Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR272307
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR272307/1
Regels voor budgethouderschap en financieel mandaat
Geldend van 01-07-2009 t/m heden
Intitulé
Regels voor budgethouderschap en financieel mandaatHET DAGELIJKS BESTUUR VAN HET WATERSCHAP AA EN MAAS;
Overwegende,
- dat het gezien de wijzigingen in de organisatiestructuur en het streven naar meer helderheid, eenvoud en deregulering, wenselijk is over te gaan tot herijking van de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007;
- dat het met het oog op een goede en verantwoorde werking ervan gewenst is de spelregels betreffende budgethouderschap en financieel mandaat te wijzigen;
gelet op
- het advies van de OR ex art 25, lid1 sub e van de Wet op de Ondernemingsraden,
- artikel 3 van de mandaatregeling waterschap Aa en Maas;
- de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en de ambtelijke organisatie zoals bepaald in:
- de Algemene Wet Bestuursrecht
- de Waterschapswet
- het Reglement van waterschap Aa en Maas
- de Mandaatverordening 2008
- de verordening Beleids- en Verantwoordingsfunctie 2009
- de Controleverordening 2009;
- de Nota Inkoop en Aanbestedingsbeleid 2009
BESLUIT
vast te stellen de volgende regels voor budgethouderschap en financieel mandaat:
Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2009
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van het waterschap Aa en Maas;
- b.
mandaat: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken aan te gaan;
- c.
overeenkomst: verplichting of vordering jegens derden met betrekking tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken.
- d.
financiële verplichting: plicht van het waterschap tot betaling van een geldbedrag aan derden op basis van een overeenkomst.
- e.
budget: de aanwijzing aan een budgethouder van een deel van de begroting
- f.
Intracomptabel: verantwoorden in de financiële administratie;
- g.
budgethouder: de functionaris die door (onder)mandaat de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde budget overeenkomsten aan te gaan, activiteiten te ontplooien en prestaties te realiseren t.a.v. de onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallende product(en), investering(en) en/of programma(’s);
- h.
collegabudgethouder: een directe collega van de budgethouder en minimaal de functie van afdelingshoofd bekledend.
- i.
producten: de vastgestelde en als zodanig in de begroting opgenomen beleidsvelden, beleids-, beheer- en werkplanproducten. Hiertoe worden ook gerekend de investeringen gedurende de begrotingsjaren waarbinnen de realisatie van de investering valt.
- j.
programma: de vastgestelde en als zodanig in de programmabegroting opgenomen programma’s.
- k.
programmamanager: diegene die conform de notitie programmamanagement aanspreekpunt is voor de realisatie van de in de programmabegroting opgenomen programma’s.
- l.
hoofdkostensoort: samenhangend geheel van kosten, aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 4 van het rekeningschema;
- m.
kostensoort: samenhangend geheel van kosten, aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 4 van het rekeningschema;
- n.
opbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten, aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 8 van het rekeningschema;
- o.
kostendrager: de betreffende waterschapstaak zijnde watersysteem of waterzuivering.
- p.
projectleider: de functionaris die volgens het “handboek projectmatig werken”i1 middels een Projectopdrachtformulier (POF) door de opdrachtgever en het hoofd van de projectverantwoordelijke afdeling verantwoordelijk is gesteld voor het welslagen van het project.
- q.
project: de organisatiestructuur die analoog aan de “handboek projectmatig werken”i als zodanig opgezet is om met een éénmalig karakter een eenduidig te definiëren product op te leveren, met inzet van een apart toegekend budget.
- r.
bedrag: een geldwaarde gesteld in Euro’s inclusief eventueel te betalen omzetbelasting (B.T.W.).
- s.
misbruik: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Het betreft een bewuste misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen en kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude.
- t.
oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Aangezien bij oneigenlijk gebruik feitelijk gehandeld wordt in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig.
