Budgethoudersregeling

Artikel 1

De budgethouder is de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie op basis van het Mandaaten Volmachtbesluit van het Hoogheemraadschap van Rijnland de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

Artikel 2

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de individuele Rijnlandse organisatieonderdelen.

Artikel 3

De standaard bevoegdhedentabel, zoals opgenomen in bijlage 2a is niet van toepassing op de volgende situaties:

• a.

  Wanneer het afdelingsoverschrijdende posten betreft;

• b.

  Personeels- en organisatiegerelateerde budgetten met een centraal georganiseerd karakter;

• c.

  Diverse, hieronder specifiek benoemde posten.

In de bovengenoemde gevallen a. en b. is een directeur bevoegd. Onder c. worden de posten zoals slibverwerking en energie (voorschotten) bedoeld. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 4

Het aangaan van een meerjarencontract door een delegatie, zoals opgenomen in bijlage 2b en 2c, is alleen toegestaan voor een periode van minder dan 5 jaar. Voor contracten die de in bijlage 2b en 2c genoemde bedragen te boven gaan, of met een looptijd van meer dan 5 jaren, is het afdelingshoofd bevoegd.

Artikel 5

Afdelingshoofden zijn resultaatverantwoordelijk voor meerdere (hoofd)processen en beheerproducten (bijlage 2). Verder zijn de afdelingshoofden als budgethouder aangewezen volgens de tabel opgenomen in bijlage 1. In afzonderlijke tabellen is vastgelegd welke budgetbevoegdheden zijn ondergemandateerd, zie bijlagen 2b t/m 2d.

Voor de volledigheid, het gaat hierbij om zowel de baten als de lasten die aan een product worden toegerekend.

Ondermandatering vindt plaats door afdelinghoofden in overleg met de meest betrokken directeur. De budgetbevoegdheid blijft bij ondermandatering nog steeds de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden en blijft de integrale verantwoordelijkheid van de directeuren.

Artikel 6

Wanneer wordt overgegaan tot het ondermandateren van de budgetbevoegdheid, zijn de bepalingen van deze regeling overeenkomstig van toepassing.

Artikel 7

De budgethouder verstrekt tijdig informatie aan zijn/haar opdrachtgever omtrent de gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties en overige kengetallen.

Daarnaast wordt inhoudelijke informatie verstrekt over taakuitvoering in termen van gerealiseerde prestaties, het rapporteren over de besteding van het budget en eventueel te voorziene overschotten c.q. tekorten en het verklaren van verschillen in de beïnvloedbare lasten en baten.

Artikel 8

De budgethouder is verantwoordelijk voor het met een nader te bepalen frequentie aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten ten behoeve van leidinggevenden, opdrachtgevers,

DT en bestuur van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.

Artikel 9

De budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar de eigen afdeling in de vorm van te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de vastlegging ervan in het afdelingsplan, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.

Artikel 10

Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is.

Artikel 11

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen.

Artikel 12

Binnen de afdeling

Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder budgettaire regeling binnen eenafdeling gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd teworden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

Afdelingsoverschrijdend

Af- en overschrijven binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak. Voor de posten, die niet door de budgethouder kunnen worden beïnvloed, mag geen budgettaireregeling worden getroffen. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

Artikel 13

Het is de budgethouder toegestaan om (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de lastenverdeelsleutels van de ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van kosten naar taak identiek zijn.

Artikel 14

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingsposten onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het DT.

Artikel 15

De afdelingshoofden kunnen financiële ondermandatering verlenen aan functionarissen. In bijlagen 2b en 2c zijn de financiële bevoegdheden per functie en de maximale bedragen nader gelimiteerd

Artikel 16

In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, of meer dan € 500.000, dient een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV. Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is. Een verhoging van het uitvoeringskrediet wordt uitsluitend door de VV vastgesteld.

Artikel 17

Voor de zgn. A-investeringen wordt door de opdrachtgever (directeur of afdelingshoofd) een budgethouder

aangewezen. Het budgethouderschap van een investeringsproject kan door de opdrachtgever gewijzigd worden. Deze ondermandatering wordt schriftelijk vastgelegd in een ondertekend memo.

Artikel 18

Voor A- en B -investeringen (waarvoor door de VV een krediet is afgegeven) mogen uitgaven worden gedaan. Voor B-investeringen kan door het college van dijkgraaf en hoogheemraden het maken van voorbereidingskosten worden toegestaan tot maximaal € 50.000. Hiervoor wordt een collegevoorstel ingediend.

