Regeling vervallen per 01-07-2015

Budgethoudersregeling

Geldend van 27-04-2010 t/m 30-06-2015

Budgethoudersregeling

Samenvatting

Deze nota regelt het financieel mandaat, dat wil zeggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de door het college van D&H aangewezen medewerkers. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven,  om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door het hoogheemraadschap.

In deze regeling is vastgelegd welke bestuursorganen en functionarissen bevoegd zijn tot het aangaan van verplichtingen namens het hoogheemraadschap en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Als gevolg van deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld en worden beslissingen genomen door bestuursorganen / personen die de gevolgen van die beslissingen kunnen overzien en daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen.

De budgethoudersregeling is geactualiseerd omdat inmiddels is veel veranderd in de Rijnlandse organisatie waaronder het verlaten van het sectorenmodel. Daarnaast is aangesloten bij de processen die eind 2009 voor heel Rijnland zijn beschreven. Uitgangspunt bij het samenstellen van deze regeling is: eenduidigheid, toetsbaarheid en bovenal een compacte en leesbare regeling.

Met de invoering van de nieuwe Waterschapswet per 1 januari 2009 is er meer aandacht gekomen voor rechtmatigheid. Hiermee is rekening gehouden in deze aangepaste budgethoudersregeling. Ook de uitkomsten van de in 2009 uitgevoerde interne controles zijn verwerkt.

0. Inleiding en leeswijzer

De budgethoudersregeling moet periodiek worden geactualiseerd omdat een organisatie als Rijnland doorlopend aan het veranderen is. Daardoor sluiten beschrijvingen en benamingen na verloop van tijd niet meer aan op de werkelijkheid. Om de laatste stand van zaken weer te geven, is de vorige regeling getoetst aan de praktijk en waarnodig aangepast.

Het eerste hoofdstuk geeft de budgethoudersregeling artikelsgewijs weer. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 een toelichting op de artikelen gegeven waaronder de wijze waarop begrotingen tot stand komen en op welke wijze hierover gerapporteerd wordt aan leidinggevenden, directie en bestuur. De tabellen die betrekking hebben op resultaatverantwoordelijkheden en ondermandatering van bevoegdheden zijn opgenomen in de bijlagen.

In bijlage 4 zijn details uit de budgethoudersregeling zoals het budgettair regelen met exploitatiekosten, met voorbeelden toegelicht.

1. Regeling budgethouderschap en financieel mandaat

Deze nota regelt het financieel mandaat. De financiële bevoegdheden die door het college van D&H aan de secretaris-algemeen directeur zijn gemandateerd, zijn in deze budgethoudersregeling ondergemandateerd aan de ambtelijke organisatie. De budgethoudersregeling, zoals hieronder is uitgewerkt, geldt voor alle routinematige financiële zaken binnen de organisatie.

Artikel 1

De budgethouder is de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie op basis van het Mandaat- en Volmachtbesluit van het Hoogheemraadschap van Rijnland de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

Artikel 2

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de Rijnlandse organisatieonderdelen.

Artikel 3

De standaard bevoegdhedentabel, zoals opgenomen in bijlage 2a is niet van toepassing op de volgende situaties:

  • a.

    Wanneer het afdelingsoverschrijdende posten betreft;

  • b.

    Personeels- en organisatiegerelateerde budgetten met een centraal georganiseerd karakter;

  • c.

    Diverse, hieronder specifiek benoemde posten.

In de bovengenoemde gevallen a. en b. is een directeur bevoegd.

Onder c. worden de posten zoals energie en slibverwerking (voorschotten) bedoeld. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 4

Afdelingshoofden zijn resultaatverantwoordelijk voor meerdere (hoofd)processen en beheerproducten (bijlage 2) en  verder zijn de afdelingshoofden als budgethouder aangewezen volgens de tabel opgenomen in bijlage 1. In afzonderlijke tabellen is vastgelegd welke budgetbevoegdheden zijn doorgemandateerd, zie bijlagen 2b t/m 2d.

Voor de volledigheid, het gaat hierbij om zowel de baten als de lasten die aan een product worden toegerekend.

Ondermandatering vindt plaats door afdelinghoofden in overleg met hun meest betrokken directeur. Bij ondermandatering blijft de budgetbevoegdheid onveranderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden en de integrale verantwoordelijkheid van de directeuren.

Artikel 5

Wanneer wordt overgegaan tot het ondermandateren van de budgetbevoegdheid, zijn de bepalingen van deze regeling overeenkomstig van toepassing.

Artikel 6

De budgethouder verstrekt tijdig informatie aan zijn/haar leidinggevende omtrent de gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties en overige kengetallen. Daarnaast wordt inhoudelijke informatie verstrekt over taakuitvoering in termen van gerealiseerde prestaties, het rapporteren over de besteding van het budget en eventueel te voorziene overschotten c.q. tekorten en het verklaren van verschillen in de beïnvloedbare lasten en baten.

Artikel 7

De budgethouder is verantwoordelijk voor het met een nader te bepalen frequentie aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten ten behoeve van leidinggevenden, DT en bestuur van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.