Kosten |
Opbrengsten |
Hoofdkostensoorten: |
Hoofdopbrengstensoorten: |
- 41 rente en afschrijvingen (n.v.t.) |
- 81 financiële baten (n.v.t.) |
- 42 personeelslasten) |
- 82 personeelsbaten (n.v.t.) |
- 43/44 goederen en diensten van derden |
- 83 goederen en diensten aan derden (n.v.t.) |
- 45 bijdragen aan derden |
- 84 Bijdragen van derden (n.v.t.) |
- 85+ waterschapsbelastingen (n.v.t.) |
|
Kostensoorten: |
|
- 41 rente en afschrijvingen: (n.v.t.) |
|
- 42 personeelslasten: |
|
- 42.1 salaris huidig personeel & bestuur |
|
- 42.2 sociale premies |
|
- 42.3 rechtstreekse uitkeringen huidig personeel en bestuur |
|
- 42.4 overige personeelslasten |
|
- 42.5 personeel van derden |
|
- 42.6 uitkeringen voormalig personeel en bestuurders |
|
- 43/44 Goederen en diensten van derden: |
|
- 43.1 duurzame gebruiksgoederen |
|
- 43.2 overige gebruiks- en verbruiksgoederen |
|
- 43.3 energie |
|
- 43.4 huren en rechten |
|
- 43.5 leasebetalingen SLB en CBL |
|
- 43.6 pachten en erfpachten |
|
- 43.7 verzekeringen |
|
- 43.8 belastingen |
|
- 43.9 onderhoud door derden |
|
- 44.0 overige diensten door derden/bijdragen aan derden |
|
- 45 bijdragen aan derden |
|
- 45.1 bijdragen aan bedrijven |
|
- 45.2 bijdragen aan overheden |
|
- 45.3 bijdragen aan overigen |
Artikel 2. Budgethouderschap ambtelijk apparaat
-
1. Het Dagelijks Bestuur draagt de budgethouders van het waterschap op de in de begroting opgenomen producten met toekenning van de bijbehorende budgetten en de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten te realiseren binnen de kaders van deze regeling.
-
2. Uitvoering van de activiteiten en het gebruik van het toegekende mandaat vindt plaats met inachtneming van het algemeen belang, het vastgestelde integriteitsbeleid, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, alle overige vigerende wet- en regelgeving en vastgesteld beleid en handelend zoals in het maatschappelijk verkeer betamelijk wordt geacht.
-
3. Gebruikmaking van het toegekende mandaat waarbij sprake is van politieke gevoeligheid vindt enkel plaats na afstemming met het portefeuillehoudend DB-lid.
Artikel 3. Bevoegdheden budgethouder algemeen
-
1. De budgethouder heeft de volgende bevoegdheden:
- a.
de inzet van mensuren tot de in de vastgestelde plannen en begroting aangegeven aantallen per product, met een mandaat tot overschrijding van het budget tot 10%, mits de overschrijding direct gemeld wordt aan de naasthogere leidinggevende.
- b.
de aanwending van de budgetten tot de in de vastgestelde plannen en begroting aangegeven bedragen per product, met een mandaat tot overschrijding van het budget tot 10% met een maximum van € 50.000, mits de overschrijding direct gemeld wordt aan de naasthogere leidinggevende
1. het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap mits aantoonbaar voldaan wordt aan het aanbestedings- en inkoopbeleid van Aa en Maas 2. Orderbonnen worden (digitaal) geaccordeerd door de budgethouder. Medewerkers die de beschikking hebben over een bonnenboekje hebben mandaat tot € 500,- per bon.
2. In het geval van investeringen is Artikel 5 van toepassing onverlet het bepaalde in de leden 1a en 1b1,
- c.
de realisatie van budgetten met betrekking tot opbrengsten tot de in de vastgestelde plannen en begroting aangegeven bedragen per product, met dien verstande dat de budgethouder de verantwoordelijkheid heeft aan te tonen dat de maximale subsidies en inkomsten gegenereerd worden;
- d.
de verkoop van roerende waterschapseigendommen die niet meer bruikbaar zijn voor het uitoefenen van het takenpakket. De inkomsten uit verkoop vloeien terug in de algemene middelen van het waterschap onverlet het bepaalde in lid c. De verkoop wordt vooraf gemeld aan het cluster inkoop van de Concernstaf. Het opstellen van de nota’s of declaraties gebeurt door de Informatiestaf waarbij de functionele afdeling de daarvoor gegevens levert.
- e.
De leden a t/m d zijn voor projecten en/of programma’s van toepassing mits er voor het project of programma budget is vrijgemaakt met een benoeming van een budgethouder én dat waar in de leden sprake is van product, dan project cq programma bedoeld wordt.
- a.
-
2. De bevoegdheid tot het kopen, ruilen, vervreemden of bezwaren van onroerende zaken, is voorbehouden aan de directie en het Dagelijks Bestuur.
