Regeling vervallen per 29-11-2006

Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004

Geldend van 08-01-2004 t/m 28-11-2006 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2004

HET DAGELIJKS BESTUUR VAN HET WATERSCHAP AA EN MAAS;

Overwegende,

dat het wenselijk is over te gaan tot invoering van budgethouderschap en financieel mandaat;

dat het met het oog op een goede en verantwoorde werking ervan het gewenst is enige spelregels omtrent de wijze waarop met dit budgethouderschap en financieel mandaat gewerkt wordt op te stellen;

gelet op artikel 3 van de mandaatregeling waterschap Aa en Maas,

BESLUIT

vast te stellen de volgende regels voor budgethouderschap en financieel mandaat:

Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.
Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van het waterschap Aa en Maas;
b.
mandaat: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur een besluit te nemen tot het aangaan van een overeenkomst (hierna te noemen: verplichting) tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken;
c.
afdelingsbudget: de aanwijzing aan een budgethouder van een deel van de naar producten ingedeelde begroting en het daarbij behorende afdelingsplan, zijn/haar organisatiedeel betreffende;
d.
Intracomptabel: verantwoorden in de financiële administratie;
e.
outputbudget: een budgettype waarbij de prestaties centraal staan. Deze prestaties zijn zowel naar omvang als naar kwaliteit eenduidig vast te stellen.
f.
activiteitenbudget: een budgettype waarbij de activiteiten centraal staan. De output is niet eenduidig vast te stellen of te normeren.
g.
opdrachtbudget: een budgettype waarbij de opdracht centraal staat. De output wordt afgeleid van een eenduidige opdrachtomschrijving. Aan de hand van de opdrachtomschrijving kunnen prestaties worden geïdentificeerd, waarvan de omvang en kwaliteit niet van tevoren kunnen worden bepaald.
h.
inputbudget: een budgettype waarbij slechts een globaal beschreven doel centraal staat. Er is als het ware sprake van een 'open-end' als het gaat om het kwantificeren van de output. Het budget bestaat uit geld en uren.
i.
budgethouder: de functionaris die door opdracht de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde afdelingsbudget voor zijn/haar organisatiedeel verplichtingen aan te gaan, activiteiten te ontplooien en prestaties te realiseren t.a.v. de onder zijn/haar taak- of productverantwoordelijkheid vallende product(en);
j.
producten: de vastgestelde en als zodanig in de begroting opgenomen beleidsvelden, beleids-, beheer- en werkplanproducten. Hiertoe worden mede gerekend de investeringen gedurende de begrotingsjaren waarbinnen de realisatie van de investering valt;
k.
productverantwoordelijke; de functionaris die conform Bijlage A aangeduid is als eindverantwoordelijke voor de realisatie van een beheersproduct.
l.
taakverantwoordelijke; de functionaris die conform Bijlage A niet aangeduid is als eindverantwoordelijke voor de realisatie van een beheersproduct maar wel een taak heeft in de totstandkoming van een beheersproduct.
m.
kostensoortgroep: samenhangend geheel van kosten zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 4 van het rekeningschema;
n.
kostensoort: samenhangend geheel van kosten binnen een bepaalde kostensoortgroep, zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 4 van het rekeningschema in de begroting van lasten en baten;
o.
deelkostensoort: samenhangend geheel van kosten binnen een bepaalde kostensoort, zoals aangeduid en gegroepeerd in het boekingsniveau van de rubriek 4 van het rekeningschema.
p.
opbrengstensoortgroep: samenhangend geheel van opbrengsten zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 8 van het rekeningschema;
q.
opbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten binnen een bepaalde opbrengstensoortgroep, zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 8 van het rekeningschema in de begroting van lasten en baten;
r.
deelopbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten binnen een bepaalde opbrengstensoort, zoals aangeduid en gegroepeerd in het boekingsniveau van de rubriek 8 van het rekeningschema.
s.
projectleider: de functionaris die door opdracht de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde projectbudget voor het project verplichtingen aan te gaan en activiteiten te ontplooien om een project succesvol te realiseren.
t.
project: een structuur om een specifiek gedefinieerd tastbaar resultaat te realiseren. Een project heeft een specifieke begin - en einddatum, specifieke objectieven, en toegewezen specifieke middelen om de opdracht te volbrengen.
u.
bedrag: een geldwaarde gesteld in Euro’s inclusief eventueel te betalen omzetbelasting (B.T.W.).

Tabel
Kosten	Opbrengsten

Kostensoortgroepen: 41 rente en afschrijvingen 42 personeelslasten 43 goederen en diensten van derden 44 bijdragen aan derden	Opbrengstensoortgroepen: 81 financiële baten 82 personeelsbaten 83 goederen en diensten aan derden 84 Bijdragen van derden 85 waterschapsbelastingen