Artikel 8

De budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar de eigen afdeling in de vorm van te leveren prestaties, het bepalen van  het benodigde budget, de vastlegging ervan in het afdelingsplan, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.

Artikel 9

Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is.

Artikel 10

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen.

Artikel 11

Binnen de afdeling

Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder document binnen een afdeling gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd te worden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

Afdelingsoverschrijdend

Af- en overschrijven binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak. Met de posten, die niet door de budgethouder kunnen worden beïnvloed, mag niet budgettair worden geregeld. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

Artikel 12

Het is de budgethouder toegestaan om (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van de ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van kosten naar taak identiek zijn.

Artikel 13

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingsposten onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

Artikel 14

De afdelingshoofden kunnen financiële ondermandatering verlenen aan functionarissen. In bijlagen 2b en 2c zijn de financiële bevoegdheden per functie en de maximale bedragen nader gelimiteerd

Artikel 15

Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is. Het door de VV vastgestelde krediet is te allen tijde het maximum. Een noodzakelijk geachte verhoging van het uitvoeringskrediet wordt door de VV vastgesteld.

Artikel 16

In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, dan wel € 500.000, dient een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV.

Artikel 17

Voor de zgn. A-investeringen wordt door de opdrachtgever (directeur of afdelingshoofd) een budgethouder aangewezen. Het budgethouderschap van een investeringsproject kan door de opdrachtgever gewijzigd worden.

Artikel 18

Uitsluitend voor A-investeringen (waarvoor door de VV een krediet is afgegeven) mogen uitgaven worden gedaan. Voor B-investeringen kan door het college van dijkgraaf en hoogheemraden een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000.

Artikel 19

De regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt goedgekeurd door het college van D&H.

2. De financiële organisatie van Rijnland

2.1 Algemeen

Het doel van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Rijnland is er voor te zorgen dat er steeds voldoende geld is om de taken die aan Rijnland zijn opgedragen doelmatig te kunnen uitvoeren. Daarnaast is het de bedoeling om er voor te zorgen dat het geld bij het uitvoeren van de taken zo goed mogelijk wordt besteed. Kort samengevat kunnen we zeggen dat de financiële organisatie van Rijnland is opgezet om het financieel proces binnen Rijnland zo goed mogelijk te laten verlopen.

Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten “draaien” (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting).

2.2 Juridisch kader

De bronnen voor het budgetrecht en de mandaatverlening zijn:

  • •

    De Waterschapswet;

  • •

    De Verordening Beleid- en Verantwoordingsfunctie;

  • •

    Het Mandaat- en volmachtbesluit;

  • •

    Het Besluit ondermandaten;

  • •

    De Nota Inkoopbeleid.

  • •

    Deze Budgethoudersregeling;

Voor de details wordt verwezen naar de genoemde documenten zoals de Nota inkoopbeleid 2009. Deze nota wordt regelmatig bijgewerkt en daarom is het van belang om steeds naar de laatst vastgestelde versie te kijken.

2.3 De exploitatiebegroting

Om Rijnland ieder jaar te laten functioneren zoals we dat ons ten doel stellen, is geld nodig. In 2010 is dit € 177 mln. Om te bepalen wat precies het totaalbedrag is dat in een bepaald jaar nodig zal zijn, wordt in het daaraan voorafgaande jaar begonnen met na te denken over wat we in het volgende jaar voor activiteiten gaan ondernemen en wat dat zal gaan kosten.

De Verenigde Vergadering (VV) start de jaarlijkse begrotingsdiscussie aan de hand van het Meerjarenperspectief, waarin op strategisch niveau de wensen ten aanzien van de te realiseren doelen en effecten voor het komende begrotingsjaar en de drie hierop volgende jaren worden geformuleerd. De besluitvorming in het Meerjarenperspectief is vervolgens input voor de daarop volgende begrotingsdiscussie, waarbij de VV, per bestuursprogramma de te bereiken effecten, doelstellingen en de financiële kaders (budgetten en tarieven) formuleert. Door het vaststellen van de begroting geeft de VV aan het college van D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel).

De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven en ontvangen om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten (de algemene omslagen en de zuiverings- en verontreinigingsheffing) en subsidies van het Rijk. In de Buraps wordt over zowel de kosten, de baten en de geleverde prestaties aan het college van D&H en de VV gerapporteerd. Aan DT en MT wordt door middel van de Maraps gerapporteerd.

Na afloop van het jaar wordt de administratie over het boekjaar afgesloten en wordt de jaarrekening opgemaakt. In de jaarrekening worden de bedragen vermeld die in het afgelopen jaar door Rijnland voor de voorgenomen activiteiten zijn uitgegeven en ontvangen. Met de jaarrekening wordt door het college van D&H verantwoording afgelegd aan de VV over de wijze waarop in de loop van het jaar met de door de VV beschikbaar gestelde middelen is omgegaan en welke prestaties er zijn geleverd.

De procesverantwoordelijken zullen bij het opstellen van de begroting en afdelingsplannen afspraken maken met de desbetreffende budgethouder(s) van de doorbelaste kosten over de prestaties die worden geleverd en de budgethouder(s) die een bijdrage leveren aan de totstandkoming de betreffende output. Ten aanzien van de doorbelaste kosten is voor de opdrachtgever geen budgetverantwoordelijkheid van toepassing. Deze budgetverantwoordelijkheid ligt bij het afdelingshoofd (de opdrachtnemer) van de te leveren dienst of product.