Artikel 4. Bevoegdheden budgethouder met betrekking tot compensatie en overheveling van budgetten
-
1. In de afdelingsbudgetten staan bij de hoofdkostensoort Personeelslasten (42 reeks) de bedragen vermeld, afgestemd op de formatieve capaciteit van de afdelingen. De budgethouder is bevoegd om het mogelijke verschil tussen het bedrag van de formatieve capaciteit en de werkelijke formatie aan te wenden voor de inzet van tijdelijk personeel, binnen het beschikbare afdelingsbudget.
-
2. De budgethouder kan een overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget onder de volgende voorwaarden:
- a.
De budgethouder is bevoegd om binnen een beheerproduct budget te compenseren of over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.
- b.
De budgethouder is bevoegd om, met toestemming van het directielid, tussen de beheerproducten van een beleidsproduct budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.
- c.
De budgethouder is bevoegd binnen het beheerproduct, en met toestemming van betrokken directielid cq -leden, onderling budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.
- d.
Het directielid is bevoegd om tussen de beheersproducten van een beleidsveld budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.
- a.
-
3. Na beschikbaarstelling van het “donor”budget moet het beheer- cq beleidsproduct c.q. beleidsveld waaruit de compensatie plaatsvindt al zijn gerealiseerd, dan wel met het resterende budget gerealiseerd kunnen worden.
-
4. Compensatie of overheveling van budgetten kan alleen plaatsvinden binnen het totaal van dezelfde kostendrager.
-
5. Daar waar het in het kader van projectmatig werken en/of programmamanagement, noodzakelijk is (deel)budgetten af te zonderen van reguliere budgetten is overheveling van budgetten slechts mogelijk met toestemming van de budgethouder van de donerende budgetten.
-
6. Van het gebruik van bovenstaande compensatie- en overhevelingsmogelijkheden wordt direct melding gedaan ten behoeve van verwerking in de financiële administratie en wordt dit beargumenteerd verantwoord in de marap.
-
7. Compensatie en/of overheveling van budgetten van kostensoorten met opbrengstensoorten of van opbrengstensoorten onderling is niet toegestaan.
-
8. Compensatie en/of overheveling van budgetten is alleen mogelijk binnen het betreffende dienstjaar.
-
9. Compensatie en/of overheveling van budgetten onder andere dan bovenstaande voorwaarden is niet toegestaan en leidt tot onrechtmatig handelen.
Artikel 5. Bevoegdheden budgethouder met betrekking tot investeringen
-
1. Het directielid is budgethouder voor investeringen binnen zijn portefeuille. Het directielid is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van een investering en voor het opnemen van de benodigde gelden in de meerjarenraming.
-
2. Vóór het tot uitvoering brengen van iedere investering wijst de budgethouder conform het Handboek Projectmatig Werkeni een eventueel gemandateerd budgethouder aan.. Gemandateerd budgethouderschap wordt geregeld middels ondermandaativ.
-
3. Na beschikbaarstelling van het krediet is de (gemandateerd) budgethouder bevoegd tot het houden van aanbestedingen en het doen van gunningen voor de in het projectvoorstel opgenomen onderdelen.
-
4. De budgethouder is bevoegd tot het verlenen van opdrachten tot meerwerk in het kader van investeringen. Voorwaarde is dat het totaal van het meerwerk past binnen het vrijgegeven krediet onverlet het bepaalde in lid 5.
-
5. De bevoegdheid om te kunnen beschikken over het verschil tussen het vastgestelde krediet en het bedrag van de aanbesteding vermeerderd met 10% is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur. Hiertoe wordt dit deel van het krediet geblokkeerd.
-
6. De bevoegdheid tot het kopen, ruilen, vervreemden of bezwaren van onroerende zaken, is voorbehouden aan de directie en het Dagelijks Bestuur:
Artikel 6. Verplichtingen budgethouder
-
1. De budgethouder is verplicht:
- a.
het product binnen het daarvoor vastgestelde budget zowel kwalitatief als kwantitatief te realiseren;
- b.
de budgetten uitsluitend in te zetten voor het daaraan ten grondslag liggende product;
- c.
misbruik en oneigenlijk gebruik van het budget te voorkomen
- d.
het hoofd Informatiestaf alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving te verstrekken;
- e.
op hun verzoek, het hoofd Informatiestaf en de ConcernController in het kader van hun toetsende en controlerende bevoegdheden, informatie te verstrekken. Omgekeerd stellen het hoofd Informatiestaf en de ConcernController de budgethouder in staat tijdig te beschikken over adequate informatie. Dit alles voorzover van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording;
- f.
de financiële verplichtingen en vorderingen die voortvloeien uit de door hem aangegane overeenkomsten, intracomptabel vast te leggen, zodat altijd de actuele stand van de budgetten duidelijk is. Hierop zijn de uitzonderingen van toepassing zoals deze zijn opgenomen in het memo “Nota vastleggen verplichtingen” ii.