Kostensoorten: rente en afschrijvingen: 41.1 externe rentelasten 41.2 interne rentelasten 41.3 afschrijvingen van activa 41.4 afschrijvingen van boekverliezen	Opbrengstensoort: financiële baten: 81.1 externe rentebaten 81.2 interne rentebaten 81.3 dividenden en bonusuitkeringen
personeelslasten: 42.1 salarissen huidig personeel en bestuurders 42.2 sociale premies 42.3 rechtstreekse uitkeringen huidig personeel en bestuurders 42.4 overige personeelslasten 42.5 personeel van derden 42.6 voormalig personeel en bestuur	personeelsbaten: 82.1 baten i.v.m. salarissen en sociale lasten 82.2.uitlening van personeel.
Goederen en diensten van derden: 43.1 duurzame gebruiksgoederen 43.2 overige gebruiksgoederen en verbruiksgoederen 43.3 energie 43.4 huren en andere rechten 43.5 leasebetalingen SLB en CBL 43.6 pachten en erfpachten 43.7 verzekeringen 43.8 belastingen 43.9 onderhoud door derden 44.0 overige diensten door derden	goederen en diensten aan derden: 83.1 verkoop van grond 83.2 verkoop van duurzame goederen 83.3 verkoop van overige goederen 83.4 opbrengst uit grond en water 83.5 huuropbrengst uit overige eigendommen 83.6 diensten voor derden
bijdragen aan derden 45.1 bijdragen aan bedrijven 45.2 bijdragen aan overheden 45.3 bijdragen aan overigen	bijdragen van derden: 84.1 bijdragen van overheden 84.2 bijdragen van overigen
	waterschapsbelastingen: 85.1 opbrengst omslag gebouwd 85.2 opbrengst ingezetenenomslag 85.3 opbrengst omslag ongebouwd 85.4 opbrengst pachteromslag 85.5 opbrengst verontreinigingsheffing bedrijven 85.6 opbrengst verontreinigingsheffing huishoudens

Artikel 2. Budgethouderschap ambtelijk apparaat

Het dagelijks bestuur draagt op aan de leidinggevende functionarissen van het waterschap, ieder voor zover het hun competentie betreft, de realisatie van de in de begroting van hun organisatiedeel opgenomen producten met toekenning van de bijbehorende budgetten en de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, met inachtneming van de financiële plafonds zoals gesteld in deze regeling.

Artikel 3. Budgethouderschap dagelijks bestuur

De algemene of eindverantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheden door de budgethouder ligt bij het dagelijks bestuur.

Artikel 4. Budgetbeheer: bevoegdheden budgethouders

Ter uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:

a.
de aanwending en inzet van mensuren tot de in de vastgestelde plannen, beheerbegroting en beleidsbegroting aangegeven aantallen per product;
b.
de aanwending van de kosten- en realisatie van opbrengstenbudgetten tot de in de vastgestelde plannen, beheerbegroting en beleidsbegroting aangegeven bedragen per product;
c.
het in naam van het Dagelijks Bestuur nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming van werken voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap; waarbij t.a.v. de bevoegdheden de volgende grensbedragen zijn vastgesteld:

1 De secretaris-directeur/adjunct secretaris-directeur en de sector- en stafafdelingshoofden zijn bevoegd tot het aangaan van verplichtingen binnen hun budget tot een bedrag van € 50.000 per verplichting.

2 De afdelings-, districts- en regiohoofden zijn bevoegd tot het aangaan van verplichtingen binnen hun afdelingsbudget tot een bedrag van € 25.000 per verplichting.

3 De secretaris-directeur/adjunct secretaris-directeur en de sector- en stafafdelingshoofden zijn bevoegd tot het aangaan van meerjarige contracten - met een maximale looptijd van vijf jaar - binnen hun budget tot een jaarbedrag van € 50.000 per contract.

4 De afdelings-, districts- en regiohoofden zijn bevoegd tot het aangaan van meerjarige contracten - met een maximale looptijd van vijf jaar - binnen hun afdelingsbudget tot een jaarbedrag van € 25.000 per contract.

5 De in lid 1 tot en met 4 genoemde financiële plafonds hebben betrekking op individuele verplichtingen en individuele meerjarige contracten. Splitsing van verplichtingen en meerjarige contracten hoger dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 in meerdere verplichtingen en meerjarige contracten lager dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 is niet toegestaan.

6 In het geval van investeringen zijn 12 en 13 van toepassing onverlet het bepaalde in de leden a. en b.,

7 Het hoofd van de stafafdeling Bestuurszaken is bevoegd tot het aankopen van gronden voor zover van belang voor de taakuitoefening van het waterschap met in achtname van de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde procedure.

Artikel 5. Budgetbeheer: bevoegdheden projectleiders

Ter uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde projectleiders de volgende bevoegdheden toe:

a.
de aanwending en inzet van mensuren tot de in het vastgestelde projectplan aangegeven aantallen per (deel)project;
b.
de aanwending van de kosten- en de realisatie van de opbrengstenbudgetten tot de in het vastgestelde projectplan aangegeven bedragen per (deel)project;
c.
het in naam van het Dagelijks Bestuur nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming van werken voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap; waarbij t.a.v. de bevoegdheden de volgende grensbedragen zijn vastgesteld:

1 Indien het een project betreft binnen de eigen afdeling is de projectleider bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van € 25.000 per verplichting.

2 Indien het een project betreft binnen de eigen sector/stafafdeling is de projectleider bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van € 50.000 per verplichting.

3 In het geval van het afsluiten van meerjarige contracten is de projectleider bevoegd tot een aangaan van deze contracten met een maximale looptijd van 5 jaar tot een jaarbedrag zoals deze genoemd zijn onder de vorige twee leden en voor zover de bedragen passen binnen het projectvoorstel en de begroting.

4 In het geval de aan te gane verplichting of af te sluiten contract voornoemde grensbedragen te boven gaat wordt de bevoegdheid bepaald door de bevoegdheid van de opdrachtgever van het project onverlet het bepaalde in 4, lid c sub 1 t/m 5.

5 De in lid 1 tot en met 3 genoemde financiële plafonds hebben betrekking op individuele verplichtingen en individuele meerjarige contracten. Splitsing van verplichtingen en meerjarige contracten hoger dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 in meerdere verplichtingen en meerjarige contracten lager dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 is niet toegestaan.