Artikel 19

De regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt goedgekeurd door het college van D&H.

2.1 Algemeen

Het doel van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Rijnland is er voor te zorgen dat er steeds voldoende geld is om de taken die aan Rijnland zijn opgedragen doelmatig te kunnen uitvoeren. Daarnaast is het de bedoeling om er voor te zorgen dat het geld bij het uitvoeren van de taken zo goed mogelijk wordt besteed. Kort samengevat kunnen we zeggen dat de financiële organisatie van Rijnland is opgezet om het financieel proces binnen Rijnland zo goed mogelijk te laten verlopen.

Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten "draaien" (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting).

2.2 Juridisch kader

De bronnen voor het budgetrecht en de mandaatverlening zijn:

• •

  De Waterschapswet;

• •

  De Verordening Beleid- en Verantwoordingsfunctie;

• •

  Het Mandaat- en volmachtbesluit;

• •

  Het Besluit ondermandaten;

• •

  De Nota Inkoopbeleid;

• •

  Deze Budgethoudersregeling.

Voor de details wordt verwezen naar de genoemde documenten zoals de Nota inkoopbeleid. Deze nota wordt regelmatig bijgewerkt en daarom is het van belang om steeds naar de laatst vastgestelde versie te kijken.

2.3 De exploitatiebegroting

Om Rijnland ieder jaar te laten functioneren zoals we dat ons ten doel stellen, is geld nodig. Hiervoor wordt jaarlijks een exploitatiebegroting opgesteld. Om te bepalen wat precies het totaalbedrag is dat in een bepaald jaar nodig zal zijn, wordt in het daaraan voorafgaande jaar begonnen met na te denken over welke activiteiten ondernomen gaan worden in het volgende jaar en wat de kosten hiervan zijn.

De Verenigde Vergadering (VV) start de jaarlijkse begrotingsdiscussie aan de hand van het Meerjarenperspectief, waarin op strategisch niveau de wensen ten aanzien van de te realiseren doelen en effecten voor het komende begrotingsjaar en de drie hierop volgende jaren worden geformuleerd. De besluitvorming in het Meerjarenperspectief is vervolgens input voor de daarop volgende begrotingsdiscussie, waarbij de VV, per bestuursprogramma de te bereiken effecten, doelstellingen en de financiële kaders (budgetten en tarieven) formuleert. Door het vaststellen van de begroting geeft de VV aan het college van D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel).

De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven en ontvangen om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten (de algemene omslagen en de zuiverings- en verontreinigingsheffing) en subsidies.

Bestuurlijk

In de Buraps wordt over zowel de lasten, de baten en de geleverde prestaties aan het college van D&H en de VV gerapporteerd. Tweemaandelijks ontvangt D&H een overzicht met de voortgang van het investeringsvolume.

Ambtelijk

De stuurgroepen ontvangen maandelijks een voortgangsrapportage op het bedrijfsplan (inclusief investeringsvolume). Op inhuur en personele invulling vindt maandelijkse sturing plaats in DT (vacaturepot). Daarnaast wordt de toestand en prognose van het investeringsvolume ook maandelijks aan DT gerapporteerd.

Na afloop van het jaar wordt de administratie over het boekjaar afgesloten en wordt het programmajaarverslag opgemaakt. In het programmajaarverslag worden de bedragen vermeld die in het afgelopen jaar door Rijnland voor de voorgenomen activiteiten zijn uitgegeven en ontvangen. Met het programmajaarverslag wordt door het college van D&H verantwoording afgelegd aan de VV over de wijze waarop in de loop van het jaar met de door de VV beschikbaar gestelde middelen is omgegaan en welke prestaties er zijn geleverd.

De budgethouders zullen bij het opstellen van de begroting en afdelingsplannen resultaatafspraken maken met de desbetreffende budgethouder(s) van de doorbelaste kosten over de prestaties die worden geleverd en de budgethouder(s) die een bijdrage leveren aan de totstandkoming de betreffende output. Ten aanzien van de doorbelaste kosten is voor de opdrachtgever geen budgetverantwoordelijkheid van toepassing. Deze budgetverantwoordelijkheid ligt bij het afdelingshoofd (de opdrachtnemer) van de te leveren dienst of product.