De afdelingshoofden zijn gemandateerd voor het afdelingsbudget zoals dat in de vastgestelde begroting is opgenomen. De hoogte van de ramingen (op kostensoort niveau) vormen de maximale bedragen waarover een afdeling kan beschikken. Het afdelingsbudget bevat, behalve de kosten, ook de baten en de urenboekingen die voortkomen uit de TIM-applicatie.

De mogelijkheden voor compensatie binnen het afdelingsbudget zijn met voorbeelden toegelicht in bijlage 3.

Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient een voorstel aan het college van D&H ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O’s (onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar).

2.4 Samenvatting bevoegdheden van de actoren

De Verenigde Vergadering

De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

  • •

    Voor investeringen die een bedrag van € 50.000 te boven gaan, verleent zij een krediet;

  • •

    Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast;

  • •

    Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting.

Het college van Dijkgraaf en hoogheemraden

  • •

    Voor investeringen kan door het college een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000. Over hogere bedragen gaat de VV;

  • •

    Het college beschikt over voorstellen tot aanwending van de begrotingspost Onvoorzien uit de exploitatiebegroting;

Algemeen directeur

  • •

    Het college van D&H mandateert de van de VV verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de algemeen directeur.

MT

  • •

    Directeuren en afdelingshoofden zijn als budgethouder aangewezen (m.a.w. de algemeen directeur verdeelt de bevoegdheid over de door VV en het college van D&H verleende budgetten over de ambtelijke organisatie);

  • •

     Afdelingshoofden kunnen hun bevoegdheden in gedeelten ondermandateren aan hun medewerkers (in de praktijk meestal teamleiders).

Projectleiders, teamleiders etc.

  • •

    Projectleiders krijgen de bevoegdheid over kredieten doorgemandateerd en zijn daarmee verantwoordelijk voor budgetbeheer van kredieten verleend door de VV;

  • •

    Met name teamleiders krijgen deelbudgetten uit de exploitatiebegroting doorgemandateerd van hun afdelingshoofden.

2.5 De investeringsbegroting

  • Algemeen

    Rijnland geeft jaarlijks ook aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen. Die hier bedoelde activiteiten worden ook wel investeringsuitgaven genoemd. Investeringsuitgaven hebben niet alleen betrekking op de bouw van nieuwe werken, zoals zuiveringsinstallaties, poldergemalen en de aanleg van persleidingen, maar ook op de aanschaf van diverse bedrijfsmiddelen zoals automatiseringsapparatuur en software.

    Het investeringsplan is gesplitst in een drietal lijsten, waarbij plaatsing op een van de lijsten zowel een bestuurlijk (kolom: karakter) als budgettaire (kolom: dekking) betekenis heeft. Voor een uitleg van die besluitvorming wordt verwezen naar onderstaande tabel.

    Uitleg besluitvorming

    Catergorie 

     Inhoud

    Dekking 

     A-lijst

    De in uitvoering zijnde en nog uit te voeren vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. De Verenigde  Vergadering heeft reeds kredieten beschikbaar gesteld 

    De kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming

     B-lijst

    Investeringen, waarvan de bestuurlijke afweging in beginsel heeft plaatsgevonden (het project bevindt zich in de voorbereidingsfase).De VV (of D&H tot € 50.000) kan reeds een voorbereidingskrediet beschikbaar stellen. De uitvoering zal echter pas daadwerkelijk starten na beschikbaarstelling van een uitvoeringskrediet.

    De kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming

     C-lijst

    Investeringen waarvan verwacht wordt dat er in de toekomst uitgaven uit gaan voorvloeien.Er zijn voor de investeringen nog geen (voorbereidings)kredieten beschikbaar gesteld. De voorbereidingsfase kan pas daadwerkelijk starten na bestuurlijke besluitvorming.

    De kapitaallasten van deze investeringen worden niet verwerkt in de begroting en de meerjarenraming.

    Bij het Meerjarenperspectief worden zoveel mogelijk integrale voorstellen gedaan welke nieuwe beleidsvoorstellen van de C-lijst, naar de B-lijst worden overgebracht. In spoedeisende gevallen kan het college van D&H ook besluiten een afzonderlijk voorstel naar de B-lijst over te brengen. Een dergelijk besluit betekent dat de planvormingsfase van zo´n project kan starten.

    Vervolgens wordt op de begrotingsdag het meerjareninvesteringsprogramma behandeld en kan op basis daarvan worden besloten om dat specifieke programma in de begroting en meerjarenraming op te nemen.

    Voor de daadwerkelijke uitvoering van een belangrijk investeringsproject moet door de VV een apart besluit worden genomen, een zogenaamd investeringsbesluit. In principe kunnen dergelijke besluiten slechts worden genomen, indien daar op de B–lijst  van het investeringsprogramma bedragen voor zijn geraamd. Ter voorbereiding van een investeringsbesluit wordt een voorstel, met daarbij behorende gespecificeerde kostenbegroting, geformuleerd. Een dergelijk voorstel wordt door D&H aan de VV voorgelegd. Stemt de VV met het voorstel in, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het voorstel te kunnen uitvoeren. In de Nota vaste activabeleid (voor het laatst vastgesteld in 2009) wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en over hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven.