6 In het geval van investeringsprojecten zijn 12 en 13 van toepassing onverlet het bepaalde in de leden a. en b.,

Artikel 6. Mandatering budgetten aan projectleiders

a.
In het vastgestelde projectplan dient aangegeven te zijn uit welke inputbudgetten het project gefinancierd wordt.
b.
Indien de betreffende inputbudgetten deel uitmaken van reeds in de begroting toegewezen afdelingsbudgetten, worden de voor het project benodigde inputbudgetten toegekend aan het project met bijbehorende mandatering van het budgethouderschap aan de projectleider.

Artikel 7. Bevoegdheden budgethouders met betrekking tot de uitwisselbaarheid van begrotingsposten

a.
In de afdelingsbudgetten staan bij de kostensoortgroep Personeelslasten (42 reeks) de bedragen vermeld, afgestemd op de formatieve capaciteit van de afdelingen. De budgethouders zijn bevoegd om het mogelijke verschil tussen het bedrag van de formatieve capaciteit en de werkelijke formatie aan te wenden voor de inzet van tijdelijk personeel, binnen het beschikbare afdelingsbudget.
b.
De budgethouder kan een overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget onder de volgende voorwaarden:

1. De budgethouders zijn bevoegd om binnen hun afdelingsbudget per beheerproduct bedragen over te hevelen tussen de kostensoorten binnen de kostensoortgroep Goederen en Diensten van derden (43 en 44 reeks) tot maximaal 10% van het primaire begrotingsbedrag met een maximum van € 50.000 per kostensoort, zoals uitgewerkt in het rekeningschema.

2. De budgethouders zijn bevoegd om met toestemming van de naasthogere budgethouder en na kennisgeving aan Hoofd Financiën en de Concerncontroller binnen hun afdelingsbudget en binnen dezelfde kostensoort bedragen over te hevelen tussen beheerproducten behorende tot hetzelfde beleidsproduct tot maximaal 10% van het primaire begrotingsbedrag met een maximum van € 50.000 per beheersproduct, zoals uitgewerkt in het rekeningschema.

3. De budgethouders zijn bevoegd om met toestemming van de naasthogere budgethouder en na kennisgeving aan Hoofd Financiën en de Concerncontroller binnen dezelfde kostensoort en binnen hetzelfde beheersproduct bedragen over te hevelen tussen de afdelingen tot maximaal 10% van het primaire begrotingsbedrag met een maximum van € 50.000 per afdeling, zoals uitgewerkt in het rekeningschema.

4. met het budget waaraan de overheveling wordt onttrokken, moet het gebudgetteerde product reeds zijn gerealiseerd, dan wel alsnog met de resterende financiële middelen gerealiseerd kunnen worden,

5. de overheveling wordt direct gemeld ten behoeve van verwerking in de financiële administratie en wordt beargumenteerd verantwoord in de marap.
c.
De projectleider is binnen het projectbudget slechts bevoegd bedragen tussen kostensoorten over te hevelen na uitdrukkelijke goedkeuring van de mandaatgever(s) die het budget gemandateerd heeft/hebben aan het project met in achtname van lid a. en b.
d.
Uitwisseling van budgetten tussen kostensoorten en opbrengstensoorten is nimmer toegestaan evenals uitwisseling tussen opbrengstensoorten onderling.

Artikel 8. Eigen verantwoordelijkheid van budgethouders

Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget, zal het Dagelijks Bestuur of een hoger ambtelijk niveau zich onthouden van het aangaan van verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betrokken (lagere) budgethouder.

Artikel 9. Uitoefening mandaat bij afwezigheid

Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door de naasthogere budgethouder.

Artikel 10. Budgetbeheer: verplichtingen budgethouders

Ter uitoefening van het budgethouderschap hebben de budgethouders de volgende verplichtingen:

a.
de budgethouder is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het product binnen het daarvoor vastgestelde budget;
b.
de budgethouder maakt zo nodig afspraken met andere organisatorische eenheden binnen het waterschap. Met deze afspraken wordt bepaald, welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (aantallen uren), tegen welke kwaliteit wanneer wordt geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de budgethouder met de hiërarchisch naasthogere;
c.
de budgethouder zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende product;
d.
de budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten;
e.
de budgethouder is verplicht overeenkomstig het bepaalde in 17 te rapporteren;
f.
de budgethouder verstrekt het hoofd van de afdeling Financiën alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving;
g.
de budgethouder laat de op een product betrekking hebbende verplichtingen intracomptabel vastleggen, zodat te allen tijde de actuele stand van het totale kostenbudget duidelijk is.
h.
de budgethouder legt de voortgang van de productie vast door registratie van de gerealiseerde prestaties per bepaalde data.
i.
De leden a. t/m h. zijn voor projectleiders onverlet van toepassing met dien verstande dat overal waarin de leden sprake is van product, deze door projectleiders gelezen dienen te worden als project.

Artikel 11. Opdrachtvormen voor het aangaan van verplichtingen

a.
Verplichtingen ten aanzien van goederen en diensten binnen het beschikbare budget kunnen worden aangegaan via documentatie van de leverancier, een bestelbon of een opdrachtbrief.
b.
Van documentatie van de leverancier wordt gebruik gemaakt bij bestellingen betreffende uitgaven tot een bedrag van € 1.500 inzake kantoorbenodigdheden, huishoudelijke artikelen en computerbenodigdheden.
c.
Een bestelbon wordt uitgeschreven bij bestellingen betreffende uitgaven inzake routinematige leveringen van goederen en diensten vallende onder de specificaties van de desbetreffende begrotingsposten en voor dagelijkse aankopen van verbruiks- en gebruiksgoederen.
d.
Een opdrachtbrief wordt opgesteld bij bestellingen betreffende aankopen welke niet routinematig zijn en voor het aangaan van contractuele verplichtingen.
e.
Opdrachten worden verstrekt met inachtneming van het vastgestelde inkoopbeleid, de hierin opgenomen richtlijnen t.a.v. het inkoopproces en de vermelde vereiste inschakeling van de inkoopcoördinator.