De afdelingshoofden zijn gemandateerd voor het afdelingsbudget zoals dat in de vastgestelde begroting is opgenomen. De hoogte van de ramingen (op kostensoortniveau) vormen de maximale bedragen waarover een afdeling kan beschikken. Het afdelingsbudget bevat, behalve de kosten, ook de baten en de urenboekingen die voortkomen uit de TIM-applicatie.

De mogelijkheden voor compensatie binnen het afdelingsbudget zijn met voorbeelden toegelicht in bijlage 3. Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient een voorstel aan het DT ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post "onvoorzien" in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O's (onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar).

2.4 Samenvatting bevoegdheden van de actoren

De Verenigde Vergadering

De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

• •

  Voor investeringen die een bedrag van € 50.000 te boven gaan, verleent zij een krediet;

• •

  Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast;

• •

  Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting.

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

• •

  Voor investeringen kan door het college worden toegestaan dat voorbereidingskosten worden gemaakt tot maximaal € 50.000. Over hogere bedragen gaat de VV.

Algemeen directeur

• •

  Het college van D&H mandateert het van de VV verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de algemeen directeur;

• •

  Het DT beschikt over voorstellen tot aanwending van de begrotingspost Onvoorzien uit de exploitatiebegroting. Op grond van art. 8 van de ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie van het Hoogheemraadschap van Rijnland' kan het college dit doormandateren aan de secretaris-algemeen directeur.

MT

• •

  Directeuren en afdelingshoofden zijn als budgethouder aangewezen (m.a.w. de algemeen directeur verdeelt de bevoegdheid over de door VV en het college van D&H verleende budgetten over de ambtelijke organisatie);

• •

  Afdelingshoofden kunnen hun bevoegdheden in gedeelten ondermandateren aan hun medewerkers (in de praktijk meestal teamleiders).

Projectleiders, teamleiders etc.

• •

  Projectleiders krijgen de bevoegdheid over kredieten ondergemandateerd en zijn daarmee verantwoordelijk voor budgetbeheer van kredieten verleend door de VV;

• •

  Met name teamleiders krijgen deelbudgetten uit de exploitatiebegroting ondergemandateerd van hun afdelingshoofden.

2.5 De investeringsbegroting

Algemeen

Rijnland geeft jaarlijks ook aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen. Die hier bedoelde activiteiten worden ook wel investeringsuitgaven genoemd. Investeringsuitgaven hebben niet alleen betrekking op de bouw van nieuwe werken, zoals zuiveringsinstallaties, poldergemalen en de aanleg van persleidingen, maar ook op de aanschaf van diverse bedrijfsmiddelen zoals automatiseringsapparatuur en software.

Het investeringsplan is gesplitst in een drietal lijsten, waarbij plaatsing op een van de lijsten zowel een bestuurlijk (kolom: categorie) als budgettaire (kolom: dekking) betekenis heeft. Voor een uitleg van die besluitvorming wordt verwezen naar onderstaande tabel.

Bij het Meerjarenperspectief worden zoveel mogelijk integrale voorstellen gedaan welke nieuwebeleidsvoorstellen van de C-lijst, naar de B-lijst worden overgebracht. In spoedeisende gevallen kan het college van D&H ook besluiten een afzonderlijk voorstel naar de B-lijst over te brengen. Een dergelijk besluit betekent dat de planvormingsfase van zo´n project kan starten.

Vervolgens wordt op de begrotingsdag het meerjareninvesteringsprogramma behandeld en kan op basis daarvan worden besloten om dat specifieke programma in de begroting en meerjarenraming op te nemen.

Voor de daadwerkelijke uitvoering van een belangrijk investeringsproject moet door de VV een apart besluit worden genomen, een zogenaamd investeringsbesluit. In principe kunnen dergelijke besluiten slechts worden genomen, indien daar op de B-lijst van het investeringsprogramma bedragen voor zijn geraamd. Ter voorbereiding van een investeringsbesluit wordt een voorstel, met daarbij behorende gespecificeerde kostenbegroting, geformuleerd. Dit kredietvoorstel wordt door D&H aan de

VV voorgelegd. Stemt de VV met het voorstel in, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het voorstel te kunnen uitvoeren (uitvoeringskrediet). In de Nota vaste activabeleid (voor het laatst vastgesteld in 2011) wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en over hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven.

Voor investeringskredieten dient te worden bepaald wie de meest aangewezen functionaris is om voor dit krediet als budgethouder op te treden. De uitgangspunten van ‘Projectmatig creëren" zijn leidend voor de projecten van Rijnland.