- g.
in het kader van de P&C-cyclus de voortgang, door registratie en verantwoording van de gerealiseerde prestaties en kengetallen, vast te leggen.
- a.
-
2. Lid 1 is voor investeringen, projecten en/of programma’s eveneens van toepassing met dien verstande dat overal waar sprake is van product, dit door de budgethouder eveneens gelezen dient te worden als investering, project cq programma.
Artikel 7. Bevoegdheden projectleiders, programmamanagers en externen
-
1. Een projectleider of programmamanager heeft slechts bevoegdheden in het kader van budgethouderschap indien deze door (onder)mandaat zijn verkregen conform de Mandaatregeling 2008 iii.
-
2. Een externe heeft slechts bevoegdheden in het kader van budgethouderschap indien de externe een functie vervult waaraan conform de Mandaatregeling 2008 rechtstreeks mandaat is verstrekt. Het verlenen van ondermandaat aan externen is niet toegestaan.
Artikel 8. Uitoefening mandaat bij afwezigheid
Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door de naasthogere budgethouder óf de collegabudgethouder.
Artikel 9. Regeling van de tekenbevoegdheid
-
1. Facturen worden digitaal geaccordeerd. De budgethouder is binnen het inkoop- en factuurproces verantwoordelijk voor afdoende functiescheiding tussen de besteller, ontvanger (akkoord levering) en betaalbaarsteller (akkoord betaling factuur).
-
2. De budgethouder accordeert facturen die meer dan 10% afwijken van de financiële verplichting.
-
3. Bij afwezigheid van de betaalbaarsteller accordeert de budgethouder óf een collegabudgethouder de factuur, onverlet het bepaalde in lid 1 en 2.
-
4. Bij een mantel- of afroepcontract wordt de 10%-norm uit lid 2 alleen toegepast op de factuur waarmee de financiële verplichting wordt overschreden en op de hiernavolgende facturen.
-
5. Bij facturen die betrekking hebben op meerdere budgethouders is de coördinerende budgethouder verantwoordelijk voor de adequate afhandeling van de factuur (inclusief codering en functiescheiding). Coördinerend budgethouderschap wordt verkregen via ondermandaat.
-
6. Bij voorschotbetalingen of betalingen in termijnen zijn de contractvoorwaarden bepalend voor akkoord levering.
Artikel 10. Het afleggen van verantwoording
De budgethouder legt verantwoording af over het verloop van de budgetten binnen de kaders, zoals gesteld in de planning & control systematiek van het waterschap Aa en Maas. De budgethouder rapporteert periodiek aan de betreffende naasthogere budgethouder. Op basis van deze rapportages legt de secretaris-directeur verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur. De rapportageperiodes zijn per begrotingsjaar vastgelegd in de jaarlijks op te stellen Planning- en Controlkalender.
Artikel 11. Bekendmaking en inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2009 en vervangt de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007.
Artikel 12. Slotbepalingen
Deze regeling kan aangehaald worden als: Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2009.
Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 12 mei 2009.
de secretaris,
drs. P. Sennema
de dijkgraaf,
drs. L.H.J. Verheijen
1) De romeins genummerde nootaanduidingen betreft verwijzingen naar andere documenten en deze zijn opgenomen als eindnoot in Bijlage D op bladzijde 2
2) Met “mits aantoonbaar voldaan” houdt in dat de budgethouder de betreffende bewijsstukken in het aanbestedingsdossier heeft opgenomen.
Toelichting, bij de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2009
Algemene toelichting
Een kenmerkend punt van de uitgangspunten van de besturingsfilosofie van waterschap Aa en Maas is het besturen op hoofdlijnen met daarbij het neerleggen van verantwoordelijkheden op het hiërarchisch laagste niveau van leidinggevenden. Gelet op de organisatiestructuur is dit het niveau van het afdelingsmanagement (afdelingshoofden, districtshoofden en regiohoofden). Deze verantwoordelijkheid heeft een integraal karakter, dat wil zeggen dat dit niet uitsluitend betrekking heeft op de prestaties van de organisatie op zich, maar ook op het daarmee gepaard gaande middelenbeslag. Daarbij wordt het begrip "middelen" breed gehanteerd. Naast de financiële middelen heeft dit ook betrekking op de inzet van personeel en het gebruik van faciliteiten (bij voorbeeld automatisering), die als noodzakelijke randvoorwaarden gelden om de beoogde (geplande) prestaties te kunnen leveren.