Artikel 12. Bevoegdheden budgethouders met betrekking tot investeringsprojecten

a.
De sectorhoofden zijn budgethouder voor investeringsprojecten binnen hun respectievelijke sectoren. Zij zijn eindverantwoordelijk voor de uitvoering van een investeringsproject en voor het opnemen van de benodigde gelden in de meerjarenraming. Voor de stafafdelingen zijn de stafafdelingshoofden budgethouder voor investeringsprojecten. Voor de overige investeringsprojecten zijn de secretaris-directeur of de adjunct secretaris-directeur budgethouder.
b.
Vóór het tot uitvoering brengen van ieder investeringsproject wijst de budgethouder een projectleider aan. Deze projectleider stelt een projectvoorstel op. In het projectvoorstel is een projectbegroting opgenomen, met daarin een specificatie van de onderdelen van het project. Het projectvoorstel wordt door de budgethouder vastgesteld. Op basis van het projectvoorstel stelt de budgethouder de kredietaanvraag voor het Algemeen Bestuur op.
c.
Na beschikbaarstelling van het krediet zijn de budgethouders bevoegd tot het houden van aanbestedingen en het doen van gunningen voor in het projectvoorstel onderkende onderdelen tot een bedrag van € 500.000 per project(onderdeel). Indien het onderdelen betreft die hoger zijn dan voornoemd bedrag blijft de bevoegdheid tot gunning voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
d.
De budgethouders zijn bevoegd om het houden van de aanbesteding en gunning over te dragen aan de projectleider, die daarmee budgethouder wordt voor dat betreffende project(onderdeel).
e.
De aangewezen projectleiders zijn bevoegd tot het verlenen van opdrachten tot meerwerk in het kader van investeringsprojecten, met een maximum van 10% van de aanbesteding tot maximaal € 100.000. Voorwaarde is dat de post onvoorzien binnen de projectbegroting hiervoor ruimte biedt. Indien het meerwerk betreft dat hoger is dan voornoemd maximum blijft de bevoegdheid tot het verlenen van meerwerk voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
f.
De bevoegdheid om te kunnen beschikken over het verschil tussen het begrote bedrag en het resultaat van de aanbesteding is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.

Artikel 13. Voorwaarden bij het houden van aanbestedingen

a.
Alvorens opdracht kan worden verleend dienen ten behoeve van de aanbesteding c.q. het opvragen van offertes de in dit artikel vermelde criteria te worden gehanteerd.
b.
Bij aanbestedingen boven € 150.000 geldt als uitgangspunt dat openbaar wordt aanbesteed.
c.
In afwijking van het gestelde in lid b. kunnen aanbestedingen met voorafgaande selectie worden gehouden indien de budgethouder niet op de hoogte is welke aanbieders in een bepaald marktsegment opereren en indien aanbieders voor een belangrijk deel bij het ontwerp betrokken worden. Bij deze werkwijze worden aanbieders in de gelegenheid gesteld zich te melden (en schriftelijk te presenteren) waarna op basis van vooraf geformuleerde criteria een selectie gemaakt kan worden. Aan de hand, van de binnengekomen aanmeldingen kan een goed beeld gevormd worden van de mogelijkheden, kan vervolgens een selectie gemaakt worden en kan tot aanbestedingen worden overgegaan. Van deze wijze van aanbesteden kan slechts gebruik worden gemaakt nadat hiertoe een beargumenteerd voorstel ter besluitvorming in het DB is vastgesteld.
d.
In afwijking van het gestelde in lid b. kunnen onderhandse aanbestedingen worden gehouden indien de aanbesteding specifieke werkzaamheden betreft en indien het ingewikkelde investeringsprojecten betreft, waarbij de kwaliteit van het te leveren product door de aanbieder c.q. de deskundigheid van de aanbieder van groot belang is. Van deze wijze van aanbesteden kan slechts gebruik worden gemaakt nadat hiertoe een beargumenteerd voorstel ter besluitvorming in het DB is vastgesteld.
e.
Indien het aanbestedingen betreft tot een bedrag van € 25.000 dienen meerdere offertes/inschrijvingen gevraagd te worden, tenzij er gelet op de aard van de aanbesteding aanleiding is één offerte te vragen. Indien het aanbestedingen betreft ter grootte van een bedrag gelegen tussen de € 25.000 en € 75.000 dienen minimaal 3 offertes/inschrijvingen gevraagd te worden. Bij aanbestedingen ter grootte van een bedrag, gelegen tussen € 75.000 en € 150.000, dienen minimaal 4 offertes/inschrijvingen gevraagd te worden. Indien een aanbesteding ter grootte van een bedrag, gelegen tussen € 150.000 en € 500.000, onderhands wordt aanbesteed, worden minimaal 5 aannemers uitgenodigd. Aanbestedingen groter dan € 500.000 worden altijd (al dan niet na voorafgaande selectie) openbaar aanbesteed.
f.
De in het vorige lid genoemde financiële grensbedragen hebben betrekking op individuele aanbestedingen. Splitsing van aanbestedingen in meerdere kleinere om zodoende onder bepaalde grensbedragen te blijven is niet toegestaan.
g.
Bij het gestelde in dit artikel dienen de EU-richtlijnen in acht genomen te worden.