    Voor investeringskredieten dient te worden bepaald wie de meest aangewezen functionaris is om voor dit krediet als budgethouder op te treden. Hier kan een conflict optreden tussen het projectleiderschap en de lijnbevoegdheid van het afdelingshoofd. In beginsel is het afdelingshoofd uit hoofde van deze lijnbevoegdheid de budgethouder. Echter, de projectleider moet zijn rol als verantwoordelijk manager van het investeringsproject invulling kunnen geven en daarom ook financiële bevoegdheden toebedeeld krijgen. Dit behoeft geen bezwaar op te leveren aangezien er duidelijkheid bestaat over het vastgestelde krediet dat niet overschreden mag worden. Op grond hiervan wordt voorgesteld om de projectleider een financieel mandaat te verlenen voor de zgn. A-investeringen.

    Benadrukt wordt dat bij de voorgestelde ondermandatering de functionarissen in lijn boven de projectleider niet van hun verantwoordelijkheden zijn ontheven. Zij blijven verantwoordelijk en dienen er mede op toe te zien dat verleende kredieten niet worden overschreden.

    De termijnbetalingen worden voor akkoord ondertekend door de projectleider nadat de opzichter die dit kan controleren,  heeft bevestigd dat het werk conform de overeenkomst is uitgevoerd.

    Doorgaans zijn investeringskredieten opgebouwd uit een voorbereidingskrediet (ten behoeve van de nadere onderbouwing van het uitvoeringskrediet) en een uitvoeringskrediet (ter bekostiging van de feitelijke investeringsuitgave). Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.

Verzamelkredieten

In de Voorjaarsnota 2005 is besloten om te gaan werken met verzamelkredieten. Een verzamelkrediet bestaat uit kleine en reguliere niet-beleidsmatige investeringen, die jaarlijks na het vaststellen van de begroting (in dezelfde vergadering) door de VV worden behandeld en vastgesteld. Tot de niet-beleidsmatige investeringen worden de investeringen gerekend met een meer beheersmatig karakter. Het gaat hierbij in de eerste plaats om vervangingsinvesteringen, die zich richten op het instandhouden van het bestaande voorzieningenniveau (vervanging, groot onderhoud, renovatie van werken etc.). In de tweede plaats gaat het om investeringen in bedrijfsmiddelen zoals kantoormeubilair, kantoorautomatisering, het wagenpark etc. Vanwege het beheersmatige karakter kan bij het verstrekken van kredieten ten behoeve van niet-beleidsmatige investeringen een lichtere en dus snellere procedure worden gevolgd dan bij beleidsmatige investeringen

Het gaat hierbij nadrukkelijk dus niet om voorbereidingskredieten voor grote investeringen, onderzoeken waarvoor een krediet nodig is, pilot-projecten e.d. Deze investeringen hebben een beleidsmatig karakter en vragen daarom expliciet om instemming van de VV.

Omgaan met meevallers

Meevallers blijven in principe beschikbaar voor het betreffende project. De meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het project op te kunnen vangen. Ofwel binnen een ‘raamplan’ mag tussen mee- en tegenvallers worden geschoven zolang de totale kredietruimte maar niet wordt overschreden. Bij tegenvallers buiten de totale kredietruimte (zie artikel 16, met meer dan 10% of maximaal € 500.000) wordt de VV hoe dan ook betrokken; er moet in dit geval immers aanvullend krediet bij de VV worden aangevraagd. Meevallers mogen niet gebruikt worden om extra voorzieningen binnen het project te realiseren of het project aan te passen. Dit moet altijd aan de VV worden voorgelegd.

In de praktijk zal de projectleider de eerste zijn die een mee- of tegenvaller signaleert. Als de gunning van een werk of dienst heeft plaatsgevonden, is duidelijk in hoeverre het beschikbare (deel-)krediet wordt over- of onderschreden. De projectleider dient zijn afdelingshoofd hierover te informeren en is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en voor de communicatie met de VV bij mee- of tegenvallers.

2.6 De verantwoording rapportages en gelegenheid tot bijsturing

Hiervoor krijgen de in paragraaf 2.4 genoemde actoren standaard de beschikking over de volgende documenten aan de hand waarvan zij kunnen bijsturen:

De VV en het college van D&H

  • •

    2 keer per jaar een Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging;

  • •

    1 keer per jaar (in de jaarrekening) het overzicht Lopende en af te sluiten kredieten;

  • •

    1 keer per jaar een jaarrekening.

Directeuren en MT

  • •

    De hierboven genoemde documenten en daarnaast (met betrekking tot de bedrijfsvoering):

  • •

    3 keer per jaar een Marap (managementrapportage);

  • •

    Periodiek diverse maatwerkoverzichten;

  • •

    Daarnaast zullen in de praktijk, op verzoek nog andere rapportages worden verzorgd wanneer daarvoor aanleiding is.