Een van de instrumenten om de voordelen van de besturingsfilosofie te kunnen benutten betreft de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2009
(hierna: Regeling). Deze Regeling sluit aan bij het gestelde in de Mandaatregeling 2008, vastgesteld door het DB op 5 december 2007 waarvan bijlage B gewijzigd is in het DB van 11 juni 2008. In de Mandaatregeling 2008 zijn al de kaders op hoofdlijnen aangegeven voor het financieel mandaat. De onderhavige regeling is de opvolger van Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007 en heeft tot doel de "spelregels" in de randvoorwaardelijke sfeer vast te stellen, waarbinnen de budgethouder gebruik kan maken van het toegekende mandaat e.e.a. geactualiseerd voor de situatie vanaf 1 juli 2009.
De Regeling voorziet in een samenhang met de administratieve organisatie van het waterschap, het inkoop- en aanbestedingsbeleid en overige in- en externe wet- en regelgeving.
Een mandaatregeling (incl. register) en een regeling budgethouderschap en financieel mandaat zijn momentopnamen. Het zijn evenwel dynamische regelingen die derhalve regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd moeten worden.
Wat wordt er in de regeling geregeld?
Met de regeling geeft het Dagelijks Bestuur haar bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het vlak van budgetbeheer, d.w.z. het uitvoeren van de begroting, ook aan de ambtelijke organisatie. Het Dagelijks Bestuur blijft echter eindverantwoordelijk en behoudt ook haar eigen bevoegdheden. Dit in tegenstelling tot delegatie waarbij bevoegdheden en verantwoordelijkheden daadwerkelijk overgaan van de ene naar de andere partij.
Daarnaast worden regels gesteld die betrekking hebben op de uitvoering van het budgetbeheer en de overheveling en compensatie van budgetten.
De regeling bevat ook regels voor het afleggen van verantwoording.
Bij de diverse regels is een onderscheid gemaakt tussen exploitatie (de normale bedrijfsvoering) en investeringen (uitgaven voor activa).
In de regeling is beschreven welke functionarissen namens het waterschap bevoegd zijn tot het aangaan van verplichtingen. Door (onder)mandatering kan doelmatiger worden gewerkt en wordt het besluitvormingsproces versneld.
Schema budgethouderschap
Het budgetrecht is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. Voor de uitvoering van de begroting en de overdracht van budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden gelden de volgende opdrachts- en overdrachtsmomenten:
[zie de bijlage figuren.doc]
Bijlage A Beslisboom bevoegdheden budgethouder algemeen en compensatie/overhevelingsmogelijkheden (Art 3 en 4) in exploitatie
[zie de bijlage figuren.doc]
Toelichting schema:
- •
Punt 9 Art 4.1: betreft overheveling of compensatiemogelijkheid middels uitwisseling P‑lasten t.b.v. inhuur binnen afdelingsbudget. Indien dan voldoende budget dan budgethouder bevoegd.
- •
Punt 11 Art 4.2a: betreft overheveling of compensatiemogelijkheid binnen het beheersproduct binnen de hoofdkostensoorten 43/44 Goederen en diensten van derden cq 45 Bijdragen van derden. Indien dan voldoende budget dan budgethouder bevoegd.
- •
Punt 13 Art 4.2b: betreft overheveling of compensatiemogelijkheid tussen beheerproducten binnen het beleidsproduct binnen de hoofdkostensoorten 43/44 Goederen en diensten van derden cq 45 Bijdragen van derden. Indien dan voldoende budget dan budgethouder bevoegd met toestemming van directielid.
- •
Punt 15 Art 4.2c: betreft overheveling of compensatiemogelijkheid binnen beheersproduct tussen budgethouders binnen de hoofdkostensoorten 43/44 Goederen en diensten van derden cq 45 Bijdragen van derden. Indien dan voldoende budget dan budgethouder bevoegd met toestemming van directielid.
- •
Punt 16 Art 4.2d: betreft overheveling of compensatiemogelijkheid tussen beheersproducten binnen het beleidsveld binnen de hoofdkostensoorten 43/44 Goederen en diensten van derden cq 45 Bijdragen van derden. Indien dan voldoende budget dan directielid autonoom bevoegd.