Artikel 14. Regeling van de tekenbevoegdheid

a.
Facturen ter afhandeling van aangegane verplichtingen, meerjarige contracten en opdrachten in het kader van investeringsprojecten dienen te allen tijde voorzien te worden van de paraaf van twee verschillende functionarissen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de nakoming van deze handelwijze.
b.
Facturen met betrekking tot het budget van een afdelings-, districts- of regiohoofd worden voorzien van een eindparaaf van het betreffende afdelings-, districts- of regiohoofd, mits de eerste paraaf voor de juistheid (hoeveelheid en kwaliteit) van levering en het vermelde factuurbedrag door een andere functionaris is gezet en het factuurbedrag niet meer dan 10% afwijkt van de verplichting. In de overige gevallen wordt de eindparaaf gezet door de naasthogere leidinggevende.
c.
Facturen met betrekking tot het budget van een projectleider van een investeringsproject worden voorzien van een eindparaaf van de projectleider, mits de eerste paraaf voor de juistheid (hoeveelheid en kwaliteit) van levering en het vermelde factuurbedrag door een andere functionaris is gezet en het factuurbedrag niet meer dan 10% afwijkt van de verplichting. In de overige gevallen wordt de eindparaaf gezet door het eindverantwoordelijke sectorhoofd.
d.
Facturen met betrekking tot het budget van een sector- of stafafdelingshoofd worden voorzien van een eindparaaf van het betreffende sector- of stafafdelingshoofd, mits de eerste paraaf voor de juistheid (hoeveelheid en kwaliteit) van levering en het vermelde factuurbedrag door een andere functionaris is gezet en het factuurbedrag niet meer dan 10% afwijkt van de verplichting. In de overige gevallen wordt de eindparaaf gezet door de secretaris-directeur.

Artikel 15. Bevoegdheid van het sectorhoofd Middelen

Het sectorhoofd Middelen is bevoegd tot verdeling van de kosten die niet rechtstreeks aan producten kunnen worden toegerekend. Deze kostenverbijzondering maakt deel uit van de administratieve organisatie van het waterschap.

Artikel 16. Informatie-uitwisseling

1 ) Het afdelingshoofd Financiën en de ConcernController stellen de budgethouders in staat tijdig te beschikken over de informatie die van belang is voor een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.
2 ) De in deze regeling genoemde budgethouders verstrekken elkaar bij voortduring de informatie die van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.
17

Artikel 17. Het afleggen van verantwoording

De budgethouders leggen verantwoording af over het verloop van de afdelingsbudgetten binnen de kaders, zoals gesteld in de planning & control systematiek van het waterschap Aa en Maas. De afdelingshoofden rapporteren periodiek aan de betreffende sectorhoofden die op hun beurt rapporteren aan de secretaris-directeur. De stafafdelingshoofden rapporteren eveneens aan de secretaris-directeur. Op basis van deze rapportages legt de secretaris-directeur met een zelfde frequentie verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur. De rapportageperiodes zijn per begrotingsjaar vastgelegd in de jaarlijks op te stellen Planning- en Controlkalender.

Artikel 18. Beëindiging van het budgethouderschap

De opdracht tot uitoefening van budgethouderschap alsmede het daarbij toegekende financieel mandaat, kunnen door de secretaris-directeur, na overleg met de naasthogere budgethouder, worden beëindigd indien op enig moment blijkt dat onvoldoende waarborgen bestaan, dat die opdracht voldoende bekwaam en zorgvuldig zal worden uitgevoerd.

Artikel 19. Bekendmaking en inwerkingtreding

1.Dit besluit wordt intern bekend gemaakt.
2.Dit besluit treedt op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2004.
20

Artikel 20. Slotbepalingen

1.Deze regeling kan aangehaald worden als: Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004.
21
Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 7 januari 2004
de secretaris,
drs C.J.E. van Vlokhoven
de dijkgraaf,
drs. L.P.M. van den Berg

Toelichting, behorende bij de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004

Algemene toelichting

Eén van de uitgangspunten binnen de besturingsfilosofie van het nieuwe waterschap Aa en Maas is het gebruik van B.B.P. als bedrijfsvoeringmodel. Een kenmerkend punt van de besturingsfilosofie en het bedrijfsvoeringmodel B.B.P. is het besturen op hoofdlijnen met daarbij het neerleggen van verantwoordelijkheden op het hiërarchisch laagste niveau van leidinggevenden. Gelet op de organisatiestructuur is dit het niveau van het afdelingsmanagement (afdelingshoofden, districtshoofden en regiohoofden). Deze verantwoordelijkheid heeft een integraal karakter, dat wil zeggen dat dit niet uitsluitend betrekking heeft op de prestaties van de organisatie op zich, maar ook op het daarmee gepaard gaande middelenbeslag. Daarbij wordt het begrip "middelen" breed gehanteerd. Naast de financiële middelen heeft dit ook betrekking op de inzet van personeel en het gebruik van faciliteiten (bij voorbeeld automatisering), die als noodzakelijke randvoorwaarden gelden om de beoogde (geplande) prestaties te kunnen leveren.

Een van de instrumenten om de voordelen van de nieuwe organisatie-opzet te kunnen benutten betreft de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004 (hierna: Regeling). Deze Regeling sluit aan bij het gestelde in de Mandaatregeling 2004, vastgesteld door het DB op 7 januari 2004. In de Mandaatregeling 2004 zijn al de kaders op hoofdlijnen aangegeven voor het financieel mandaat. De Regeling betreft een verdere uitwerking van deze hoofdlijnen en heeft tot doel een aantal "spelregels" in de randvoorwaardelijke sfeer vast te stellen, waarbinnen budgethouders gebruik kunnen maken van het toegekende mandaat.

