Regeling vervallen per 01-01-2014

Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997

Geldend van 15-01-1997 t/m 31-12-2013 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-1997

Het algemeen bestuur van het waterschap Vallei en Eem;

Op het voorstel van de Voorbereidingscommissie van 8 november 1996;

Gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid van de Archiefwet 1995;

b e s l u i t :

vast te stellen de navolgende verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer op de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997).

Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

     wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris;

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • f.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archief-bescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

1

HOOFDSTUK 2 DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 2

De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is het door het waterschap gehuurde gedeelte van de archiefbewaarplaats van de gemeente Amersfoort, Stadhuisplein 6, aldaar.

2

HOOFDSTUK 3 DE ZORG VAN HET DAGELIJKS BESTUUR VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ter beschikking hebben van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 36 van de wet alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

3

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

4

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

  • 5

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

6

Artikel 9

Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.

7

HOOFDSTUK 4 HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 10

Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

8

Artikel 11

Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 12

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 13

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten en de dienst het toelaat, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen, die in de archiefbewaarplaats berusten. Hij verstrekt daaruit aan een ieder zie zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

9

Artikel 14

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 15

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK 5 TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEF

Artikel 16

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 17

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 18

  • 1. De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

  • 10

Artikel 19

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder(s), alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 20

De beheerder(s) doet/doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • b.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • c.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • d.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

11

Artikel 21

De archivaris doet eenmaal per jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 22

De Archief- en Documentatieverordening waterschap Gelderse Vallei en Eem 1993 en de Archief- en documentatieverordening 1992 van het waterschap Noord-Veluwe wordt ingetrokken.

Artikel 23

Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 januari 1997 en werkt terug tot en met 1 januari 1997.

Artikel 24

Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997".

Vastgesteld in openbare vergadering van 6 januari 1997.

Toelichting op de Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997

ALGEMEEN

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk 4 bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking ook in een verordening passen. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle waterschappen aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze.

Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 37, tweede lid van de wet.

Noot
1

[Toelichting: Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.]

Noot
2

[Toelichting: De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.]

Noot
3

[Toelichting: Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).]

Noot
4

[Toelichting: De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer waterschap Vallei en Eem 1997. ]

Noot
5

[Toelichting: Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.]

Noot
6

[Toelichting: De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer waterschap Vallei en Eem 1997. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden kunnen ook voorschriften worden gegeven in de Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997, omdat het algemeen bestuur de archivaris aanstelt. Een nadere uitwerking van deze voorschriften kan worden opgenomen in een door het dagelijks bestuur vast te stellen reglement voor het beheer en gebruik van de archieven en verzamelingen berustende in de waterschapsarchiefbewaarplaats.]

Noot
7

[Toelichting: Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus viermaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.]

Noot
8

[Toelichting: De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.]

Noot
9

[Toelichting: De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.]

Noot
10

[Toelichting: De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.]

Noot
11

[Toelichting: Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zou hebben.]