Bijlage 1

Bijlage 1: Overzicht resultatenverantwoordelijke sectordirecteuren en hun beleidsproducten (bron: Functie- en Takenboeken)

Overzicht resultaatverantwoordelijke functionarissen en hun beheerproducten

Processen 

Beheerproduct 

Omschrijving beheerproduct 

Verantwoordelijk afdelingshoofd 

 Opmerkingen

 Administratie beheren

 51010

 Comptabiliteit

 h.ADM

 63010

 Dividenden en Overige Inkomsten

 h.ADM

 HRM- en organisatiemanagement

 42010

 Externe communicatie

 h.ADV

 Informatiemanagement

 50020

 Organisatiebeleid en -beheer

 h.ADV

 Communicatie

 50030

 Personeelsbeleid en -beheer

 h.ADV

 Algemene en juridische ondersteuning / advisering

 50050

 Interne voorlichting

 h.ADV

 Financiële ondersteuning en advisering

 52010

 Informatiebeleid en automatisering

 h.ADV

 Relatiebeheer (opbouwen, onderhouden)

 41010

 Bestuur

 AS

 Bestuursondersteuning

 41020

 Bestuursondersteuning

 AS

 41030

 Beheer niet-reglementaire zaken

 h.SER

 50060

 Algemeen-bestuurlijke- en juridische ondersteuning

 AS

 Wet- en regelgeving actualiseren

 11010

 Beheersplan waterkeringen

 h.BLD

 Opstellen legger/beheerregister (ker. watersystemen)

 11070

 Themaplannen

 h.BLD

 Uitvoeren veiligheidstoets (keringen)

 11080

 Plannen afvalwaterbeleid

 h.BLD

 Planvorming plannen van derden

 13010

 Legger waterkeringen

 h.BLD

 Planvorming eigen plannen

 13020

 Beheersregister waterkeringen

 h.BLD

 Plannen en ontwerpen

 13030

 Veiligheidstoetsing waterkeringen

 h.BLD

 Innovaties verkennen, onderzoeken en ontwikkelen

 16020

 Waterakkoorden

 h.BLD

 16030

 Legger waterlopen en kunstwerken

 h.BLD

 16040

 Beheerregister waterlopen en kunstwerken

 h.BLD

 18010

 Baggerprogramma

 h.BLD

 18050

 Saneringsprogramma

 h.BLD

 21010

 Monitoring waterkwantiteit

 h.BLD

 21020

 Monitoring waterkwaliteit

 h.BLD

 23050

 Subsidies afhaakproblematiek

 h.BLD

 38010

 Stimulering derden aanpak diffuse emissies

 h.BLD

 Belasting heffen en invorderen

 39010

 Kostentoedeling, classificatie en belastingverordeningen

 h. BEL / h.ADM

 39020

 Aanslagen huishoudens

 h. BEL / h.ADM

 39030

 Aanslagen Wvo overige bedrijven

 h. BEL / h.ADM

 39040

 Aanslagen omslag gebouwd, ongebouwd en pachters

 h. BEL / h.ADM

 39050

 Verzoek, bezwaar en beroepschriften huishoudens

 h. BEL / h.ADM

 39060

 Verzoek, bezwaar en beroepschriften Wvo bedrijven

 h. BEL / h.ADM

 39070

 Bezwaar en beroepschriften omslag gebouwd, ongebouwd en pachters

 h. BEL / h.ADM

 40010

 Betalingsverwerking aanslagen

 h. BEL / h.ADM

 40020

 Kwijtschelding

 h. BEL / h.ADM

 40030

 Invorderingsmaatregelen aanslagen

 h. BEL / h.ADM

 62010

 Belastingopbrengsten

 h. BEL / h.ADM

 64010

 Kwijtschelding en Oninbare vorderingen

 h. BEL / h.ADM

 Calamiteitenzorg

 14020

 Onderhoud primaire waterkeringen

 h.BWS

 1e lijnsonderhoud

 Beheren/bedienen

 14040

 Onderhoud regionale waterkeringen

 h.BWS

 1e lijnsonderhoud

 (keringen, watersystemen)

 14060

 Onderhoud overige waterkeringen

 h.BWS

 1e lijnsonderhoud

 15010

 Dijkbewaking en calamiteitenbestrijding

 h.BWS

 17020

 Onderhoud waterlopen

 h.BWS

 1e lijnsonderhoud

 17040

 Onderhoud kunstwerken passieve waterbeheersing

 h.BWS

 1e lijnsonderhoud

 17050

 Kwaliteitsmaatregelen in oppervlaktewater

 h.BWS

 17070

 Muskusrattenbestrijding

 h.BWS

 19020

 Onderhoud kunstwerken actieve waterbeheersing

 h.BWS

 1e lijnsonderhoud

 19030

 Bediening kunstwerken actieve waterbeheersing

 h.BWS

 19040

 Boezembeheer

 h.BWS

 20010

 Calamiteitenbestrijding watersystemen

 h.BWS

 Beheren/bedienen(waterzuiveringen)