De Regeling integreert afspraken en spelregels die in verleden in afzonderlijke notities en regelingen vastgelegd waren (bijvoorbeeld de Regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden). De Regeling voorziet ook in een samenhang met de administratieve organisatie van het waterschap en een component aanbestedingsbeleid.

Een mandaatregeling (incl. register) en een regeling budgethouderschap en financieel mandaat zijn momentopnamen. Het zullen evenwel dynamische regelingen moeten zijn en dienen derhalve regelmatig geëvalueerd en ‑waar nodig‑ geactualiseerd te worden.

Bijlage A: V/T-schema

Onderstaand V/T-schema is de weergave van de stand per 25 september 2003 na overleg met alle betrokken sectorhoofden en stafafdelingshoofden. Het schema is daarna aangepast conform het definitieve organigram

Zie voor een actuele versie het bestand op de G:\schijf van CC:

vt-schema 2005 vs 4jul05.xls

Noot

[Toelichting: Dit betreft de definitie van begrippen, die in de Regeling gehanteerd worden.

- Het onderscheid in de diverse budgetsoorten is gemaakt om aan te geven dat de filosofie van integraal management gecombineerd met productverantwoordelijkheid leidt tot verantwoordelijkheden en bevoegdheden t.a.v. zowel output, input en het bijbehorende transformatieproces van input naar output. Wat betreft de keuze tussen de budgetsoorten kan de volgende handreiking worden geboden:

- bij éénduidig vast te stellen output waarbij er steeds sprake is van telkens homogene activiteiten ligt een outputbudget voor de hand gecombineerd met activiteiten en een inputbudget;

- bij éénduidig vast te stellen output waarbij er geen sprake is van homogene activiteiten is er vaak sprake van projecten en dit leidt tot een opdrachtbudget (output van het project) gecombineerd met een inputbudget en eventueel een activiteitenbudget;

- en de output niet éénduidig vast te stellen is, maar wel sprake is van telkens homogene activiteiten wordt gebruik gemaakt van een activiteitenbudget gecombineerd met een inputbudget;

- indien tot slot zowel de output niet homogeen is en ook de activiteiten niet homogeen zijn dan moet de toevlucht gezocht worden tot louter een inputbudget.

- budgethouder: binnen het budgethouderschap wordt de koppeling naar de taak- en productverantwoordelijkheid expliciet zichtbaar gemaakt;

- taak- en productverantwoordelijkheid; budgethouderschap is niet alleen voorbehouden aan productverantwoordelijken conform het V/T-schema, maar ook de taakhebbers maken gebruik van budgetten om hun taak op een adequate wijze te kunnen vervullen.

- kosten en opbrengsten: binnen de regeling zijn de volgende rubrieken van belang (nummering en benamingen zijn nog niet definitief):]

Noot

[Toelichting: - project en projectleiders; projectleiders nemen in de Regeling een specifieke positie in. Ze zijn verantwoordelijk voor de succesvolle realisatie van een project. Kenmerkend voor een project is dat het een tijdelijk karakter kent en geen 1 op 1 relatie met de organisatiestructuur en BBP-producten kent. Kortom projectleiders kunnen niet simpelweg als reguliere budgethouders beschouwd worden.

- bedrag: hoewel leveranciers in het algemeen bedragen exclusief B.T.W. vermelden, is in deze de Regeling nadrukkelijk sprake van bedragen inclusief B.T.W. Aangezien het waterschap niet B.T.W. plichtig is kan zij betaalde B.T.W. niet terugvorderen van de fiscus. ]

Noot

[Toelichting: Dit betreft artikelen met een algemeen karakter. Artikel 2 regelt de formele opdracht van het Dagelijks Bestuur tot financieel mandaat aan de budgethouders. Artikel 3 geeft aan dat, ondanks mandaat, de eindverantwoordelijkheid blijft liggen bij het Dagelijks Bestuur. Mandaat heeft als juridisch kenmerk dat handelingen worden verricht "in naam van". Dit in tegenstelling tot delegatie, waarbij ook de verantwoordelijkheid wordt overgedragen.]

Noot

[Toelichting: In dit artikel worden de financiële plafonds geregeld. Met het voorbehouden van de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen boven € 50.000 aan het Dagelijks Bestuur blijft bestuurlijke betrokkenheid op hoofdlijnen gewaarborgd; door het verstrekken van dit financieel mandaat binnen de gewone dienst aan de ambtelijke organisatie wordt een slagvaardig optreden binnen de dagelijkse uitvoeringspraktijk verder ontwikkeld.]

Noot

[Toelichting: Hier wordt expliciet aandacht besteed aan de specifieke rol en bevoegdheden van projectleiders als uitvloeisel van projectmatig werken. Hoewel projectleiders vergelijkbaar zijn met reguliere budgethouders, is in het geval van projectleiders sprake van specifiek budgethouderschap. Dit komt tot uiting in de doormandatering van reguliere budgetten naar projectbudgetten door de reguliere integrale managers aan de projectleider. Indien er geen sprake is van doormandatering van de budgetten heeft de projectleider géén mandaat. Het is dus zaak in het projectplan het projectbudget op te nemen en de bijbehorende doormandatering vast te leggen.

Aangezien projecten vaak over meerdere begrotingsjaren gespreid zijn is het voor de mandatering van de budgetten noodzakelijk in het projectplan een financiële planning over de jaren te maken en te laten vaststellen.

Ook is het van belang in het projectplan de mandatering te regelen van opdrachten die leiden tot kosten na afloop van het project (bijvoorbeeld de aanbesteding van schoonmaakdiensten, waarbij de projectleider het mandaat krijgt de aanbesteding te doen, maar de jaarlijkse kosten pas komen als het project formeel is afgerond).

