organisatie van het financieel beheer geweld aan doen.

Onderdeel C legt de bevoegdheid tot het nemen van invorderingsmaatregelen expliciet bij de financiële ambtenaar. De in onderdeel E bedoelde maatregelen zijn met name gericht op het voorkomen van renteverliezen.

Artikel 7

Met het bepaalde in dit artikel wordt beoogd waarborgen te verschaffen voor de betrouwbaarheid van de registratie en van de te verstrekken informatie aan de beleids- en beheerorganen van het waterschap.

Artikel 8

Ter verzekering van de rechtmatigheid van de betalingsopdrachten voor bank en giro zijn maatregelen van interne controle noodzakelijk zoals functiescheiding en voorafgaande goedkeuring. De juistheid van de betalingsbescheiden zoals facturen en dergelijke zal daarbij blijken uit de aanwezigheid van alle paragrafen c.q. handtekeningen die de interne controle eist. De feitelijk te verrichten handelingen zijn sterk afhankelijk van de systematiek van verwerking die door het waterschap wordt toegepast.

Artikel 9

Het spreekt van zelf dat in het kader van de organisatie van het financieel beheer wordt geregeld door wie de werkzaamheden worden verricht die verbonden zijn aan het opstellen van de ontwerp-jaarrekening en het daarbij behorende verslag ter verantwoording van het financieel beheer. Gezien zijn comptabele taak behoren deze werkzaamheden te worden verricht onder de verantwoordelijkheid van de financiële ambtenaar met in achtneming van de geldende wettelijke voorschriften. De financiële ambtenaar draagt de verantwoording dat de cijferopstelling in de ontwerp-Jaarrekening in overeenstemming is met de comptabele administratie, hetgeen tot uitdrukking komt in zijn ondertekening van dit stuk bij de aanbieding aan het dagelijks bestuur. Het kan voorkomen dat het dagelijks bestuur ten aanzien van de inhoud of de inrichting van de ontwerp-jaarrekening een standpunt heeft dat afwijkt van de opvattingen van de financiële ambtenaar. Indien in deze gevallen niet tot overeenstemming kan worden gekomen, maakt de financiële ambtenaar de ontwerp-jaarrekening en het verslag op overeenkomstig de door het dagelijks bestuur gegeven aanwijzingen. Immers, de ontwerp-jaarrekening is uiteindelijk een verantwoording van het gevoerde beheer van het dagelijks bestuur aan het hoofdbestuur. Het derde lid geeft de financiële ambtenaar de mogelijkheid om zijn afwijkende standpunt mede te delen, waardoor gestalte wordt gegeven aan zijn verantwoordelijkheid voor een correcte verslaglegging.

Artikel 10

Dit is een bepaling die vooraf gaat aan artikel 106, vijfde lid, van de Waterschapswet, waar wordt bepaald dat de vaststelling van dejaarrekening door het hoofdbestuur de leden van het dagelijks bestuur ontlast ten aanzien van het in de jaarrekening verantwoorde financieel beheer. Voorafgaand hieraan strekt het aanvaarden van de ontwerp-jaarrekening door het . hoofdbestuur, hetgeen tot uitdrukking komt in het aanbieden aan het hoofdbestuur, tot décharge van de financiële ambtenaar.