 22020

 Onderhoud transportstelsels

 h.BZU

 1e lijnsonderhoud

 22030

 Beheer transportstelsels

 h.BZU

 23020

 Onderhoud zuiveringsinstallaties

 h.BZU

 1e lijnsonderhoud

 23030

 Beheer zuiveringsinstallaties

 h.BZU

 23040

 Wvo-heffing effluent (betalingen aan het rijk)

 h.BZU

 23060

 IBA-inrichtingen

 h.BZU

 24020

 Onderhoud slibverwerkingsinstallaties

 h.BZU

 1e lijnsonderhoud

 24030

 Beheer slibverwerkingsinstallaties

 h.BZU

 24040

 Afzet slib/restproducten

 h.BZU

 25010

 Afvalwaterbehandeling door derden

 h.BZU

 Realiseren (keringen, watersystemen, afvalwater)

14010 

 Aanleg en verwerving primaire waterkeringen

 h.BZA

 Onderhouden en in standhouden

14020

 Onderhoud primaire waterkeringen

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

 (keringen, watersystemen,afvalwater)

14030

 Aanleg en verwerving regionale waterkeringen

 h.BZA

14040

 Onderhoud regionale waterkeringen

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

14050 

 Aanleg en verwerving overige waterkeringen

 h.BZA

14060

 Onderhoud overige waterkeringen

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

17010 

 Aanleg en verwerving waterlopen

 h.BZA

 17020

 Onderhoud waterlopen 

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

 17030

 Bouw en verwerving kunstwerken passieve waterbeheersing

 h.BZA

 17040

 Onderhoud kunstwerken passieve waterbeheersing

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

 18020

 Verwijdering en verwerking van verspreidbare baggerspecie

 h.BZA

 18030

 Verwijdering en verwerking van niet verspreidbare baggerspecie

 h.BZA

 18060

 Sanering van waterbodems

 h.BZA

 19010

 Bouw en verwerving kunstwerken actieve waterbeheersing

 h.BZA

 19020

 Onderhoud kunstwerken actieve waterbeheersing

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

 22010

 Bouw en verwerving transportstelsels

 h.BZA

 22020

 Onderhoud transportstelsels

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

 23010

 Bouw en verwerving zuiveringsinstallaties

 h.BZA

 23020

 Onderhoud zuiveringsinstallaties 

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

 24010

 Bouw en verwerving slibverwerkingsinstallaties

 h.BZA

 24020

 Onderhoud slibverwerkingsinstallaties

 h.BZA

 2e en 3e lijnsonderhoud

 Coördineren van de planning & controlcyclus

 50040

 Kwaliteit-,Arbeidsomstandigheden-, milieuzorg-beleid en -beheer

 CC 

 50061

 Concerncontrol en financieel beleid

 CC

 50062

 Meerjarenraming en begroting

 CC

 50063

 Management- en bestuursrapportages

 CC

 Handhaving

 31020

 Handhaving grondwaterbeheer

 h.HDH

 34010

 Toezicht keur

 h.HDH

 34020

 Repressieve handhaving keur

 h.HDH

 36010

 Toezicht Wvo

 h.HDH

 36020

 Repressieve handhaving Wvo

 h.HDH

 Monsterneming en analyse

 54010

 Bemonstering en analyse

 h.LAB/h.BLD

 n.v.t.

 11030

 Beheersplan wegenbeheer

 n.v.t.

 11040

 Beheersplan vaarwegenbeheer 

 n.v.t.

 Calamiteitenzorg

 11020

 Waterbeheersplan

 h.P&P

 Planvorming plannen van derden

 11050

 Gebiedsgerichte plannen

 h.P&P

 Planvorming eigen plannen

 11060

 Calamiteitenplannen

 h.P&P

 Plannen en ontwerpen

 12010

 Plannen Rijk

 h.BLD

 12020

 Plannen Provincie

 h.BLD

 12030

 Plannen Gemeenten

 h.P&V

 12040

 Plannen overig

h.P&P

 14070

 Voorzieningen verwante belangen waterkeringen

 h.P&P

 Bevoegd is D&H

 16010

 Peilbesluiten

 h.P&P

 17060

 Voorzieningen verwante belangen watersystemen

 h.P&P

 Bevoegd is D&H

 37030

 Beheerplan (afval)waterketen

 h.P&P

 18040

 Bijdragen aan derden voor baggeren

 h.P&V

 Vergunningverlening

 31010

 Vergunningverlening grondwaterbeheer

 32010

 Keur

 h.P&V

 33010

 Vergunningen en keurontheffingen

 h.P&V

 35010

 Wvo-vergunningen

 h.P&V

 35020

 Wvo-meldingen

 h.P&V

 37010

 Rioleringsplannen

 h.P&V

 37020

 Subsidies lozingen

 h.P&V

 50010

 Centraal management

 SAD

 Huisvesting

 52020

 Centrale (geo)grafische informatie

 h.SER

 Verzorgen van overige interne faciliteiten

 53010

 Huisvesting

 h.SER

 53020

 Interne faciliteiten

 h.SER

 n.v.t.