In de leden c1 en c2 van artikel 5 wordt onderscheid gemaakt tussen projecten binnen een afdeling en projecten binnen een sector. Zodra een project afdelingsoverstijgend is betreft het een project binnen een sector. ]

Noot

[Toelichting: In dit artikel wordt aan de budgethouders om praktische redenen de nodige armslag verleend. Het uitwisselen van bedragen tussen de genoemde kostensoorten heeft betrekking op logisch met elkaar samenhangende componenten uit de begroting. Het betreft een uitwisselbaarheid tussen posten, hetgeen betekent dat er geen bevoegdheid wordt gegeven die tot een stijging van de totale begroting kan leiden. Ook wordt door de koppeling met de beheersproducten de BBP-filosofie van output-sturing verder verankerd.

De uitwisselbaarheid tussen afdelingen betreft de mogelijkheid om enkel binnen hetzelfde beheersproduct en dezelfde kostensoort bedragen uit te wisselen voorzover de output niet aangetast wordt. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij gewijzigde prioriteitsstelling in de regio’s en districten.

Het is niet toegestaan om overschrijdingen van opbrengsten (meevallers) in te zetten voor compensatie van overschrijdingen op kostenbudgetten. Onderschrijdingen op kostenbudgetten mogen analoog hieraan ook niet ingezet worden ter compensatie van tegenvallende opbrengsten. Zo is het ook niet mogelijk om tegenvallers op het ene opbrengstenbudget te compenseren met meevallers op een ander opbrengstenbudget. M.a.w. "meevallers" vallen te allen tijde vrij ten gunste van de algemene reserve per waterschapstaak.

Voor projectleiders geldt dat uitwisselbaarheid enkel kan plaatsvinden na goedkeuring van de naasthogere mandaatgever (i.c. de integraal manager).]

Noot

[Toelichting: Spreekt voor zich.]

Noot

[Toelichting: Bij afwezigheid van projectleiders treedt als naasthogere budgethouder, de opdrachtgever van het project op.]

Noot

[Toelichting: Dit artikel behelst de verplichtingen van de budgethouder -en in voorkomende gevallen de projectleider- t.a.v. het (laten)voeren van een deugdelijke administratie.]

Noot

[Toelichting: Afhankelijk van de omvang en de mate van routine van de verplichting zijn er diverse opdrachtvormen te onderscheiden. Alle verplichtingen worden schriftelijk vastgelegd. Dit artikel zal na totstandkoming van het handboek Inkoop zo spoedig mogelijk hierop worden afgestemd.]

Noot

[Toelichting: Naast verplichtingen met betrekking tot de exploitatie kunnen ook verplichtingen met betrekking tot de investeringen onderscheiden worden. Voor deze investeringsprojecten wordt de volgende lijn gevolgd. Na behandeling van een project in de meerjarenraming kan vervolgens een project tot uitvoering gebracht worden. Hiervoor is het noodzakelijk dat een krediet beschikbaar gesteld wordt. Dit gebeurt per investeringsproject afzonderlijk door het algemeen bestuur, via het Dagelijks Bestuur. Na de beschikbaarstelling van het krediet kan het project in uitvoering gebracht worden. In de Regeling wordt aan de ambtelijke dienst mandaat verleend voor opdrachtverstrekking met betrekking tot het betreffende investeringsproject tot een bedrag ter grootte van € 500.000.

De in het artikel genoemde projectonderdelen geeft de mogelijkheid om een totaal project te bezien als een verzameling deelprojecten met elk een afgerond projectresultaat (object), waarbij het totale investeringskrediet wordt opgesplitst in een aantal deelkredieten.

Voorwaarde hierbij is dat een en ander binnen het aanbestedingenbeleid van het waterschap blijft (zie voor de grensbedragen 13) en dat de bedragen in de betreffende projectbegroting zijn opgenomen. Het verlenen van opdrachten die dit bedrag overstijgen blijft voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur. In het verlengde hiervan past ook een regeling met betrekking tot het verlenen van opdrachten voor meerwerk (uit de post onvoorzien binnen de projectbegroting). In de Regeling wordt een maximum aangehouden van 10% van de aanbesteding, met een maximum van € 100.000. De besluitvorming inzake meerwerk buiten dit maximum blijft voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur. Ook door deze regeling met betrekking tot de investeringsprojecten kan een middenweg gevonden worden tussen besturen op hoofdlijnen en het verder ontwikkelen van een slagvaardig optreden in de dagelijkse uitvoeringspraktijk.

Het gestelde in dit artikel betreft eveneens een uitwerking van de hoofdlijnen, zoals vastgelegd in de Mandaatverordening 2004.

De in het lid genoemde f genoemde voorbehoud tot beschikking over een gunstig aanbestedingsresultaat aan het Dagelijks Bestuur laat onverlet dat een projectleider bevoegd is tot het verstrekken van opdracht tot meerwerk mits hiervoor de post onvoorzien nog voldoende ruimte biedt. Het aanbestedingsresultaat is het verschil tussen de aanbestedingsprijs en de definitieve besteksraming.]