Bijlage B Bijlage B Beslisboom bevoegdheden budgethouder bij investeringen (Art 5)
[zie de bijlage figuren.doc]
Bijlage C VT-Schema
Onderstaand VT-schema is de weergave van de stand per 20 april 2009 Voor de meest actuele versie wordt verwezen naar intranet of de medewerkers van het cluster Control van de Concernstaf.
[zie de bijlage figuren.doc]
Bijlage D Eindnoten
i Voor het Handboek Projectmatig Werken zie intranet.
ii Nota vastleggen verplichtingen. Op 8 december 2004 vastgesteld in het toenmalige DT (destijds nog MT geheten).
iii Voor de Mandaatregeling 2008 zie intranet en specifiek Hoofdstuk IV Ondermandaat, Artikel 8.
iv Voor de diverse formulieren die betrekking hebben op het verleen en intrekken van (onder)mandaat zie intranet.
Noot
1[Toelichting: Dit betreft de definitie van begrippen, die in de Regeling gehanteerd worden.
- Overeenkomst; uitsluitend verplichtingen en/of vorderingen jegens derden die betrekking hebben op de levering van goederen, diensten en/of de totstandkoming van werken vallen onder deze regeling.
- budgethouder: binnen het budgethouderschap wordt de koppeling naar de taak- en productverantwoordelijkheid expliciet zichtbaar gemaakt in het naar B.B.P.-producten geordende in Bijlage C op blz. 2. Het DB stelt middels de begroting de budgetten op afdelingsniveau per product vast. Budgetten voor investeringen (investeringskredieten) worden gevoteerd middels besluitvorming in het AB. Via ondermandaat kunnen deze gemandateerd worden. De regeling biedt deze mogelijkheid ook voor delen van budgetten (bijvoorbeeld voor exploitatieprojecten of programma’s).
- kosten en opbrengsten: binnen De Regeling is het onderscheid tussen de verschillende niveaus in kosten en opbrengstensoorten met name van belang in het kader van de mogelijkheid om budgetten te compenseren en/of over te hevelen. De volgende rubrieken zijn dan van belang :]
Noot
2[Toelichting: - project en projectleiders, programma’s en programmamanagers; projectleiders en programmamanagers nemen in de Regeling een afwijkende positie in. Ze zijn verantwoordelijk voor de succesvolle realisatie van een project of coördinatie van de uitvoering van een programma. Projectleiders en programmamanagers worden niet als reguliere budgethouders beschouwd omdat budgethouderschap niet als vanzelfsprekend is. Voor De Regeling zijn projectleiders en programmamanagers alleen relevant als ze budgethouder zijn. Projectleiders, programmamanagers of welke andere medewerker dan ook, kan alleen via (onder)mandaat budgethouderschap verwerven met de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdhedeniv.
- bedrag: hoewel leveranciers in het algemeen bedragen exclusief B.T.W. vermelden en ook de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2009 uitgaat van bedragen excl B.T.W., is in deze de Regeling sprake van bedragen inclusief B.T.W. Aangezien het waterschap niet B.T.W.-plichtig is kan zij betaalde B.T.W. niet terugvorderen van de fiscus. Daarop zijn ook de budgetten gebaseerd.]
Noot
3[Toelichting: Dit artikel geeft aan dat, ondanks mandaat, de eindverantwoordelijkheid blijft liggen bij het Dagelijks Bestuur. Mandaat heeft als juridisch kenmerk dat handelingen worden verricht "in naam van". Dit in tegenstelling tot delegatie, waarbij ook de verantwoordelijkheid wordt overgedragen. Omdat er altijd geopereerd wordt “in naam van” wordt extra aandacht gevraagd voor “goed ambtenaarschap” en terugkoppeling aan het DB indien er sprake is van politiek gevoelige zaken.]
Noot
4[Toelichting: Zie ook Bijlage A Beslisboom bevoegdheden budgethouder algemeen en compensatie/overhevelingsmogelijkheden (Art 3 en 4) op bladzijde 2.
In dit artikel worden de financiële plafonds geregeld. Door het verstrekken van het financieel mandaat aan de ambtelijke organisatie wordt een slagvaardig optreden binnen de dagelijkse uitvoeringspraktijk gewaarborgd. Wat betreft het genereren van inkomsten is de budgethouder verantwoordelijk voor het binnenhalen van maximale subsidies en inkomsten. Indien er sprake is van verkoop van roerende waterschapseigendommen is melding aan het cluster inkoop van de Concernstaf. Om er verzekerd van te zijn dat enige declaratie of nota eenduidig en correct wordt opgesteld, gebeurt dit centraal door de afdeling Informatiestaf (m.n. vanwege complexe fiscale regelgeving). De hiervoor benodigde gegevens worden geleverd door de functionele afdeling.