 60010

 Onvoorzien

 d.MID

 61010

 Algemene Reserves

 d.MID

Bijlage 2a

Bijlage 2a: Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting

Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting

 Afdeling

 Afdelingsbegroting

 Functie

 Opmerkingen

 Bestuur

 9110

 Adjunct secretaris

 AS

 Directieteam

 9150

 Secretaris algemeen directeur

 SAD

 Stafafdelingen

 Secretaris algemeen directeur

 SAD

 BO

 9170

 Adjunct secretaris

 AS

 CC

 9160

 Concern Controller

 CC

 Overige afdelingen

 ADM

 9350

 Afdelingshoofd Administratie

 h.ADM

 ADV

 9360

 Afdelingshoofd Advies

 h.ADV

 BEL

 9370

 Afdelingshoofd Belasting

 h.BEL

 LAB

 9380

 Afdelingshoofd Laboratorium

 h.LAB

SER 

 9390

 Afdelingshoofd Service

 h.SER

 P&P

 9470

 Afdelingshoofd Plannen en Projecten

 h.P&P

 BLD

 9460

 Afdelingshoofd Beleid

 h.BLD

 P&V

 9480

 Afdelingshoofd Plantoetsing en Vergunningverlening

 h.P&V

 BZU

 9540

 Afdelingshoofd Zuiveren

 h.BZU

 BWS

 9530

 Afdelingshoofd Watersystemen

 h.BWS

 BZA

 9550

 Afdelingshoofd Bouwzaken

 h.BZA

 HDH

 9560

 Afdelingshoofd Handhaving

 h.HDH

Bijlage 2b

 Bijlage 2b: Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting ondermandatering/vervanging

Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting ondermandatering / vervanging

Afdeling 

 Budgethouder

Delegatie 

Bedrag  

Opmerking 

Alle 

 Afdelingshoofden

Directeur 

onbeperkt 

 Betreft vervanging die in het algemeen horizontaal tussen afdelingshoofden zal plaatsvinden

BZA 

 h.BZA

 Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (taakstellend onderhoud)

 € 100.000

 Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (projectleiding)

 € 100.000

 Teamleider Installatietechniek

 € 100.000

 Teamleider Onderhoud

 €   25.000

 Projectmanager

 €   25.000

 Projectleider

 €   25.000

 Vakspecialist A

 €   25.000

 Vakspecialist B

 €   25.000

 Senior onderhoudstechnicus

 €   10.000

 Senior medewerker procesautomatisering

 €   10.000

 BWS

 h.BWS

 Teamleider Gebiedsbeheer

 €   25.000

 Teamleider Bedrijfsvoering Noord

 €   25.000

 Teamleider Bedrijfsvoering Zuidoost

 €   25.000

 Teamleider Bedrijfsvoering Zuidwest

 €   25.000

 Senior watersysteembeheerder

 €   10.000

 Senior medewerker bedrijfsvoering

 €   10.000

 BZU

 h.BZU

 Teamleider Noord

 €   30.000

 Teamleider Zuid-Oost

 €   30.000

 Teamleider Zuid-West

 €   30.000

 Senior procesvoerder

 €   10.000

 Overige

 h.HDH

 Teamleider

 €   25.000

 h.BLD

 Teamleider

 €   25.000

 h.P&P

 Teamleider

 €   25.000

 h.ADV

 Teamleider

 €   25.000

 h.SER

 Teamleider

 €   25.000

 h.ADM

 Teamleider

 €   25.000

 h.BEL

 Teamleider

 €   25.000

 h.LAB

 Teamleider

 €   25.000

Bijlage 2c

 Bijlage 2c: Bevoegdhedentabel investeringsbegroting ondermandatering/ vervanging

Bevoegdhedentabel investeringsbegroting ondermandatering / vervanging

 Afdeling

Budgethouder 

Delegatie 

Bedrag 

Opmerkingen 

 Alle

 Afdelings-hoofden

 Directeur

 onbeperkt

 Betreft vervanging die in het algemeen horizontaal tussen afdelingshoofden zal plaatsvinden

 BZA

 h.BZA

 Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (taakstellend onderhoud)

 € 100.000

 Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (projectleiding)

 € 100.000

 Teamleider Installatietechniek

 € 100.000

 Teamleider Onderhoud

 €   25.000

 Projectleider

 €   25.000

 Vakspecialist A

 €   25.000

 Vakspecialist B

 €   25.000

 Senior watersysteembeheerder

 €   10.000

 Senior medewerker bedrijfsvoering

 €   10.000

 P&P

h.P&P

 Teamleider

 € 100.000

 Projectmanager

 €   25.000

 Projectleider

 €   25.000

 Procesleider

 €   25.000

 BLD

 h.BLD

 Beleidsadviseur

 €   25.000

 Adviseur beleid & onderzoek

 €   25.000

Overige

 h.ADV

 Aangewezen (functioneel) projectleider

 €   25.000

 h.SER

 Aangewezen (functioneel) projectleider

 €   25.000

 h.ADM

 Aangewezen (functioneel) projectleider

 €   25.000

 h.BEL

 Aangewezen (functioneel) projectleider

 €   25.000

 h.LAB

 Aangewezen (functioneel) projectleider

 €   25.000

Bijlage 2d

Bijlage 2d: Bevoeghedentabel t.b.v. declaraties reis- en verblijfkosten (TIM)

Bevoegdhedentabel t.b.v. declaraties reis- en verblijfkosten (TIM)