Noot

[Toelichting: Het waterschap hanteert afhankelijk van de grootte van de opdracht verschillende offerteprocedures. Uitgangspunt is dat het aanbestedingstraject zo transparant mogelijk doorlopen wordt en de concurrentiemogelijkheden zoveel mogelijk benut worden. Dit impliceert dat er in principe altijd meerdere offertes aangevraagd worden en boven een grensbedrag van € 150.000 openbaar aanbesteed wordt. Hierbij dient t.a.v. de aanbestedingswijze altijd rekening gehouden te worden met de bepalingen in de Europese aanbestedingsregels. Dit geldt in het bijzonder voor het bepalen of een aanbesteding boven een grensbedrag uitgaat. Voor de bepaling of een aanbesteding het grensbedrag overschrijdt hanteert de EU de volgende rekenmethode:

- De geschatte waarde van een incidentele aanschaffing

Wanneer opdrachten een zekere regelmatigheid vertonen of bestemd zijn gedurende een bepaalde periode te worden hernieuwd;

Het verbruik resp. het aanschafbedrag van soortgelijke geplaatste opdrachten gedurende 12 kalendermaanden daaraan voorafgaand of indien de (raam)contractperiode langer is, gedurende de gehele duur van het contract. M.a.w. hier geldt niet het jaarbedrag maar het totale (geraamde) contractbedrag!

- Wanneer er sprake is van opties, moeten de opties in aanmerking worden genomen bij de berekening

- Wanneer een overheidsopdracht voor homogene leveringen in percelen is verdeeld, dient de geraamde waarde van alle percelen tezamen in aanmerking te worden genomen. Dit is bijvoorbeeld van belang bij het aanbesteden van een maaibestek. De EU beschouwt het waterschap als één aanbestedende dienst en niet als afzonderlijke districten die een maaibestek aanbesteden.

- Opdrachten mogen niet worden gesplitst om aldus de Europese regelgeving te ontduiken! ]

Noot

[Toelichting: Dit betreft de regeling van de tekenbevoegdheid. In het verleden was deze geregeld in de betreffende regelingen van de afzonderlijke waterschappen. Gelet op het vervallen van deze regeling is de inhoud ervan in de voorliggende Regeling geïntegreerd. Bij geschillen tussen de leverancier en de bestellende budgethouder blijft vanuit de organisatie de budgethouder verantwoordelijk ]

Noot

[Toelichting: Dit artikel heeft betrekking op de kostenverbijzondering. Het betreft de verdeling van de kosten van het waterschap, die niet rechtstreeks aan de producten kunnen worden toegerekend (overhead). Deze specifieke werkzaamheden behoren tot het takenpakket van het sectorhoofd Middelen, die ook de Financieel Ambtenaar van het waterschap is. De kostenverbijzondering maakt deel uit van de administratieve organisatie van het waterschap.]

Noot

[Toelichting: In deze artikelen wordt de informatieplicht en het afleggen van verantwoording geregeld over het verloop van alle budgetten (zowel input, output als de processen). Dit wordt gedaan binnen de planning & control systematiek van het waterschap. De planning en controlsystematiek is uitgewerkt in de Nota Control. De P&C-systematiek maakt onderscheid tussen managementrapportages (MARAPS) en bestuursrapportages (BURAPS). De rapportages van het afdelingsmanagement vormen de MARAPS. De rapportages van de sectorhoofden aan de secretaris-directeur en de doorgeleiding daarvan door hem aan het Dagelijks Bestuur vormen de BURAPS. In de rapportages zal niet alleen worden volstaan met het vermelden van het feitelijk verloop van de budgetten, maar zal ook aangegeven worden welke acties er voorgesteld worden te ondernemen om een eventueel negatief verloop weer binnen de gemaakte afspraken te krijgen.

Voor projectleiders geldt dat zij verantwoording af dienen te leggen aan de opdrachtgever én aan de productverantwoordelijken ten behoeve waarvan het product wordt uitgevoerd. Dit laatste is van belang voor het op een juiste wijze kunnen rapporteren door de productverantwoordelijken.]

Noot

[Toelichting: Dit artikel regelt de bevoegdheid van de secretaris-directeur om het budgethouderschap in te trekken als hiervoor voldoende aanleiding bestaat.]

Noot

[Toelichting: Deze artikelen zijn van formele aard. De inwerkingtreding is gesteld op 1 januari 2004, gelijk aan het moment van inwerkingtreding van de Mandaatverordening 2004.]

Noot

[Toelichting: Deze artikelen zijn van formele aard. De inwerkingtreding is gesteld op 1 januari 2004, gelijk aan het moment van inwerkingtreding van de Mandaatverordening 2004.]

Ziet u een fout in deze regeling?

Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.

Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl

Inhoudsopgave

Permanente link

Naar de actuele versie van de regeling

Naar de door u bekeken versie

Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004

Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Artikel 2. Budgethouderschap ambtelijk apparaat

Artikel 3. Budgethouderschap dagelijks bestuur

Artikel 4. Budgetbeheer: bevoegdheden budgethouders

Artikel 5. Budgetbeheer: bevoegdheden projectleiders

Artikel 6. Mandatering budgetten aan projectleiders

Artikel 7. Bevoegdheden budgethouders met betrekking tot de uitwisselbaarheid van begrotingsposten

Artikel 8. Eigen verantwoordelijkheid van budgethouders

Artikel 9. Uitoefening mandaat bij afwezigheid

Artikel 10. Budgetbeheer: verplichtingen budgethouders

Artikel 11. Opdrachtvormen voor het aangaan van verplichtingen

Artikel 12. Bevoegdheden budgethouders met betrekking tot investeringsprojecten

Artikel 13. Voorwaarden bij het houden van aanbestedingen

Artikel 14. Regeling van de tekenbevoegdheid

Artikel 15. Bevoegdheid van het sectorhoofd Middelen

Artikel 16. Informatie-uitwisseling

Artikel 17. Het afleggen van verantwoording

Artikel 18. Beëindiging van het budgethouderschap

Artikel 19. Bekendmaking en inwerkingtreding

Artikel 20. Slotbepalingen

Toelichting, behorende bij de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004

Algemene toelichting

Bijlage A: V/T-schema

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Noot

Ziet u een fout in deze regeling?