De inkomsten vloeien terug in de algemene middelen van het waterschap waarmee waardoor ze dus niet leiden tot extra budget voor de budgethouder of door de budgethouder op andere wijze ingezet kunnen worden.
Daar waar sprake is van exploitatie van de grondbank (aan en verkoop van gronden met het oog op de taakuitoefening van het waterschap voor bijvoorbeeld de aanleg van EVZ’s) er een specifiek mandaat is gegeven aan het directielid met portefeuille WSK.]
Noot
5[Toelichting: Zie ook Bijlage A Beslisboom bevoegdheden budgethouder algemeen en compensatie/overhevelingsmogelijkheden (Art 3 en 4) op bladzijde 12.
In dit artikel wordt aan de budgethouder om praktische redenen de nodige armslag verleend. Het compenseren van budgetten tussen de genoemde kostensoorten heeft betrekking op logisch met elkaar samenhangende componenten uit de begroting. Het betreft een compensatiemogelijkheid tussen posten, hetgeen betekent dat er geen bevoegdheid wordt gegeven die tot een stijging van de totale begroting kan leiden.
De overhevelingsmogelijkheid tussen afdelingen betreft de mogelijkheid om binnen hetzelfde beheersproduct budget over te hevelen voorzover de output niet aangetast wordt. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij gewijzigde prioriteitsstelling in de regio’s en districten.
De beperking om compensatie en of overheveling alleen toe te staan tot het totaal binnen de kostendrager (watersysteem en waterzuivering) is gelegen in het feit dat belastinggelden die door de belastingbetaler zijn opgebracht niet ingezet mogen worden voor een andere taak.
Vanwege de concernbrede (en binnen de comptabiliteitsvoorschriften verankerde) taak van de Informatiestaf ten aanzien van de toetsende en controlerende rol in het kader van budgethouderschap dient het gebruik van de compensatie- en overhevelingsmogelijkheden direct gemeld te worden aan de Informatiestaf.
Het is niet toegestaan om overschrijdingen van opbrengstenbudgetten (meevallers) in te zetten voor compensatie van overschrijdingen op kostenbudgetten (tegenvallers). Onderschrijdingen op kostenbudgetten mogen analoog hieraan ook niet ingezet worden ter compensatie van tegenvallende opbrengsten. Zo is het ook niet mogelijk om tegenvallers op het ene opbrengstenbudget te compenseren met meevallers op een ander opbrengstenbudget. M.a.w. “meevallende opbrengsten” vallen te allen tijde vrij ten gunste van de algemene reserve per waterschapstaak.
Het tenslotte genoemde onrechtmatig handelen houdt in dat de budgethouder in dat geval bewust buiten zijn mandaat handelt. Bij onrechtmatig handelen kan het budgethouderschap worden afgenomen.]
Noot
6[Toelichting: Zie ook Bijlage B Beslisboom bevoegdheden budgethouder bij investeringen op bladzijde 12.
Naast financiële verplichtingen met betrekking tot de exploitatie kunnen ook financiële verplichtingen met betrekking tot de investeringen onderscheiden worden. Voor deze investeringen wordt de volgende lijn gevolgd.
Na behandeling van een project in de meerjarenraming kan vervolgens een project tot uitvoering gebracht worden. Hiervoor is het noodzakelijk dat een krediet beschikbaar gesteld wordt. Dit gebeurt per investering afzonderlijk door het Algemeen Bestuur, via het Dagelijks Bestuur. Na de beschikbaarstelling van het krediet kan het project in uitvoering gebracht worden. In de Regeling wordt aan de ambtelijke dienst mandaat verleend voor opdrachtverstrekking met betrekking tot het betreffende investering.
De in het artikel genoemde projectonderdelen geeft de mogelijkheid om een totaal project te bezien als een verzameling deelprojecten met elk een afgerond projectresultaat (object), waarbij het totale investeringskrediet wordt opgesplitst in een aantal deelkredieten.
Voorwaarde hierbij is dat een en ander binnen het aanbestedingsbeleid van het waterschap blijft (zie voor de grensbedragen de vigerende Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2009) en dat de bedragen in de projectbegroting zijn opgenomen. Het verlenen van opdrachten die dit bedrag overstijgen blijft voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
In het verlengde hiervan past ook een regeling met betrekking tot het verlenen van opdrachten voor meerwerk (uit de post onvoorzien binnen de projectbegroting). In de Regeling wordt een maximum aangehouden van 10% van de aanbesteding. De besluitvorming inzake meerwerk buiten dit maximum blijft voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur (vrijgeven van het geblokkeerde deel van het krediet).