 Afdeling

Funtie 

Materiële controle 

Budgetbevoegdheid 

 Bestuur

 DGF

loco DGF

loco DGF

 loco-DGF

SAD

SAD

 hoogheemraden

DGF

DGF

 VV-leden

SAD

SAD

 leden Rekenkamercommissie

SAD

SAD

DT

 directeur

DGF

DGF

SAD

SAD

SAD

SAD

SAD

SAD

Stafafdelingen

AS

SAD

SAD

 CC

SAD

SAD

 medewerker stafdeling

afdelingshoofd

afdelingshoofd

Afdeling BZA

 h.BZA

 directeur

 directeur

 teamleider

 afdelingshoofd

 afdelingshoofd

 onderhoudstechnicus/vakman

 Senior onderhoudstechnicus

 teamleider

 medewerker proces-automatisering

 Senior medewerker

 teamleider

 overige medewerkers

 procesautomatiseringteamleider

 teamleider

Overige afdelingen

h.P&P

 directeur

 directeur

h.BLD

 directeur

 directeur

h.P&V

 directeur

 directeur

h.HDH

 directeur

 directeur

h.BWS

 directeur

 directeur

h.BZU

 directeur

 directeur

h.ADM

 directeur

 directeur

h.ADV

 directeur

 directeur

h.BEL

 directeur

 directeur

h.LAB

 directeur

 directeur

h.SER

 directeur

 directeur

 teamleider

 afdelingshoofd

 afdelingshoofd

 medewerker

 teamleider

 teamleider 

Bijlage 3d

Bijlage 3: Toelichting budgethouderschap

Uitzonderingen exploitatiebudgetten

Voor een aantal kostensoorten geldt dat deze niet in de standaardregeling kunnen worden ondergebracht. Dit zijn de in artikel 3 onder c. bedoelde posten. In deze gevallen kan niet één budgethouder of de vaste budgethouder voor een object hiervoor verantwoordelijk worden gesteld omdat deze of alleen de hoeveelheid of alleen de prijs kan beïnvloeden of dat de werkzaamheden over verschillende afdelingen zijn verdeeld. Leveringscontracten worden namelijk centraal afgesloten. Om de bedrijfsvoering niet te belemmeren, is hiervoor een praktische oplossing gekozen die in de onderstaande tabel is samengevat. Het gaat hierbij om de volgende kosten:

Uitzonderingen exploitatiebudgetten

Kostensoort 

Budgethouder 

 Kosten van ondernemingsraad

 SAD

 Kosten van verzekeringen

 h.ADM

 Kosten van slibverbranding

 h.BZU voor budgeth.ADM voor de creditnota’s en voorschotnota’s

 Telefoonkosten

 h.SER

 Onroerende zaakbelasting en andere zakelijke lasten

 h.ADM

 Motorrijtuigenbelasting

 h.SER

 Rioolrechten

 h.ADM

 Kosten van energie

 h.ADM voor voorschotnota’s en afrekeningen

 Huur- en rentekosten SBG

 h.ADM

 Werkgeverslasten afgevloeide werknemers

 h.ADM

 Onderhoudskosten 1e lijns-onderhoud

 h.BWS en h.BZU voor het 1e lijnsonderhoud

 Onderhoudskosten 2e en 3e lijns-onderhoud

 h.BZA

 Portokosten

 h.SER (tl S&O)

 Advertenties en bekendmakingen

 h.SER (tl C&E)

Toelichting budgetcompensatie en budgettaire regelingen

(Dreigende) overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.

Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per afdeling niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.

Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de besteller een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen.

Budgettaire regelingen binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan (verticale compensatie). Het is de budgethouder toegestaan om een (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn. In concreto betekent dit dat compensatie mogelijk is tussen de kostensoorten van bijvoorbeeld de volgende categorieën:

  • •

    poldergemalen en boezemgemalen;

  • •

    rioolgemalen en afvalwaterzuiveringen;

  • •

    binnen eenzelfde product van een afdeling.

Ten aanzien van een aantal kostensoorten geldt dat hiermee niet budgettair geregeld kan worden. Deze worden hieronder limitatief opgesomd:

  • •

    personele lasten;

  • •

    slibverwerking incl. grondstoffen;

  • •

    energie en water;

  • •

    chemicaliën;

  • •

    afschrijvingen;

  • •

    rentebaten en –lasten.

Voor deze kostensoorten geldt dat ze niet of in beperkte mate door de budgethouder beïnvloed kunnen worden. Daarom mag hiermee niet tussen kostensoorten budget overgeboekt worden. Wel mag binnen een kostensoort tussen budgethouders worden overgeboekt.

Voorbeelden:

  • a.

    budgetcompensatie tussen awzi Aalsmeer en Velsen is toegestaan (dezelfde taak);

  • b.

    budgetcompensatie tussen transportgemaal Vogelenzang en poldergemaal Lijnden is niet toegestaan (andere taak);

Voor de budgettaire regelingen zijn formulieren beschikbaar. Het afdelingshoofd dat om de budgettaire regeling verzoekt, levert daarvoor het ingevulde formulier bij de afdeling Administratie in die de administratieve en financiële afhandeling en verwerking verzorgt. Bij afdelingsoverschrijdende regelingen ondertekenen beide afdelingshoofden het verzoek.