In beginsel is het afdelingshoofd uit hoofde van zijn lijnbevoegdheid de budgethouder. Dat betekent dat de opdrachtgever (het afdelingshoofd) of de gedelegeerd opdrachtgever (de teamleider) van het project formeel vaak de budgethouder zal zijn. In de praktijk is dat minder goed werkbaar. De projectleider moet zijn rol als verantwoordelijk manager van het investeringsproject invulling kunnen geven en daarom ook financiële bevoegdheden toebedeeld krijgen van de opdrachtgever. Daarom wordt de projectleider een financieel mandaat te verleend voor de zgn. A-investeringen. Bij de hogere bedragen kan hij dan terugvallen op de projectmanager als deze voor een groep van projecten betrokken is.

Doorgaans zijn investeringskredieten opgebouwd uit een voorbereidingskrediet (ten behoeve van de nadere onderbouwing van het uitvoeringskrediet) en een uitvoeringskrediet (ter bekostiging van de feitelijke investeringsuitgave). Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.

Verzamelkredieten

In de Voorjaarsnota 2005 is besloten om te gaan werken met verzamelkredieten. Een verzamelkrediet bestaat uit kleine en reguliere investeringen met een beheersmatig karakter, die jaarlijks na het vaststellen van de begroting (in dezelfde vergadering) door de VV worden behandeld en vastgesteld.

Het gaat hierbij in de eerste plaats om vervangingsinvesteringen, die zich richten op het instandhouden van het bestaande voorzieningenniveau (vervanging, groot onderhoud, renovatie van werken etc.). In de tweede plaats gaat het om investeringen in bedrijfsmiddelen zoals kantoormeubilair, kantoorautomatisering, het wagenpark etc. Vanwege het beheersmatige karakter kan bij het verstrekken van kredieten ten behoeve van dit type investeringen een lichtere en dus snellere procedure worden gevolgd dan bij overige investeringen.

Het gaat hierbij nadrukkelijk dus niet om voorbereidingskredieten voor grote investeringen, onderzoeken waarvoor een krediet nodig is, pilot-projecten e.d. Deze investeringen hebben een beleidsmatig karakter en vragen daarom expliciet om instemming van de VV.

Er wordt gestreefd naar twee verzamelkredieten per jaar. Opgemerkt kan worden dat verzamelkredieten vooral zijn bedoeld als planningsinstrument en niet voor het bewaken van de voortgang.

Omgaan met meevallers

Meevallers blijven in principe beschikbaar voor het betreffende project. De meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het project op te kunnen vangen.

Ofwel binnen een ‘raamplan' mag tussen mee- en tegenvallers worden geschoven zolang de totale kredietruimte maar niet wordt overschreden. Bij tegenvallers buiten de totale kredietruimte (zie artikel 16, met meer dan 10% of maximaal € 500.000) wordt de VV hoe dan ook betrokken; er moet in dit geval immers aanvullend krediet bij de VV worden aangevraagd. Meevallers mogen niet gebruikt worden om extra voorzieningen binnen het project te realiseren of de invulling van het project aan te passen. Dit moet altijd aan de VV worden voorgelegd.

In de praktijk zal de projectleider de eerste zijn die een mee- of tegenvaller signaleert. Als de gunning van een werk of dienst heeft plaatsgevonden, is duidelijk in hoeverre het beschikbare (deel-) krediet wordt over- of onderschreden. De projectleider dient zijn afdelingshoofd hierover te informeren en is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en voor de communicatie met de VV bij mee- of tegenvallers.

2.6 De verantwoording, rapportages en gelegenheid tot bijsturing

Hiervoor krijgen de in paragraaf 2.4 genoemde actoren standaard de beschikking over de volgendedocumenten aan de hand waarvan zij kunnen bijsturen:

De VV en het college van D&H

• •

  2 keer per jaar een Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging;

• •

  1 keer per jaar het programmajaarverslag met het overzicht van af te sluiten kredieten;

• •

  1 keer per jaar een uitvoeringsinformatie programmajaarverslag met het overzicht van lopende kredieten.

Directeuren en MT

• •

  De hierboven genoemde documenten en daarnaast (met betrekking tot de bedrijfsvoering):

• •

  De stuurgroepen ontvangen maandelijks een voortgangsrapportage op het bedrijfsplan (inclusief investeringsvolume);

• •

  Periodiek diverse maatwerkoverzichten;

• •

  Daarnaast zullen in de praktijk, op verzoek nog andere rapportages worden verzorgd wanneer daarvoor een aanleiding is.