Daar waar sprake is van exploitatie van de grondbank (aan en verkoop van gronden met het oog op de taakuitoefening van het waterschap voor bijvoorbeeld de aanleg van EVZ’s) is er specifiek mandaat gegeven aan het directielid met portefeuille WSK.]
Noot
7[Toelichting: Dit artikel behelst de verplichtingen van de budgethouder t.a.v. het (laten) voeren van een deugdelijke administratie van zowel input áls output. Dit is niet alleen van belang voor het voor de financiële administratie maar ook voor een goede liquiditeitenplanning en adequaat debiteuren en crediteurenbeheer. Dit geldt ook voor het vastleggen van vorderingen jegens derden aangezien de Informatiestaf anders niet weet waarop de later ontvangen gelden betrekking hebben. Daarnaast legt dit artikel de verantwoordelijkheid voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik expliciet neer bij de budgethouder. ]
Noot
8[Toelichting: Hier wordt aandacht besteed aan de specifieke rol van projectleiders, programmamanagers en externen. Voor De Regeling zijn projectleiders en programmamanagers slechts van belang als er sprake is van budgethouderschap en dan nog slechts als budgethouder en niet als projectleider cq programmamanager. Indien een projectleider of programmamanager niet door middel van (onder)mandaat budgethouderschap heeft verworven heeft deze geen mandaat in de zin van deze regeling. Eventueel ondermandaat kan geregeld worden via het formulier ondermandaat iv.
Voor externen is het verlenen van ondermandaat expliciet uitgesloten. Alleen indien externen ingehuurd worden voor het tijdelijk vervullen van een functie waaraan conform de mandaatverordening mandaat is toegekend kan uit dien hoofde sprake zijn van budgethouderschap.]
Noot
9[Toelichting: In deze regeling dient een collegabudgethouder minimaal de functie van afdelingshoofd te bekleden. Dit betekent dat als het budgethouderschap ondergemandateerd is tot op medewerkerniveau (bijvoorbeeld bij projecten) bij afwezigheid automatisch teruggevallen wordt op de naasthogere budgethouder.]
Noot
10[Toelichting: Dit betreft de regeling van de tekenbevoegdheid.
Uitgangspunt is dat de factuur digitaal geaccordeerd wordt en van 2 digitale parafen wordt voorzien; één voor de juistheid van de levering en één voor akkoord dat het factuurbedrag juist is.
Voor facturen die ten laste gebracht dienen te worden van meerdere budgethouders is omwille van de slagvaardigheid in een eenvoudiger procedure voorzien.
Ook is bij afwezigheid voorzien in tekenbevoegdheid van een collegabudgethouder.
Bij geschillen tussen de leverancier en de bestellende budgethouder blijft vanuit de organisatie de budgethouder verantwoordelijk]
Noot
11[Toelichting: In dit artikel wordt de informatieplicht en het afleggen van verantwoording geregeld over het verloop van alle budgetten (zowel input, output als de processen). Dit wordt gedaan binnen de planning & controlsystematiek van het waterschap. De planning en controlsystematiek is vastgesteld in het DT van 29 september 2008, waarbij het bestuurlijk deel door het AB is vastgesteld op 3 oktober 2008. De P&C-systematiek maakt onderscheid tussen managementrapportages (Maraps) en bestuursrapportages en -verslagen. De rapportages van het afdelingsmanagement vormen de Maraps. De rapportages van de directieleden aan de secretaris-directeur en de doorgeleiding daarvan aan het Dagelijks Bestuur en vervolgens namens het DB aan het Algemeen Bestuur vormen de Bestuursrapportages en -verslagen. In de rapportages wordt niet alleen volstaan met het vermelden van het feitelijk verloop van de budgetten, maar zal ook aangegeven worden welke acties er voorgesteld worden om een eventueel negatief verloop weer binnen de gemaakte afspraken te krijgen.
Voor de budgethouder van een project cq programma geldt dat deze verantwoording aflegt aan de opdrachtgever én aan de productverantwoordelijke ten behoeve waarvan het project wordt uitgevoerd. Dit laatste is van belang voor het op een juiste wijze kunnen rapporteren door de productverantwoordelijke.]
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl